Потоки бизнес-процессов в Microsoft Power Automate

В этом руководстве мы кратко рассмотрим, что такое потоки бизнес-процессов и как они работают. Это больше похоже на функцию Power Apps, чем на функцию Power Automate. Потоки бизнес-процессов — это способ сделать текущий традиционный бизнес-процесс намного проще, добавив контрольный список или поток вокруг него.  

Оглавление

• Понимание потоков бизнес-процессов
• Создание потоков бизнес-процессов
• Блок-схема бизнес-процесса
• Компоненты потока бизнес-процессов: Этап
• Компоненты потока бизнес-процессов: шаг данных
• Компоненты потока бизнес-процессов: условие
• Компоненты потока бизнес-процессов: шаг действия
• Изменение сцены
• Добавление компонента шагов данных
• Добавление сцены
• Добавление условия к потокам бизнес-процессов
• Добавление стадии к диаграмме состояния
• Добавление новой стадии для других полей
• Сохранение, проверка и активация потока бизнес-процессов
• Запуск бизнес-процесса
• Проверка состояния
• Исправление ошибок формы
• Фиксация текущего потока
• Перепроверка потока бизнес-процессов
• Заключение

Понимание потоков бизнес-процессов

Допустим, у нас может быть бизнес-процесс, в котором мы принимаем и нанимаем. Есть процесс, которому обычно следует команда HR. После того, как их нанимают, мы убеждаемся, что у них есть ноутбук, они знают необходимую информацию о компании, и мы получаем их имя, номера телефонов, адрес и тому подобное. У HR, вероятно, есть небольшой контрольный список и формы, которые им нужно заполнить для этого человека. 

С потоками бизнес-процессов мы можем сделать цифровой процесс для всех этих вещей. Таким образом, вместо того, чтобы HR думать о правильной последовательности обычного ручного процесса или о том, действительно ли они получили всю необходимую им информацию, мы можем создать процесс, которому HR-команда могла бы следовать последовательно. 

Назначение потоков бизнес-процессов состоит в том, чтобы структурировать текущий бизнес-процесс и составить для него контрольный список.

Бизнес-процесс полностью находится в руках человека, который его использует. Они просто делают одну вещь за другой и так далее, как пошаговый процесс. Это значительно упрощает бизнес-процесс, не автоматизируя его ни в каком смысле. 

Создание потоков бизнес-процессов

Давайте теперь создадим образец потока бизнес-процессов. Во-первых, нам нужно переключить нашу среду на ту, в которой есть сущность. Итак, сначала убедитесь, что вы создали среду. Затем нажмите « Среды» и измените ее с нашей среды по умолчанию на новую среду с сущностью. 

Давайте теперь щелкнем поток бизнес-процессов .

Назовем его « OnboardingANewEmployee ».

Для текстового поля Выберите объект …

… прокрутите вниз и найдите NewEmployee , установите его флажок и нажмите кнопку «Создать» .

Загрузка может занять несколько минут, но затем система перенаправит нас на эту страницу. Это не наша обычная блок-схема. Это схема бизнес-процесса, которая полностью отличается от блок-схемы.

Блок-схема бизнес-процесса

Блок -схема бизнес-процесса содержит ряд аналогичных функций, обычно встречающихся в блок- схеме.

Теперь давайте попробуем открыть форму. Для этого перейдите на веб-сайт Power Apps . Затем нажмите Данные . После этого щелкните Объекты . Затем отобразится список доступных форм.

Щелкните многоточие ( … ) в форме, которую мы хотим открыть. Затем нажмите кнопку «Редактировать форму» . Наконец, нажмите «Редактировать форму в новой вкладке ».

Затем мы увидим форму, которая готова для редактирования.

Таким образом, вместо того, чтобы пользователь проходил через весь этот процесс открытия формы и ввода всех сведений, необходимых в форме, мы можем просто указать им, какие поля мы хотели бы, чтобы пользователь ответил, создав поток бизнес-процессов. Например, мы можем позволить им ответить на первые 3 вопроса из набора вопросов. Таким образом, мы можем направить пользователя через форму, которую ему необходимо заполнить как часть бизнес-процесса.

