Управление версиями в библиотеке документов SharePoint

В этом руководстве мы поговорим об управлении версиями и истории версий в SharePoint . Управление версиями — это мощный инструмент в SharePoint. Если у нас есть все наши файлы в SharePoint, мы можем редактировать файлы в нашем настольном приложении или в Интернете. 

Благодаря управлению версиями документов в SharePoint вы можете легко отслеживать изменения элементов и данных и управлять ими. 

Если мы подумаем об обычном бизнес-процессе, когда кто-то создает документ, в процессе может быть внесено множество правок. Без SharePoint люди делают версии своих файлов, основываясь на заголовке файла, таком как версия1, версия2, конечная версия и так далее, и тому подобное. 

Проблема в том, что иногда мы можем отправить файл двум менеджерам, и каждый из них вносит правки независимо друг от друга. Итак, когда они отправят его нам обратно, нам нужно объединить эти правки. Вот почему многие команды переносят свои системы управления файлами непосредственно в SharePoint. Это связано с эффективностью управления версиями SharePoint.

Оглавление

• Редактирование файла для управления версиями документа в SharePoint
• Управление версиями документов в SharePoint
• Восстановление версий в SharePoint
• Заключение

Редактирование файла для управления версиями документа в SharePoint

Давайте откроем файл в SharePoint. 

Сделаем правку. Для этого примера я добавлю здесь предложение, говорящее: « Лучшая машина на свете — это Tesla ». Опять же, одна из приятных особенностей SharePoint заключается в том, что два человека могут одновременно работать над одним и тем же офисным файлом.

После этого закройте файл.

Управление версиями документов в SharePoint

Скажем, например, мы поняли, что на самом деле не хотим вносить это редактирование или изменения, и мы хотим вернуть этот файл к его предыдущей версии. Мы сможем сделать это легко, просто щелкнув многоточие рядом с файлом. 

Щелкните История версий .

Затем мы можем увидеть разные версии этого файла, когда они были сохранены, и людей, которые его модифицировали. Это очень полезно, потому что нам не нужно сохранять и отправлять новую версию другим людям каждый раз, когда нам нужно внести какие-то изменения в файл. Все это сохраняется в файле, который мы редактируем на сайте SharePoint. 

Давайте теперь вернем изменения, которые мы сделали ранее в файле. Мы знаем, что последняя версия — это когда мы внесли изменения в файл. Значит, надо искать версию до этого. В этом случае давайте нажмем версию 5.

Он попросит нас открыть его в нашем настольном приложении Word. Нажимаем кнопку «Открыть Word» .

Затем он попросит нас войти в систему. Опять же, нам нужно использовать учетную запись, которую мы используем в SharePoint. 

После входа в систему мы теперь можем видеть версию файла без правок или изменений, которые мы недавно сделали.

Восстановление версий в SharePoint

Мы также видим вверху, что мы можем сделать эту версию последней, нажав кнопку «Восстановить» .

Давайте пока просто закроем этот файл. 

Мы также можем восстановить эту версию, щелкнув маленькую стрелку раскрывающегося списка рядом с ней.

Затем нажмите Восстановить .

После этого нажмите кнопку OK во всплывающем окне.

Теперь в список была добавлена ​​версия 7 . Что мы сделали, так это сделали версию, точно такую ​​же, как версия 5 , которую мы хотим восстановить. 

Давайте теперь закроем историю версий .

Затем давайте снова откроем этот файл.

Теперь мы увидим, что изменения, которые мы сделали ранее, исчезли.

Учебное пособие по SharePoint: создание библиотеки документов SharePoint нового сайта
| Учебник для начинающих
Сайты Microsoft SharePoint: краткий обзор

Заключение

Подводя итог, мы узнали, что несколько человек могут одновременно редактировать файл. Мы также узнали, что управление версиями в SharePoint позволяет пользователям отслеживать все изменения, внесенные пользователями в один файл, с помощью истории версий . Это позволяет пользователям лучше управлять документами. Нет необходимости делать версию и затем отправлять ее нашему менеджеру, а затем еще одну версию каждый раз, когда мы вносим изменения. 

Кроме того, мы можем научиться восстанавливать версии документов и изменения файлов. Это особенно полезно, когда над проектом работают вместе несколько человек или когда информация проходит несколько этапов разработки и проверки.

Всего наилучшего,

Генри