Как сортировать по алфавиту в Excel с несколькими столбцами

Вы когда-нибудь ловили себя на том, что смотрите на кучу информации в Excel, ломая голову над тем, как сделать все аккуратно и аккуратно? Вы находитесь в правильном месте! Сегодня мы займемся одной из сверхспособностей Excel : сортировкой данных в алфавитном порядке по нескольким столбцам.

Чтобы отсортировать по алфавиту в Excel с несколькими столбцами, сначала выберите весь набор данных, убедившись, что включены все соответствующие столбцы. Перейдите на вкладку «Данные» на ленте Excel, затем нажмите «Сортировать». В открывшемся диалоговом окне выберите основной столбец, по которому вы хотите выполнить сортировку, в раскрывающемся списке «Сортировать по», а затем укажите, хотите ли вы отсортировать его по алфавиту , по возрастанию или по убыванию.

В этой статье мы познакомимся с Excel и научим вас сортировать данные в алфавитном порядке по нескольким столбцам. Мы разберем основы работы функции сортировки Excel и пошагово проведем вас через процесс, используя четкие и простые инструкции.

Итак, давайте погрузимся и превратим вас в гения Excel!

Оглавление

• Понимание функции сортировки Excel
• Как отсортировать один столбец в Excel
  • 1. Сортировка по возрастанию отдельных столбцов Excel
  • 2. Сортировка по убыванию
• Как отсортировать несколько столбцов в Excel
• Расширенные параметры сортировки для столбцов в Excel
  • 1. Использование пользовательской сортировки в фильтрах
  • 2. Сортировка по нескольким критериям
  • 3. Использование функции СОРТИРОВКИ
  • 4. Сортировка данных с объединенными ячейками
• Устранение распространенных проблем при сортировке столбцов Excel
  • 1. Данные неправильно сортируются
  • 2. Как управлять пустыми местами
  • 3. Как удалить повторяющиеся столбцы
  • 4. Excel аварийно завершает работу или зависает во время сортировки
• Дополнительные советы и рекомендации по сортировке столбцов в Excel
  • 1. Использование сочетаний клавиш
  • 2. Сохранение и повторное использование параметров сортировки
• Последние мысли

Понимание функции сортировки Excel

Хорошо, прежде чем мы погрузимся в мельчайшие детали сортировки по нескольким столбцам, давайте сначала поймем, что такое функция сортировки Excel.

Воспринимайте функцию сортировки как органайзер личных данных. Это функция, которая позволяет упорядочивать данные в определенном порядке — и это очень удобно при работе с тоннами информации. Функция сортировки в Excel похожа на личного библиотекаря , который точно знает, куда следует положить каждую книгу.

Когда дело доходит до сортировки, Excel предлагает два варианта: по возрастанию или по убыванию .

• Восходящий порядок означает упорядочение данных от меньшего к большему или, в случае текста, от А до Я.

• Порядок по убыванию означает упорядочение данных от большего к меньшему или от Z до A для текста.

Но здесь все становится немного интереснее. Excel не ограничивает вас сортировкой только одного столбца. Он позволяет сортировать несколько столбцов, что означает, что вы можете упорядочивать данные на основе более чем одного критерия.

Представьте, что вы имеете дело со списком имен с отдельными столбцами для имени и фамилии. Excel позволяет сортировать список по фамилии, а затем сортировать людей с одинаковыми фамилиями по имени. Довольно круто, правда?

Итак, в двух словах, функция сортировки Excel — это мощный инструмент, который помогает вам разобраться в ваших данных. Он упорядочивает вашу информацию в логической и удобной для чтения форме, экономя ваше время и усилия.

Теперь, когда мы разобрались с основами, давайте перейдем к самой интересной части — научимся сортировать данные в столбцах по алфавиту!

Как отсортировать один столбец в Excel

Прежде чем мы углубимся в сортировку по нескольким столбцам, давайте быстро окунемся в поверхностную часть, отсортировав один столбец в порядке возрастания, а затем в порядке убывания.

1. Сортировка по возрастанию отдельных столбцов Excel

Чтобы отсортировать один столбец в порядке возрастания, выполните следующие действия:

Шаг 1. Откройте рабочий лист Excel.