Компоненты потока бизнес-процессов: Этап

Глядя на диаграмму потока бизнес-процессов , мы увидим кнопку «Этап» . При нажатии появится диаграмма этапа .

Стадия — это группа шагов, которые вы хотите, чтобы пользователь выполнил . Например, этап 1 должен заключаться в получении основной информации о сотрудниках, этап 2 — получение информации об их зарплате, этап 3 — проверка биографических данных, а этап 4 — получение ноутбуков. 

Компоненты потока бизнес-процессов: шаг данных

Каждый этап содержит шаги данных . При нажатии отобразится его схема.

Шаг данных — это шаг или несколько шагов с необходимыми данными, которые вы хотите, чтобы пользователь собирал в рамках потока бизнес-процессов . Например, предыдущий этап 1, который заключается в получении основной личной информации о сотрудниках, может включать этапы данных , такие как получение имени на этапе данных № 1 , получение фамилии на этапе данных № 2 , получение адреса на этапе данных . # 3 , получение номера телефона на шаге данных # 4 и т. д. и т. д.

Компоненты потока бизнес-процессов: условие

У нас также есть функция «Условие» , которую мы можем установить. Здесь пользователь отвечает на вопросы, имеющие определенные результаты, которые могут привести к переходу на другой этап или другой шаг данных .

Например, с помощью Condition мы можем заставить пользователя отвечать на поле DeveloperEnvironment в форме, если он является разработчиком . В противном случае они будут помещены в поле TesterProduct вместо Tester .

Компоненты потока бизнес-процессов: шаг действия

Шаг действия используется, когда мы хотим, чтобы пользователь выполнил действие, например, отправил данные по электронной почте. Например, мы рекомендуем пользователю отправить по электронной почте набор основных личных сведений о сотруднике в группу по работе с кредиторской задолженностью, чтобы убедиться, что ему заплатят. Итак, вместо того, чтобы вводить фрагменты данных в Data Step , мы просим пользователя выполнить действие.

Есть также два других компонента потока бизнес-процессов, такие как рабочий процесс и шаг потока , но мы не будем уделять им слишком много внимания в этом руководстве.

Изменение сцены

Теперь, когда мы знаем об использовании различных компонентов, мы можем перейти к изменению этапа для нашей первой последовательности операций бизнес-процесса . Для этого щелкнем диаграмму New Stage . 

При нажатии отобразятся свойства сцены .

Затем давайте изменим отображаемое имя по умолчанию на « Получить базовую информацию о сотруднике » и нажмите «Применить» . 

Затем мы увидим отредактированное имя Stage .

После этого нажмите «Подробности» , чтобы отобразить шаг данных № 1 на диаграмме. Затем нажмите на нее.

При нажатии отобразятся свойства шага данных .

В поле «Имя шага» введите конкретную информацию, которую мы хотим, чтобы пользователь собирал. Итак, для шага данных № 1 это будет « Имя » и также выберите «Имя» в поле «Данные» .

Ставим галочку «Обязательно» и нажимаем «Применить» . Затем мы увидим отредактированное имя нашего первого шага данных .

Затем мы увидим отредактированное имя нашего первого шага данных .

Добавление компонента шагов данных

Чтобы добавить новый шаг данных на диаграмму, просто выберите и перетащите кнопку «Шаг данных» в разделе «Компоненты» .

 Затем поместите его в знак плюс ( + ) под Шагом данных № 1 .

Когда закончите, мы увидим, что на диаграмме добавлен шаг данных № 2 .

Давайте также укажем конкретную информацию, которую мы хотели бы, чтобы пользователь собирал для шага № 2 данных . Введите « Фамилия » в качестве имени шага , выберите «Фамилия» также в поле «Данные» , отметьте «Обязательно » и, наконец, нажмите «Применить» .

Давайте добавим еще один шаг данных для этой диаграммы. Для этого перетащите кнопку «Шаг данных» на знак «плюс» ( + ) под недавним шагом данных , как мы это делали ранее.

