Что такое Power Automate? -Полное руководство

Вы ищете более простой способ быстро и эффективно выполнять все свои утомительные рутинные задачи? Если это так, то Power Automate может быть решением, которое вы искали.

Это руководство по Power Automate содержит всю информацию и примеры, необходимые для раскрытия всего потенциала автоматизированных рабочих процессов Power Automate.

Создавайте простых ботов во время процесса ввода данных, чтобы создавать сложные потоки, которые организуют сквозные бизнес-решения — Power Automate может произвести революцию в вашем бизнесе, если все сделано правильно!  

Оглавление

• Что такое Microsoft Power Automate?
• Как Power Automate работает с приложениями Microsoft 365?
• Важность автоматизации в бизнес-процессах
• Распространенное использование Power Automate в разных отраслях
• Ключевые особенности Power Automate 
• Как создать и настроить учетную запись Power Automate 
• Терминология Power Automate: основные понятия и определения
• Подключение к внешним источникам данных и службам 
• Типы рабочих процессов, которые помогут вам начать работу
  • Потоки бизнес-процессов
  • Потоки рабочего стола
  • Облачные потоки
    • 1. Автоматизированные потоки
    • 2. Мгновенные потоки
    • 4. Запланированные потоки
  • Выбор правильного облачного потока
• Роль триггеров и действий в Power Automate
• Расширенные методы Power Automate 
  • Использование переменных и выражений в Power Automate
• Реализация условной логики и циклов
• Создание пользовательских коннекторов и API
• Два практических применения Power Automate в реальных сценариях
  • Пример 1. Массовая рассылка электронных писем с помощью Instant Cloud Flow в Power Automate
  • Пример 2. Перенос данных Excel в список Sharepoint 
• 6 лучших практик для Power Automate
  • 1. Управление потоками и процессами автоматизации
  • 2. Тестирование и отладка рабочих процессов 
• Power Automate против других инструментов автоматизации
• 3 потрясающих преимущества Power Automate
• 3 ограничения использования Microsoft Power Automate
• Автоматизировать или не автоматизировать?

Что такое Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (ранее Microsoft Flow) — это мощный инструмент автоматизации, который помогает автоматизировать повторяющиеся и выполняемые вручную задачи удобным для пользователя способом.

Благодаря интуитивно понятному интерфейсу перетаскивания Power Automate идеально подходит как для программистов, так и для тех, кто не занимается кодированием, позволяя создавать рабочие процессы на основе правил и экономить время на рутинных задачах.

Чтобы начать автоматизировать свой процесс, вы можете начать с визуализации потока процесса с помощью блок-схемы. Эта блок-схема включает в себя различные элементы, такие как шаги, переменные, циклы и условия. Затем вы можете реплицировать эту блок-схему в Microsoft Power Automate, чтобы автоматизировать процесс.

Он также предлагает большую гибкость, когда дело доходит до реализации — просто настройте существующие шаблоны или создайте собственное решение с нуля.

Таким образом, вы можете автоматизировать широкий спектр задач с помощью Microsoft Power Automate, что делает его мощным инструментом для бизнеса.

В этом подробном руководстве мы предоставим обзор Microsoft Power Automate и рассмотрим его компоненты. Мы также проведем вас через процесс создания рабочего процесса и предоставим реальные примеры того, как он работает и как его использовать для автоматизации различных аспектов рабочих процессов. 

Power Automate поддерживает более 900 популярных приложений и служб, таких как Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive и другие, что делает его универсальным инструментом для многих отраслей и предприятий. Кроме того, он интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как SharePoint, Dynamics 365 и PowerApps, поэтому вы можете создавать более мощные и настраиваемые рабочие процессы с минимальным кодом.

Как Power Automate работает с приложениями Microsoft 365?

Microsoft Office 365 — это пакет приложений, необходимый для работы тысяч компаний по всему миру.

Эти приложения включают Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive и другие продукты Microsoft. Каждое приложение выполняет свою определенную функцию, но, как правило, они работают независимо друг от друга и не взаимодействуют друг с другом.

Ну, это было до тех пор, пока не появилась Power Automate.