Начните с открытия рабочего листа с необработанными данными, которые вы хотите отсортировать.

Шаг 2: Выберите данные для сортировки

Нажмите на заголовок столбца, который вы хотите отсортировать. Это выделит весь столбец. Если вы не хотите сортировать весь столбец, просто нажмите и перетащите, чтобы выбрать определенные ячейки, которые вы хотите отсортировать.

Шаг 3. Перейдите на вкладку «Данные» и найдите группу «Сортировка и фильтр».

Шаг 4: Нажмите кнопку AZ, чтобы отсортировать выбранный столбец в порядке возрастания.

Шаг 5. Кроме того, вы можете найти те же параметры сортировки на вкладке «Главная». Перейдите в группу «Редактирование», затем нажмите «Сортировка и фильтрация».

2. Сортировка по убыванию

Если вы хотите отсортировать один столбец в порядке убывания, вы должны следовать тому же процессу. Вот шаги:

Шаг 1. Откройте рабочий лист Excel.

Начните работу, открыв рабочий лист с данными, которые вы хотите отсортировать.

Шаг 2: Выберите данные для сортировки

Нажмите на заголовок столбца, который вы хотите отсортировать. Это выделит весь столбец. Если вы не хотите сортировать весь столбец, просто нажмите и перетащите, чтобы выбрать определенные ячейки, которые вы хотите отсортировать.

Шаг 3: Перейдите на вкладку «Данные» и найдите группу «Сортировка и фильтр».

Шаг 4: Нажмите кнопку ZA, чтобы отсортировать выбранный столбец в порядке убывания.

Шаг 5: Как и в случае с фильтром сортировки по возрастанию , вы также можете получить параметр сортировки по убыванию на вкладке «Главная». Перейдите в группу «Редактирование» и нажмите «Сортировка и фильтр».

И вот оно! Вы только что отсортировали один столбец в порядке возрастания и убывания в Excel. Теперь давайте поднимемся на ступеньку выше и отсортируем несколько столбц��в.

Как отсортировать несколько столбцов в Excel

Хорошо, теперь, когда вы освоили сортировку по одному столбцу, пришло время добавить жару и заняться несколькими столбцами . Однако не переживайте — если у вас есть единственная колонка, это просто прыжок, пропуск и прыжок.

Шаг 1. Откройте рабочий лист Excel.

Начните с открытия рабочего листа, содержащего все данные, которые вы хотите отсортировать.

Шаг 2. Выберите свои данные

Перед сортировкой необходимо выбрать ваши данные. Щелкните верхнюю левую ячейку диапазона данных, удерживая кнопку мыши нажатой, перетащите ее в нижнюю правую ячейку диапазона данных, а затем отпустите кнопку мыши. Все ваши данные должны быть выделены.

Шаг 3. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Сортировка» в группе «Сортировка и фильтр».

Шаг 4. В диалоговом окне «Сортировка» выберите первый столбец, который вы хотите отсортировать, в раскрывающемся меню «Сортировка по» и укажите порядок сортировки.

Шаг 5: Нажмите «Добавить уровень», чтобы отсортировать другой столбец, и повторяйте процесс, пока не установите для всех строк желаемый приоритет порядка сортировки.

Шаг 6: Нажмите «ОК», чтобы применить сортировку.

И вот оно! Вот как вы сортируете несколько столбцов в алфавитном порядке в электронной таблице Excel. Ты официально суперзвезда сортировки!

В следующем разделе мы рассмотрим некоторые дополнительные методы сортировки столбцов в Excel.

Расширенные параметры сортировки для столбцов в Excel

В Excel есть расширенные параметры сортировки, которые помогут вам дополнительно настроить процесс сортировки. Вот некоторые из этих вариантов:

1. Использование пользовательской сортировки в фильтрах

Excel позволяет сортировать данные не только по алфавиту, но и другими способами. Вы также можете сортировать по цвету, по значку ячейки или даже по пользовательскому списку, который вы создали.

Например, если у вас есть столбец, в котором для обозначения уровней приоритета используется цвет ячейки, вы можете отсортировать данные на основе этих цветов.