Для шага данных № 3 введите « Номер телефона » в качестве имени шага , также выберите «Номер телефона» в поле «Данные» , отметьте «Обязательно» и, наконец, нажмите «Применить» .

Давайте добавим еще один шаг данных на диаграмме.

Для шага данных № 4 пользователь соберет дату рождения , но просто введет « дата рождения » в качестве имени шага . Выберите дату рождения в поле данных , отметьте «Обязательно» и нажмите «Применить» .

Теперь мы закончили создание нашей первой блок-схемы бизнес-процесса , состоящей из 4 шагов данных .

Добавление сцены

Чтобы добавить еще один этап в блок-схему бизнес-процесса , выберите и перетащите кнопку «Этап» в разделе «Компоненты» .

Затем поместите его в знак плюса ( + ) рядом с нашим недавним этапом .

Когда закончите, мы увидим диаграмму для новой сцены .

После получения основной информации о сотруднике нам необходимо определить должность сотрудника. Итак, назовем добавленный Этап « Определение должности сотрудника » и нажмем «Применить» .

Назвав Stage, мы создадим Data Step . Нажмите «Подробности» на диаграмме, затем нажмите «Этап данных №1» .

Назовем шаг данных « Основная позиция », также выберем MainPosition для поля данных и, наконец, нажмем «Применить» .

Добавление условия к потокам бизнес-процессов

Теперь мы добавим Condition, потому что мы хотим, чтобы пользователь заполнил поле DeveloperEnvironment только в том случае, если его основная позиция — Developer . В противном случае пользователь заполнил бы поле TesterProduct , если основная позиция — Tester . Это основная причина, почему мы делаем этот поток в первую очередь. Для этого давайте выберем и перетащим кнопку «Условие» .

Затем поместите его в знак плюса ( + ) рядом со стадией , где будет добавлено условие .

Затем мы увидим новую диаграмму условий . Оператор условия, который у нас будет, должен проверить, совпадает ли основная позиция со значением разработчика или тестировщика. Итак, мы установим путь «да» ( ? ) для разработчика и путь «нет» ( X ) для тестировщика . Если пользователь является разработчиком , то он будет следовать условию пути «Да». Если это Tester , то вместо этого будет выполняться условие No path.

Чтобы задать условие , отредактируйте его свойства . Для этого давайте напечатаем утверждение « Является ли сотрудник разработчиком? ” в качестве отображаемого имени для условия . Затем мы установим правила Main Position Equals the Value of a Developer . После этого нажмите Применить .

Добавление стадии к диаграмме состояния

Теперь давайте добавим этап с шагами данных для пути, когда положение пользователя соответствует условию в пути «да» ( ? ). Выберите и перетащите кнопку «Этап» , затем поместите ее в знак «плюс » ( + ) рядом с галочкой ( ? ).

Введите отображаемое имя « Заполните информацию о разработке » для этапа .

После этого зададим Data Step . Щелкните Детали , затем Шаг данных №1 . Выберите DeveloperEnvironment в качестве поля данных в свойствах .

Затем отметьте «Обязательно» и нажмите «Применить» .

Давайте также добавим Stage для отсутствия пути ( X ) или ответа «нет» для Condition . Как и ранее, мы просто выберем и перетащим кнопку «Сцена» , а затем поместим ее в отображаемый знак «плюс» ( + ) сразу под отсутствием пути ( X ).

Затем мы увидим новую стадию , отображаемую для пути.

Если пользователь НЕ является разработчиком, этот шаг данных должен быть продуктом тестировщика. Давайте введем Имя шага « Tester Product » и выберем TesterProduct для поля данных . Затем нажмите «Применить» .

Теперь мы закончили с добавлением условий в поток бизнес-процессов . Это просто упростило заполнение формы, так как пользователю не придется беспокоиться о поле Tester Product , если он является разработчиком , или наоборот, если он является тестировщиком .

