Как легко добавить листы Excel и документы Word в слайды PowerPoint?

Методы вставки данных Excel в PowerPoint

Существует три основных метода переноса данных Excel в слайды PowerPoint:

Вставить ссылку

При этом данные вставляются в виде живого объекта Excel, который остается связанным с исходной электронной таблицей. Любые изменения, внесенные в файл Excel, автоматически обновятся в PowerPoint.

Вставить значения

При этом статическая копия данных вставляется в PowerPoint, разрывая связь с Excel. Данные нельзя редактировать после вставки.

Вставить изображение

При этом выделенный фрагмент Excel будет вставлен в качестве изображения в PowerPoint. Вы теряете возможности форматирования, но получаете возможности редактирования изображений.

Вставка всей таблицы Excel

Чтобы вставить всю электронную таблицу как редактируемый объект Excel:

• В PowerPoint перейдите на  вкладку «Вставка»  и нажмите «Объект».
• Теперь из  «Объект» > «Создать из файла» .
• Найдите и выберите файл Excel.
• Установите  флажок Ссылка на файл  .
• Нажмите  ОК .

При этом электронная таблица будет внедрена как объект, размер которого можно изменить или дважды щелкнуть, чтобы отредактировать в Excel позже. Любые внесенные изменения будут обновляться автоматически.

Связывание частичных данных Excel

Вместо вставки всей таблицы вы можете связать только определенный диапазон ячеек или диаграмму.

Чтобы связать часть файла Excel:

• В Excel скопируйте диапазон или диаграмму, которую вы хотите вставить.
• В PowerPoint вставьте выделенное.

• Выберите  «Вставить ссылку»  и выберите  «Объект листа Microsoft Excel»  или  «Объект диаграммы Microsoft Excel»  в диалоговом окне.
• Нажмите  ОК .

Теперь этот контент будет оставаться динамически связанным с исходным файлом Excel.

Вставка данных Excel без ссылок

Если вам не требуется живое соединение, вы можете встроить или вставить данные Excel в PowerPoint, не связывая их:

• Копируйте и вставляйте только значения, чтобы удалить все формулы и форматирование.
• Скопируйте и вставьте как изображение, чтобы вставить скриншот выделенного фрагмента.
• Скопируйте и вставьте, используя «Сохранить исходное форматирование», чтобы сохранить форматирование Excel.
• Дважды щелкните связанный объект и выберите «Разорвать связь», чтобы разорвать его соединение с Excel.

Эти методы позволяют повторно использовать данные Excel без обновлений. Значения, форматирование и визуальные элементы останутся статичными после их вставки.

Рекомендации по форматированию

При вставке данных Excel в PowerPoint вы можете сохранить исходное форматирование из Excel или использовать форматирование темы PowerPoint:

• Чтобы вставленный контент сочетался с темой PowerPoint и дизайном слайда, вставьте его с помощью параметра «Использовать целевую тему» ​​или отформатируйте его после вставки.
• Чтобы сохранить все форматирование Excel, например цвета, шрифты, границы, вставьте параметр «Сохранить исходное форматирование».

Подумайте, какой вариант обеспечивает наиболее плавную интеграцию данных Excel в вашу презентацию.

Изменение диаграмм Excel после вставки

Если вы хотите настроить компоненты диаграммы Excel в PowerPoint, щелкните правой кнопкой мыши вставленную диаграмму и выберите  «Редактировать данные»  , чтобы открыть электронную таблицу Excel. Отсюда вы можете:

• Измените источник данных и повторно выберите ячейки.
• Переключите данные строки или столбца, используемые для осей диаграммы.
• Измените метки, легенды и другие элементы диаграммы.
• Обновите цвета, заливки и стили.

После редактирования сохраните файл Excel, чтобы увидеть изменения, примененные к слайду PowerPoint.

Настройка размеров и позиционирования

После вставки на слайд вы можете изменить размер, поворот или положение объекта Excel, как и любого другого элемента PowerPoint.

• Возьмите угловую ручку для определения размера, чтобы сделать его больше или меньше.
• Нажмите и перетащите, чтобы изменить его положение.
• Поверните объект, щелкнув зеленый кружок над ним и перетащив его.

Убедитесь, что таблицы и диаграммы имеют соответствующий размер, чтобы зрители могли четко интерпретировать информацию.

Устранение проблем с интеграцией Excel

Если ссылки не работают или данные Excel импортируются неправильно, вот что следует проверить:

• Убедитесь, что исходный файл Excel еще не открыт в другом приложении, например Excel. Закройте все открытые экземпляры.
• Что касается ссылок, убедитесь, что исходная таблица сохранена после внесения изменений, чтобы обновления отразились в PowerPoint.
• Убедитесь, что ссылки на ячейки и именованные диапазоны в книге Excel не изменились. Привяжите заново, если необходимо.
• Попробуйте копировать и вставлять значения только для удаления сложного форматирования и формул Excel.
• При вставке больших наборов данных перейдите к таблицам Excel, чтобы сохранить ссылки на ячейки.

Помня об этих советах, вы сможете умело интегрировать данные Excel в свои презентации PowerPoint. Импорт рисунков, значений и таблиц из Excel упрощает визуализацию ключевой информации из электронных таблиц на слайдах.