С введением Power Automate эти приложения теперь могут собирать данные, взаимодействовать друг с другом и выполнять действия на основе триггеров из других приложений. Эта интеграция повышает производительность и эффективность за счет автоматизации задач, ранее выполняемых вручную.

Например, электронные письма, полученные в Outlook, могут инициировать действия в Excel или OneDrive для оптимизации рабочих процессов и снижения риска ошибок. 

Важность автоматизации в бизнес-процессах

Инструмент автоматизации бизнес-процессов, такой как Power Automate, предоставляет удобный интерфейс, который позволяет пользователям создавать и управлять сложными рабочими процессами без необходимости кодирования или технических знаний.

Мировой рынок роботизированной автоматизации процессов находится на подъеме, и прогнозируемый совокупный годовой темп роста составит 38,2% в период с 2022 по 2030 год.

Эта технология меняет методы работы предприятий с помощью программных роботов, которые могут автоматизировать повседневные задачи в различных отраслях.

Преимущества автоматизации многочисленны и весомы, в том числе:

• Это экономит время и позволяет персоналу выполнять задачи более высокого уровня, повышающие ценность бизнеса.  
• Повышает эффективность за счет поддержания постоянной скорости процесса. 
• Сокращает трудозатраты за счет выполнения исключительно сложных задач, высвобождая деньги, которые можно использовать в других целях.
• Устраняет ошибки, особенно при ручном вводе данных, что может предотвратить дорогостоящие ошибки для вашего бизнеса. 

Наконец, это улучшает обслуживание клиентов, обеспечивая быструю и эффективную коммуникацию, позволяя вам строить лучшие отношения, не тратя много времени.

Давайте проверим некоторые ключевые способы использования Power Automate.

Распространенное использование Power Automate в разных отраслях

Power Automate — это универсальный инструмент автоматизации, который можно применять в самых разных отраслях и вариантах использования. Вот несколько примеров того, как Power Automate используется в разных отраслях:

• Здравоохранение : индустрия здравоохранения является одной из наиболее важных отраслей, в которой существует насущная потребность в автоматизации. С помощью Power Automate организации здравоохранения могут автоматизировать задачи и рабочие процессы, которые раньше выполнялись вручную, экономя время и повышая эффективность.
  
  Эти задачи и рабочие процессы включают планирование встреч за счет интеграции с системами электронных медицинских карт. Он также может автоматизировать выставление медицинских счетов, обработку претензий и управление запасами, уменьшая количество ошибок и сокращая время обработки. 
• Финансы : частое использование Power Automate в финансах — это управление кредиторской и дебиторской задолженностью, ценообразование, процессы утверждения и ввод данных. Благодаря автоматизации этих процессов счета-фактуры могут обрабатываться и оплачиваться быстро, а данные согласовываться, что снижает риск ошибок и просроченных платежей.
  
  Power Automate позволяет автоматически импортировать и согласовывать данные, что снижает потребность в ручном вводе данных и устраняет неточности.
• Производство : обрабатывающая промышленность давно известна ручными, трудоемкими процессами, которые медленны и трудны в управлении.
  
  Использование технологий автоматизации, таких как Microsoft Power Automate, имеет важное значение для производителей, стремящихся повысить эффективность, снизить затраты и сохранить конкурентное преимущество. 
  
  Power Automate может повысить эффективность производства, легко автоматизируя повторяющиеся задачи и интегрируя их с существующими системами. Он может помочь оптимизировать производственные процессы и управление заказами, улучшить работу оборудования, упростить обработку данных и документов и полностью интегрироваться с решениями ERP.
  
  Кроме того, Power Automate может упростить автоматическое создание отчетов и оптимизировать обслуживание оборудования. 
• Розничная торговля : Power Automate может дать ритейлерам конкурентное преимущество, автоматизируя трудоемкие задачи и интегрируя их с системами. Используя искусственный интеллект, ERP-системы, IoT, программное обеспечение POS и роботизированную автоматизацию процессов, розничные продавцы могут оптимизировать процессы и улучшить обслуживание клиентов, экономя время и деньги.
  
  Power Automate помогает менеджерам управлять запасами, автоматизировать выполнение заказов, отгружать и отслеживать данные о продажах, предоставляя при этом свои информационные панели KPI. 

