Списки SharePoint: обзор

В этом блоге мы поговорим о важности и использовании списков SharePoint. Мы также обсудим различные способы создания списков в SharePoint.

Способ управления коллекцией данных, такой как таблица или база данных, в SharePoint осуществляется через списки SharePoint. База данных — это способ хранения информации. Любой тип информации, которую вы хотите хранить, возможен, будь то для вашей школы или бизнеса. 

Чтобы дать вам больше информации, вот как могут выглядеть списки SharePoint на примере, который мы сделали ранее.

Как видно из изображения, это файлы за счет компании.

Оглавление

• Подготовка файла Excel для вашего списка SharePoint
• Создание списков SharePoint из файла Excel
• Настройка списка SharePoint
• Настройка списка в SharePoint
• Другие способы создания списков SharePoint
• Заключение

Подготовка файла Excel для вашего списка SharePoint

Мы включили ссылку на ресурсы в этот блог, где вы можете скачать этот образец файла, который мы используем. Вы, конечно, можете использовать свой собственный файл Excel, если он у вас есть. 

Во-первых, давайте откроем файл Excel.

Однако перед импортом файла в SharePoint вы должны сообщить файлу Excel, что это таблица данных. Итак, в файле Excel выделите информацию, которую вы импортируете.

Затем нажмите «Форматировать как таблицу» .

Вы можете выбрать любой стиль таблицы, который вы хотите. Но для нашего примера мы будем использовать первый вариант Light .

После этого появится диалоговое окно . Он спросит, где находятся данные в таблице. 

Однако, поскольку мы выделили его ранее, диапазон строк уже есть. Так что ничего ставить не надо.

Затем установите флажок , который сообщает файлу Excel, что в вашей таблице есть заголовки.

Затем нажмите ОК .

Это сообщает Excel, что это таблица в Excel.

Поэтому, когда вы помещаете информацию в другие столбцы вне таблицы, Excel ее игнорирует. Когда вы импортируете его в свой список SharePoint, информация за пределами таблицы не будет включена.

Обязательно сохраните файл.

Создание списков SharePoint из файла Excel

Во-первых, вы должны убедиться, что вы находитесь на главной странице или дома. Нажмите «Создать» и выберите «Список».

Появится новое окно. Здесь вы можете выбрать, как вы хотите создать список. Существует три способа создания списка. В этом блоге мы сосредоточимся на создании списка из Excel. 

Если вы собираетесь импортировать его из файла Excel, выберите «Из Excel» . В нашем образце файла мы сказали Excel, что это таблица. 

Перейдем к файлу и нажмем «Открыть» .

Появится новое окно. Здесь вы можете настроить список SharePoint, который вы создаете. Также вы увидите данные из таблицы в файле Excel.

Настройка списка SharePoint

В верхней правой части окна вы увидите раскрывающееся меню. Здесь вы можете выбрать таблицу, которую хотите импортировать. Поскольку в нашем Excel всего 1 таблица, вы увидите только Table1. Но если у вас есть несколько таблиц, вы увидите их включенными в опции.

Также в этом окне вы увидите столбцы сверху. Вы можете использовать это, чтобы установить тип столбца для данных, которые вы импортируете.

Обратите внимание, что вы можете настроить его в соответствии с вашими потребностями. В нашем примере мы используем контактные данные. Следовательно, лучше всего выбрать название как нечто уникальное. Вместо использования имени для заголовка мы выберем адрес электронной почты. Итак, давайте щелкнем раскрывающееся меню в верхней части электронной почты . 

Затем выберите Заголовок из списка.

Имейте в виду, что вы не можете иметь более одного заголовка для типа столбца. После установки заголовка мы установим тип столбца для других столбцов нашего списка. Вы заметите, что существует несколько вариантов типа столбца. 

Для имени и фамилии мы будем использовать одну строку текста . Для DOB мы хотим использовать дату, но мы пока не можем ее использовать, поэтому мы также  будем использовать одну строку текста .

Затем для Office и Current Brand мы выберем Choice , чтобы позже можно было выбрать набор параметров.

А для номера телефона мы также будем использовать одну строку текста .

После этого нажмите Далее .

Настройка списка в SharePoint

В нашем примере мы будем использовать « Клиенты » в качестве имени .

Затем мы введем описание только что созданного списка, чтобы определить, о чем этот список. В нашем примере мы напечатаем « Это список наших существующих клиентов » в поле описания .

Затем мы снимем флажок с навигации по сайту , чтобы он не отображался на панели навигации по сайту слева.

Наконец, нажмите «Создать».

Мы попадем на страницу загрузки, а SharePoint создаст ваш список.

И как только это будет сделано, он автоматически перенаправит вас к списку, который мы только что создали.

Вы заметите, что он автоматически перемещает заголовок в начало. Это поможет вам определить, о чем данные.

Кроме того, все данные, которые мы импортировали, теперь готовы.

Другие способы создания списков SharePoint

В этой части мы просто покажем вам, как будут выглядеть другие варианты. Опять же, вы можете выбирать между пустым списком , из Excel и из существующего списка .

Если вы хотите создать новые данные, выберите Пустой список . Затем появится диалоговое окно с запросом имени списка, описания и того, хотим ли мы добавить его в навигацию по нашему сайту.

Если вы уже создали список и хотите создать его снова, выберите Из существующего списка . Затем появится диалоговое окно, в котором мы можем выбрать сайты, имеющие существующий список, который мы можем использовать.

После выбора существующего списка появится другое диалоговое окно, в котором мы можем указать имя списка, описание и указать, хотим ли мы добавить его в нашу навигацию по сайту. 

Есть также несколько доступных шаблонов на ваш выбор. Одна из лучших особенностей шаблонов заключается в том, что они имеют собственные представления и рабочие процессы.

Сайт проекта SharePoint: создание и настройка
Microsoft SharePoint | Обзор
Учебное пособие по MS SharePoint: создание учетной записи

Заключение

Подводя итог, мы узнали, как подготовить файл Excel перед его импортом в SharePoint. Что еще более важно, мы узнали, как создать список из файла Excel и другие способы создания списка.

Если вы будете следовать этим шагам, вы наверняка сможете привыкнуть к импорту таблиц из файлов Excel. Надеемся, что это руководство также помогло вам понять важность и использование списков SharePoint.

Всего наилучшего,

Генри