Функция автоматизации SharePoint | Введение

В этом руководстве мы обсудим, как мы можем использовать функцию автоматизации Microsoft SharePoint для создания рабочих процессов .

Функция «автоматизации» в SharePoint может помочь вам в микроуправлении пользователями, библиотеками, списками и рабочими процессами SharePoint.

Прежде чем мы перейдем непосредственно к нашей основной теме, давайте сначала обсудим рабочие процессы . Таким образом, вы сможете четко понять, как работает функция « автоматизации » при создании рабочих процессов.

Оглавление

• Рабочий процесс в SharePoint
• Создание рабочего процесса с помощью функции автоматизации SharePoint
• Проверка и тестирование рабочего процесса в SharePoint
• Создание рабочего процесса с условиями с помощью SharePoint Automate
• Проверка состояния рабочего процесса
• Заключение

Рабочий процесс в SharePoint

Рабочий процесс — это просто визуальное представление любой задачи. Рабочие процессы обычно имеют компонент триггера и действия. Триггер отвечает за выполнение рабочего процесса . С другой стороны, действие — это событие или условие, происходящее в рабочем процессе.

SharePoint использует для работы с рабочими процессами. С помощью Power Automate вы сможете создавать лаконичные и удобные рабочие процессы . Представьте себе рабочий процесс, в котором триггером является момент, когда кто-то вносит изменения в элемент в списке, и действие будет получать уведомление по электронной почте.

Этот рабочий процесс похож на то, что мы называем « Оповещением » в SharePoint. Позже мы попытаемся воссоздать некоторые оповещения с помощью Power Automate . Обратите внимание, что Power Automate можно использовать в разных приложениях. Однако в этом руководстве мы сосредоточимся только на его использовании в SharePoint.

Создание рабочего процесса с помощью функции автоматизации SharePoint

Чтобы создать рабочий процесс и использовать функцию «автоматизации» в SharePoint, перейдите к своим « Спискам » и нажмите кнопку « Перейти » в списке «Клиенты » .

После открытия списка вы должны увидеть функцию « Автоматизация » прямо вверху списка клиентов.

Обратите внимание, что эта функция работает в списках любого типа, в которых есть столбец пользовательского типа . В этом случае у нас есть столбец Sales Associate . Теперь давайте начнем создавать рабочий процесс, в котором, если элемент добавлен в список клиентов , нам будет отправлено уведомление по электронной почте.

Для этого щелкните раскрывающийся список « Автоматизация », затем выберите параметр « Создать правило ».

После того, как вы выберете опцию «Создать правило», появится окно «Создать правило» . Это окно содержит различные условия, которые вы можете выбрать. Каждое из этих условий или правил действует как триггер . Для этого примера выберем условие « Создается новый элемент ».

После этого вам нужно будет настроить условие. Однако для этого правила нам это не нужно, потому что нет условия, которое нам нужно изменить. В этом случае мы изменим только то, кто будет уведомлен о создании нового элемента.

Присвоим значение адресу электронной почты , нажав на него. Затем в раскрывающемся списке выберите вариант « Я ». Это означает, что мы будем получать уведомления по электронной почте всякий раз, когда в списке клиентов создается новый элемент .

Затем нажмите кнопку «Создать» , чтобы завершить настройку правила.

Затем убедитесь, что это правило активно, переключив переключатель в положение « Вкл. ». Затем закройте окно.

Проверка и тестирование рабочего процесса в SharePoint

Если вы хотите проверить, правильно ли создан рабочий процесс, вы можете щелкнуть функцию « Автоматизация » и выбрать параметр « Управление правилами ».

Это вернет вас к тому же окну, которое вы видели после создания рабочего процесса. Здесь вы можете управлять рабочими процессами, которые вы будете создавать, включая и выключая их.

Просто закройте это окно, как только закончите проверку последнего созданного вами рабочего процесса. Начнем тестирование рабочего процесса, нажав на кнопку « Создать ».

