คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2013 (ตอนที่ 1): งานพื้นฐานใน Word

• Word 2013: คำแนะนำในการใช้บัญชี Microsoft และ OneDrive

ส่วนที่ 1: การแนะนำ Word 2013

Word 2013เป็นแอปพลิเคชันประมวลผลคำที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารได้หลากหลาย รวมถึงจดหมาย ใบปลิว รายงาน และเอกสารอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยการเปิดตัวคุณลักษณะขั้นสูงหลายประการ รวมถึงความสามารถในการสร้างและทำงานร่วมกันในเอกสารทางออนไลน์ Word 2013 ช่วยให้คุณมีอำนาจมากขึ้นด้วยการประมวลผลคำของคุณ

เรียนรู้เกี่ยวกับ Word 2013

Word 2013 มีความคล้ายคลึงกับ Word 2010 หากคุณเคยใช้ Word 2010 มาก่อน เมื่อใช้ Word 2013 คุณจะรู้สึกว่ามันค่อนข้างคล้ายกัน แต่ถ้าคุณยังใหม่กับ Word หรือมีประสบการณ์มากมายกับ Word เวอร์ชันเก่า คุณควรสละเวลาทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซของ Word 2013 ก่อน

อินเทอร์เฟซ Word 2013

ครั้งแรกที่คุณเปิด Word 2013 หน้าต่าง Start Screenจะปรากฏขึ้นและแสดงบนหน้าจอ ที่นี่ คุณจะสามารถสร้างเอกสารใหม่ เลือกเทมเพลต หรือเข้าถึงเอกสารที่แก้ไขล่าสุดได้

• จาก หน้าจอเริ่มต้นให้นำทางและเลือกเอกสารเปล่าเพื่อเข้าถึงอินเทอร์เฟซ Word

• คลิกปุ่มสีเหลืองที่แสดงในส่วนโต้ตอบด้านล่างเพื่อทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซ Word 2013

• ปุ่มจุดสีเหลืองที่มุมซ้ายบนคือแถบเครื่องมือด่วน

• แต่ละแท็บจะแบ่งออกเป็นกลุ่มคำสั่งเล็กๆ

• การตั้งค่าบัญชี - การตั้งค่าบัญชีอยู่ที่มุมขวาบน

• ตัวหนาและปรับแบบอักษร

• จำนวนคำอยู่ที่มุมซ้ายล่าง

• แสดงหมายเลขหน้า

• ปรับขนาดหน้า

ส่วนที่ 2: การทำงานกับสภาพแวดล้อม Word 2013

หากคุณเคยใช้ Word 2010 หรือ Word 2007 มาก่อน การใช้ Word 2013 จะเหมือนเดิม Word 2013 ยังคงใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่นRibbonและแถบเครื่องมือด่วนซึ่งคุณจะพบคำสั่งเพื่อทำงานง่ายๆ และการดำเนินการบน Word รวมถึงBackstage View

ริบบิ้น

Word 2013 ใช้ระบบ Ribbon แบบแท็บและไม่ใช้เมนูแบบเดิมเหมือนเมื่อก่อนอีกต่อไป Ribbon มีหลายแท็บ แต่ละแท็บประกอบด้วยกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งจำนวนมาก ปกติ tab พวกนี้จะอยู่ด้านบนของหน้าต่าง interface ของ Word และใช้ tab เหล่านี้ทำงานทั่วๆ ไปใน Word

คลิกลูกศรในสไลด์โชว์ด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งต่างๆ ที่พร้อมใช้งานในแต่ละแท็บบน Ribbon:

• แท็บหน้าแรก ช่วยให้ คุณเข้าถึงคำสั่งทั่วไปบางส่วนสำหรับการทำงานกับ Word 2013 รวมถึงการคัดลอกและวาง การจัดรูปแบบ การจัดเรียงย่อหน้า และการเลือกรูปแบบเอกสารแท็บหน้าแรกจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นทุกครั้งที่คุณเปิด Word

• แท็บแทรกช่วยให้คุณสามารถแทรกรูปภาพ แผนภูมิ ตาราง รูปร่าง ใบปะหน้าและอื่นๆ ลงในเอกสารของคุณ ส่วนแทรกสามารถช่วยถ่ายทอดข้อมูลเป็นภาพและเพิ่มสไตล์ให้กับเอกสารของคุณมากขึ้น

• แท็บออกแบบช่วยให้คุณเข้าถึงเครื่องมือการออกแบบที่หลากหลาย รวมถึง การจัดรูปแบบเอกสาร เอฟเฟ็กต์ และเส้นขอบหน้าซึ่งจะทำให้เอกสารของคุณมีดีไซน์ที่สวยงาม

