Сохранить вложение электронной почты в SharePoint с помощью Power Automate

В сегодняшнем блоге вы узнаете, как автоматически сохранять вложения электронной почты в SharePoint с помощью Power Automate. Используя поток Power Automate, я экономлю много времени в своих повседневных делах, и я надеюсь, что он также может сделать то же самое для вас. Вы можете посмотреть полное видео этого урока в нижней части этого блога.

Оглавление

• Обзор
• Сохранить вложение электронной почты в SharePoint и удалить электронную почту
• Пример потока Power Automate: LawtonAR
• Создание потока с использованием шаблона Power Automate
  • Шаг 1. Когда приходит электронное письмо с вложением
  • Шаг 2. Сохранение вложения электронной почты в Sharepoint
  • Шаг 3: Удаление электронной почты
• Использование Desktop Flow после сохранения вложения электронной почты в SharePoint
• Заключение

Обзор

Каждый день я получаю несколько писем с вложениями, и я регулярно беру эти вложения и сохраняю их в папку SharePoint . 

Но вместо того, чтобы просматривать каждое электронное письмо по отдельности, сохранять вложения в SharePoint и ежедневно обновлять файлы, я создал одноразовый поток в Power Automate, чтобы автоматизировать эту утомительную задачу.  

Таким образом, для каждого электронного письма, приходящего от определенного отправителя, поток берет вложение, перемещает его в SharePoint и перезаписывает существующий файл в этой папке. Затем я использую данные, хранящиеся в этом файле, для обновления файлов LuckyTemplates . Давайте рассмотрим шаги по настройке этого потока Power Automate.

Сохранить вложение электронной почты в SharePoint и удалить электронную почту

Начните с открытия Power Automate Online . Как вы можете видеть в Моих потоках, есть несколько потоков, которые я использую каждый день. Например, первые три потока в моем списке используют тот же шаблон Power Automate, о котором мы говорили. 

Я создал их с помощью шаблона Power Automate, который принимает вложения электронной почты, сохраняет их в SharePoint и даже удаляет электронную почту после этого, поэтому мне не придется беспокоиться об их удалении. 

Чтобы получить доступ к этому шаблону, нажмите «Шаблоны» , затем введите «Сохранить вложения электронной почты» в строке поиска. 

В результатах будут отображаться несколько связанных шаблонов Power Automate, но мы сосредоточимся на сохранении вложений электронной почты в SharePoint и удалении электронной почты . 

И вместо того, чтобы создавать это с нуля, мы возьмем существующий и посмотрим, как он настроен и как этот поток работает с течением времени.

Пример потока Power Automate: LawtonAR

В качестве примера рассмотрим один из моих потоков. LawtonAR — один из потоков, которые я создал и который работает уже некоторое время. 

Открыв это, мы увидим описание, которое является шаблоном, который мы выбрали ранее. Мы также можем увидеть дату его создания 20 августа, и мы знаем, что с тех пор он работает. 

Если мы прокрутим вниз, мы увидим ежедневную историю выполнения потока, продолжительность процесса и статус успешного или неудачного выполнения.

Сосредоточьтесь на столбце «Длительность» и обратите внимание на количество времени, необходимое для выполнения процесса. Как только электронное письмо попадает в папку «Входящие», потоку требуется от 2 до 3 секунд, чтобы принять вложение, сохранить его в SharePoint, а затем удалить электронное письмо.

Мне нужен этот поток, потому что у меня есть клиенты, использующие QuickBooks Online, и у меня есть несколько настраиваемых отчетов, которые отправляют мне электронную почту каждый день. Однако в настоящее время QuickBooks Online не поддерживает планирование электронной почты.

Как правило, электронные письма приходят с 4:30 до 5:00 по моему времени, что дает достаточно времени для сохранения файлов в SharePoint перед ежедневным обновлением LuckyTemplates.

Итак, это обзор нашей выборки, LawtonAR. Давайте теперь приступим к процессу настройки аналогичного потока Power Automate.

Создание потока с использованием шаблона Power Automate

Начните с нажатия «Изменить» , чтобы открыть поток и шаги, которые необходимо настроить для этого конкретного потока. Есть три основных шага, которые мы должны предпринять для этого потока.

