วิธีเขียนเช็คจาก QuickBooks 2021

คุณสามารถเขียนเช็คใน QuickBooks 2021 ได้สองวิธี: จากหน้าต่างเขียนเช็คและจากการลงทะเบียน ในกรณีที่คุณหลับในแถวหลังของชั้นเรียน ต่อไปนี้คือคำแนะนำในการเขียนเช็คฉบับย่อ

คุณสามารถบันทึกรายการบัตรเดบิตและ ATM ได้ในลักษณะเดียวกับที่คุณบันทึกเช็คที่คุณเขียน

วิธีเขียนเช็คจากหน้าต่างเขียนเช็ค

คุณสามารถบันทึกเช็คที่เขียนด้วยลายมือและเช็คอื่นๆ ที่คุณต้องการพิมพ์ด้วย QuickBooks โดยอธิบายเช็คในหน้าต่างเขียนเช็ค

ในการเขียนเช็คจากหน้าต่างเขียนเช็ค ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกธนาคาร→เขียนเช็ค

คุณยังสามารถคลิกไอคอนเขียนเช็คที่อยู่ในส่วนการธนาคารของหน้าจอหลักได้อีกด้วย QuickBooks จะแสดงหน้าต่างตรวจสอบการเขียน ดังที่แสดง

หน้าต่างตรวจสอบการเขียน

2. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบัญชีธนาคารที่ด้านบนของหน้าต่าง และเลือกบัญชีที่คุณต้องการใช้เขียนเช็คนี้

ขั้นตอนนี้สำคัญมาก และเป็นสิ่งที่คุณควรจำไว้เสมอก่อนที่จะเขียนเช็ค หากคุณมีบัญชีธนาคารหลายบัญชี

3. ป้อนหมายเลขเช็คหรือทำเครื่องหมายเช็คเพื่อพิมพ์

เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พิมพ์ภายหลัง หากคุณวางแผนที่จะพิมพ์เช็คด้วย QuickBooks โดยใช้เครื่องพิมพ์ของคุณและแบบฟอร์มเช็คที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าที่คุณซื้อ หากคุณกำลังบันทึกเช็คที่คุณเขียนด้วยมือ ให้ป้อนหมายเลขเช็คที่คุณใช้สำหรับเช็คในกล่องข้อความ No.

4. กรอกเช็ค

หากคุณเคยเขียนเช็คถึงบุคคลหรือบุคคลนี้มาก่อน คุณลักษณะป้อนอัตโนมัติจะกรอกชื่อผู้รับเงินในบรรทัด ชำระเงินตามคำสั่งให้คุณ หลังจากที่คุณเริ่มพิมพ์ชื่อ วิธีที่ QuickBooks จัดการเรื่องนี้อาจดูคล้ายกับเวทมนตร์ แต่ก็ไม่ได้ยากขนาดนั้นจริงๆ QuickBooks จะเปรียบเทียบสิ่งที่คุณพิมพ์จนถึงตอนนี้กับชื่อลูกค้า พนักงาน และอื่นๆ ในรายชื่อของคุณ ทันทีที่ QuickBooks สามารถจับคู่ตัวอักษรที่คุณพิมพ์ด้วยชื่อในรายการเหล่านี้ ก็จะดึงชื่อนั้นไป

หากคุณไม่เคยเขียนเช็คให้กับบุคคลหรือบุคคลนี้มาก่อน QuickBooks จะขอให้คุณเพิ่มชื่อผู้รับเงิน ทำอย่างนั้น.

