Комментарии SharePoint: использование и важность

В этом блоге мы обсудим раздел комментариев SharePoint в списке SharePoint. Использование этой функции — отличный способ отслеживать все, что происходит с данными.

С помощью комментариев SharePoint вы можете взаимодействовать с другими пользователями, а также упоминать и уведомлять определенных участников группы или организации.

Имейте в виду, что вы не можете получить доступ к разделу комментариев из списка SharePoint.

Оглавление

• Добавление комментариев в раздел комментариев SharePoint
• Преимущества использования комментариев SharePoint
  • 1. Вы можете упомянуть конкретных людей в группе
  • 2. Информируйте людей об изменениях, которые были сделаны
  • 3. Следите за данными
• Заключение

Добавление комментариев в раздел комментариев SharePoint

Сначала выберите данные, к которым вы хотите добавить комментарии. В нашем примере мы добавим комментарии о Коре .

Затем нажмите Изменить .

После этого отобразится панель комментариев .

Вы можете добавлять примечания в поле «Комментарии» .

В нашем примере мы напечатаем « Этот клиент пришел в офис в Далласе 8/10 и попросил, чтобы мы посмотрели на ее машину, и она была не в хорошем настроении. ”

Еще одна вещь, которую вы можете сделать с разделом комментариев SharePoint , — вы можете упомянуть определенных людей в вашей организации и уведомить их об этом. В нашем примере мы упомянем кого-то из нашей организации.

Чтобы упомянуть кого-то, все, что вам нужно сделать, это ввести « @ », а затем имя человека, которого вы хотите упомянуть. В этом блоге мы упомянем « Люк », поэтому напечатаем « @Люк ».

Затем вы заметите, что внизу появится предложение.

Щелкните тот, который вы хотите упомянуть, в данном случае это « Люк ».

Затем мы можем предоставить конкретные инструкции об этих данных или клиенте. В этом примере мы напечатаем « Не могли бы вы отправить ей дружеское электронное письмо? ”

Затем нажмите кнопку «Отправить» , чтобы добавить комментарий к элементу.

После этого вы получите окно с предупреждением.

Наконец, нажмите «Поделиться и уведомить» .

Это уведомит «Люка», что он упоминается в комментарии в данных «Коры». Итак, когда он войдет в это, он увидит комментарий и поможет вам с инструкциями.

Преимущества использования комментариев SharePoint

Комментарии SharePoint предлагают множество преимуществ, которые могут сделать доступ к вашим данным более эффективным. Ниже приведены некоторые из его общеизвестных преимуществ в SharePoint.

1. Вы можете упомянуть конкретных людей в группе

Если вы хотите, чтобы кто-то работал с данными, которые есть в вашем списке, упоминание его/ее в разделе «Комментарии» может упростить задачу. Вам не нужно отправлять электронное письмо или звонить человеку, потому что вы можете предоставить инструкции в этом разделе.

2. Информируйте людей об изменениях, которые были сделаны

Когда мы обновляем или редактируем информацию в определенном элементе списка, мы можем использовать раздел комментариев, чтобы сообщить другим людям, какие изменения были внесены. Если вы обновите номер телефона определенного клиента, когда сотрудник вашей организации проверит данные, он узнает, что это не первоначальный номер телефона клиента.

3. Следите за данными

Еще одна эффективная функция, в которой вы можете использовать раздел «Комментарии» , — это отслеживание данных. Хотя вы не были упомянуты, при нажатии на данные вы увидите комментарии, доступные для всех. Если вы хотите задать вопрос, связанный с этим, вы можете легко добавить комментарий к этому конкретному элементу в свой список SharePoint.

Элемент списка SharePoint: редактирование одного и нескольких элементов
Комментарии MS SharePoint: его использование и важность
Добавление поля выбора SharePoint в список

Заключение

Подводя итог, мы узнали, как добавлять комментарии в списки SharePoint. Мы также обсудили, как вы можете упомянуть и уведомить определенных людей из вашей группы или организации.

Комментарии SharePoint могут быть простым инструментом для вашего списка SharePoint, но они, безусловно, дают много преимуществ. Поэтому я предлагаю вам воспользоваться этой функцией и использовать ее правильно, чтобы сделать отслеживание данных более эффективным.

Всего наилучшего,

Генри