Ключевые особенности Power Automate 

Как вы теперь знаете, Microsoft Power Automate предоставляет широкий спектр функций, которые позволяют пользователям создавать собственные рабочие процессы, интегрировать приложения и улучшать совместную работу. 

Давайте погрузимся в них немного глубже.

Автоматизация рабочего процесса

Используя визуальные блок-схемы, пользователи могут создавать собственные рабочие процессы для выполнения таких задач, как отправка уведомлений, управление утверждениями или обновление записей. Платформа поддерживает множество коннекторов, обеспечивая беспрепятственную интеграцию с популярными сервисами, такими как SharePoint, Dynamics 365 и Outlook.

Полная интеграция и настройка

Полная интеграция с приложениями Microsoft 365 позволяет пользователям создавать автоматизированные рабочие процессы и инициировать задачи непосредственно из таких приложений, как SharePoint, Excel и Microsoft Teams. Чтобы упростить создание рабочих процессов, Power Automate предоставляет готовые шаблоны для общих задач, которые пользователи могут настраивать в соответствии со своими конкретными потребностями.

Additionally, Power Automate can integrate third-party apps and services like Salesforce, Google Sheets, Mailchimp, and an extensive library of over 900 connectors, making it a versatile and powerful tool for automating tasks and processes across platforms. become a tool. 

To top it off, you can also use Power Automate to post to social media and schedule a few tweets, but that is another story for another day.

Robotic Process Automation (RPA)

Power Automate Desktop introduces Robotic Process Automation (RPA) capabilities, enabling users to automate tasks on their desktop machines. RPA is particularly useful for automating processes involving legacy systems, local files, or screen scraping.

Users can record their actions and use Power Automate Desktop to create bots that replicate these actions automatically.

Mobile App

The Power Automate mobile app allows users to manage and monitor their workflows on the go. The app supports instant flows, enabling users to trigger actions manually through Flow Buttons. Additionally, users can track the status of their flows, receive push notifications, and approve requests directly from their mobile devices.

Security and Compliance

Power Automate complies with Microsoft’s strict security and compliance standards to ensure data protection and privacy. The platform supports data loss prevention (DLP) policies that allow organizations to control the flow of sensitive information between applications. Additionally, Power Automate complies with various industry standards such as GDPR, HIPAA, and FedRAMP too.

Ok, now it’s time to get you up and running.

How to Create & Setup a Power Automate Account 

To get started with Power Automate, visit the official Power Automate Website

After signing in, you will land on the homepage, which serves as the central hub for managing your workflows and connectors

Now before you start doing anything, let’s quickly get you on top of a few key concepts.

Power Automate Terminology: Key Concepts and Definitions

As you dive deeper into the world of Power Automate, it’s essential to familiarize yourself with the terminology used throughout the platform.

Understanding these terms will make it easier for you to create, manage, and optimize your flows.

Here’s a comprehensive list of Power Automate terms with clear explanations to help you navigate the platform with confidence:

Flow: A flow refers to various types of workflows to suit different business needs. These flows are a series of automated steps, actions, and conditions that define your automated process.

Connector: A pre-built integration that enables the communication between Power Automate and external applications or services.

Connectors allow you to access data and perform actions within connected services.

Template: They are prepackaged flows that contain a set of triggers, actions, and conditions to automate a specific task or process. Templates can be used as a starting point for creating custom flows, saving you time and effort.

Alt text: Microsoft Power Automate templates

Trigger: An event or condition that initiates a flow. Triggers can be based on specific events, such as receiving an email, or they can be scheduled to run at predetermined intervals.

Action: A single operation or task performed within a flow. Actions can include sending emails, updating records, or creating new items in a list.

Condition: A decision-making element within a flow that evaluates specified criteria and performs different actions based on whether the criteria are met (true) or not (false).

Loop: A flow control structure that repeats a sequence of actions for each item in a collection or until a specific condition is met. Loops allow you to perform batch operations or apply operations to multiple elements.

Connecting to External Data Sources and Services 

Connecting to external data sources and services is a key benefit of using Power Automate.

To connect to an external data source or service, users must provide credentials or an API key to authenticate the connection. Once authenticated, the connector grants access to data and allows the user to perform actions within the connected service.