ป้อนจำนวนเช็คข้างเครื่องหมายดอลลาร์ จากนั้นกด Tab QuickBooks เขียนจำนวนเงินให้คุณในบรรทัด Dollars นอกจากนี้ยังเขียนที่อยู่หากได้รับการกรอกในไฟล์หลักของผู้รับเงิน

5. กรอกข้อมูลในแท็บ Expenses and Items ถ้าจำเป็น

6. คลิกปุ่ม บันทึกและปิด หรือปุ่ม บันทึก & ใหม่ เพื่อสิ้นสุดการเขียนเช็ค

ที่นั่นคุณมีมัน เช็คของคุณถูกเขียนและป้อนในทะเบียนพร้อมพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์

วิธีเขียนเช็คจากทะเบียน

ผู้ที่คุ้นเคยกับ Quicken ซึ่งเป็นลูกพี่ลูกน้องของ QuickBooks อาจต้องการใช้หน้าต่างการลงทะเบียนเพื่อเขียนเช็ค (ผู้ใช้ที่รวดเร็วชอบอุปมาการลงทะเบียนมากกว่าฉันเดา)

ในการเขียนเช็คจากการลงทะเบียน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดลงทะเบียน

เลือก Banking → Use Register หรือคลิกไอคอน Register ในพื้นที่ Banking ของหน้าจอหลัก หากคุณมีบัญชีธนาคารมากกว่าหนึ่งบัญชี QuickBooks จะแสดงกล่องโต้ตอบ Use Register เพื่อให้คุณสามารถเลือกบัญชีที่เหมาะสมได้

จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกบัญชีตรวจสอบที่คุณต้องการเขียนเช็ค จากนั้นคลิกตกลง คุณเห็นหน้าต่างลงทะเบียน (แสดง) เคอร์เซอร์อยู่ที่ส่วนท้ายของการลงทะเบียน พร้อมให้คุณป้อนข้อมูลการตรวจสอบ (QuickBooks จะเติมวันที่ของวันนี้โดยอัตโนมัติ)

หน้าต่างการลงทะเบียน

QuickBooks ใช้ชื่อบัญชีในชื่อหน้าต่าง นี่คือเหตุผลที่รูปหมายถึงธนาคารแห่งชาติบิ๊ก Big National เป็นชื่อบัญชีธนาคารปลอมที่ฉันตั้งขึ้น

2. กรอกข้อมูลสำหรับเช็คของคุณ

โปรดสังเกตว่ารายการที่คุณทำในเครื่องบันทึกเงินสดนี้เป็นรายการเดียวกับที่คุณทำในหน้าต่างการตรวจสอบการเขียน หากคุณสะดวกที่จะป้อนเช็คในหน้าต่างนั้น คุณสามารถคลิกปุ่ม แก้ไขธุรกรรม ซึ่งอยู่บนริบบิ้นที่ด้านบนของหน้าต่างลงทะเบียน เพื่อดูหน้าต่างเขียนเช็คในทุกด้านและเขียนเช็คที่นั่น ที่จริงแล้ว หากคุณต้องการป้อนค่าใช้จ่ายหรือระบุสิ่งที่คุณจ่ายด้วยเช็ค คุณต้องคลิกปุ่มแก้ไขธุรกรรมและเข้าสู่หน้าต่างเขียนเช็ค

มิฉะนั้นเพียงแค่ไปจากฟิลด์หนึ่งไปอีกฟิลด์หนึ่งแล้วป้อนข้อมูลในการลงทะเบียน อีกครั้ง ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อป้อนชื่อผู้รับเงินและบัญชี หากคุณป้อนชื่อผู้รับเงินหรือบัญชีที่ QuickBooks ไม่รู้จัก โปรแกรมจะขอให้คุณให้ข้อมูลเพิ่มเติม

นี่เป็นคำถามที่หลอกลวง: จะเกิดอะไรขึ้นหากเช็คที่คุณเขียนจ่ายมากกว่าหนึ่งประเภทค่าใช้จ่าย? สมมติว่าคุณจ่ายให้เจ้าของบ้านทั้งค่าเช่าและส่วนแบ่งค่าสาธารณูปโภค คุณ จำกัด บัญชีค่าใช้จ่ายเพียงบัญชีเดียวหรือไม่? คุณต้องเผชิญกับแม่ของปัญหาด้านบัญชีทั้งหมดหรือไม่: เลือกระหว่างสองบัญชีที่ถูกต้องหรือไม่? ไม่คุณไม่ทำ คุณสามารถคลิกปุ่มแยก QuickBooks แสดงพื้นที่แยกที่คุณสามารถใช้เพื่อแบ่งเช็คออกเป็นหลายบัญชี ตัวอย่างเช่น เช็ค 1,500 ดอลลาร์ที่จ่ายค่าเช่า 1,200 ดอลลาร์และค่าสาธารณูปโภค 300 ดอลลาร์สามารถแบ่งออกเป็นสองบรรทัดแยกกัน: อันหนึ่งบันทึกค่าเช่า 1,200 ดอลลาร์และอีกอันบันทึกค่าสาธารณูปโภค 300 ดอลลาร์

