Метаданные SharePoint | Введение

В этом блоге мы покажем вам, как упорядочивать файлы по структуре папок. Мы также поговорим о преимуществах метаданных SharePoint для удобной организации и поиска файлов по сравнению с использованием иерархии папок. 

Метаданные SharePoint — это дополнительная информация о ваших файлах, а не их содержимое. Это помогает пользователям легко находить, извлекать и систематизировать ваш контент.

Правильная организация наших файлов помогает нам правильно их находить, что имеет решающее значение для нашей производительности. На нашем компьютере мы обычно группируем наши файлы по структуре папок или иерархии.

Оглавление

• Использование традиционной структуры папок в SharePoint
• Использование иерархии папок вместо метаданных SharePoint
• Преимущества метаданных SharePoint для организации файлов
• Заключение

Использование традиционной структуры папок в SharePoint

Некоторые люди по-прежнему предпочитают организовывать свои файлы с помощью папок. В этом примере у нас есть папка с именем « Расходы — ТРАДИЦИОННЫЕ» .

Внутри этой папки находятся образцы отчетов о расходах из разных отделов нашей компании. Первоначальная организация, которую мы сделали для этих файлов, заключалась в их переименовании.

E означает расходы, за которыми следует название отдела, для чего предназначены расходы, а затем случайный числовой код в конце. В крупной компании таких отчетов может быть до сотни каждый день. Следовательно, организация их по именам не будет такой полезной. 

Первое, что мы можем сделать, чтобы организовать их, — это создать папки и разделить их по отделам.

Итак, мы переместили все бухгалтерские отчеты о расходах в папку бухгалтерского учета, отчет о расходах отдела кадров в папку отдела кадров и так далее.

Итак, это традиционный способ организации наших файлов в наших библиотеках документов. 

Использование иерархии папок вместо метаданных SharePoint

Однако использование папок или систем каталогов ограничивает нас наличием только одного способа группировки файлов. В данном случае это позволяет нам организовать только на основе одной категории, которая является отделом. Итак, если мы хотим просмотреть все отчеты о командировках или поставках, нам нужно найти их в каждой из папок отдела. Это не очень эффективно и затрудняет поиск файлов. 

Еще одна проблема, связанная с использованием только иерархии папок для организации файлов, — это дубликаты файлов. Мы можем захотеть сгруппировать наши файлы по отделам, а также по типу их расходов. С их помощью мы могли бы сохранить копию одного и того же файла, но в каждой папке.

Мы также можем искать наши файлы в SharePoint через поле поиска. Однако некоторые пользователи могут неправильно писать отчеты о файлах. 

Преимущества метаданных SharePoint для организации файлов

Метаданные SharePoint предоставляют дополнительную информацию о наших файлах, такую ​​как имя файла, дата создания, кто его создал, размер файла, тип файла и многое другое. Это помогает нам легко организовывать, извлекать и находить наши файлы.

На приведенном ниже примере мы можем видеть метаданные в столбцах Name , Modified , Modified by , Department и Expense Type . Существует множество способов использования этих столбцов метаданных, таких как создание представлений , группировка по и фильтрация . 

Мы можем создать больше столбцов метаданных и настроить их в соответствии с нашими потребностями. Некоторые столбцы метаданных, такие как Modified и Modified by, автоматически заполняются, что означает, что мы не можем их изменить. 

Для нашего примера файла мы создали столбец «Отдел» и «Тип расходов» вместе с фильтром и группировкой по функциям. 

Таким образом, мы можем легко сгруппировать или найти файлы по отделам или по типу их расходов.

Мы также можем использовать метаданные SharePoint для информационной безопасности, например, блокируя просмотр или редактирование пользователями некоторых файлов. Благодаря этому мы можем безопасно хранить файлы, которые являются личными или конфиденциальными в нашей организации. 

Добавление файлов SharePoint на компьютер
Шаблоны SharePoint для библиотек документов
Библиотека документов SharePoint | Учебник для начинающих

Заключение

Подводя итог, мы можем понять разницу между организацией файлов с помощью иерархии папок и использованием метаданных SharePoint. Помните, что метаданные SharePoint — это информация о ваших файлах, а не их содержимое.

Он полностью настраивается в зависимости от ваших ролей и отрасли. Самая мощная функция, которую предоставляют нам метаданные, — это возможность легко группировать, сортировать или находить наши файлы. Вы узнаете об этом больше, когда поймете, как добавлять столбцы метаданных. 

Всего наилучшего,

Генри