This feature not only makes Power Automate more versatile, but also simplifies the process of integrating different applications and services to create more efficient and streamlined workflows. 

But, establishing the necessary data infrastructure for business insights can be both costly and time-consuming, due to the multitude of data technologies, APIs, and security models involved.

Furthermore, skilled developers with expertise in deploying, configuring, managing, and integrating these technologies are often hard to find and expensive to hire.

Dataverse addresses these challenges by offering an accessible, manageable, compliant, secure, scalable, and globally available SaaS data service. 

Formerly known as Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse is a versatile data platform that provides enterprises with a secure, scalable, and easy-to-use solution for managing and integrating data across a wide variety of applications and services.

Dataverse’s unique capabilities enable businesses to build custom applications, automate processes, and create insightful reports using Power Apps, Power Automate, and LuckyTemplates.

By leveraging the power of Dataverse in Power Automate, users can create and automate workflows that access and manipulate data stored in Dataverse. 

Now, let’s check out the different types of workflows so you can decide what you need to focus on.

Types of Workflows To Help You Get Started

There are multiple different flow types, each designed for a specific automation scenario. Understanding the different flow types and their ideal use case will help you unlock the full potential of Power Automate.

Let’s dive in.

Business Process Flows

Business Process Flows provide a guided user experience that walks users through a specific process.

These flows are organized into stages and steps within each stage. When crafting a business process flow , users should opt for the “Business process flow” choice while initiating a new flow.

This enables you to define the various stages involved in the process and determine the actions to be executed at each stage.

Business Process Flows are specifically designed for Dataverse and can only be used with Dataverse tables, Dynamics 365, or model-driven applications.

They require additional licensing on top of standard Microsoft 365 licenses.

Desktop Flows

Desktop Flows utilize Robotic Process Automation (RPA) to automate tasks on a user’s desktop machine.

To create Desktop Flows, users need to download and install the Power Automate Desktop application. These flows are suitable for automating tasks involving legacy software, Excel sheets, or screen scraping.

A free version of Power Automate Desktop is available for Windows and Mac users, but some scenarios may require upgrading to a premium license.

Cloud Flows

In Power Automate, “cloud flows” refer to flows that are designed and run entirely in a cloud-based environment. These flows require no on-premises infrastructure or resources and can be easily accessed and managed from anywhere with an internet connection.

User interactions such as pressing a button on a web page or mobile app, or even pre-defined schedules such as running at a specific time each day can also serve as triggers for these flows. 

There are three types of Cloud Flows:

1. Automated Flows

Automated flows are the most common type of flow in Power Automate. These flows automatically trigger workflows when events occur in your data source.

For example, a workflow can be triggered when an item is added to a SharePoint list or a file is uploaded to a SharePoint document library.

Automated flows work with over 900 different connectors and require no manual intervention.

Alt text: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Instant Flows

Unlike automated flows, instant flows require user interaction to trigger the workflow.

These can be started manually from Power Automate, Power Apps, or other applications such as SharePoint, OneDrive, or Microsoft Teams.

Instant flows can also be triggered by HTTP requests and used with Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

By now, you should have a good idea of what Power Automate is capable of. Like anything you do, it is important to understand best practices.

Let’s check them out.

6 Best Practices for Power Automate

To get the most out of Power Automate, it’s important to follow best practices when creating and managing your flows.

Here are some of them:

1. Managing flows and Automation Processes

Plan and design your flow

When automating tasks with Power Automate, it’s tempting to start building flows right away, (believe me), but planning is key to a successful implementation.

For large projects, planning can help you avoid platform limitations, maintainability and performance issues.

Before you start, it’s important to gather all the information you need, such as license type, run volume, and business process complexity.

Затем определите необходимые триггеры, действия и условия и наметьте общую структуру потока. Этот начальный этап планирования поможет вам избежать потенциальных проблем и обеспечит более плавный процесс создания потока.

Используйте встроенные шаблоны

Power Automate предлагает широкий спектр встроенных шаблонов, которые можно использовать в качестве отправной точки для ваших потоков. Изучите эти шаблоны, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и соответствующим образом настройте его.

Шаблоны экономят ваше время и помогают изучить лучшие практики из предварительно созданных потоков.  

