Преимущества SharePoint в разработке отчетов LuckyTemplates

Я хочу рассказать о трех основных преимуществах SharePoint. Мы поговорим о трех всеобъемлющих преимуществах и подробно расскажем о том, что означают эти преимущества и как функции SharePoint позволяют реализовать эти преимущества. Вы можете посмотреть полное видео этого урока в нижней части этого блога.

Оглавление

• Преимущество SharePoint 1: управление контентом и его доставка
• Библиотеки документов
• Списки SharePoint
• Сайт группы
• Преимущество SharePoint 2: рабочие процессы бизнес-процессов
• SharePoint и Power Automate
• SharePoint и Power Apps
• SharePoint и LuckyTemplates
• Преимущество SharePoint 3: совместная работа
• Заключение

Преимущество SharePoint 1: управление контентом и его доставка

Первое из преимуществ SharePoint — это то, что мне нравится называть управлением и доставкой контента . Эта область всегда была ключевой проблемой на рабочих местах по всему миру.

Подсчитано, что около 30% вашего времени тратится на отправку, ответы и организацию электронных писем и данных. SharePoint может помочь вашим сотрудникам и вам вернуть часть этого времени.

Между прочим, это от 2,6 до 3 часов в день, которые вы потенциально могли бы вернуть с помощью SharePoint. Люди используют SharePoint для хранения документов так же, как они делают это для OneDrive. Но преимущество хранения ваших документов в SharePoint заключается в том, что вы можете прикреплять метаданные к каждому документу.

Например, предположим, что у вас есть папка учета, в которой все ваши файлы разделены сначала по годам, а затем по самой учетной записи.

Чтобы найти файл налогов для сотрудников за 2017 год, вам нужно сначала щелкнуть папку 2017, затем щелкнуть налоги для сотрудников, а затем найти фактическое лицо, для которого вы хотите получить налоги.

Это очень сложная система, особенно если вы хотите увидеть все файлы для определенного человека, верно? Все файлы для определенного человека или все налоговые файлы за каждый год находятся в разных папках, поэтому это сложно сделать в традиционном формате OneDrive или настольном компьютере.

Библиотеки документов

Итак, что сделал SharePoint, так это создал библиотеки документов , где все ваши файлы находятся в списке, и вы можете прикреплять к своим документам метаданные .

В нашем примере у нас есть метаданные под названием Year , другие метаданные под названием Account Type и другие метаданные под названием Person .

Если вы хотите просмотреть все файлы для определенного человека, вы можете просто перейти к этим метаданным и отфильтровать этого человека. Вы увидите все файлы за все годы. Если вы хотите вернуться к исходному способу и просто просмотреть все файлы за определенный год, вам следует перейти к этим метаданным и отфильтровать по этому году.

Метаданные — это следующий уровень организации вашей библиотеки документов.

Я так удивлен, что больше компаний не делают этого. Когда они это сделают, они увидят повышение производительности при поиске нужных документов.

Это также очень масштабируемо. Например, у вас может быть библиотека документов для ваших контрактов, другая библиотека документов для вашей бухгалтерии и еще одна библиотека документов для вашего отдела кадров. Их можно хранить отдельно, чтобы кто-то из отдела кадров не мог просматривать документы в бухгалтерии.

Списки SharePoint

Еще одна функция, обеспечивающая надежное управление контентом, — это списки SharePoint . В этом примере у нас есть настраиваемая база данных, которую кто-то создал для хранения важных для него данных.

Это список маршрутов событий. Каждая запись здесь представляет собой конкретное событие в маршруте этого события. У нас есть встреча за завтраком, встреча и приветствие, приветствие и знакомство , и так далее.

Что сделал этот человек, так это создал столбцы, которые имеют отношение к ним. Таким образом, для каждого сеанса у них есть код, тип, описание, докладчики, время начала и время окончания.

Преимущество списков SharePoint заключается в том, что они обеспечивают универсальность надежной базы данных и просты в использовании работником. Очень легко создать свой собственный список и типы столбцов. У вас могут быть сложные типы столбцов, такие как столбцы выбора (например, тип сеанса) или столбцы на основе пользователей (например, докладчики).

