Как установить область печати в Excel: это просто!

При работе с Microsoft Excel часто требуется определить определенную область рабочего листа для печати. Это гарантирует, что в вашу распечатку будет включена только необходимая информация.

Когда вы научитесь устанавливать область печати в Excel, вы будете контролировать, какие ячейки, строки или столбцы будут напечатаны. Это особенно полезно при работе с большими или сложными листами.

В этой статье показано, как:

· Установить область печати в Excel

· Определить несколько областей печати

· Изменять, очищать или игнорировать существующие области печати

Оглавление

• Понимание основ области печати
  • Как использовать вкладку «Макет страницы»
• Как выбрать ячейки для включения в область печати
• Как установить область печати в Excel
  • Как установить несколько областей печати
• Просмотр области печати в Excel
  • 1. Просмотр макета страницы
  • 2. Предварительный просмотр печати
  • Диалоговое окно «Параметры страницы»
• Дополнительные настройки печати Excel
  • 1. Печать заголовков
  • 2. Параметры масштабирования
  • 3. Линии сетки и заголовки
• Управление областями печати
  • Очистка одной или нескольких областей печати
  • Изменение существующей области печати
  • Игнорировать область печати
• Последнее слово

Понимание основ области печати

По умолчанию Excel печатает весь рабочий лист. Если вам нужна только часть данных на листе, то есть область печати, могут быть напечатаны ненужные страницы.

Область печати в Excel определяет один или несколько диапазонов ячеек, которые вы выбираете для печати. Задав область печати, на окончательном отпечатанном листе появятся только те данные, которые вы хотите напечатать.

Предположим, у вас есть большой лист Excel с данными во многих строках и столбцах. Весь лист может быть распечатан на нескольких страницах, но вам может понадобиться только небольшая часть данных.

Это когда область печати является решением. Это может значительно сократить бумажные отходы .

Другой сценарий — когда вы хотите, чтобы два отдельных раздела на одном листе печатались на разных страницах. На видео ниже показан рабочий лист с необработанными данными слева и анализом справа.

Область печати может разделить распечатку на отдельные страницы.

Как использовать вкладку «Макет страницы»

Если вы не являетесь постоянным пользователем Excel, легко забыть, где прячутся самые полезные функции!

При работе с областями печати вы будете использовать вкладку «Разметка страницы». Эта вкладка находится на верхней ленте справа от вкладки «Главная».

Как выбрать ячейки для включения в область печати

Перед настройкой области печати вам нужно выбрать ячейки, которые вы хотите включить.

Сделать это:

1. Нажмите на первую ячейку в диапазоне, который вы хотите выбрать.

2. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите курсор в последнюю ячейку диапазона.

3. Отпустите кнопку мыши. Выбранные ячейки теперь выделены.

Одна группа ячеек — это часто все, что вы хотите напечатать. Однако на листе может быть несколько групп, которые вы хотите включить в распечатку.

Если вы хотите выделить несколько групп ячеек для печати, выполните следующие действия:

1. Начните с выбора одного диапазона, как в предыдущих инструкциях.

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, выберите следующий диапазон.

3. Повторите для столько групп ячеек, сколько вы хотите включить.    

Обратите внимание, что каждая группа будет распечатываться на отдельной странице, как только вы настроите область печати.

Как установить область печати в Excel

После того, как вы выбрали нужную группу или группы ячеек, теперь вы можете использовать инструменты Excel.

1. Перейдите на вкладку «Разметка страницы».

2. Разверните раскрывающийся список «Область печати» в области «Параметры страницы».

3. Выберите «Установить область печати».

Теперь на рабочем листе появится назначенная область печати, отмеченная пунктирными линиями. Каждая тусклая серая линия показывает границу. Распечатанный вывод будет включать только область печати на отдельной странице.

Эта область печати обычно остается на месте, даже если вы сохраните и закроете всю книгу. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о потере настроек при повторном открытии документа.

Как установить несколько областей печати

Специальной команды для выбора нескольких областей печати нет. Вместо этого вы выбираете несколько диапазонов с помощью шагов, показанных в предыдущем разделе.

После того, как вы выбрали области, выполните те же действия, что и в этом разделе, чтобы распечатать выбранные области. Каждая область печати появится на отдельной странице.

Просмотр области печати в Excel

После того, как вы установили одну или несколько областей печати, рекомендуется проверить, как будет выглядеть результат, прежде чем печатать его на бумаге.

Excel предоставляет три инструмента, которые помогают снизить вероятность возникновения проблем с форматированием или макетом. Они также покажут, как макет будет выглядеть на отдельных страницах.

