คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 23): วิธีตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

ทุกครั้งที่คุณใช้ Word คุณมักจะกังวลเกี่ยวกับการพิมพ์ผิดหรือการเขียนด้วยไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้อง (หากใช้ภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่นๆ) อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องกังวลเลย เนื่องจาก Word มีฟีเจอร์การตรวจสอบมากมาย รวมถึงไวยากรณ์และเครื่องตรวจตัวสะกดด้วย คุณสร้างเอกสารระดับมืออาชีพที่ปราศจากข้อผิดพลาด

เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์

ขั้นตอนที่ 1:ในแท็บรีวิว คลิกการสะกดและไวยากรณ์

ขั้นตอนที่ 2:แผงการสะกดและไวยากรณ์จะปรากฏทางด้านขวา สำหรับข้อผิดพลาดแต่ละข้อในเอกสาร Word จะให้คำแนะนำอย่างน้อยหนึ่งข้อ คุณสามารถเลือกคำแนะนำข้อใดข้อหนึ่งหรือคลิกเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด

ขั้นตอนที่ 3: Word จะเลื่อนผ่านแต่ละข้อผิดพลาดจนกว่าคุณจะตรวจสอบทั้งหมด หลังจากดูข้อผิดพลาดครั้งล่าสุด กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันว่าการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์เสร็จสมบูรณ์ คลิกตกลง

ละเว้นข้อผิดพลาด

ที่จริงแล้ว การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ของ Word นั้นไม่ได้แม่นยำเสมอไป โดยเฉพาะด้านไวยากรณ์ มีข้อผิดพลาดมากมาย Word จะไม่แจ้งเตือนผู้ใช้หรือแจ้งข้อผิดพลาดที่ไม่ถูกต้อง ถ้า Word รายงานข้อผิดพลาดที่ไม่ถูกต้อง คุณสามารถเลือกที่จะไม่เปลี่ยนแปลงได้

สำหรับการสะกดผิด

ความหมายของตัวเลือก:

• ละเว้น:ตัวเลือกนี้จะเพิกเฉยต่อคำโดยไม่เปลี่ยนคำต้นฉบับ
• ละเว้นทั้งหมด:ตัวเลือกนี้จะละเว้นคำโดยไม่เปลี่ยนคำต้นฉบับ และจะละเว้นกรณีอื่นๆ ทั้งหมดในเอกสารของคุณด้วย
• เพิ่ม:ตัวเลือกนี้จะเพิ่มคำลงในพจนานุกรมเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดเดียวกันในครั้งต่อไป คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดคำถูกต้องก่อนที่จะเลือกเพิ่ม

สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

• ละเว้น:ตัวเลือกนี้จะละเว้นคำหรือวลีที่มีข้อผิดพลาดโดยไม่เปลี่ยนคำต้นฉบับ

สำหรับข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์บางอย่าง Word จะอธิบายว่าทำไมจึงสะกดคำ วลี หรือประโยคนั้นผิด ซึ่งจะช่วยให้คุณพิจารณาว่าจะเปลี่ยนแปลงหรือละเว้นข้อผิดพลาดหรือไม่

ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์โดยอัตโนมัติ

ตามค่าเริ่มต้น Word จะตรวจสอบเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อหาข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และการสะกด ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเรียกใช้ตัวตรวจสอบพิเศษ ข้อผิดพลาดเหล่านี้ระบุด้วยเส้นหยักที่ท้ายคำ

• เส้นสีแดงหมายถึงคำที่สะกดผิด
• เส้นสีน้ำเงินแสดงถึงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ รวมถึงคำที่ใช้ผิด (ข้อผิดพลาดในการสะกดตามบริบท)

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกดคำ

คลิกขวาที่คำที่ขีดเส้นใต้ จากนั้นเลือกคำที่เป็นตัวหนาที่แนะนำในรายการคำแนะนำ

คำที่แก้ไขจะปรากฏแทนที่คำที่ไม่ถูกต้องในข้อความ

วิธีตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์

• คลิกขวาที่คำหรือวลีที่ขีดเส้นใต้ จากนั้นเลือกวลีที่แนะนำที่เหมาะสมจากรายการ
• วลีที่แก้ไขจะปรากฏในข้อความ

เปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์อัตโนมัติ

คลิกแท็บไฟล์ จากนั้นเลือกตัวเลือก

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น ทางด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบ คลิกการพิสูจน์อักษร มีตัวเลือกไม่กี่ตัวที่นี่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณไม่ต้องการให้ Word เน้นข้อผิดพลาดในการสะกด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หรือคำที่สับสนบ่อยๆ โดยอัตโนมัติ คุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการได้

คำแนะนำในการซ่อนข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ในข้อความ

หากคุณแชร์เอกสารกับผู้อื่น คุณอาจไม่ต้องการให้ข้อความของคุณแสดงเส้นสีแดงและสีน้ำเงินที่รบกวนสายตา อย่างไรก็ตาม คุณสามารถซ่อนข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์เหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 1:คลิกแท็บไฟล์ จากนั้นเลือกตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 2:กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คลิกการพิสูจน์อักษร จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากซ่อนข้อผิดพลาดการสะกดในเอกสารนี้เท่านั้น และ ซ่อนข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในเอกสารนี้เท่านั้น สุดท้ายคลิกตกลง

ด้วยเหตุนี้ เครื่องหมายระบุข้อผิดพลาดจะถูกซ่อนไว้เมื่อคุณส่งเอกสารให้ผู้อื่น

ขอให้โชคดี!

คุณสามารถปรึกษา:

• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 22): วิธีสร้างแผนภูมิ
• คำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ Word 2016 (ตอนที่ 21): วิธีแทรกและสร้างตาราง