Фильтрация метаданных в файлах SharePoint

Метаданные помогают поддерживать порядок в библиотеках документов. Мы можем добавлять метаданные в наши файлы, добавляя новые столбцы. После добавления его в наши файлы мы можем использовать их для сортировки, фильтрации или группировки наших файлов. В этом блоге мы обсудим, как мы можем выполнять фильтрацию метаданных в наших файлах SharePoint и ее преимущества.

Фильтрация метаданных делает фильтрацию файлов/документов в списках и библиотеках документов SharePoint более логичной и настраиваемой.

В этом примере мы добавили два столбца метаданных, а именно «Отдел » и «Тип расходов» . С их помощью мы можем сортировать, фильтровать или группировать по отделам.

Оглавление

• Фильтрация файлов SharePoint с помощью метаданных
• Группировка наших файлов SharePoint с использованием метаданных
• Заключение

Фильтрация файлов SharePoint с помощью метаданных

Чтобы отфильтровать наши файлы по этому столбцу, просто нажмите «Фильтровать по» .

Затем выбираем отдел, который мы хотим видеть. Например, мы хотим отфильтровать наши файлы по бухгалтерскому учету и продажам. Итак, давайте выберем их и нажмем кнопку «Применить» .

Как мы видим, теперь отображаются только файлы  Accounting и Sales .

Это лучший способ группировки или организации наших файлов по сравнению с использованием иерархии папок. Используя метаданные с фильтром или группировкой по функциям, мы можем одновременно видеть файлы бухгалтерского учета и продаж . Используя папки, нам нужно открывать их папки по отдельности, чтобы мы могли видеть или находить нужные нам файлы.  

Чтобы удалить фильтр, просто нажмите « Фильтровать по» еще раз, снимите флажки здесь или нажмите кнопку «Очистить все» и нажмите кнопку « Применить» . 

Группировка наших файлов SharePoint с использованием метаданных

Еще одна интересная вещь с нашими метаданными — использование группировки по функциям. При этом мы можем сгруппировать наши файлы по отделам или типам расходов. Просто нажмите «Группировать по отделам» , чтобы увидеть, как это будет выглядеть.

Как мы видим, наши файлы теперь сгруппированы по типу отдела. Файлы в разделе «Бухгалтерия » сгруппированы вместе, так же, как и в разделе «Продажи» и т. д.

Это позволяет очень легко классифицировать наши файлы. Мы также можем использовать раскрывающиеся списки, чтобы легко просматривать наши файлы, если у нас их сотни. Мы можем свернуть их по группам и показать только ту группу, которую хотим видеть.

Технически мы могли бы сделать то же самое со структурой папок. Однако именно здесь метаданные действительно помогают, потому что мы также можем сделать это с помощью других столбцов метаданных, таких как наш столбец «Тип расходов» . 

Если нас не интересуют файловые отделы и вместо этого нам нужно сгруппировать или отфильтровать их по типу расходов, мы могли бы просто сделать то же самое в этом столбце «Тип расходов» . Например, давайте отфильтруем наши файлы по типу командировочных расходов.

Затем мы увидим файлы, относящиеся к командировочным расходам, независимо от их отдела.

Мы также можем выполнять фильтрацию и группировку одновременно. Например, если мы хотим увидеть все отделы, кроме отдела маркетинга, то давайте пропустим маркетинг. 

Затем мы можем сгруппировать эти файлы, отфильтровав их, просто щелкнув « Группировать по отделам» . 

Мы также можем одновременно создавать фильтры для столбца «Отдел» и «Тип расхода» . Например, мы можем показать расходы на командировки и расходные материалы только в бухгалтерии .

Добавление файлов SharePoint на компьютер
Добавление метаданных в SharePoint с помощью столбцов
Библиотека документов SharePoint | Учебник для начинающих

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что как только мы добавили метаданные в наши файлы, мы можем легко организовать наши файлы так, как мы хотим, что повышает эффективность организации.

Этот механизм фильтрации и группировки позволяет пользователям динамически фильтровать и находить содержимое в библиотеках документов. Это имеет смысл, если вы настроите свою библиотеку с помощью пользовательских метаданных/столбцов. Если у вас не настроены пользовательские метаданные, у вас будут только те фильтры, которые существуют по умолчанию в любой библиотеке.

Всего наилучшего,

Генри