Настройка оповещений списка SharePoint

В этом блоге мы обсудим процесс настройки оповещений вашего списка SharePoint для отдельных элементов и для самого списка.

Оповещения — это простые, но мощные функции, которые вы можете использовать. Если у вас есть данные, которые вы хотите отслеживать, вам не нужно постоянно проверять, были ли какие-либо изменения, потому что вы будете получать обновления, когда правильно настроите оповещение.

Кроме того, вы можете использовать его, чтобы предупредить других людей в организации о любых изменениях, внесенных в список или элемент. В нашем первом примере мы хотим получить оповещение о конкретном клиенте. Итак, первое, что нам нужно сделать, это отфильтровать список.

Оглавление

• Настройка оповещений списка SharePoint для определенных элементов
• Изменение оповещения списка
• Редактирование элемента в вашем списке
• Управление оповещениями списка SharePoint
• Настройка оповещений списка SharePoint для всего списка
• Заключение

Настройка оповещений списка SharePoint для определенных элементов

Сначала нажмите Продавец-консультант .

Далее нажмите «Фильтровать по» .

На этой панели вы сможете отфильтровать столбец.

Выберите тот, который вы хотите использовать. В этом примере мы будем использовать мою собственную учетную запись.

Затем нажмите Применить .

Теперь вы увидите все отфильтрованные элементы. В этом примере есть только один элемент из списка.

Затем нажмите на три точки рядом с заголовком .

После этого нажмите Оповестить меня .

Появится диалоговое окно, в котором вы можете установить оповещение.

Давайте теперь обсудим пять разделов этого диалогового окна.

Изменение оповещения списка

Первый параметр — это Alert Title , который задает заголовок предупреждения.

Следующий — «Отправить оповещения» . Вы можете поместить имена людей, которым вы хотите получать оповещения, в текстовое поле «Пользователи» . В этом примере мы отправим его только нам. Но имейте в виду, что вы также можете отправить его на другие адреса электронной почты.

После этого вы увидите Метод доставки . Здесь вы получите оповещение. Вы можете выбрать либо по электронной почте, либо через текстовое сообщение (SMS) .

Затем вы можете настроить его в соответствии с изменениями, внесенными в разделе «Отправить оповещения об этих изменениях» . У вас будет четыре варианта:

1. Любые изменения предназначены для получения оповещения о любых внесенных изменениях.
2. Кто-то еще изменяет элемент означает, что вы получите предупреждение, когда кто-то, кроме вас, изменит или добавит информацию об элементе.
3. Кто -то другой изменяет элемент, созданный мной, предназначен для получения оповещения, когда кто-то изменяет элемент, созданный вами.
4. Кто-то другой изменяет элемент, последний раз измененный мной, — это вариант, при котором вы получите предупреждение, когда кто-то другой изменяет элемент, который ранее был изменен вами.

Наконец, когда отправлять оповещения . В этом разделе у вас будет три варианта: « Отправить уведомление немедленно», «Отправить сводку за день» и «Отправить сводку за неделю ».

Как следует из названия, первый будет отправлять вам оповещения при внесении изменений. Мы не рекомендуем использовать это для элементов, которые часто изменяются. Вместо этого вы можете делать ежедневные или еженедельные сводки.

Самое приятное в этом то, что вы можете установить время, когда отправлять вам оповещение, когда вы решите получать оповещения ежедневно.

И еженедельно, вы также можете выбрать день.

Однако для этого примера мы будем придерживаться настроек по умолчанию.

Наконец, нажмите ОК .

Далее мы откроем наш Microsoft Outlook . Просто щелкните значок Launcher в левом верхнем углу.

Затем щелкните Outlook .

В Outlook вы увидите уведомление об успешном создании оповещения и его настройках.

Редактирование элемента в вашем списке

Сначала щелкните три точки рядом с заголовком элемента, который вы хотите изменить.

Затем нажмите Изменить .

И вы увидите информацию об элементе на правой панели.

Мы отредактируем бренд клиента. Итак, в поле «Текущий бренд» мы изменим его с « BMW » на « Mercedes ».

Затем нажмите Сохранить .

И вы получите электронное письмо в Outlook с уведомлением об изменениях, внесенных в элемент. Имейте в виду, что в некоторых случаях получение электронного письма может занять несколько секунд.

Электронное письмо содержит изменения, внесенные в элемент, включая имя лица, обновившего его, и дату внесения изменений.

Управление оповещениями списка SharePoint

Если вы хотите управлять своими оповещениями или, возможно, изменить настройки, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть три точки вверху.

Затем нажмите «Управление моими оповещениями».

И вы будете перенаправлены на другую страницу, где сможете управлять своими оповещениями.

Когда вы щелкаете настроенное вами оповещение, вы можете изменить все настройки, которые вы установили ранее. Это очень удобно, так как вам не нужно создавать новое оповещение.

Настройка оповещений списка SharePoint для всего списка

Настроить оповещение для всего списка довольно просто.

Во-первых, убедитесь, что в вашем списке нет фильтров. Итак, давайте щелкнем значок «Фильтр» .

Затем отфильтруйте список.

Затем нажмите на три точки вверху и нажмите «Оповестить меня» .

И откроется текстовое поле . Здесь вы можете настроить его аналогично созданию оповещения для отдельных элементов.

Основное отличие, которое вы увидите, — это заголовок предупреждения. Это показывает заголовок всего списка вместо одного элемента, который мы делали ранее.

Если вы успешно настроили его, вы получите электронное письмо, если в списке есть какие-либо изменения, включая добавление элемента.

Представление календаря в списке SharePoint
Списки SharePoint: обзор Пошаговое
руководство по форматированию списков SharePoint

Заключение

Подводя итог, вы узнали, как настроить оповещение для элемента и всего списка. Использование этой простой функции даст вам удобство, так как вам не нужно регулярно проверять товар. Вместо этого вы можете дождаться электронного письма с уведомлением о внесенных изменениях.

Помимо удобства, которое он приносит, он также может способствовать отличной командной работе. Другие участники вашей организации могут получать оповещения и работать над элементом, который вы их попросили. Вам не нужно разговаривать с ними лично, потому что простое предупреждение может решить задачу.

Всего наилучшего,

Генри