Отправляйте электронные письма с помощью платформы LuckyTemplates и Power Automate

Сегодня мы покажем вам, как соединить LuckyTemplates и платформу Power Automate. Один простой вариант использования для этого — если у вас есть отчет LuckyTemplates, в котором перечислены клиенты, клиенты и члены вашей собственной команды в виде списка, и вы хотите иметь возможность циклически просматривать каждого и делать что-то для каждого клиента, клиента или участник команды.

Например, вы хотите отправить им электронное письмо. Вы можете подключить LuckyTemplates к Power Automate и выделить записи, для которых вы хотите выполнить это действие. Когда вы нажимаете кнопку, запускается сценарий Power Automate, который либо отправляет электронное письмо, либо создает файл для каждого клиента, клиента или члена команды.

Когда Тим и я впервые взялись за это, это было довольно легко сделать. Но ошибка, с которой мы столкнулись, заключается в том, что у вас есть пользователи, которые нажимают кнопку, прежде чем фактически отфильтровать две определенные записи.

Допустим, вы являетесь частью компании с 10 000 сотрудников, и у вас есть список всех членов вашей команды в вашей организации. Вы не хотите отправлять электронные письма 10 000 человек. Вам нужно иметь порог или фильтр в сценарии Power Automate; в противном случае вы отправите тысячи ненужных электронных писем, что заблокирует вашу систему Outlook.

Вот хороший пример действительно простой таблицы. В моем примере я показываю только шесть имен, но в вашем отчете в этой таблице могут быть сотни или тысячи записей.

Отличительной особенностью Power Automate является использование функции автоматической отправки электронных писем, а не их отправки вручную.

Однако вы можете столкнуться с некоторыми потенциальными проблемами. Допустим, нам нужно отправить электронное письмо нашим торговым представителям на востоке: Мелиссе и Сэму. У нас есть кнопка Power Automate , которая подключена к нашему отчету.

Мы просто запустим его, чтобы отправить электронное письмо. В этой ситуации мне отправили электронное письмо только для того, чтобы я мог показать это. В моем почтовом ящике есть два электронных письма, которые были вызваны отчетом Power Automate и LuckyTemplates. Очевидно, они также достались бы пользователю.

Оглавление

• Некоторые потенциальные проблемы с платформой Power Automate
• Отправка электронной почты с помощью платформы Power Automate
• Инициализация переменной
• Добавление условного оператора
• Тестирование потока на платформе Power Automate
• Добавление лимита записи с помощью слайсера
• Заключение

Некоторые потенциальные проблемы с платформой Power Automate

Прежде чем я познакомлю вас с настройкой процесса электронной почты и введением меры условной остановки, я хочу выделить пару проблем, с которыми я столкнулся .

Во-первых, когда у вас есть таблица с сотнями или тысячами записей, это может засорить вашу систему электронной почты.

Второе, о чем люди могут не знать, это то, что если в вашей таблице есть скрытый фильтр, который отличается от того же фильтра, что и в вашей кнопке платформы Power Automate, вы можете получить некоторые непредвиденные результаты.

Отправка электронной почты с помощью платформы Power Automate

Сначала я расскажу, как настроить и отправить электронное письмо, а затем расскажу о методе, который использую, чтобы предотвратить прохождение большого количества электронных писем.

Вот моя таблица в Power Automate, которая должна быть стандартным визуальным элементом, отображаемым на визуальной панели.

Каждый раз, когда вы запускаете Power Automate, первое, что он запрашивает, это поля . Теперь это не обязательно должны быть все поля, которые у вас есть в ваших визуальных элементах, а только те данные, которые вам нужны для вашего потока. В моем случае мне нужен адрес электронной почты , имя и должность .

Я добавлю свое имя и титул в свой визуал. Я нажму на многоточие, а затем нажму «Изменить» . Это действие отправит меня в Power Automate.

Также следует помнить, что для доступа к полям здесь вам необходимо получить доступ к потоку после того, как я сохранил его в самом приложении Power Automate. На самом деле сложнее получить доступ к динамическим полям в LuckyTemplates, поэтому я обычно делаю большую часть своей разработки здесь. Но чтобы вы знали, вы можете сделать и то, и другое.

Это оболочка Power Automate в LuckyTemplates, и здесь гораздо проще разработать поток, чем открывать веб-браузер Power Automate и делать это там.

У меня уже настроена пара потоков, но давайте создадим новый. Нажмите «Создать» , затем «Начать с шаблона» , затем «Мгновенный облачный поток» .

Он автоматически добавит нажатую кнопку LuckyTemplates . Потом я зайду в свой коннектор и выберу оператора. Когда я набираю «Отправить электронное письмо» , он показывает версии V2 и V3.

Насколько я понимаю и мой опыт работы с V3, это будет отправлено самой службой Power Automate, а V2 фактически будет отправлено пользователем, создавшим поток. Оно придет из их почтового ящика.