• แท็บเค้าโครงหน้าช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบการพิมพ์ของเอกสาร รวมถึงความกว้างของขอบการวางแนวหน้าและตัวแบ่งหน้าคำสั่งเหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเตรียมเอกสารที่จะพิมพ์

• แท็บการอ้างอิงช่วยให้คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายประกอบลงในเอกสารของคุณ เช่น เชิงอรรถและการอ้างอิง จากที่นี่ คุณสามารถเพิ่มสารบัญ คำบรรยาย และบรรณานุกรมได้ คำสั่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเขียนรายงานทางวิชาการ

• คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนในแท็บการส่งจดหมายเพื่อเขียนข้อความ ที่อยู่ซองจดหมายและสร้างป้ายกำกับได้ อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการส่งจดหมายถึงผู้รับหลายคน

• คุณสามารถใช้แท็บตรวจสอบเพื่อเข้าถึงคุณลักษณะการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพของWord รวมถึงการเพิ่มความคิดเห็นและการติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณสมบัติเหล่านี้ทำให้ง่ายต่อการแชร์และทำงานร่วมกันในเอกสาร

• แท็บมุมมองช่วยให้คุณสลับระหว่างมุมมองต่างๆสำหรับเอกสารของคุณ และแบ่งหน้าจอเพื่อดูเอกสารสองส่วนพร้อมกัน คำสั่งเหล่านี้จะมีประโยชน์ในการเตรียมเอกสารที่จะพิมพ์ด้วย

• แท็บบริบทจะปรากฏบน Ribbon เมื่อคุณทำงานกับบางรายการ เช่น ตารางและรูปภาพ แท็บเหล่านี้ประกอบด้วยกลุ่มคำสั่งพิเศษที่สามารถช่วยคุณจัดรูปแบบรายการเหล่านี้ได้หากจำเป็น

โปรแกรมบางโปรแกรม เช่นAdobe Acrobat Readerสามารถติดตั้งแท็บเพิ่มเติมลงใน Ribbon ได้ แท็บเหล่านี้เรียกว่าAdd-in ( ส่วนประกอบที่เพิ่มฟังก์ชันพิเศษหรือคำสั่งที่กำหนดเองให้กับโปรแกรม Office เช่น Word, Excel, Powerpoint และ Outlook )

วิธีย่อและขยาย Ribbon ให้ใหญ่สุด:

Ribbonได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ตรงกับงานปัจจุบันของคุณ แต่คุณสามารถเลือกที่จะย่อ Ribbon ให้เล็กสุดได้ หากคุณพบว่าใช้พื้นที่หน้าจอมากเกินไป

1. คลิกลูกศรตัวเลือกการแสดงริบบิ้นที่มุมขวาบนของ Ribbon

2. เลือกตัวเลือกการบรรเทาผลกระทบที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง :

• ซ่อน Ribbon อัตโนมัติ : แสดงเอกสารของคุณในโหมดเต็มหน้าจอโดยอัตโนมัติ และซ่อน Ribbon โดยสิ้นเชิงจากมุมมอง เมื่อต้องการแสดง Ribbon ให้คลิก คำสั่ง ขยาย Ribbonที่มุมด้านบนของหน้าจอ

• แสดงแท็บ : ตัวเลือกนี้จะซ่อนคำสั่งทั้งหมดในกลุ่มเมื่อผู้ใช้ไม่ได้ใช้งาน แต่แท็บยังคงแสดงอยู่ หากต้องการแสดง Ribbon เพียงคลิกที่แท็บ

• แสดงแท็บและคำสั่ง : ตัวเลือกนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่ม Ribbon ให้สูงสุด แท็บและคำสั่งทั้งหมดจะยังคงมองเห็นได้ แต่ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือกนี้จะถูกซ่อนไว้ในครั้งแรกที่คุณเปิด Word

แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน

แถบเครื่องมือด่วนที่ตั้งอยู่บน Ribbon ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงคำสั่งทั่วไปได้โดยไม่ต้องเลือกแท็บ ตามค่าเริ่มต้น แถบเครื่องมือ ด่วนจะแสดงคำสั่งต่างๆ เช่นบันทึก เลิกทำ และทำซ้ำคุณสามารถเพิ่มคำสั่งอื่นได้หากต้องการ

หากต้องการเพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือด่วน คุณต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. คลิกที่ไอคอนลูกศรชี้ที่มุมขวาของแถบเครื่องมือด่วน

2. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการเพิ่มลงในเมนูจากเมนูแบบเลื่อนลง หากต้องการเลือก คำสั่งเพิ่มเติม ให้เลือกคำสั่งเพิ่มเติม