Используйте обработку ошибок и уведомления

Чтобы сделать ваши потоки более надежными и отказоустойчивыми, внедрите механизмы обработки ошибок, такие как использование действий «Область» для группировки связанных действий и обработки ошибок или исключений.

Кроме того, рассмотрите возможность добавления уведомлений (например, по электронной почте или сообщениям Teams), чтобы предупредить вас о возникновении ошибок, что позволит вам оперативно решать проблемы.

Оптимизация производительности потока

Power Automate накладывает определенные ограничения на выполнение потоков. Для обеспечения оптимальной производительности обратите внимание на следующее:

• Сведите к минимуму количество действий в потоке, чтобы снизить риск превышения этих ограничений.
• Используйте параметры «Фильтровать запросы» в таких действиях, как «Получить элементы» или «Получить строки», чтобы получить только необходимые данные, снизив нагрузку на поток и повысив его эффективность.

Держите свои потоки организованными и поддерживаемыми:

По мере того, как ваши потоки становятся все более сложными, становится крайне важно поддерживать их организованность и удобство обслуживания. Для этого воспользуйтесь следующими советами:

• Дайте четкие описательные имена для ваших действий, переменных и соединителей.
• Используйте комментарии, чтобы объяснить назначение определенных действий или разделов в потоке.
• Сгруппируйте связанные действия в рамках действий «Область», чтобы создать модульную и организованную структуру.

2. Тестирование и отладка рабочих процессов 

Тестирование и отладка рабочих процессов в Power Automat необходимы для обеспечения правильной работы вашего потока и достижения намеченной цели.

Power Automate предоставляет несколько инструментов и методов для тестирования и отладки ваших потоков.

1. Использование сред. Используйте различные среды в клиенте вашей организации, чтобы разделить этапы разработки, тестирования и производства. Эта практика помогает уменьшить количество ошибок и обеспечивает более плавный процесс разработки.
   
   Если вы используете премиум-лицензию для Power Apps, воспользуйтесь этой функцией. 

1. Монитор. Инструмент монитора в Power Apps помогает диагностировать проблемы приложений и отслеживать сетевые запросы и ответы в режиме реального времени.
   
   Он предоставляет информацию об имени, элементе управления и свойстве формулы, о том, где возникает проблема в приложении, о запросе и подробностях ответа. 

1. Функция трассировки. Используйте функцию трассировки в сочетании с инструментом «Мониторинг», чтобы регистрировать пользовательские сообщения и получать информацию о производительности и проблемах в вашем приложении. Эта функция помогает понять работу приложения и определить потенциальные узкие места или проблемные области.

1. Power Apps Test Studio: это функция, предназначенная для упрощения тестирования и проверки вашего приложения в процессе разработки. Он предоставляет среду для создания и запуска тестовых случаев для вашего приложения на основе холста, гарантируя, что ваше приложение работает должным образом, прежде чем развертывать его для конечных пользователей.
   
   Test Studio можно найти на портале Power Apps Maker, перейдя в меню в разделе «Дополнительные инструменты» слева. 

Power Automate против других инструментов автоматизации

В постоянно расширяющемся мире инструментов автоматизации Microsoft Power Automate выделяется как мощное и универсальное решение, но это не единственный доступный вариант.

Конкурирующие платформы, такие как Automation Anywhere, UiPath и Zapier, также предлагают надежные возможности автоматизации, каждая из которых имеет свои сильные стороны и возможности.

Power Automate отличается бесшовной интеграцией с продуктами Microsoft 365, простым в использовании интерфейсом и широким набором встроенных соединителей. С другой стороны, Automation Anywhere и UiPath известны своими расширенными возможностями роботизированной автоматизации процессов (RPA), более сложными потребностями и крупномасштабной прикладной автоматизацией предприятия.

При выборе подходящего инструмента автоматизации для вас или вашего бизнеса важно учитывать такие факторы, как конкретные потребности, существующая программная экосистема и уровень сложности процесса, который вы хотите автоматизировать.  

3 потрясающих преимущества Power Automate

В Power Automate так много всего, что нам нравится, но вот три вещи, которые нам в нем нравятся.