Просто перейдите в диалоговое окно «Сортировка», выберите столбец, а затем выберите «Сортировать по цвету» в раскрывающемся списке «Сортировать по».

2. Сортировка по нескольким критериям

Мы рассмотрели, как сортировать по нескольким столбцам, но вы также можете сортировать по более чем одному критерию в одном столбце.

Например, вы можете сначала отсортировать столбец текста по цвету ячейки, а затем по алфавиту.

Это можно сделать, добавив два уровня сортировки для одного и того же столбца, каждый со своим критерием «Сортировать по».

3. Использование функции СОРТИРОВКИ

Функция СОРТИРОВКА в Excel может помочь вам отсортировать данные на основе нескольких столбцов. Вот пример:

=SORT(range, [sort_index1], [sort_order1], [sort_index2], [sort_order2], ...)

В этой формуле необходимо указать следующее:

• Диапазон данных

• Столбцы для сортировки (индекс)

• Порядок сортировки (1 по возрастанию, -1 по убыванию)

Вы можете добавить дополнительные столбцы для сортировки, добавив дополнительные пары sort_index и sort_order в функцию SORT.

4. Сортировка данных с объединенными ячейками

Данные с объединенными ячейками могут быть сложными для сортировки. Когда вы пытаетесь отсортировать диапазон, включающий объединенные ячейки, Excel выдаст вам сообщение об ошибке.

Но не паникуйте, есть обходной путь.

Вам нужно будет разъединить все ячейки, отсортировать данные, а затем повторно применить слияние. Просто не забудьте скопировать значение объединенной ячейки во все необъединенные ячейки перед сортировкой.

Эти передовые методы могут дать вам еще больший контроль над вашими данными. Итак, вперед, погрузитесь в эти более глубокие воды и посмотрите, на что действительно способна сортировка Excel!

Далее мы устраним некоторые распространенные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при сортировке столбцов Excel.

Устранение распространенных проблем при сортировке столбцов Excel

Несмотря на то, что Excel — мощный инструмент, он не лишен своих особенностей. Вы можете столкнуться с несколькими неровностями на дороге во время сортировки, но не волнуйтесь. Мы здесь, чтобы помочь вам решить некоторые из наиболее распространенных проблем.

1. Данные неправильно сортируются

Иногда ваши данные не будут сортироваться правильно, потому что они хранятся в неправильном формате. Например, если числа хранятся в виде текста, они могут не сортироваться по числам.

Чтобы применить к вашим данным общий формат ячеек, нажмите Ctrl+1 , перейдите на вкладку «Число» и выберите подходящий формат в разделе «Категория».

2. Как управлять пустыми местами

Если ваши данные не сортируются должным образом, проверьте наличие лишних пробелов в начале или конце ячеек. Excel включает эти пробелы в свою сортировку, что может исказить ваши результаты.

Вы можете удалить лишние пробелы с помощью функции TRIM в Excel, введя «= TRIM (A1)» в новой ячейке (если A1 — это ячейка, содержащая начальный пробел), а затем скопируйте результат в исходную ячейку.

Кроме того, убедитесь, что в вашем наборе данных нет неожиданных пустых строк или ячеек. Пустые ячейки могут повлиять на процесс сортировки. Если вы обнаружите какие-либо пустые ячейки, вы можете либо удалить всю строку, либо заполнить ее правильными данными.

3. Как удалить повторяющиеся столбцы

Перед сортировкой данных рекомендуется удалить повторяющиеся строки. Это гарантирует точность и репрезентативность отсортированных данных. Выполните следующие действия, чтобы удалить дубликаты:

Шаг 1. Выберите весь диапазон данных, включая заголовки, щелкнув и перетащив ячейки.

Шаг 3: Перейдите на вкладку «Данные» на панели инструментов Excel и нажмите «Удалить дубликаты».

Шаг 4: Excel откроет диалоговое окно «Удалить дубликаты». Установите флажки для всех столбцов или просто нажмите кнопку «Выбрать все».

Шаг 5: Нажмите «ОК»

Excel удалит все повторяющиеся строки и покажет сообщение о том, сколько повторяющихся строк было удалено.