3. เมื่อคุณกรอกข้อมูลเช็คเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม บันทึก

คุณยังสามารถคลิกปุ่มคืนค่าได้ หากคุณตัดสินใจว่าต้องการกลับไปเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง การคลิกคืนค่าจะเว้นว่างสิ่งที่คุณเพิ่งป้อน

หากคุณเขียนเช็คด้วยมือ แทนที่จะพิมพ์ด้วย QuickBooks ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขเช็คในเครื่องบันทึกเงินสดและหมายเลขเช็คในสมุดเช็คของคุณตรงกัน คุณอาจต้องไปที่การลงทะเบียน QuickBooks และเปลี่ยนหมายเลขในคอลัมน์ Number เมื่อใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณมาถึง การกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารและสมุดเช็คจะง่ายกว่ามาก หากคุณป้อนหมายเลขเช็คอย่างถูกต้อง

วิธีเปลี่ยนเช็คที่คุณเขียน

จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการเปลี่ยนเช็คหลังจากที่คุณได้ป้อนแล้ว บางทีคุณอาจทำผิดพลาดร้ายแรง เช่น บันทึกเช็ค $52.50 เป็น $25.20 คุณซ่อมได้หรือไม่? แน่นอน. เพียงไปที่การลงทะเบียนและค้นหาเช็คที่คุณต้องการเปลี่ยน ไปที่ช่องการชำระเงินหรือเงินฝากและทำการเปลี่ยนแปลง

หากคุณมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมที่ต้องทำ (เช่น หากเช็คเป็นธุรกรรมแยก) ให้วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่เช็คอยู่ แล้วคลิกแก้ไขธุรกรรม QuickBooks จะแสดงหน้าต่างเขียนเช็คพร้อมเช็คเดิมในนั้น ทำการเปลี่ยนแปลง (อย่าลืมทำการเปลี่ยนแปลงในแท็บรายการและค่าใช้จ่ายด้วย หากจำเป็น)

เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกบันทึกและปิด คุณกลับไปที่การลงทะเบียน ซึ่งคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในการตรวจสอบ

หากคุณมีหน้าต่างตรวจสอบการเขียนแสดงขึ้น คุณยังสามารถใช้ปุ่มถัดไปและก่อนหน้าเพื่อเลื่อนดูการตรวจสอบและทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้

บรรจุเช็คเพิ่มเติมลงในทะเบียน

โดยปกติ QuickBooks จะแสดงข้อมูลสองแถวเกี่ยวกับการตรวจสอบแต่ละครั้งที่คุณป้อน นอกจากนี้ยังแสดงข้อมูลสองแถวเกี่ยวกับธุรกรรมแต่ละประเภทที่คุณป้อน หากคุณต้องการบรรจุเช็คเพิ่มเติมในส่วนที่มองเห็นได้ของการลงทะเบียน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย 1 บรรทัดที่ด้านล่างของหน้าต่างลงทะเบียน เมื่อคุณเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ QuickBooks จะใช้รูปแบบบรรทัดเดียวเพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดในเครื่องบันทึกเงินสด ยกเว้นฟิลด์ Memo

หน้าต่างการลงทะเบียนในจอแสดงผล 1 บรรทัด

เปรียบเทียบตัวเลขสองรูปก่อนหน้าเพื่อดูว่าจอแสดงผล 1-Line เป็นอย่างไร การลงทะเบียนอาจใช้เวลานานมาก และการแสดงผล 1 บรรทัดมีประโยชน์เมื่อคุณกำลังมองหาเช็คหรือธุรกรรมผ่านเครื่องบันทึกเงินสดแบบยาว