1. Обширная библиотека соединителей : Power Automate предлагает наиболее полный список соединителей, в настоящее время доступно более 900 соединителей. Кроме того, платформа ежемесячно добавляет от 10 до 30 новых коннекторов , гарантируя, что она всегда будет в курсе последних приложений и сервисов.
   
   Постоянное добавление новых соединителей еще больше повышает универсальность платформы, что делает ее надежным выбором для предприятий любого размера.
2. Простота использования:   Power Automate разработан так, чтобы быть удобным для пользователя, с интерфейсом перетаскивания, который позволяет пользователям легко создавать рабочие процессы без каких-либо знаний в области кодирования. Он также предлагает широкий спектр шаблонов, которые пользователи могут настроить в соответствии со своими конкретными потребностями, что еще больше упрощает процесс автоматизации.
3. Новый AI Builder от Power Automate : поскольку использование генеративного ИИ в отрасли растет, AI Builder становится ценным инструментом, который дает компаниям конкурентное преимущество. Компании могут сэкономить время и ресурсы, автоматизировав сложные процессы и одновременно повысив точность и точность. Интуитивно понятный интерфейс AI Builder и готовые шаблоны позволяют пользователям легко создавать собственные модели машинного обучения без навыков программирования.
   
   Эта демократизация ИИ позволит компаниям любого размера использовать преимущества машинного обучения и ИИ, не вкладывая средства в дорогостоящие группы специалистов по обработке и анализу данных.

Кроме того, AI Builder легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, позволяя пользователям дополнительно автоматизировать свои рабочие процессы.

Например, предприятия могут использовать AI Builder для извлечения данных из счетов и квитанций и использовать Power Automate для отправки этой информации в другие приложения, такие как Dynamics 365 и Excel.

Эта интеграция помогает компаниям оптимизировать процессы, уменьшить количество ошибок и, в конечном счете, повысить эффективность и производительность.

3 ограничения использования Microsoft Power Automate

1. Затраты складываются с платными планами: Power Automate предлагает бесплатный план, но с такими ограничениями, как максимальная частота потока 15 минут.
   
   Организациям с более сложными рабочими процессами и большей потребностью в автоматизации может потребоваться перейти на платный план. Стоимость Power Automate зависит от плана и использования. Премиум-планы начинаются с 40 долларов за пользователя в месяц. Эти платные планы поставляются с расширенными функциями и опциями с более высоким потоком, которые важны для предприятий с высокими потребностями в автоматизации.
   
   Однако затраты на план могут быстро возрасти, особенно в крупных организациях с большим количеством пользователей. Поэтому важно, чтобы организации тщательно оценивали свои потребности в автоматизации и ее использование, прежде чем брать на себя обязательства. 
2. Влияние на производительность из-за сложных рабочих процессов: Power Automate может значительно снизить производительность при выполнении сложных рабочих процессов.
   
   Это может повлиять на эффективность и скорость программы, что приведет к задержкам и снижению производительности.
3. Нет распараллеливания: Power Automate поддерживает только последовательные рабочие процессы, что означает, что действия выполняются в фиксированном порядке. Это может быть ограничением для предприятий, которым требуются параллельные или условные рабочие процессы.

Автоматизировать или не автоматизировать?

Вот в чем вопрос…

Таким образом, Microsoft Power Automate — бесценный инструмент для компаний, стремящихся оптимизировать операции и повысить эффективность. 

Power Automate помогает организациям экономить время, сокращать количество человеческих ошибок и повышать общую производительность за счет автоматизации повторяющихся задач и интеграции с различными службами и приложениями.

Благодаря богатой библиотеке соединителей, простому в использовании интерфейсу и мощным функциям Power Automate является универсальным решением для компаний из разных отраслей.

Используя передовой опыт, внедряя усовершенствования искусственного интеллекта и понимая типы доступных рабочих процессов, организации могут раскрыть весь потенциал Power Automate и коренным образом изменить свою деятельность. 

Начиная свой путь автоматизации, не забывайте планировать, тестировать и оптимизировать рабочие процессы, чтобы обеспечить успех и максимально использовать преимущества этого мощного инструмента автоматизации.

Хотите узнать больше о Power Automate? Начните учиться с наших и быстро улучшите свои навыки работы с данными!