Управление версиями SharePoint для файлов, не относящихся к Office

Управление версиями SharePoint для файлов Office очень просто, потому что мы можем вносить в них изменения с помощью настольного приложения или онлайн, и мы можем редактировать их одновременно. Однако одновременное редактирование файла в библиотеке документов SharePoint доступно только для определенных файлов. Мы можем сделать это только для файлов продуктов Office, таких как Word, PowerPoint, Excel и других файлов продуктов MS Office.

Мы не можем редактировать файлы, не относящиеся к офису, в SharePoint одновременно. Однако, как и в случае с файлами MS Office, мы по-прежнему можем использовать управление версиями SharePoint для аудита и отслеживания изменений в этих файлах . 

Оглавление

• Загрузка файла, отличного от Office, для управления версиями SharePoint
• Изменение файла, не относящегося к Office, в SharePoint
• Управление версиями сторонних файлов в SharePoint
• Заключение

Загрузка файла, отличного от Office, для управления версиями SharePoint

Во-первых, давайте создадим папку с именем Videos .

В папку «Видео» давайте загрузим видеофайл.

Для этого примера мы создали два образца видео. Давайте загрузим автомобильное видео 1 -го проекта . Выберите его, затем нажмите кнопку «Открыть» .

Еще одна интересная особенность SharePoint заключается в том, что он имеет собственный встроенный видеоплеер. Давайте нажмем на видеофайл, который мы загрузили.

Затем откроется видео. Этот образец видео, который мы загрузили, представляет собой всего 1-секундный клип.

Мы можем сделать с этим несколько вещей, таких как загрузка, обмен, настройка качества видео и многое другое.

Давайте теперь закроем это видео.

Изменение файла, не относящегося к Office, в SharePoint

Например, кто-то загружает видео и вносит в него несколько правок. Старый способ обновить этот файл — назвать это второе видео как Car Video 2 -й черновик , 3 -й черновик и т. д. и т. д. Это может быть очень неудобно и раздражает. Вместо этого мы можем переименовать этот файл. Для этого щелкните многоточие и выберите «Переименовать» .

Назовем этот файл « Car Video » и нажмем кнопку «Переименовать» . Мы переименовываем этот файл, потому что нам не нужно указывать его как 1-й черновик или 2-й черновик каждый раз, когда нам нужно внести какие-то изменения.

Что мы можем сделать сейчас, так это загрузить новый файл, который является отредактированным файлом. Итак, давайте нажмем «Загрузить» и выберем «Файлы» .

Вместо того, чтобы загружать обновленное видео с другим именем файла, давайте переименуем это обновленное видео с тем же именем, что и имя файла из SharePoint. Итак, давайте переименуем это второе видео в « Car Video ». При этом мы сообщаем SharePoint, что не добавляем другой файл . Вместо этого мы добавляем обновленную версию файла .

Нажимаем кнопку Открыть .

Затем он выдаст нам ошибку о том, что имя файла, который мы загружаем, уже существует. Это даст нам возможность сохранить их оба или заменить существующий файл. Что мы хотим сделать, так это заменить существующий файл. Поэтому нажимаем кнопку «Заменить» . 

Мы можем проверить, обновлен ли файл, снова открыв его.

Затем мы увидим, что теперь это 3-секундное видео. Раньше у нас был только 1-секундный видеоклип.

Управление версиями сторонних файлов в SharePoint

Теперь давайте откроем историю версий этого файла.

Как мы видим, обновления, которые мы сделали, также перечислены здесь. Последняя версия или версия 3 — это файл, который мы недавно загрузили, который представляет собой 3-секундное видео. Версия 2 представляет собой 1-секундное видео. Мы также можем видеть, что эти видео имеют разные размеры файлов.

Если мы хотим получить предыдущую версию (1-секундный клип) видео, мы можем просто щелкнуть версию 2.

Затем он будет автоматически загружен на наш компьютер.

Извлечение и возврат файлов SharePoint
Управление версиями в документах SharePoint
Учебное пособие по SharePoint: создание нового сайта

Заключение

Именно так мы можем использовать функцию управления версиями SharePoint для файлов, не относящихся к Office. В SharePoint управление версиями позволяет пользователям записывать изменения, внесенные в документы, и имена пользователей, внесших эти изменения. В библиотеке документов SharePoint всегда отображает самую последнюю версию файла, что упрощает определение того, какая итерация является самой последней.

Мы также можем снова загрузить все различные версии наших файлов, даже если мы их заменяем. Мы можем сделать эту функцию управления версиями для видео, изображений, файлов DLL, файлов кода и многого другого. 

Всего наилучшего,

Генри