Добавление новой стадии для других полей

Последнее, что мы сделаем, — добавим диаграмму New Stage для поля Manager и поля Starting Pay для обоих пользователей — Developers и Testers . Для этого мы выберем и перетащим кнопку Stage из Components , а затем поместим ее на знак плюса ( + ) рядом со Stage , который мы создали для пути yes ( ? ) или для Developers .

Назовем добавленный Новый этап « Менеджер и зарплата », введя его в Отображаемое имя в разделе «Свойства» , затем нажмите «Применить» . 

Нам также нужно добавить шаги данных на сцену. Щелкните Детали , затем Шаг данных №1 . Выберите ReportingManager в качестве поля данных в свойствах.

После этого поставьте галочку «Обязательно» и нажмите «Применить» .

Поскольку на этой диаграмме нам нужно 2 поля, мы добавим для этого еще один шаг данных . Просто выберите и перетащите кнопку «Шаг данных» в разделе «Компоненты» , затем поместите ее на знак «плюс» ( + ) в разделе «Шаг данных №1» .

While in the Properties, we’ll select StartingPay for the Data Field and click Apply.

We’ll also do the same for the no path (X) or for the Testers. Select and drag the Stage button under Components and place it in the plus sign (+) beside the Stage of the Tester path.

After that, we’ll also add two Data Steps in this Stage. Similar to what we did in the Developer path, just click Details, then click Data Step #1. Select ReportingManager in the Data Field and click Apply.

To add the second Data Step, just select and drag the Data Step button under Components then place it in the plus sign (+) under Data Step #1.

While in the Properties, select StartingPay in the Data Field and click Apply.

So now, we have a full Business Process Flow diagram set up for the process of Onboarding A New Employee.

Saving, Validating And Activating The Business Process Flow

Before we can see our Business Process Flow in action, we need to save, validate and activate it first. To do that, let’s click Save.

Then, click Validate.

After that, click Activate.

When clicked, a dialogue box will appear. Click the Activate button to confirm the process of activation. 

The activation process may take a while then we’ll be good to go after that.

Running The Business Process Flow

Since we’ve already activated our Business Process Flow, we can now run and test it. To do that, let’s go back to Power Automate and click My flows.

Go to the Business process flows tab and click the Run icon across the flow OnboardingANewEmployee.

When clicked, we’ll be redirected to the similar form we had earlier.

The user can still fill in the form manually as desired, but we’ve already added a process for them to follow which is displayed on top.

The first target we’ll see in the process is the stage that we’d like the user to follow first which is to Get Employee Basic Information. 

Let’s click it and the specific portion of the form will be displayed where it wants the user to type in the employee’s First Name, Last Name, Phone Number, and the Date of Birth (DOB). These are the same things we specified in the first stage of our Business Process Flow diagram earlier.

Let’s try filling in the details. For example, let’s type in “Henry” as the First Name, “Legge” as the Last Name, a random Phone Number “5023369985” and the Date of Birth “February 7th, 1973”.

As we fill in the details of the Business Process Flow, the form is also filled in automatically.

To go to the next stage, we’ll click the forward arrow on the far right of the last stage. 

When clicked, the next stage Determine Employee Position will then ask the Main Position of the user.

For this one, let’s try selecting Developer from the drop-down list.

Testing The Condition

If we’ve done the flow set up correctly, the next stage should only ask for the DevelopmentEnvironment and not the TesterProduct when the position is Developer. That’s what we’ve set as the Condition statement. Let’s click the forward arrow to check that.

As we can see, the next stage wants the user to type in the DevelopmentEnvironment which means the flow setup was correct.

Now, let’s go back and change our selection to Tester. To do that, we’ll just click the back arrow.

На этот раз выберите Tester в качестве нашей позиции.

Щелкните стрелку вперед , и на следующем этапе нам будет предложено ввести Tester Product .

Теперь давайте вернемся и продолжим как разработчик . Щелкните стрелку назад , чтобы сделать это.

Выберите Разработчик .

Щелкните стрелку вперед , чтобы перейти к следующему шагу.

Например , мы введем «Linux » в качестве среды разработки .

Щелкните стрелку вперед .