Есть много вещей, которые вы можете сделать после того, как ваш список SharePoint был создан. Это также масштабируемо, потому что вы можете создать один для многих вещей. Вы можете создать его для расходов вместо того, чтобы делать это в случайном файле Excel, к которому очень трудно получить доступ. Каждый может получить к нему доступ и обновить его. Если есть изменения, вы можете потребовать утверждения этих изменений и добавить крошечные рабочие процессы.

Эти списки также могут быть изменены с помощью вложений. Например, это список статей блога, каждая из которых представляет собой отдельный файл. Итак, это сочетание библиотек документов и списков SharePoint, где кто-то создал библиотеку документов с метаданными и столбцами из списка SharePoint.

Таким образом, вы также можете много смешивать и сочетать здесь. Это намного лучше, чем ваши данные в каком-то случайном хранилище, OneDrive или электронной почте.

SharePoint — это универсальное место для всех ваших данных, будь то библиотека документов или список SharePoint.

Сайт группы

Последней особенностью SharePoint является то, что это сайт группы . Это внутренний сайт группы, где все ваши сотрудники могут получить доступ к необходимой им информации. У вас может быть групповой сайт для всей организации, где вы сможете размещать такие вещи, как новости, сообщения в блогах, календари, быстрые ссылки и внешние ресурсы, которыми пользуются ваши сотрудники.

Например, если я хочу найти свою политику управления персоналом, мне не нужно отправлять электронное письмо сотруднику отдела кадров. Я могу зайти на сайт группы и найти раздел HR, чтобы найти все документы, которые мне нужны.

Также очень важно, что если у вас есть SharePoint, сайт группы вашей организации является вашей домашней страницей. Поэтому, как только кто-то открывает Chrome или Explorer, он может увидеть последние новости и мероприятия компании.

У вас также могут быть групповые сайты для конкретных групп. У вас может быть один сайт группы для всей организации и другой сайт группы, закрытый для вашей группы, чтобы им предоставлялась только информация, относящаяся к сотруднику.

Вы можете создавать свои собственные сайты SharePoint и списки SharePoint. Его очень легко создать любому, так как не требуется кодирование, и все это перетаскивается.

Преимущество SharePoint 2: рабочие процессы бизнес-процессов

Одно из важных преимуществ SharePoint касается рабочих процессов бизнес-процессов . Это пример очень простого рабочего процесса бизнес-процесса для организации.

Фрагмент документа поступает в почтовый ящик электронной почты, который перенаправляется рецензентам. Затем он проходит несколько этапов рецензирования. Если они одобряют, это принимается; если нет, то он отклонен.

Этот процесс включает в себя пару электронных писем, верно? У вас есть электронное письмо, прибывающее на фактический почтовый ящик. Затем необходимо отправить электронное письмо Анне и Шону для проверки. Анна и Шон, вероятно, отправят друг другу электронные письма, чтобы просмотреть его. И, наконец, еще одно электронное письмо, чтобы указать на одобрение или неодобрение.

Теперь, если используемые данные фактически находятся в SharePoint, этот рабочий процесс можно автоматизировать. Например, мы можем создать список SharePoint со всеми этими документами. Приходит документ, и его необходимо просмотреть Шону или Анне, прежде чем он будет принят.

Вместо процесса электронной почты человек, который хочет получить утверждение, может загрузить его в список SharePoint или библиотеку документов, которые затем автоматически отправят уведомление по электронной почте Шону и Анне. Это можно сделать с помощью Power Automate или внутренней системы рабочих процессов SharePoint.

Электронное письмо также может содержать ссылку на документ SharePoint в библиотеке документов SharePoint, поэтому Анна получит электронное письмо, в котором говорится, что пользователь загрузил новый документ. Затем Анна просматривает документ и просто нажимает «Утвердить» или «Отклонить» .

То же самое касается Шона; и если они оба нажимают «Подтвердить» , исходному отправителю отправляется еще одно электронное письмо, в котором говорится, что Шон и Анна одобрили. Затем он автоматически обновляет статус этого документа до Approve , и все это отслеживание статуса выполняется в SharePoint.

SharePoint и Power Automate

На самом деле мы сделали систему утверждения расходов в нашей серии YouTube, где мы говорили о том, как использовать Power Automate с SharePoint для автоматизации этой системы.

