Microsoft SharePoint | Обзор

В этом руководстве мы рассмотрим Microsoft SharePoint . Мы также обсудим его использование и почему важно о нем узнать.

SharePoint — это веб-инструмент совместной работы для организации , который позволяет пользователям общаться и обмениваться информацией через Интернет. 

Оглавление

• Понимание Microsoft SharePoint
• Использование Microsoft SharePoint
  • 1. Продуманная библиотека для хранения документов вашей организации
  • 2. Новости и обновления для вашей команды
  • 3. Microsoft SharePoint как база данных
  • 4. Поддерживайте общие рабочие процессы в компаниях
  • 5. Универсальный магазин для бизнеса
• Возможности Microsoft SharePoint
• Важность изучения Microsoft Sharepoint
• Заключение

Понимание Microsoft SharePoint

Все в организации могут использовать SharePoint, поскольку он помогает командам сотрудничать.

Это также может быть ваша личная интрасеть . Интернет — это совокупность веб-сайтов и ресурсов, которые может посетить каждый. Интранет, с другой стороны, представляет собой набор веб-сайтов и ресурсов, которые могут посещать только сотрудники организации.

В интрасети у нас может быть несколько сайтов, похожих на те, к которым мы можем получить доступ через Интернет. У нас могут быть разные сайты для нашей организации, к которым только люди в нашей организации могут получить доступ для определенного проекта.

Более того, SharePoint — это способ совместного использования и управления контентом и знаниями в команде . Как организация, у нас может быть много контента и знаний, таких как отправка отчета о расходах, кто наши клиенты или наш отдел продаж или как попасть в конкретный офис. 

SharePoint также позволяет команде иметь « универсальный магазин » для получения всей информации. Вся информация может быть в одном месте и легко доступна.

Мы можем по-прежнему использовать старый процесс, даже если уже есть обновленный процесс. Вот почему SharePoint полезен как способ обмена и управления контентом и знаниями в нашей команде. 

Наконец, SharePoint расширяет возможности совместной работы с помощью сайтов . Он предоставляет пространство для совместной работы, которое позволяет командам сотрудничать, отслеживать прогресс и управлять контентом или разрешениями с помощью веб-сайтов. 

Это также очень доступно и интуитивно понятно. Это один из тех навыков, которые легко освоить и понять.

Использование Microsoft SharePoint

SharePoint — это гибкий инструмент. Вы можете делать разные вещи, или вы можете делать только одну или две из этих вещ��й. Вам решать, как вы хотите его использовать. При использовании SharePoint вы можете пока использовать простые инструменты, а затем масштабировать их до более богатых функций по мере роста вашей организации. 

1. Продуманная библиотека для хранения документов вашей организации

SharePoint — это сложная библиотека для хранения документов вашей организации . Это похоже на OneDrive или Google Диск. Это способ хранить все документы в одном месте. 

Одна из функций SharePoint, которую OneDrive и Google Диск не предлагают, заключается в том, что вы можете связать метаданные с этими документами. Таким образом, вместо типичной структуры папок, в которой вы храните свои документы, вы также можете связать метаданные и сгруппировать их на основе разных вещей.

Например, некоторые влиятельные организации не помещают свой общий контент в структуру, похожую на папку, поскольку с этим может быть много проблем. У них обычно есть список файлов с метаданными.

Делая это, они могут легко отслеживать, группировать различные вещи, которые они хотят, и поддерживать метаданные. Если что-то обновляется, им не нужно перемещаться по папкам, потому что им просто нужно обновить метаданные. 

2. Новости и обновления для вашей команды

SharePoint также можно использовать для удобного предоставления новостей и обновлений для вашей команды . Помимо возможности создавать сайты, содержащие информацию, вы также можете создавать страницы на своем сайте, чтобы информировать свою команду об определенных вещах.

Предположим, например, что у вас есть сайт SharePoint для вашей команды. Затем есть новый процесс продаж, который вы хотите внедрить. Вместо того, чтобы отправлять его по электронной почте, вы можете просто опубликовать его как новую страницу в SharePoint.

При этом он дает всем доступ к этой странице, которую они могут комментировать. Если, например, вы допустили ошибку, вы также можете время от времени изменять или обновлять ее.

3. Microsoft SharePoint как база данных

SharePoint можно использовать в качестве базы данных для хранения информации обо всем . Есть организации, которые создают список SharePoint, содержащий данные о клиентах, данные о транзакциях, данные о заказах и многое другое. Он также является мощным и очень гибким, поскольку может хранить практически любые данные, такие как вложения, пользователи и профили. 

Это также более интуитивно понятно, чем другие базы данных. Например, вы не будете использовать Excel для хранения данных, потому что хотите, чтобы они были доступны многим людям и чтобы они находились в одном месте. Вы хотите иметь правила проверки, согласно которым некоторые люди могут добавлять клиентов только с определенными условиями и действительными. 

Вы не хотели бы использовать SQL, Salesforce или любую другую сложную базу данных, потому что вам нужно выучить язык SQL, чтобы иметь возможность использовать это. Таким образом, SharePoint является таким хорошим инструментом для использования в качестве базы данных, а также хорошей альтернативой Microsoft Dataverse. 

4. Поддерживайте общие рабочие процессы в компаниях

SharePoint также используется для поддержания общих рабочих процессов в вашем бизнесе для повышения эффективности . Когда у вас есть база данных в SharePoint, вы можете использовать ее возможности рабочего процесса для управления некоторыми общими бизнес-задачами.

