Как слить почту из Excel в Outlook: быстро и легко

Мы все были там. У вас есть длинный список людей, с которыми нужно связаться, и вы хотите дать каждому из них индивидуальный подход, но мысль о ручном вводе сотен или даже тысяч электронных писем вызывает у вас головокружение. Почтовое слияние спешит на помощь!

Чтобы слить почту из Excel в Outlook, начните с подготовки электронной таблицы Excel с необходимыми данными, убедившись, что такие данные, как имя, адрес электронной почты и т. д., имеют отдельный столбец. Откройте Outlook и создайте новое электронное письмо. Перейдите на вкладку «Рассылки», затем «Начать слияние» и выберите «Сообщения электронной почты». Нажмите «Выбрать получателей» и «Использовать существующий список», затем перейдите к файлу Excel и выберите его. При необходимости настройте параметры и нажмите «ОК», чтобы отправлять персонализированные электронные письма.

Это сокращенная версия процесса. В сегодняшней статье мы покажем, как использовать Microsoft Excel , Word и Outlook для выполнения слияния. Мы создадим список рассылки через Excel, используем Microsoft Word для составления сообщения, а затем выполним слияние почты для Outlook.

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в области слияния или просто хотите освежить свои знания, это руководство поможет вам сориентироваться в этом процессе.

Давайте начнем!

Оглавление

• Что такое слияние почты?
• Часть 1. Подготовьте лист Excel для слияния
• Часть 2. Настройка документа Word для слияния
  • 1. Создание шаблона электронной почты
  • 2. Выберите тип слияния
  • 3. Подключите лист Excel к Word
  • 4. Настройте список получателей
  • 5. Вставьте адресный блок и строку приветствия
  • 6. Вставка полей слияния — расширенная персонализация
  • 7. Форматирование и настройка шаблона
  • 8. Предварительный просмотр результатов
• Часть 3. Завершение слияния почты
• Расширенные методы слияния почты
  • 1. Условное форматирование
  • 2. Слияние почты для вложений
• Устранение распространенных проблем при слиянии почты
  • 1. Работа с ошибками
  • 2. Устранение несоответствия данных
• Последние мысли

Что такое слияние почты?

Слияние почты — это функция от Microsoft , упрощающая массовую переписку по электронной почте. Он позволяет отправлять персонализированные сообщения списку людей, помещая сообщения с определенными полями данных, такими как имена или адреса, из вашей электронной таблицы.

От отправки персонализированного контента и рекламы или важных обновлений многим получателям слияние почты может сэкономить много времени и усилий, поскольку вам больше не нужно настраивать сообщения одно за другим.

Вот краткий обзор того, как использовать слияние почты из Excel в Outlook:

1. Организуйте свою контактную информацию в файле Excel на основе общего местоположения и других факторов.

2. Набросайте сообщение в Word и настройте персонализацию

3. Использование Outlook для обработки и отправки документа слияния

Давайте рассмотрим каждую часть в следующих трех разделах!

Часть 1. Подготовьте лист Excel для слияния

Прежде чем приступить к слиянию почты, вы не должны убедиться, что ваша электронная таблица Excel правильно подготовлена .

Организуйте свои данные в отдельные столбцы с соответствующими почтовыми ярлыками в качестве заголовков для каждого типа данных, например:

• Имя и фамилия

• Адрес электронной почты

• Название компании

• название улицы

• Название города

• Почтовые индексы

Дважды проверьте свои данные на точность и согласованность, так как ошибки могут привести к проблемам в процессе слияния. Кроме того, убедитесь, что отдельные столбцы на листе соответствуют полям, которые будут использоваться.

Вот пример электронной таблицы Excel, которую мы будем использовать для слияния:

Как только ваша электронная таблица будет готова, мы можем создать документ слияния с помощью Word.

Часть 2. Настройка документа Word для слияния

Теперь, когда ваша электронная таблица готова, процесс объединения писем начинается с создания настраиваемого содержимого электронной почты в Word.

После того, как вы свяжете данные Excel с сообщением электронной почты, вы сможете просмотреть персонализированные электронные письма и завершить слияние.

Вот как это сделать:

1. Создание шаблона электронной почты

Наличие хорошо разработанного шаблона электронной почты имеет решающее значение при планировании массовой рассылки сообщений электронной почты с использованием слияния из Excel в Outlook.

Чтобы создать звездный шаблон электронной почты, сделайте следующее:

• Сосредоточьтесь на составлении содержания вашего электронного письма

• Отдавайте предпочтение ясности и лаконичности

• Четко укажите цель письма

• Убедитесь, что тон соответствует вашей аудитории.

• Проверьте свой контент на наличие ошибок и внесите необходимые исправления.