Затем заполните поля для нового элемента.

После заполнения полей нажмите « Сохранить », чтобы завершить создание элемента.

Чтобы найти новый элемент, давайте прокрутим вниз до самого конца списка.

Наконец, перейдите в свой почтовый ящик, чтобы проверить, получили ли вы электронное письмо о новом элементе, созданном в этом списке.

Проверив свой Outlook , я получил автоматическое электронное письмо от SharePoint Online, в котором говорилось: «Генри Легге добавил [email protected]» в список клиентов . Это означает, что созданный нами рабочий процесс работает правильно.

Пока рабочий процесс активен, вы будете получать электронное письмо всякий раз, когда кто-либо создает новый элемент в списке «Клиенты». Просто чтобы уточнить, в этом примере триггер рабочего процесса, который мы выбрали, — это когда « Создается новый элемент », а действие — мы получим электронное письмо .

Создание рабочего процесса с условиями с помощью SharePoint Automate

В предыдущем примере мы создали рабочий процесс без настройки условий. На этот раз мы создадим другой рабочий процесс , но с условиями. Начнем с того, что нажмем « Автоматизировать » и выберем опцию « Создать правило ».

с

Затем из списка правил выберите вариант « Изменения столбца ».

С помощью этой опции вы теперь можете настроить триггер вашего состояния. Например, я установлю триггер на изменение столбца «Продавец-консультант» . Отправка электронного письма будет действием , и я установлю его на продавца. Просто нажмите кнопку « Создать » , чтобы создать рабочий процесс.

В этом примере каждый элемент в списке «Клиенты» связан с продавцом. Однако, если торговый представитель уволен, менеджер обязан назначить клиента новому торговому партнеру. Затем вновь назначенный торговый представитель должен получить электронное письмо по этому вопросу.

После создания рабочего процесса появится всплывающее окно «Управление правилами», и вы увидите, что доступны 2 правила, которые включают рабочий процесс, который мы создали ранее, и последний.

Просто закройте окно, как только закончите проверять статус правил. 

Проверка состояния рабочего процесса

Чтобы проверить наше состояние, я собираюсь выбрать Джейсона Зеления из списка и начать редактирование его записи, нажав кнопку «Редактировать» .

После нажатия кнопки «Изменить» прокрутите вниз список записей, пока не найдете поле «Продавец-консультант» .

В этом случае я сменю продавца-консультанта с Джейми Краста на Брэда Питта .

Затем нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить изменения.

Наконец, мы проверим, правильно ли работает рабочий процесс, зайдя в электронную почту Брэда Питта .

Поскольку Брэд Питт — новый торговый представитель, назначенный на [email protected], электронное письмо было отправлено ему. В электронном письме вы можете нажать кнопку « Перейти к элементу » , чтобы перейти непосредственно к измененному элементу и отключить уведомление, нажав « Почему я получаю это уведомление? " связь.

Это один из сложных рабочих процессов, которые можно создать в SharePoint с помощью функции автоматизации.

Microsoft Power Automate: автоматизация рабочих процессов,
интеграция SharePoint с Power Platform,
настройка оповещений списка SharePoint

Заключение

Подводя итог, вы узнали, что такое рабочий процесс и его компоненты: триггер и действие. Вы также смогли понять, как функция автоматизации работает в SharePoint. Функция «автоматизации» в SharePoint является исключительной с точки зрения оповещения людей в вашей организации. Благодаря этому вам не нужно вручную отправлять электронное письмо кому-либо, когда что-то изменяется в списке или библиотеке.

Есть больше вещей, которые вы можете сделать с функцией автоматизации, поэтому найдите время, чтобы узнать о ней больше. Если вы хотите узнать больше об этой теме и другом связанном контенте, вы, безусловно, можете просмотреть список соответствующих ссылок ниже.

Всего наилучшего,

Генри