Затем отобразится этап «Менеджер и зарплата» , в котором нам будет предложено ввести данные для ReportingManager и StartingPay .

Давайте введем « Стив Джобс » в поле ReportingManager с StartingPay « 80000 ».

Щелкните стрелку вперед .

Затем нажмите кнопку Сохранить .

После сохранения формы она сообщит нам, что поле EmployeeID является обязательным для заполнения. Следовательно, это одна вещь, которую мы забыли интегрировать в наш поток бизнес-процессов , и мы исправим это позже.

Для этого примера давайте просто введем идентификатор сотрудника « 212 » вручную в форму.

Наконец, нажмите Сохранить и закрыть .

Затем он перенаправит нас к потокам наших бизнес-процессов на странице Power Automate.

Исправление ошибок формы

Мы также можем исправить различные проблемы с нашим потоком. Например, поле «Позиция» в форме ранее должно было быть «MainPosition» .

Чтобы исправить это, нам нужно вернуться к форме Power Apps и отредактировать отображаемую метку поля.

Поскольку я уже исправил это, теперь MainPosition отображается как метка. Что я сделал, так это просто щелкнул ярлык в форме, которую хочу исправить. 

Затем в его свойствах введите правильную метку поля , нажмите «Сохранить» и нажмите «Опубликовать» .

Фиксация текущего потока

Нам также нужно исправить поток, так как наш текущий поток не говорит пользователю вводить идентификатор сотрудника . Для этого вернемся к нашей блок-схеме бизнес-процесса . Сначала добавьте новый шаг данных на этап «Получить базовую информацию о сотруднике» , выбрав и перетащив кнопку «Шаг данных» в разделе «Компоненты» , а затем поместив ее на знак «плюс » ( + ) над шагом данных №1 .

Под его свойствами введите « EmployeeID » в качестве имени шага . Выберите EmployeeID в поле «Данные» , отметьте «Обязательно » и, наконец, нажмите «Применить» .

После этого давайте нажмем Обновить , чтобы сохранить форму.

Нажмите «Подтвердить» и убедитесь, что проверка прошла успешно, как показано.

Перепроверка потока бизнес-процессов

Давайте запустим поток , чтобы проверить, были ли исправления успешными. Для этого вернитесь в Power Automate и щелкните значок «Выполнить» , чтобы отобразить форму.

Когда в форме щелкнут этап «Получить базовую информацию о сотруднике» , теперь требуется заполнить поле «Идентификатор сотрудника» .

Давай попробуем. Введите « 1234 » в качестве идентификатора сотрудника .

Заполните и другие поля. На этот раз мы введем « Боб » в качестве имени , « Чак » в качестве фамилии , « 1234567890 » в качестве номера телефона и « 1 сентября 2020 г. » в качестве даты рождения .

Щелкните стрелку вперед .

Выберем для этого основную позицию « Тестер ».

Щелкните стрелку вперед .

В поле Tester Product введите « Video Game ».

Щелкните стрелку вперед .

Затем в поле ReportingManager введите « Bill Gates » и « 90000 » в поле StartingPay .

Наконец, нажмите кнопку Сохранить и закрыть .

Интеграция потока бизнес-процессов в Power Automate
PowerApps Form: добавление и изменение полей
Microsoft Power Automate: автоматизация рабочих процессов

Заключение

Вот как мы можем использовать потоки бизнес-процессов для создания руководства по потокам для персонала отдела кадров, которому необходимо отправить форму при адаптации нового сотрудника.

Поток бизнес-процессов эффективно работает, поскольку он показывает пользователю, какие конкретные шаги следует выполнить через этапы и условия , состоящие из шагов данных и шагов действий . Поток просто ведет пользователя через бизнес-процесс. Кроме того, поток бизнес-процессов полезен, когда мы хотим, чтобы пользователь ввел и заполнил только определенные поля формы бизнес-процесса, а не просматривал форму сверху вниз, что в большинстве случаев довольно запутанно. Надеюсь, вы смогли четко понять его использование и концепцию с помощью этого руководства.

Всего наилучшего,

Генри