Разрешения SharePoint | Группы против. Уровни

В этом блоге мы обсудим разрешения SharePoint . Мы объясним, почему они важны и почему вы должны их использовать. Вместе с этим мы поговорим о разнице между Permissions и Authentication . Кроме того, мы обсудим группы и уровни и почему изучение разницы между ними является критическим фактором при настройке разрешений на вашем сайте SharePoint.

Разрешения SharePoint — это фундаментальная функция сайта SharePoint. Это делает сайт более организованным и управляемым. Кроме того, это обеспечит безопасность на всем сайте.

Оглавление

• Разрешения против аутентификации
• Важность разрешений SharePoint
• Группы и уровни: обзор разрешений SharePoint
  • Категории групп
  • Категории уровней
• Важность групп и уровней для разрешений SharePoint
• Заключение

Разрешения против аутентификации

Разрешения и аутентификация — две похожие вещи, но каждая из них может дать вам преимущества. Они обеспечат безопасность вашего сайта.

Когда вы настраиваете разрешение страницы SharePoint, вы разрешаете определенному лицу или лицам из вашей организации доступ к странице. Они смогут внести некоторые изменения, добавить или удалить файл.

С другой стороны, Аутентификация обеспечивает дополнительную безопасность, поскольку пользователю придется доказывать, кто он на самом деле. Помимо ввода паролей, когда пользователь входит в систему, ему нужно будет доказать, что он является тем, за кого себя выдает.

Когда вы входите на свой сайт SharePoint , аутентификация выполняется через Microsoft 365. Имейте в виду, что аутентификация выполняется вне аутентификации SharePoint. Это связано с тем, что сайт SharePoint совпадает с проверкой подлинности для Outlook, Microsoft 365 или чего-либо, связанного с Microsoft.

Проще говоря, аутентификация доказывает, что вы тот, за кого себя выдаете, а разрешения основаны на том, кто вы есть.

Важность разрешений SharePoint

Разрешения SharePoint обеспечивают преимущества для вашей организации. Если вы не хотите, чтобы другие люди из вашей организации имели доступ к списку или данным или даже к самой странице, разрешения решат эту проблему за вас.

Основное преимущество, которое Разрешения могут дать вашей организации, заключается в том, что вы сможете разрешить, кто в вашей группе может получить доступ к той или иной странице и файлу.

Например, вы хотите, чтобы человек А получил доступ к странице. Этот человек может добавлять и изменять данные на странице. И если другие люди попытаются получить доступ к странице, они не смогут. Однако, как только они аутентифицируются как Лицо А , они могут получить доступ к странице и управлять ею.

Но самое лучшее в настройке разрешений на вашем сайте SharePoint — это баланс.

Как упоминалось выше, вы можете настроить человека в вашей организации, чтобы он контролировал страницу, в то время как остальные страницы будут принадлежать другим. Вы также можете создать группу на странице и иметь индивидуальные настройки для каждого.

Например, вы можете дать пользователю A настройки 1, 5, 10 и 12, а человеку B — настройки 2, 6, 8. Человеку C — настройки 11, 12, 13, 14 и другим членам организации. Это означает, что лицо А не может получить доступ к документу, который есть у лица С. То же самое относится и к человеку B , и к человеку C.

Вы также можете дать всем пользователям разрешения . Это позволит им иметь полный доступ ко всему сайту. Они могли добавлять, редактировать, удалять и многое другое. Однако мы бы не рекомендовали это. Поскольку у них есть полный доступ, они могут случайно удалить файл и очистить корзину.

Группы и уровни: обзор разрешений SharePoint

Разрешения SharePoint состоят из двух основных факторов: групп и уровней . В этой части блога мы объясним их различия и почему они важны.

Группы (иногда называемые Teams ) и уровни имеют категории.

Категории групп

• Владельцы. Именно они владеют сайтом и имеют полный контроль. В основном это владелец, а в большинстве случаев его правая рука или тот, кому он полностью доверяет.
• Участники. Они имеют непосредственное отношение к сайту SharePoint.
• Посетители. Это все люди в вашей организации. Они могут не иметь прямого отношения к сайту SharePoint.

Однако вы должны иметь в виду, что вы также можете добавить другие группы. Если у вас большая организация, вы можете назвать их в зависимости от их офиса или местоположения. Другими примерами являются « Высшее руководство », « Постоянные », « Члены Cisco » и многие другие.

Категории уровней

• Полный контроль. Здесь люди в группе имеют полный доступ. В основном этот уровень есть у группы владельцев .
• Дизайн. Группы могут добавить страницу и оформить ее. Кроме того, они могут добавлять новые страницы, редактировать конструкции таблиц, редактировать столбцы таблицы и изменять форматирование столбцов.
• Редактировать. Это более низкий уровень, чем «Дизайн» , потому что пользователи этого уровня не могут добавлять страницы или данные на сайт SharePoint.
• Способствовать. Группы на этом уровне могут добавлять элементы в список, редактировать их структуру или добавлять комментарии. Они не смогут добавлять новые страницы.
• Читать. Это самый низкий уровень по умолчанию. Они могут только читать данные и не могут изменять какие-либо элементы.

Подобно группам , вы также можете добавить другие уровни. Например, вы можете создать уровень под названием « Утверждение » , и у него будут разрешения только на утверждение вещей, а не на редактирование вещей только для их утверждения. У вас может быть другой уровень разрешений, называемый чтением таблиц, который позволяет пользователям только читать таблицы на вашем сайте и ничего больше.

Важность групп и уровней для разрешений SharePoint

Основным преимуществом групп и уровней является согласование разрешений . Вы можете указать, кто в вашей организации будет входить в группу «Владельцы» и другие группы с соответствующими уровнями.

Но самое приятное в этом то, что вы можете добавлять новые группы и уровни помимо стандартных. При этом вы можете легко решить, у кого есть определенные разрешения, поскольку вы можете смешивать и сопоставлять уровни. Кроме того, вы можете указать, что они могут делать.

Например, у нас есть новая группа, и мы назовем ее Group X. Затем создадим другие уровни разрешений, и назовем их Level 1 и Level 2 . Группы на уровне 1 могут редактировать страницу, а группы на уровне 2 могут изменять заголовок столбца таблицы. И если мы выровняем группу X как с уровнем 1, так и с уровнем 2 , у них будут разрешения на оба.

Имейте в виду, что если пользователь входит в несколько групп, он унаследует оба разрешения. Например , пользователь может быть частью группы Посетитель и Группы X. Это означает, что пользователь будет иметь уровень чтения и одновременно уровень 1 и уровень 2 . 

Кроме того, вы можете смешивать и сопоставлять разрешения на уровнях для полной настройки.

Заключение

Подводя итог, вы узнали, что такое разрешения SharePoint и почему они очень важны. Вы также узнали разницу между группами и уровнями вместе с их категориями.

Настоятельно рекомендуется использовать разрешения в SharePoint, поскольку это обеспечивает безопасность. Кроме того, это делает организацию более систематизированной, поскольку у каждого могут быть свои разрешения .

Я надеюсь, что это было полезно. Если вы хотите узнать больше об этой теме и другом связанном контенте, вы, безусловно, можете просмотреть список соответствующих ссылок ниже. 

Всего наилучшего,

Генри

Элемент списка SharePoint: редактирование одного и нескольких элементов
Списки SharePoint: обзор
Экспорт списков SharePoint в файл Excel или CSV