Вот простое утверждение расходов, которое я сделал для организации, которая раньше принимала около 7 или 8 электронных писем и имела слишком много болевых точек. Раньше сотрудник, представивший расходы, держался в стороне, и потом не было возможности все организовать.

SharePoint и система рабочих процессов, такая как Power Automate, действительно могут это исправить. Когда у вас есть данные, процессы и SharePoint, другим приложениям очень легко прийти и улучшить этот процесс.

SharePoint и Power Apps

Мы говорили о том, как SharePoint и Power Automate можно использовать для автоматизации рабочих процессов бизнес-процессов. Но то же самое можно сказать и о SharePoint и Power Apps. Допустим, вы вообще не хотите, чтобы Шон и Анна имели доступ к SharePoint.

Вы можете создать приложение для Шона и Анны, где они смогут зайти на веб-сайт, на котором будут показаны контракты, которые им необходимо просмотреть один за другим. Они не получают никаких электронных писем, они просто входят в приложение. И снова самое лучшее в Power Apps то, что в нем нет кода.

SharePoint и LuckyTemplates

SharePoint также очень эффективен с LuckyTemplates. Например, предположим, что у вас есть система подтверждения расходов в SharePoint. Это также означает, что вы отслеживаете все данные для этого процесса. Вы отслеживаете, кто представляет расходы, сколько они составляют и сколько времени требуется, чтобы все просмотреть. Одним из преимуществ SharePoint является то, что вы можете использовать данные для создания отчета и панели мониторинга в .

SharePoint поддерживает рабочие процессы, но его интеграция с другими приложениями Power Platform действительно выводит его на новый уровень.

Преимущество SharePoint 3: совместная работа

Третье преимущество SharePoint — совместная работа. Это одна из причин, по которой большинство организаций оправдывают покупку SharePoint для повышения своей производительности. Существует множество преимуществ и функций SharePoint, которые обеспечивают среду для совместной работы. Я пройдусь по каждому очень быстро.

Контроль версий позволяет вам следить за тем, чтобы ваши документы были актуальными, и если в документы были внесены какие-либо изменения, вы всегда можете вернуться к предыдущей версии.

Утверждение и проверка похожи на то, о чем мы говорили в рабочих процессах бизнес-процессов. Вы можете настроить систему библиотеки документов, в которой кто-то отправляет документ, а кто-то другой должен одобрить или отклонить этот документ.

Банк «все в одном» — это философия, согласно которой вся информация вашей организации должна быть в одном месте. Таким образом, он не должен быть повторяемым и легко находимым для всех, кому нужно его найти.

Расширения можно создавать в SharePoint и импортировать для улучшения совместной работы. Такие вещи, как трекер задач, виджеты и доски Канбан, активно используются на страницах SharePoint для улучшения совместной работы.

Разрешения позволяют вам выбирать определенные группы людей, чтобы иметь доступ к информации. Иногда компании страдают от информационной перегрузки. Вы не хотите, чтобы все имели доступ ко всему, и если у вас есть очень конфиденциальные данные, вам нужно убедиться, что только люди, которым вы хотите их видеть, действительно видят их.

Масштабируемость — еще одно большое преимущество. Если вы не работаете с SharePoint локально, а работаете с SharePoint в облаке, вы можете увеличить количество пользователей с 10 до миллиона на сервере Microsoft. Его очень легко использовать, и вам нужно всего лишь играть по фиксированной ставке на человека.

Социальные функции также доступны через сообщения в блогах и на страницах. Вы также можете комментировать, ставить лайки и делиться ими. Вы также можете поделиться некоторыми списками элементов, если у вас есть разрешение.

Также существует сильная интеграция с Office 365 , поскольку он сделан той же материнской компанией, Microsoft. Если у вас есть файлы в Excel , Word или PowerPoint, вы можете редактировать их онлайн в SharePoint, а не загружать и редактировать.

Заключение

В этом посте мы обсудили три ключевых преимущества SharePoint. Мы говорили о том, что SharePoint очень хорош в управлении контентом , рабочих процессах бизнес-процессов и совместной работе .

Генри