Excel 2016 – Урок 4. Как хранить электронные таблицы и делиться ими

• Excel 2016 – Урок 3. Как создавать новые и открывать существующие таблицы

Всякий раз, когда вы создаете новую электронную таблицу в Excel, вам необходимо знать, как ее сохранить, чтобы иметь возможность доступа и редактирования позже. Как и в предыдущих версиях Excel, вы можете сохранять файлы локально на свой компьютер. Но в отличие от предыдущих версий, Excel 2016 также позволяет сохранять электронную таблицу в облачную систему с помощью OneDrive . Вы также можете экспортировать свою таблицу и поделиться ею с другими непосредственно из Excel.

Оглавление статьи

• Храните таблицы Excel 2016 и делитесь ими
  • Сохранить и сохранить как
  • Как сохранить таблицу Excel
  • Используйте «Сохранить как», чтобы сохранить в новую таблицу.
  • Как изменить место сохранения файла Excel по умолчанию
• Функция автоматического восстановления
  • Используйте функцию автовосстановления
• Экспорт таблицы Excel 2016
  • Как экспортировать электронную таблицу в файл PDF
  • Как экспортировать электронную таблицу в файлы других типов
• Поделитесь таблицами Excel 2016
  • Поделиться таблицей

Храните таблицы Excel 2016 и делитесь ими

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о хранении и совместном использовании электронных таблиц в Excel 2016 :

Всякий раз, когда вы открываете или сохраняете электронную таблицу, у вас будет возможность использовать OneDrive — службу онлайн-хранилища файлов, включенную в вашу учетную запись Microsoft. Чтобы включить эту опцию, вам необходимо войти в Office. Чтобы узнать больше, посетите наше Полное руководство по Excel 2016 (часть 2): статья «Узнайте об OneDrive» .

Сохранить и сохранить как

Excel 2016 предоставляет два способа сохранения файлов: «Сохранить» и «Сохранить как» . Эти параметры работают аналогично старой версии, за исключением нескольких важных отличий:

• Сохранить : при создании или редактировании электронной таблицы вы будете использовать команду «Сохранить» , чтобы сохранить изменения . Вы будете часто использовать эту команду. При сохранении файла вам нужно только выбрать имя файла и место сохранения в первый раз. Затем просто нажмите команду «Сохранить» , чтобы сохранить ее с тем же именем и в том же месте.
• Сохранить как : вы будете использовать эту команду для создания копии электронной таблицы, сохраняя оригинал. При использовании «Сохранить как» вам нужно будет выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

Как сохранить таблицу Excel

Важно сохранять электронную таблицу каждый раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий план. Регулярное сохранение может предотвратить потерю рабочих данных. Вам также необходимо обратить внимание на то, где вы сохраняете электронную таблицу, чтобы ее можно было легко найти позже.

1. Найдите и выберите команду «Сохранить» на панели быстрого доступа .

2. Если вы сохраняете этот файл впервые, в представлении Backstage появится меню «Сохранить как» .

3. Затем вам нужно будет выбрать место сохранения файла и дать ему имя. Чтобы сохранить таблицу на свой компьютер, выберите «Компьютер» и нажмите «Обзор» . Кроме того, вы можете нажать OneDrive , чтобы сохранить файлы в OneDrive.

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите, где вы хотите сохранить таблицу.

5. Введите имя файла электронной таблицы и нажмите «Сохранить» .

6. Таблица будет сохранена. Вы можете нажать команду «Сохранить» , чтобы сохранить изменения при изменении электронной таблицы. Кроме того, вы также можете получить доступ к команде «Сохранить» , нажав Ctrl + S на клавиатуре.

Используйте «Сохранить как», чтобы сохранить в новую таблицу.

Если вы хотите сохранить другую версию таблицы, сохранив оригинал, вы можете сделать копию. Например, если у вас есть файл с именем « Данные о продажах» , вы можете сохранить его как « Данные о продажах 2» , чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему ссылаться на исходную версию.

Для этого нажмите команду «Сохранить как» в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно выбрать, где сохранить файл, и дать ему новое имя.

Как изменить место сохранения файла Excel по умолчанию

Если вы не хотите использовать OneDrive, чувствуете себя некомфортно, когда OneDrive выбран в качестве местоположения по умолчанию при сохранении, или вам неудобно каждый раз выбирать « Компьютер» , вы можете изменить местоположение сохранения по умолчанию, чтобы для сохранения был выбран ваш компьютер. по умолчанию.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Параметры » .

3. Появится диалоговое окно « Параметры Excel». Выберите «Сохранить» , установите флажок « Сохранить на компьютер по умолчанию» , затем нажмите «ОК» . Место сохранения по умолчанию будет изменено.