1. Просмотр макета страницы

Режим макета страницы обеспечивает один из способов проверки правильности отображения ваших данных на распечатке. Следуй этим шагам:

1. Выберите вкладку «Вид» на ленте.

2. Нажмите кнопку «Макет страницы» в группе «Представления книги».

3. Обратите внимание на ячейки и форматирование в режиме макета страницы.

В этом представлении показаны все области печати. Он также обеспечивает предварительный просмотр разрыва страницы. Вы можете настроить поля, верхние и нижние колонтитулы прямо в представлении.

2. Предварительный просмотр печати

Еще один способ убедиться, что область печати настроена правильно и ваши данные отображаются точно, — использовать предварительный просмотр. Этот инструмент позволяет просмотреть, как будет выглядеть весь документ при печати.

Чтобы получить доступ к предварительному просмотру печати, выполните следующие действия:

1. Нажмите на вкладку «Файл» на ленте.

2. Выберите «Печать» или нажмите Ctrl+P на клавиатуре.

3. Просмотрите документ, отображаемый в области предварительного просмотра.

В режиме предварительного просмотра вы можете изменить параметры печати, такие как ориентация печати , масштаб и размер бумаги, если это необходимо.

Когда вы будете удовлетворены предварительным просмотром, нажмите кнопку «Печать», чтобы быстро распечатать документ.

Диалоговое окно «Параметры страницы»

Вы можете изменить область печати перед печатью документа с помощью диалогового окна «Параметры страницы». Выполните следующие действия на листе Excel:

1. Перейдите на вкладку «Разметка страницы».

2. В группе «Параметры страницы» нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу.

Легко пропустить крошечную стрелку! Вам поможет эта картинка:

Каждый из этих инструментов также имеет сочетания клавиш для доступа.

Дополнительные настройки печати Excel

Вы часто захотите настроить свои распечатки для ясности и внешнего вида. В этом разделе мы покажем три дополнительных параметра печати, чтобы добиться того, что вам нужно.

1. Печать заголовков

Заголовки печати позволяют отображать определенные строки или столбцы на каждой странице распечатки.

Чтобы установить заголовки для печати, выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку «Разметка страницы» в Excel.

2. В группе «Параметры страницы» нажмите «Печать заголовков».

3. Выберите строки или столбцы, которые должны отображаться во всей электронной таблице.

2. Параметры масштабирования

Параметры масштабирования позволяют настроить размер печатного содержимого в соответствии с размерами ваших страниц.

Чтобы установить параметры масштабирования, выполните следующие действия:

1. Нажмите на вкладку «Разметка страницы».

2. В группе Масштабировать по размеру выберите нужный параметр масштабирования.

3. Линии сетки и заголовки

По умолчанию Excel не печатает линии сетки и заголовки (номера строк и буквы столбцов) на странице. Если вы хотите включить их в распечатку, выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» в Excel.

2. В группе «Параметры листа» установите флажок «Печать» в разделе «Сетка и/или заголовки».

Управление областями печати

После того, как вы установили область печати, вы можете удалить ее или каким-либо образом изменить. Вот как это сделать.

Очистка одной или нескольких областей печати

Чтобы очистить область печати, выполните следующие действия:

1. Выберите рабочий лист, на котором вы хотите очистить область печати.

2. Перейдите на вкладку «Разметка страницы».

3. В группе «Параметры страницы» нажмите «Область печати».

4. Выберите «Очистить область печати» в раскрывающемся списке.

После выполнения описанных выше шагов все существующие области печати будут очищены, и весь рабочий лист будет настроен на печать по умолчанию.

Изменение существующей области печати

Если вы хотите изменить существующую область печати, выполните следующие действия:

1. Выберите новый диапазон ячеек, который вы хотите установить в качестве области печати.

2. Перейдите на вкладку «Разметка страницы».

3. В группе «Параметры страницы» нажмите «Область печати».

4. Выберите «Установить область печати» в раскрывающемся списке.

Обратите внимание, что установка новой области заменит существующую область печати.

Игнорировать область печати

Если вы хотите печатать определенные ячейки и игнорировать область печати, выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон ячеек

2. Выберите «Печать» в меню слева.

3. В разделе «Настройки» щелкните раскрывающееся меню в разделе «Печать активных листов».

4. Выберите «Распечатать выбор».

Последнее слово

Вы узнали, как использовать функцию области печати Microsoft Excel для печати одной или нескольких областей. Вы также знаете, как выбрать нужный диапазон ячеек и как установить область печати.

Эти навыки позволят вам производить распечатки, содержащие именно те данные, которые вам нужны, экономя ваше время и планету!

Если вы хотите погрузиться в Excel и узнать больше, ознакомьтесь с нашим , который быстро превратит вас в профессионала Excel!