3. คำสั่งจะถูกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน

ไม้บรรทัด

ไม้บรรทัดจะอยู่ที่มุมซ้ายบนของเอกสาร คุณสมบัตินี้ช่วยให้ปรับความถูกต้องของเอกสารได้ง่ายขึ้น หากต้องการ คุณสามารถซ่อนไม้บรรทัดเพื่อทำให้พื้นที่หน้าจอเปิดกว้างขึ้นได้

แสดงหรือซ่อนไม้บรรทัด

1. คลิก แท็บ มุมมอง

2. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากไม้บรรทัดเพื่อแสดงหรือซ่อนไม้บรรทัด

วิวหลังเวที

Backstage Viewให้ตัวเลือกแก่คุณในการบันทึก เปิดไฟล์ พิมพ์ และแบ่งปันเอกสาร

วิธีเข้าถึงมุมมองหลังเวที:

1. คลิก แท็บ FileบนRibbonโหมดBackstage Viewจะปรากฏขึ้น

• คลิกรายการในการโต้ตอบด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ มุม มองBackstage

มุมมองเอกสาร

Word 2013มีตัวเลือกการดูมากมายที่สามารถเปลี่ยนวิธีการแสดงเอกสารของคุณได้ คุณสามารถเลือกดูเอกสารของคุณในโหมดอ่านเค้าโครงพิมพ์หรือโหมดเค้าโครงเว็บ

ตัวเลือกการดูเหล่านี้ค่อนข้างมีประโยชน์ในบางกรณี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่คุณต้องการพิมพ์เอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถซูมเข้าหรือออกเพื่ออ่านเอกสารได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

• หากต้องการสลับมุมมองเอกสารเพียงนำทางและเลือกคำสั่งมุมมองเอกสารที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง Word

• โหมดอ่าน:ตัวเลือกนี้จะเปิดมุมมองเอกสารในโหมดเต็มหน้าจอคำสั่งการแก้ไขทั้งหมดจะถูกซ่อนไว้ ในบางกรณี ตัวเลือกนี้จะค่อนข้างมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังอ่านเอกสารจำนวนมากหรือเพียงแค่ดูตัวอย่างเอกสารเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกด ลูกศรจะปรากฏที่ด้านซ้ายและด้านขวาของหน้าจอ เพื่อให้คุณสามารถเลื่อนผ่านหน้าต่างๆ ของเอกสารอื่นๆ ได้

• เค้าโครงเหมือนพิมพ์ : นี่คือตัวเลือกมุมมองเริ่มต้นใน Word ซึ่งคุณสามารถสร้างใหม่หรือแก้ไขเอกสารได้ ตัวเลือกนี้จะแสดงเอกสารตามที่คุณเห็นในหน้าเอกสารที่คุณพิมพ์

• เค้าโครงเว็บ : ตัวเลือกนี้จะแสดงเอกสารเป็นหน้าเว็บ ( หน้าเว็บ ) โดยลบช่องว่างระหว่างหน้า ดังนั้น ตัวเลือกนี้จึงมีประโยชน์ในกรณีที่คุณใช้ Word เพื่อโพสต์เนื้อหาออนไลน์

หากเอกสารของคุณมีหลายหน้าWord 2013มีฟีเจอร์ใหม่ที่มีประโยชน์ที่เรียกว่าResume Readingซึ่งจะเปิดเอกสารไปยังหน้าสุดท้ายที่คุณกำลังดูอยู่ เมื่อเปิดเอกสารที่บันทึกไว้ ให้มองหา ไอคอน บุ๊กมาร์กที่จะปรากฏบนหน้าจอ วางเมาส์เหนือบุ๊กมาร์กแล้ว Word จะถามว่าคุณต้องการดำเนินการต่อจากจุดที่คุณค้างไว้หรือไม่

ดำเนินการเหล่านี้:

1. เปิดหรือนำทางไปยังอินเทอร์เฟซ Word 2013
2. คลิกผ่านแท็บทั้งหมดและตรวจสอบ คำ สั่งบน Ribbon
3. ลองย่อเล็กสุดและขยาย Ribbon ให้ใหญ่สุด
4. เพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือด่วน
5. ซ่อนและแสดงไม้บรรทัด
6. ไปที่มุมมอง Backstageแล้วเปิดการตั้งค่าบัญชี
7. ลองสลับมุมมองเอกสาร
8. ปิดWord (โดยไม่บันทึกเอกสาร)

อ้างถึงบทความเพิ่มเติมบางส่วน:

• คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสร้างเฟรมใน Word 2007, 2010, 2013, 2016
• คำแนะนำในการปิดการใช้งาน ScreenTip ใน Word 2013
• เคล็ดลับในการซ่อนและแสดงแถบเครื่องมือ Ribbon ใน Word 2013

ขอให้สนุก!