Функция автоматического восстановления

Excel автоматически сохраняет ваши таблицы во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой Excel, вы можете восстановить файлы с помощью автовосстановления .

Используйте функцию автовосстановления

1. Откройте Excel . Если будет найдена автоматически сохраненная версия файла, появится панель «Восстановление документа» .

2. Нажмите, чтобы открыть существующий файл. Таблица будет восстановлена.

• По умолчанию Excel автоматически сохраняет данные каждые 10 минут . Если вы редактируете книгу менее 10 минут, Excel не сможет создать автосохраняемую версию.
• Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage . Просто выберите вкладку «Файл» , нажмите «Управление версиями» , затем выберите «Восстановить несохраненные книги» .

Экспорт таблицы Excel 2016

По умолчанию таблицы Excel сохраняются в файле .xlsx . Однако иногда вам необходимо использовать другой тип файла, например PDF или электронную таблицу Excel 97-2003 . Вы можете легко экспортировать электронные таблицы из Excel в файлы различных типов.

Как экспортировать электронную таблицу в файл PDF

Экспорт электронной таблицы в виде документа Adobe Acrobat , широко известного как файл PDF , может быть особенно полезен, если вы делитесь электронной таблицей с кем-то, у кого не установлено приложение Excel. PDF-файл позволит пользователям просматривать, но не редактировать содержимое электронной таблицы.

1. Откройте вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage .

2. Нажмите «Экспорт» , затем выберите «Создать PDF/XPS» .

3. Появится диалоговое окно « Сохранить как» . Выберите, куда вы хотите экспортировать электронную таблицу, введите имя файла и нажмите «Опубликовать» .

• По умолчанию Excel экспортирует только активный лист . Если у вас есть несколько электронных таблиц и вы хотите сохранить их все в одном файле PDF, нажмите « Параметры» в диалоговом окне «Сохранить как» . Появится диалоговое окно «Параметры» . Выберите «Вся книга» ( вся книга ), затем нажмите «ОК».

• Всякий раз, когда вы экспортируете электронную таблицу в формате PDF, вам также необходимо учитывать данные электронной таблицы, которые будут отображаться на каждой странице PDF, точно так же, как при печати электронной таблицы.

Как экспортировать электронную таблицу в файлы других типов

Вам также может оказаться полезным экспортировать электронную таблицу в файлы других типов, например в электронную таблицу Excel 97-2003 , если вам нужно поделиться ею с людьми, использующими более старые версии Excel, или в файл .CSV , если вам нужна суть электронной таблицы в виде обычного текста.

1. Перейдите на вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage.

2. Нажмите «Экспорт» , затем выберите «Изменить тип файла» .

3. Выберите общий тип файла и нажмите «Сохранить как» .

4. Появится диалоговое окно «Сохранить как» . Выберите место, куда вы хотите экспортировать электронную таблицу, введите имя файла и нажмите «Сохранить» .

• Вы также можете использовать раскрывающееся меню «Тип файла:» в диалоговом окне «Сохранить как» , чтобы сохранить электронные таблицы в файлах различных типов.

Поделитесь таблицами Excel 2016

Excel упрощает обмен электронными таблицами и совместную работу над ними при использовании OneDrive. Раньше, если вы хотели поделиться с кем-то файлом, вы могли отправить его как вложение к электронному письму. Хотя это удобно, но при этом создается несколько версий одного и того же файла, что сложно систематизировать.

Публикуя электронную таблицу из Excel, вы фактически предоставляете другим людям доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь информацией, редактировать одну и ту же таблицу без необходимости отслеживать несколько версий.

Примечание . Чтобы поделиться электронной таблицей, ее сначала необходимо сохранить в OneDrive.

Поделиться таблицей

1. Откройте вкладку «Файл» , чтобы получить доступ к представлению Backstage, затем нажмите «Поделиться» .

2. Появится окно «Поделиться» . Если вы не заполнили таблицу, вам будет предложено сохранить документ в OneDrive.

• Обратите внимание, что после сохранения вам может потребоваться вернуться в окно «Поделиться» .

3. В окне «Поделиться» , если ваш документ сохранен в OneDrive, нажмите кнопку «Поделиться с людьми» .

4. Excel вернется к обычному виду и откроет окно «Поделиться» в правой части окна. Здесь вы можете пригласить людей поделиться вашим документом, просмотреть список людей, у которых есть доступ к документу, и указать, могут ли они редактировать документ или только просматривать его.

Следующий урок: Excel 2016 — Урок 5. Основные понятия о ячейках и диапазонах

Веселиться!