Следует помнить, что когда вы отправляете уведомление по электронной почте через Power Automate, вы ограничены 100 электронными письмами в день. Однако, если вы хотите, чтобы электронное письмо пришло от вас, то, очевидно, вы должны использовать подход отправки электронного письма (V2).

Он запрашивает имя, которое будет исходить из моего динамического содержимого . Мне нужны только два адреса электронной почты: адрес электронной почты пользователя (по умолчанию, к которому я получу доступ позже) и поле данных , которое я добавил.

Итак, чтобы уточнить, первые динамические данные — это адрес электронной почты пользователя или человека, который на самом деле нажимает кнопку, а вторые — это электронная почта с данными LuckyTemplates, которая является электронной почтой в таблице и которую мы будем использовать. .

А поскольку данные, поступающие из отчета LuckyTemplates, содержат несколько записей, они автоматически преобразуются в элемент управления «Применить к каждому» .

Я добавил свою тему, которая называется «Это электронное письмо для», и в теле я набрал «Уважаемый» . Затем я нажимаю «Сохранить и применить» .

Это основной принцип, и все, что вам нужно знать, чтобы настроить электронную почту. Поэтому, если мы сохраним и применим это, когда мы вернемся и запустим эти тесты, он отправит электронное письмо. Но если у вас есть тысяча строк, функция «Применить к каждой» будет проходить тысячу раз.

Я хочу иметь возможность сообщить потоку, что если он превышает пороговое значение в три, он не остановит поток и не отправит электронное письмо пользователю. Для этого мы создадим переменную.

Инициализация переменной

Первым шагом является инициализация переменной. Позвольте мне назвать это RecordCount , выбрать тип Integer и начать с 0.

Теперь, когда моя переменная инициализирована, следующим шагом будет увеличение переменной. Это поможет мне определить, сколько записей было выбрано при нажатии кнопки LuckyTemplates. Самый простой способ сделать это — добавить действие .

И поскольку я хочу перебрать все, я буду использовать элемент управления «Применить к каждому» .

Затем добавьте действие и увеличьте мою переменную.

Для моей переменной я выберу RecordCount , который я инициализировал ранее, и я хочу увеличить его значение на единицу.

Это будет циклически перебирать каждую запись в моем наборе данных и увеличивать ее на 1. К концу у меня будет общее количество записей, которое я могу использовать в своем условном выражении .

Добавление условного оператора

Следующим шагом является добавление условия. Я возьму свою переменную RecordCount , выберу меньше или равно трем, потому что у меня всего шесть записей.

Если оно меньше или равно трем, то поток пойдет по пути yes . Он отправит электронное письмо, и все будет хорошо.

Если нет, то он пойдет по пути «нет» , где я отменю поток. Если эта переменная больше трех, она сделает две вещи. Во-первых, поток предупредит пользователя по электронной почте. Я снова выберу V2.

Теперь это поле пригодится, потому что именно оно инициировало поток.

Напишу тут, что поток отменили и подтяну свою переменную. Затем я нажму «Сохранить и применить» .

Тестирование потока на платформе Power Automate

Убедимся, что этот поток запущен, поэтому вернемся к отчету, выберем здесь две записи и запустим поток.

Поскольку он говорит, что поток запущен, давайте перейдем к моему почтовому ящику. Мы видим два письма, отправленных потоком.

Теперь, когда мы выберем все, это вызовет условие, которое отменит мой поток. Как видите, мне пришло электронное письмо с уведомлением об отмене потока.

Добавление лимита записи с помощью слайсера

Допустим, у ваших пользователей нет доступа к потоку, но вы хотите дать им возможность выбирать лимит записи. В этом примере у нас есть слайсер.

Я покажу вам, как я внедрил это в поток и создал еще одну переменную для создания этого слайсера. Я создал эту простую таблицу и назвал ее Max Selection Count, которую я использую для своего слайсера.

Затем я создал показатель, назвал его Selected Max Records и использовал . Вам просто нужно убедиться, что он преобразован в переключатель, чтобы пользователь мог его выбрать. Следующий шаг — добавить эту меру в поток.

Вот первая переменная, которую я инициализировал, и вторая переменная, которую я превратил в целое число.

И теперь я делаю еще один цикл, но вместо увеличения я просто делаю переменную set . Все, что я делаю, это устанавливаю эту переменную, и она каждый раз повторяет одно и то же. Теперь моя переменная Max Records установлена ​​с мерой, которую я только что создал.

Что касается условия, вместо того, чтобы жестко запрограммировать его, я просто подключаю свою переменную Max Records, чтобы сделать ее динамической, а затем добавляю ее в свое электронное письмо.

Заключение

Сегодня мы узнали, как поднять наши отчеты LuckyTemplates на новый уровень с помощью платформы Power Automate. В частности, вы можете иметь таблицу и нажать кнопку, которая в основном выполняет процесс, который в этом примере отправляет электронное письмо каждой записи. Это новая техника, которую мы можем начать использовать, и мы надеемся, что люди сочтут ее полезной при создании собственных отчетов.

Генри