Вот как выглядит наш шаблон электронной почты документа Microsoft Word:

2. Выберите тип слияния

Откройте Microsoft Word и создайте новый документ. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите «Начать слияние» .

После этого выберите Тип слияния . Ваши варианты включают письма, электронные письма, конверты и многое другое. Для этого примера мы выбрали сообщения электронной почты .

3. Подключите лист Excel к Word

Затем подключите файл Excel в качестве источника данных, нажав «Выбрать получателей» > «Использовать существующий список».

Найдите файл Excel, содержащий ваш список рассылки. Выберите его и нажмите Открыть .

Убедитесь, что выбран нужный рабочий лист, и нажмите OK .

После связывания источника данных вы можете вставлять поля слияния в документ везде, где хотите, чтобы отображались персонализированные данные.

4. Настройте список получателей

Хотите внести изменения в импортированный список получателей? Выберите «Редактировать список получателей» .

Здесь вы можете установить/снять флажки, чтобы включить/удалить получателей. Вы также можете сортировать, фильтровать, находить дубликаты, находить получателей и проверять адреса .

5. Вставьте адресный блок и строку приветствия

Теперь мы покажем вам, как добавить заполнители для блока адреса и строки приветствия.

Выберите «Адресный блок» или «Строка приветствия» в группе «Написать и вставить поля» .

Подтвердите формат, который вы хотите использовать, и проверьте предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит нормально. Затем нажмите ОК .

Примечание. Если информация неполная, нажмите «Сопоставить поля» . Затем сопоставьте данные параметры со столбцом на листе Excel. В нашем случае мы будем сопоставлять Адрес 1 со столбцом Улица .

После добавления заполнители поля слияния будут выглядеть следующим образом:

6. Вставка полей слияния — расширенная персонализация

Затем вам нужно добавить поля слияния, чтобы персонализировать электронную почту для каждого получателя. В нашем примере мы включим количество лет, в течение которых каждый клиент работал с нами, для личного контакта.

Сначала выберите слово/пробел, куда вы хотите вставить информацию. Затем перейдите в «Рассылки» и нажмите «Вставить поле слияния» .

Из списка доступных полей выберите те, которые соответствуют данным в электронной таблице Excel. Мы выбираем Годы для получателей слияния.

Вот результат:

7. Форматирование и настройка шаблона

Когда содержимое и поля слияния готовы, пришло время отформатировать и настроить шаблон электронной почты.

Учитывайте следующие аспекты:

• Тип шрифта и размер текста: выберите разборчивый шрифт и размер, который легко читается. Например, если вы используете слияние для рассылки адаптированных объявлений на основе прошлых действий, используйте тип и цвет шрифта, соответствующие вашему бренду.

• Форматирование абзаца: используйте соответствующие интервалы, отступы и выравнивание, чтобы четко представлять информацию.

• Маркеры и таблицы: используйте маркеры для списков и таблиц, чтобы представлять данные, такие как сведения о продукте или ценах, в организованном порядке.

• Изображения: если, например, показ вашей рекламы основан на действиях, используйте релевантные изображения. Однако; убедитесь, что они имеют правильный размер и не отвлекают от содержимого электронной почты.

8. Предварительный просмотр результатов

Прежде чем отправлять объединенные электронные письма, найдите время, чтобы просмотреть сообщение и проверить его, а также внести необходимые изменения.

Нажмите «Предварительный просмотр результатов» на вкладке «Рассылки».

Используйте стрелки для просмотра различных получателей. Это позволяет вам увидеть, как слияние будет выглядеть для каждого человека, и внести необходимые коррективы.

После того, как вы выполните все шаги в этом разделе, ваше персонализированное сообщение электронной почты будет готово к отправке!

В следующем разделе мы рассмотрим последний шаг и то, как вы можете переместить свою электронную почту в Outlook для обработки. Пойдем!

Часть 3. Завершение слияния почты

Если вы удовлетворены своим сообщением, пришло время завершить слияние в Word.

Нажмите «Готово и объединить» > «Отправить сообщения электронной почты» на вкладке «Рассылки».

Появится новое диалоговое окно. Добавьте столбец листа, содержащий адреса электронной почты, в поле «Кому », вставьте строку «Тема» и нажмите «ОК» .

Откройте Outlook и перейдите в папку «Исходящие» . Здесь вы увидите, что ваши электронные письма отправляются. Будьте терпеливы, так как это может занять некоторое время в зависимости от ваших настроек и количества получателей.

Вот и все! Вы успешно разослали массовые электронные письма, содержащие персонализированное сообщение для каждого получателя!

В следующем разделе мы рассмотрим некоторые продвинутые методы, которые сделают вас профессионалом в слиянии почты.

