Извлечение и возврат файлов SharePoint

 В качестве платформы для управления документами SharePoint предлагает такие незаменимые функции, как управление версиями , извлечение и возврат, которые помогают пользователям изменить способ своей работы. В этом блоге мы поймем, как работает функция извлечения и возврата в файлах SharePoint.

Возврат и возврат — это общие термины, относящиеся к системам управления документами, включая SharePoint. Они полезны для предотвращения конфликтов, когда несколько человек хотят редактировать одни и те же элементы или файлы одновременно. 

Любой пользователь библиотеки документов SharePoint может одновременно открывать файл и вносить в него изменения. Функция возврата и возврата в SharePoint полезна, если мы не хотим, чтобы кто-либо открывал или редактировал определенный файл, который мы сейчас редактируем.  

Оглавление

• Как получить файлы SharePoint
• Как вернуть файлы SharePoint
• Проверка изменений в истории версий
• Заключение

Как получить файлы SharePoint

Извлечение файлов позволяет максимально эффективно управлять версиями. Термин извлечение описывает процесс получения версии документа или элемента списка в списке или библиотеке. Извлекая элемент или файл, пользователь может запретить другим редактировать это содержимое. Для этого просто нажмите на многоточие рядом с файлом. Нажмите «Еще» , затем нажмите «Оформить» . 

Это указывает SharePoint не позволять никому другому открывать или редактировать этот файл, поскольку мы в данный момент редактируем его. Как мы видим, он также добавил красную стрелку для файла. 

Если мы наведем указатель мыши на красную стрелку, мы увидим подсказку, указывающую, что мы извлекли этот файл, чтобы другие участники не могли его редактировать, возвращать или извлекать.

Поскольку мы извлекли этот файл, мы по-прежнему можем его редактировать. Давайте откроем этот файл.

Затем давайте внесем некоторые изменения. Например, напечатаем « Моя любимая машина — Honda Civic ».

После этого закроем.

Откроем его снова и увидим, что наши правки сохранены. Опять же, только те, кто проверил этот файл, могут редактировать его. Другие участники не могут ничего делать с этим файлом прямо сейчас.

Если мы закончили редактирование этого файла и хотим, чтобы другие участники могли его редактировать, нам просто нужно вернуть файл. 

Как вернуть файлы SharePoint

Термин возврат описывает процесс добавления нового или измененного элемента или файла в библиотеку документов для замены предыдущей версии. Вернув файл SharePoint, пользователь может позволить другим редактировать содержимое, не беспокоясь о переопределении изменений, внесенных другими. Для этого снова нажмите многоточие, нажмите « Еще» , затем нажмите «Отметить» .

Мы также можем вернуть файл, просто наведя указатель мыши на красную метку и нажав «Вернуть» .

Затем мы можем добавить некоторые комментарии о том, какие изменения мы внесли в этот файл. Для этого примера давайте напечатаем « Добавлена ​​новая строка, сообщающая всем, какая у меня любимая машина ». 

Затем нажмите кнопку Зарегистрироваться .

Сейчас все нормализовалось, красной метки больше нет. Это означает, что любой может одновременно открыть и отредактировать файл.

Проверка изменений в истории версий

Внесенные нами изменения также можно увидеть в истории версий . Давайте откроем его, щелкнув многоточие и выбрав История версий .

Здесь мы видим, что в последней версии есть комментарий. Это комментарий, который мы добавили ранее, когда проверяли файл.

Microsoft SharePoint | Обзор
библиотеки документов SharePoint | Учебник для начинающих
на сайте SharePoint | Прохождение макета и меню

Заключение

Подводя итог, если мы хотим внести изменения в файлы SharePoint и убедиться, что никто другой не может вносить изменения одновременно, мы можем извлечь файл, внести изменения и вернуть его обратно.

Пока элемент или файл извлечен, другие пользователи могут видеть только последнюю возвращенную версию . Они не смогут видеть изменения, внесенные текущим пользователем в файл, пока он извлечен.

Эта функция используется для бизнес-заданий, связанных с аудитом, таких как контракты. Два основных преимущества этой функции заключаются в том, что при извлечении никто другой не может редактировать файлы, пока мы редактируем их, а при возврате файла мы можем предоставить комментарий с подробным описанием того, что мы изменили в этом файле. 

Всего наилучшего,

Генри