Допустим, например, у вас есть рабочий процесс, связанный с заполнением отчета о расходах. В старые времена нам приходилось заходить в свою электронную почту и искать отчет о расходах, чтобы заполнить его вручную. Затем нам нужно отправить вложение менеджеру на утверждение и выполнить другие сложные процессы.

Вы можете сделать этот процесс намного проще, запустив рабочий процесс полностью в SharePoint. Будет база данных для хранения всех расходов. Затем вы можете создать новую запись и отправить ее на утверждение в SharePoint менеджера.

После утверждения он попадет непосредственно в кредиторскую задолженность в SharePoint. Наконец, они одобрят его, чтобы вы могли получить свой платеж. Нет необходимости обмениваться электронными письмами, и это также отслеживается и проверяется. 

5. Универсальный магазин для бизнеса

В общем, это универсальный магазин для всего, что связано с вашим бизнесом . Все происходит на их платформе, что делает ее очень эффективной. С SharePoint вам не нужно иметь разные источники баз данных. Кроме того, нет необходимости иметь действительно сложные рабочие процессы, которые выполняются исключительно вручную.

Вот функции SharePoint, с которыми я хочу, чтобы вы познакомились позже. 

Возможности Microsoft SharePoint

SharePoint — это система управления контентом, в которой вы можете легко искать. Он также имеет некоторые возможности социальных сетей, которые позволяют сотрудникам сотрудничать. Например, вы можете разместить обсуждения, часто задаваемые вопросы, новостные ленты о том, что люди делают, и тому подобное. Это привносит аспект социальной сети в вашу организацию. 

Он также имеет отличную интеграцию с приложениями Office 365.

Более того, SharePoint легко настраивается не только с точки зрения дизайна, но и с функциональной точки зрения. Вы можете создать любой рабочий процесс или данные, которые вы хотите, с помощью списков SharePoint. Вы также можете иметь систему библиотеки документов на основе папок или метаданных. Это может даже позволить пользователям иметь страницы внутри страниц или одну полную страницу. 

SharePoint имеет собственную базу данных. Он достаточно сложен для хранения очень сложных типов данных, но при этом достаточно интуитивно понятен, поэтому любой может использовать его, не зная кода. 

В SharePoint также есть хорошие функции бизнес-аналитики. Имея данные в SharePoint, вы можете управлять тем, что и как меняется. У вас могут быть представления, информационные панели и другие подобные вещи. 

SharePoint также имеет одну из лучших систем разрешений и безопасности. Вы можете управлять разрешениями очень легко и детально. Вы можете установить разрешения на уровне биографии, уровне приложения, уровне базы данных, уровне столбца или на уровне всего сайта. 

В отличие от типичных систем, в которых разрешения обрабатываются на уровне пользователя, это решается на групповом уровне. Итак, вы назначаете разрешения определенным группам, а затем назначаете пользователей в эти группы. 

Наконец, Microsoft делает SharePoint очень простым, интуитивно понятным и доступным для всех уровней организации, независимо от уровня квалификации.

Важность изучения Microsoft Sharepoint

Есть много причин, по которым нам нужно изучать SharePoint. Одна из основных причин заключается в том, что это позволяет пользователям расширять сотрудничество, улучшать командную работу и повышать эффективность организации. 

Это также позволяет пользователям создавать « единое окно» для всех нынешних и будущих сотрудников. Например, у вас может быть адаптационный сотрудник или новые сотрудники, которые пропустили новости или важные электронные письма из истории. Будет лучше, если вся эта информация будет храниться в SharePoint, чтобы, когда эти новые сотрудники присоединялись к работе, они могли видеть всю эту историю в самом SharePoint. 

Последняя причина, по которой мы действительно должны этому научиться, — это получение работы. SharePoint так часто используется в организациях, что это одна из вещей, которую люди ищут, когда вас нанимают. Как и в случае с офисными навыками, SharePoint также очень важен, особенно если вы можете создать свой собственный сайт.

Пользователь SharePoint отличается от разработчика SharePoint. Если вы укажете в своем резюме, что являетесь разработчиком SharePoint, это очень важно, потому что ваш начальник будет знать, что вы можете автоматизировать его рабочие процессы, а вы знаете, как организовать комплексное обслуживание для всех его сотрудников.

Предстоящие курсы: Введение в SharePoint и дополнительные понятия
Настройка среды Power Apps: подключение к OneDrive и Google Диску
Обновления LuckyTemplates за июнь и что ожидать в июле

Заключение

Подводя итог, важно научиться использовать SharePoint, поскольку он предоставляет множество преимуществ для вашей организации. Это особенно важно для команд, использующих LuckyTemplates, поскольку они легко взаимодействуют друг с другом и дополняют функции друг друга.

Вы можете разблокировать дополнительные преимущества и функции SharePoint, которые может использовать ваша организация. Вы можете делать многое со списками SharePoint, системами разрешений, управлением рабочими процессами, историей версий и многим другим. 

Это также то, что каждый в организации может легко использовать, не перегружая себя. Как пользователь, он очень прост в использовании, но может быть сложным в освоении и развитии. Но как только вы освоите его, он поможет вам повысить эффективность рабочих процессов вашего бизнеса.

Всего наилучшего,

Генри