4. Excel аварийно завершает работу или зависает во время сортировки

Если Excel дает сбой или зависает во время сортировки, возможно, ваш рабочий лист слишком велик или на вашем компьютере недостаточно ресурсов. Попробуйте закрыть другие приложения, чтобы освободить память.

Если ваш рабочий лист большой, подумайте о том, чтобы разбить его на более мелкие, более управляемые фрагменты.

Помните, что сортировка может быть сложным процессом, особенно с большими наборами данных. Если вы столкнулись с проблемой, сделайте шаг назад и попытайтесь решить одну проблему за раз. У тебя есть это!

Дополнительные советы и рекомендации по сортировке столбцов в Excel

Теперь, когда вы разобрались с сортировкой в ​​Excel, как насчет того, чтобы добавить еще немного магии?

Чтобы помочь вам стать еще более эффективным маэстро данных, мы собираемся поделиться некоторыми дополнительными советами и приемами, которые могут сделать ваши задачи сортировки более быстрыми, плавными и в целом более привлекательными.

1. Использование сочетаний клавиш

Сочетания клавиш могут сэкономить ваше время и повысить производительность при работе с данными Excel. Вот несколько сокращений для сортировки по алфавиту:

• Alt + A + S + A: Сортировка выбранных данных в алфавитном порядке от А до Я.

• Alt + A + S + D: Сортировка выбранных данных в алфавитном порядке от Z до A.

• Alt + D + S: открыть диалоговое окно «Сортировка», чтобы применить пользовательскую сортировку.

Не забудьте выбрать нужный диапазон данных или ячейку в той же строке или столбце, прежде чем использовать эти сочетания клавиш. В противном случае вы получите неправильные результаты.

2. Сохранение и повторное использование параметров сортировки

Excel позволяет сохранять пользовательские настройки сортировки, чтобы использовать их позже. Выполните следующие действия, чтобы сохранить параметры сортировки:

Шаг 1. Выберите диапазон данных или ячейки в столбце, который вы хотите отсортировать.

Шаг 2. Перейдите на вкладку «Данные» на ленте, затем нажмите кнопку «Сортировать».

Шаг 3: В диалоговом окне «Сортировка» выберите имя столбца в раскрывающемся списке «Сортировка». Обратите внимание, что если заголовки столбцов отсутствуют, Excel показывает буквы столбцов.

Шаг 4: Разверните раскрывающееся меню «Заказ» и нажмите «Пользовательский список…».

Шаг 5: Выберите «НОВЫЙ СПИСОК» из «Пользовательских списков» и введите элементы в поле «Записи списка» в нужном вам порядке, затем нажмите «Добавить».

Шаг 6: Нажмите «ОК» в диалоговых окнах.

Теперь ваши пользовательские настройки сортировки сохранены, и вы можете увидеть их в разделе «Пользовательский список» раскрывающегося меню «Порядок» в диалоговом окне «Сортировка» для будущего использования.

Итак, вот и все — несколько дополнительных советов и приемов, которые помогут улучшить ваше мастерство сортировки в Excel. Эти самородки могут иметь решающее значение, когда дело доходит до навигации по вашим данным, как профессионал, экономя ваше время и множество кликов!

Последние мысли

Вы сделали это через наше глубокое погружение в мир сортировки Excel. От основ сортировки по одному столбцу до более продвинутых методов работы с несколькими столбцами и даже от первого шага по поиску и устранению неполадок — вы многое изучили.

Но помните, это только начало. Excel — невероятно мощный инструмент с бесчисленным множеством дополнительных возможностей и функций, которые ждут своего открытия.

Это руководство должно вооружить вас навыками и знаниями, чтобы справиться с сортировкой данных в Excel на профессиональном уровне. Но не останавливайтесь на достигнутом. Настоящее волшебство происходит, когда вы берете эти уроки и применяете их в своей работе.

Практикуйте эти навыки, экспериментируйте со своими данными и не бойтесь сделать несколько ошибок на этом пути. Excel — это обучающее путешествие, и каждый шаг, который вы делаете, каждая кнопка, которую вы нажимаете, приближает вас на один шаг к освоению этого важного инструмента.

Чтобы узнать больше о хитростях Excel, посмотрите видео ниже: