Как анализировать электронные письма и заполнять списки SharePoint в Power Automate

Обычно Power Automate используется для автоматизации рабочих процессов, которые начинаются с получения электронных писем. Например, [получить электронную почту] à [выполнить действие]. Для этого нам нужно знать, как анализировать данные в электронных письмах и как добавлять/сохранять любые вложения электронной почты. В этом уроке я объясню эту концепцию на очень знакомом примере. Я покажу вам, как анализировать электронные письма и сохранять их в список SharePoint. Вы можете посмотреть полное видео этого урока в нижней части этого блога.

Здесь я нарисовал очень простой пример, который постоянно используют мои клиенты. Допустим, мы работаем в консалтинговой компании, у них есть приложения, которые они развертывают для своих клиентов, и им нужна эффективная система продажи билетов.

В настоящее время происходит следующее: если кто-то обнаруживает проблему со своим приложением, он отправляет электронное письмо, затем кто-то должен зайти и просмотреть электронное письмо, а затем вручную добавить его в список SharePoint, называемый тикетами. После того, как он был добавлен в список SharePoint, он затем проверяется инженерами, а затем в конечном итоге решается.

Вот и весь рабочий процесс; мы собираемся автоматизировать ту часть, где кто-то фактически читает электронную почту, а затем вручную загружает ее в SharePoint. Мы собираемся автоматизировать это с помощью Power Automate.

Еще одна сложность заключается в том, что этот почтовый ящик является общим почтовым ящиком. Он используется для всех типов электронных писем. Мы хотим, чтобы в список SharePoint попадали только электронные письма, связанные с заявками. Другая проблема заключается в том, что электронные письма иногда содержат вложения, такие как фотографии проблемы или другие вещи, которые помогают инженерам определить, в чем проблема. Мы хотим убедиться, что мы также сохраним это в списке SharePoint.

Теперь, когда мы установили сценарий, давайте продолжим и начнем.

Оглавление

• Как анализировать электронные письма с помощью Power Automate
• Заключение

Как анализировать электронные письма с помощью Power Automate

Давайте откроем Power Automate и создадим наш поток. Давайте нажмем кнопку «Создать» здесь. Тип потока, который мы будем создавать, называется автоматическим облачным потоком , то есть потоком, который запускается определенным событием. Назначенное нами событие — это, очевидно, электронное письмо, пришедшее в наш почтовый ящик.

Итак, давайте нажмем на Automated Cloud Flow. Мы пока не будем давать ему имя или триггер, поэтому просто нажмем «Пропустить».

Теперь очевидно, что ему нужен триггер, и наш триггер будет при поступлении нового электронного письма. Итак, я собираюсь искать Office 365 Outlook . Я использую аутлук. Это может работать с Gmail, Yahoo Mail или любым соединителем, который есть у Power Automate, которых тысячи.

Итак, я выберу Office 365 Outlook, а действие, которое я выберу, — получение нового электронного письма. Теперь у меня есть куча вариантов, из которых я могу выбирать. Я хочу убедиться, что при поступлении нового письма в папку «Входящие» поток запускается. Однако я не хочу, чтобы все электронные письма запускали этот рабочий процесс, а только электронные письма, которые могут иметь этот фильтр темы под названием «Билет».

Итак, я пойду, чтобы показать дополнительные параметры , и я собираюсь ввести тематический фильтр под названием Ticket . Это означает, что этот поток будет запущен только в том случае, если строка билета находится в теме электронного письма. Я также собираюсь добавить вложения , чтобы мы могли добавлять вложения в список SharePoint.

Обычно вы также можете сделать это, если вы знаете, что будете получать запросы на билеты только из нескольких почтовых ящиков, вы также можете изменить From here , но мы просто рассмотрим фильтр тем билетов.

Следующее, что нужно знать, это то, как выглядит электронное письмо с билетом, прежде чем мы его проанализируем. Теперь мы предоставили нашим пользователям стандартную форму электронной почты, которую они могут использовать, когда они отправляют нам электронные письма с билетами. И это примерно то, на что это похоже.

У них есть таблица, в которой первая строка — Заголовок , куда они помещают заголовок своей жалобы , затем Жалоба , где они описывают происходящее , что им не нравится. Приложение – это то, к чему относится жалоба . У нас может быть несколько разных приложений, развернутых для наших пользователей. И, наконец, срочность из 10 .

Вероятно, это шаблон электронного письма, который мы им дали. И это важно, потому что, если вы хотите иметь возможность анализировать свои электронные письма, вы должны убедиться, что ваши электронные письма имеют очень стандартизированную форму шаблона.

Следующая часть потока — это возможность передавать электронное письмо в формате HTML , которое мы обычно получаем с электронными письмами в наши дни, и превращать его в текстовое электронное письмо, которое мы затем можем анализировать. Итак, наш следующий шаг называется действием HTML to text .

Мы нажимаем на это, и все, что ему нужно, это фактический контент. Причина, по которой нам нужно это сделать, заключается в том, что таблицы, подобные тем, которые мы получаем, имеют формат HTML. Трудно анализировать HTML-таблицы. Итак, я выберу Body . Этот шаг преобразует тело этого письма в текст.

Следующим шагом будет создание списка SharePoint . У нас есть все, что нам нужно сейчас, чтобы иметь возможность создать его.

Итак, мы перейдем к SharePoint и создадим элемент, что в основном означает создание еще одной строки в списке. Нам нужно указать адрес нашего сайта, и мы используем тестовые сайты. Наш список будет Билеты. После этого он должен выскочить со списком значений, который соответствует столбцам, которые есть в нашем списке.

Мы хотим убедиться, что получаем такие же результаты. Итак, у нас будет заголовок, жалоба, заявление и срочность. Кроме того, у нас также есть еще одно поле, называемое электронной почтой, где мы будем сбрасывать все содержимое электронной почты в это поле, потому что мы хотим сохранить все электронное письмо на случай, если наш метод синтаксического анализа будет поврежден или неверен или что-то в этом роде.

Итак, мы собираемся взять этот вывод. Этот вывод будет в основном таблицей, но без фактических строк.

Мы хотим иметь возможность разделить этот длинный текст на массив, где первым элементом массива является заголовок . Второй элемент массива — приложение Hoola не работает . Третий элемент — это жалоба, и так далее, и тому подобное.

После этого мы можем точно указать, что мы хотим в каждом из этих столбцов. В первом столбце с названием title мы хотим, чтобы первый элемент Hoola App не работал. Во второй колонке эта жалоба, потом нам нужен третий элемент и т.д.

Функция, которую мы используем для этого, называется Split . Он возвращает массив, содержащий подстроки, разделенные запятыми, на основе указанного разделителя. Нашим разделителем, символами, разделяющими наш текст, являются трубы на столе.

Итак, теперь давайте пройдемся по нашему заголовку и перейдем к выражению, и мы собираемся вызвать функцию разделения. Мы видим, что функция разделения принимает два аргумента: текст и разделитель или разделитель. Текст будет обычным текстовым содержимым. Вывод этого действия, запятая, а затем второй аргумент, который является разделителем или разделителем, будет каналом.

Теперь, после того, как он был разделен, нам нужно указать элемент. Затем элемент заголовка будет находиться в первом элементе. Мы скопируем это, а затем нажмем ОК. Мы собираемся сделать то же самое для жалоб, заявлений и срочности. Наконец, у нас есть вся электронная почта. Мы хотим сохранить всю электронную почту, поэтому нам не нужно выполнять какую-либо логику разделения массива. Итак, мы просто собираемся выбрать простой текстовый контекст.

Наконец, нам нужно что-то сделать и с вложениями . Итак, мы нажимаем «Новый шаг», и в соединителе SharePoint есть действие, называемое « Добавить вложение» . Мы нажмем на нее, и она укажет нам адрес и список. Адрес Сайт. Список - Билеты.

Идентификатор — это место, куда вы хотите прикрепить вложение. Теперь это будет вывод действия создания элемента, поэтому мы нажмем на него. Мы рассмотрим Create Item, и нам нужен идентификатор. Мы также хотим добавить имя файла, поэтому просто назовем его Прикрепленный. И тогда содержимым файла будет само вложение из письма. Если мы прокрутим вниз до того места, где мы видим электронное письмо, содержимое вложения — это то, что мы хотели бы добавить.

Технически вы можете иметь несколько вложений в одном электронном письме, поэтому этот процесс будет выполняться для каждого вложения. Если у них более одного изображения, вы получите, например, все их изображения.

Затем мы нажимаем Сохранить.

Интеграция потока бизнес-процессов в Power Automate
Microsoft Power Automate: автоматизация рабочих процессов
с использованием Power Automate для обновления данных в Power BI

Заключение

В этом блоге я показал вам очень простой пример того, как анализировать электронные письма в Power Automated рабочем процессе, который берет содержимое электронной почты и заполняет список SharePoint.

Мы создали очень простой рабочий процесс, но вы можете себе представить, что он может стать более сложным.

Во-вторых, мы автоматизировали только загрузку билетов. Билеты имеют очень долгий жизненный цикл. Создан тикет, который мы автоматизировали, и он также прокомментирован как решенный. Затем решение сообщается заказчику. Это целый рабочий процесс Power Automated, который вы можете автоматизировать.

Наши клиенты также использовали электронную почту для запуска рабочего процесса. Однако вместо этого вам может понадобиться Power App.

Вы можете посмотреть полный видеоурок о том, как анализировать электронные письма ниже. Если вы хотите узнать больше о Power Automate, перейдите по ссылкам ниже.

Всего наилучшего!

Генри