Шаг 1. Когда приходит электронное письмо с вложением

Во-первых, когда приходит новое электронное письмо . Нажмите на этот шаг, чтобы открыть дополнительные параметры. 

В этом примере давайте выберем Inbox для папки . В поле «Кому» выберите правильный адрес электронной почты, особенно если у вас сохранено несколько адресов электронной почты. 

Выберите «Да» в разделе «Включить вложения» , потому что это то, что мы хотим перенести в SharePoint. Фильтр темы содержит ту же строку темы письма, в которой оно было получено. Установите для параметра «Важность» значение « Нормальный» и выберите «Да» для параметра «Только с вложениями» . 

И это все, что нам нужно заполнить для этого первого шага. 

Шаг 2. Сохранение вложения электронной почты в Sharepoint

Как только электронное письмо приходит, второй шаг говорит нам, куда переместить или взять вложения. Если у вас есть электронное письмо с пятью разными вложениями, оно может переместить каждый из этих файлов из одной точки в назначенное место.

Откройте второй шаг, Применить к каждому вложению в электронном письме . Когда он откроется, вы увидите, что «Вложения» уже размещены в разделе «Выбор вывода из предыдущих шагов».

Щелкните левой кнопкой мыши рядом с вложениями , чтобы открыть список динамического содержимого и выражений . Откройте подэтап «Создать файл» . В Адрес сайта добавьте адрес SharePoint для использования. Также укажите предпочитаемый путь к папке , куда вы хотите переместить вложения.

В поле «Имя файла» перейдите к списку «Динамическое содержимое» и выберите «Имя вложения» . Для Содержимого файла выберите Содержимое вложения .

Подводя итог второму шагу, мы берем вложение из исходного электронного письма, а затем указываем, куда и в какую папку мы хотим добавить его в SharePoint. Затем мы сохраняем его с именем вложения и содержимым. 

Шаг 3: Удаление электронной почты

Наконец, мы удалим электронную почту на третьем шаге. Откройте этот шаг, как мы делали в предыдущих двух.

Затем для идентификатора сообщения выберите его из списка динамического содержимого . Этот идентификатор сообщения имеет уникальный идентификатор сообщения , который поможет в удалении электронной почты позже. Затем добавьте соответствующий адрес электронной почты в поле Исходный адрес почтового ящика .

Что хорошего в этом потоке, так это то, что после его настройки и запуска вам не нужно беспокоиться о расписании. Это связано с тем, что поток будет иметь место только после того, как электронное письмо будет отправлено на предполагаемый адрес электронной почты с указанным фильтром темы и вложением. Только тогда он сохранит вложение электронной почты в SharePoint.

Использование Desktop Flow после сохранения вложения электронной почты в SharePoint

После сохранения файлов у меня есть другие потоки рабочего стола, которые затем переносят файлы из нашей временной папки (FilesToMove) в соответствующие папки, где файлы должны быть сохранены для обработки. 

Если я открою свои файлы на своем компьютере, я перейду в папку SharePoint > Power Reports — Documents > .FilesToMove . В настоящее время у меня есть файл, сохраненный и названный ReconAR.

После сохранения в этой папке нашим первым потоком мой рабочий стол берет этот файл отсюда, а затем перемещает его в соответствующую папку. Итак, если я вернусь в Power Reports — Documents , я смогу открыть другую папку с именем RECON .

Внутри этой папки мы видим, что поток рабочего стола сработал, а ReconAR уже перемещен. 

Microsoft Power Automate: автоматизация рабочих процессов
MS Power Automate Vs. Действия Power Automate Power Automate в SharePoint |
Учебник по глубокому погружению

Заключение

В заключение Power Automate может быть мощным инструментом для автоматического сохранения вложения электронной почты в SharePoint. Создав простой поток с помощью триггера «При поступлении нового сообщения электронной почты» и действия «Создать файл» , вы можете легко настроить систему для автоматического сохранения вложений в нужную папку SharePoint. 

Этот шаблон Power Automate может сэкономить ваше время и усилия, избавив от необходимости вручную загружать и загружать вложения, а также может помочь обеспечить правильное хранение и организацию важных документов. С помощью Power Automate этот процесс легко автоматизировать и оптимизировать рабочий процесс.

Всего наилучшего,

Джаррет Мур