Расширенные методы слияния почты

Хорошо, вы разобрались с основами и теперь можете отправлять эти изящные персонализированные электронные письма. Отличная работа! Но давайте поднимем его на ступеньку выше.

В этом разделе мы собираемся углубиться в некоторые вещи следующего уровня. Мы говорим об условном форматировании и добавлении вложений,

1. Условное форматирование

Условное форматирование позволяет адаптировать сообщения слияния на основе определенных критериев ваших данных.

Чтобы использовать условное форматирование при слиянии:

1. Создайте оператор IF в документе Word, где настроено слияние. Оператор должен иметь следующий формат: { IF <> = «Value» «Text If True» «Text If False» }

2. Замените <> на соответствующее поле из ваших данных Excel, значение на критерии, которые вы хотите сопоставить, и текст, если истина и текст, если ложь на содержимое, которое вы хотите отобразить на основе условия.

3. Обновите заявление ЕСЛИ для всех соответствующих полей и соответствующим образом измените содержание электронного письма.

Этот метод поможет вам создавать более эффективные сообщения слияния, которые будут казаться получателям более персонализированными и актуальными.

2. Слияние почты для вложений

В Outlook нет встроенной поддержки вложений при слиянии. Выполните следующие действия, чтобы добавить вложения для слияния:

1. Установите стороннюю надстройку для Outlook (например, Mail Merge Toolkit ), которая поддерживает вложения во время слияния.

2. Настройте надстройку с необходимыми параметрами, включая указание вложенного файла в качестве поля в ваших данных Excel.

3. Продолжайте свой обычный процесс слияния, и надстройка обеспечит отправку соответствующего вложения с каждым электронным письмом на основе указанных вами критериев.

Добавление вложений, имеющих отношение к отдельным получателям, сделает ваши сообщения более привлекательными и полезными.

В последнем разделе мы рассмотрим некоторые распространенные проблемы при работе со слиянием почты и способы их устранения.

Устранение распространенных проблем при слиянии почты

Теперь вы профессионал в области слияния писем, и вы с легкостью проходите через все это, когда – бам! - вы попали в ловушку.

Этот следующий раздел поможет вам преодолеть любые препятствия на пути слияния и расскажет, как справляться с ошибками и устранять несоответствия данных.

1. Работа с ошибками

Если вы сталкиваетесь с ошибками в процессе слияния, вот несколько советов, которые помогут вам их устранить:

• Проверьте версии программного обеспечения. Убедитесь, что вы используете одну и ту же версию Microsoft Outlook и Microsoft Word. Проблемы совместимости могут возникнуть, если они отличаются.

• Отключить надстройки. Запустите Word и Outlook в безопасном режиме, чтобы отключить надстройки и убедиться, что они не мешают функции слияния.

2. Устранение несоответствия данных

Во время слияния часто возникают проблемы с несоответствием данных. Важно обращаться к ним, чтобы создавать действительные электронные письма. Вот несколько решений распространенных проблем с несоответствием данных:

• Дважды проверьте свои данные: убедитесь, что ваша электронная таблица Excel правильно отформатирована и доступна вся необходимая информация.

• Подключитесь и отредактируйте список рассылки: вы можете подключиться к источнику данных и изменить список получателей. Для получения дополнительной информации посетите службу поддержки Microsoft .

• Предварительный просмотр результатов слияния: Всегда просматривайте объединенные электронные письма перед их отправкой. Внесите необходимые изменения перед завершением слияния.

Устраняя ошибки и решая проблемы с несоответствием данных, вы можете обеспечить плавный процесс слияния почты из Excel в Outlook.

Последние мысли

В этой статье показано, как массово отправлять персонализированные электронные письма с помощью слияния. И весь процесс разбит на три части:

• Подготовка листа Excel

• Настройка документа Word

• Завершение процесса в Outlook

Вы разобрались во всех тонкостях слияния почты и даже устранили некоторые из наиболее распространенных сбоев и использовали файлы cookie и данные.

Освоение слияния почты требует практики и терпения. Это мощный инструмент, который может сэкономить вам массу времени, повысить производительность и улучшить качество ваших сообщений, особенно когда вам нужно отправить персонализированные электронные письма большой группе.

Итак, в следующий раз, когда вы столкнетесь с пугающим списком электронных писем для отправки, вы будете готовы справиться с этим как профессионал. Продолжайте исследовать, продолжайте учиться и, самое главное, продолжайте делать свою жизнь проще с помощью этих удобных технических инструментов. Удачного слияния почты!

Если вы хотите узнать больше о полезных навыках работы с Outlook, например о том, как добавить ChatGPT в Outlook, ознакомьтесь с плейлистом ниже: