วิธีเตรียมใบลดหนี้ใน QuickBooks 2021

ใบลดหนี้เป็นวิธีที่สะดวกในการแก้ไขข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลที่คุณไม่พบหรือแก้ไขก่อนหน้านี้ ใบลดหนี้เป็นวิธีที่สะดวกในการจัดการสิ่งต่างๆ เช่น การคืนสินค้าและการคืนเงินของลูกค้า หากคุณได้เตรียมใบแจ้งหนี้หรือสองใบในเวลาของคุณ คุณจะพบว่าการเตรียมใบลดหนี้QuickBooksนั้นง่ายกว่าการใช้วิธีการแบบเก่ามาก

ขั้นตอนต่อไปนี้อธิบายวิธีสร้างใบลดหนี้ประเภทที่ซับซ้อนและเกี่ยวข้องมากที่สุด: ใบลดหนี้ของผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม การสร้างบริการหรือใบลดหนี้แบบมืออาชีพนั้นทำงานในลักษณะเดียวกัน คุณเพียงแค่กรอกข้อมูลในฟิลด์น้อยลง

ในการสร้างใบลดหนี้ของผลิตภัณฑ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกลูกค้า→สร้างใบลดหนี้/คืนเงิน หรือคลิกไอคอนการคืนเงินและเครดิตในส่วนลูกค้าของหน้าแรกเพื่อแสดงหน้าต่างสร้างใบลดหนี้/คืนเงิน (ตามที่แสดง)

หน้าต่างสร้างใบลดหนี้/คืนเงิน

2. ระบุลูกค้าและถ้าจำเป็น งานในเมนูแบบเลื่อนลงลูกค้า: งาน

คุณสามารถเลือกลูกค้าหรืองานจากรายการโดยคลิกที่มัน

3. (ไม่บังคับ) ระบุคลาสสำหรับใบลดหนี้

หากคุณกำลังใช้คลาสเพื่อจัดหมวดหมู่ธุรกรรม ให้เปิดใช้งานเมนูแบบเลื่อนลงของคลาส และเลือกคลาสที่เหมาะสมสำหรับใบลดหนี้

4. วันที่ในใบลดหนี้ (แม้ว่าจะคงที่ก็เป็นทางเลือก)

กด Tab เพื่อย้ายเคอร์เซอร์ไปที่กล่องข้อความวันที่ จากนั้นป้อนวันที่ที่ถูกต้องในรูปแบบ ดด/วว/ปปปป

5. (ไม่บังคับ) ป้อนหมายเลขใบลดหนี้

QuickBooks แนะนำหมายเลขใบลดหนี้โดยเพิ่ม 1 ลงในหมายเลขใบลดหนี้ล่าสุดที่คุณใช้ คุณสามารถยอมรับหมายเลขหรือแท็บในกล่องข้อความหมายเลขเครดิตเพื่อเปลี่ยนหมายเลขเป็นสิ่งที่คุณต้องการ

6. แก้ไขที่อยู่ลูกค้า หากจำเป็น

QuickBooks คว้าที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินจากรายชื่อลูกค้า คุณสามารถเปลี่ยนที่อยู่สำหรับใบลดหนี้ได้โดยแทนที่ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินปกติบางส่วน โดยปกติ คุณควรใช้ที่อยู่เดียวกันสำหรับใบลดหนี้ที่คุณใช้สำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้เดิม

7. (ตัวเลือก . . . ) ระบุหมายเลข PO

หากใบลดหนี้ปรับยอดดุลคงเหลือทั้งหมดในใบสั่งซื้อของลูกค้า คุณควรป้อนหมายเลขใบสั่งซื้อในกล่องข้อความหมายเลขใบสั่งซื้อ

นี่คือตรรกะของฉันสำหรับคำแนะนำนี้ สำหรับผู้อ่านที่ใส่ใจ: หากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้า $1,000 ใน PO No. 1984 ซึ่งอนุญาตการซื้อ $1,000 คุณใช้ PO ทั้งหมดจนหมด — อย่างน้อยก็ขึ้นอยู่กับเสมียนบัญชีของลูกค้าที่ดำเนินการ ใบแจ้งหนี้ของคุณ หากคุณแน่ใจว่าใบลดหนี้ 1,000 ดอลลาร์ถูกระบุว่าเกี่ยวข้องกับ PO No. 1984 อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องทำให้ยอดการซื้อ 1,000 ดอลลาร์ปลอดภาษี ซึ่งอาจหมายความว่าคุณสามารถใช้หรือเรียกเก็บเงินกับ PO ได้อีกครั้ง

8. หากลูกค้าส่งคืนสินค้า ให้อธิบายแต่ละรายการ

ย้ายเคอร์เซอร์ไปที่แถวแรกของกล่องข้อความรายการ/คำอธิบาย/จำนวน/อัตรา/จำนวน/ภาษี ในแถวแรกว่างของกล่อง ให้เปิดใช้งานเมนูดรอปดาวน์ "รายการ" จากนั้นเลือกรายการ QuickBooks กรอกในกล่องข้อความ Description และ Rate พร้อมคำอธิบายการขายและราคาขายที่คุณป้อนในรายการสินค้า (คุณสามารถแก้ไขข้อมูลนี้ได้หากต้องการ แต่ไม่จำเป็น) ป้อนจำนวนสินค้าที่ลูกค้าส่งคืน (หรือไม่ชำระเงิน) ในกล่องข้อความ จำนวน (หลังจากที่คุณป้อนหมายเลขนี้แล้ว QuickBooks จะคำนวณจำนวนเงินโดยการคูณจำนวนด้วยอัตรา) ป้อนแต่ละรายการที่ลูกค้าส่งคืนโดยการกรอกแถวว่างของกล่องรายการ

ในกรณีของรายการสินค้าคงคลัง QuickBooks จะถือว่ารายการที่คุณแสดงอยู่ในใบลดหนี้จะถูกส่งกลับไปยังสินค้าคงคลัง คุณต้องการปรับจำนวนสินค้าคงคลังของคุณหากมีการส่งคืนสินค้าที่ยังไม่ได้ขาย

เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใส่รายการลงในใบลดหนี้ได้มากเท่าที่คุณต้องการ หากคุณมีที่ว่างไม่เพียงพอในหน้าเดียว QuickBooks จะเพิ่มหน้าไปยังใบลดหนี้จนกว่าคุณจะทำเสร็จ ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในหน้าสุดท้าย

9. อธิบายรายการพิเศษใด ๆ ที่ใบลดหนี้ควรมี

หากคุณต้องการออกใบลดหนี้สำหรับสินค้าอื่นๆ ที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้เดิม เช่น ค่าขนส่ง ส่วนลด ค่าธรรมเนียมอื่นๆ และอื่นๆ ให้เพิ่มคำอธิบายของแต่ละรายการลงในรายการสินค้า

หากต้องการเพิ่มคำอธิบายของรายการเหล่านี้ ให้เปิดใช้งานเมนูแบบเลื่อนลงรายการของแถวว่างถัดไป แล้วเลือกรายการพิเศษ (คุณเปิดใช้งานรายการโดยคลิกที่ฟิลด์เพื่อเปลี่ยนเป็นเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิกลูกศรลงของฟิลด์เพื่อเข้าถึงเมนู) หลังจากที่ QuickBooks กรอกในกล่องข้อความคำอธิบายและอัตรา ให้แก้ไขข้อมูลนี้ (ถ้าจำเป็น) ป้อนแต่ละรายการพิเศษ — ผลรวมย่อย ส่วนลด ค่าขนส่ง และอื่นๆ — ที่คุณลงรายการในใบลดหนี้

หากคุณต้องการรวมรายการส่วนลด คุณต้องติดรายการยอดรวมย่อยในใบลดหนี้หลังสินค้าคงคลังหรือรายการอื่นๆ ที่คุณได้ลดราคา จากนั้นติดรายการส่วนลดโดยตรงหลังรายการยอดรวม เมื่อคุณทำเช่นนี้ QuickBooks จะคำนวณส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ของยอดรวมย่อย

10. (ไม่บังคับ) เพิ่มข้อความของลูกค้า

เปิดใช้งานเมนูแบบเลื่อนลงข้อความลูกค้า และเลือกข้อความจากลูกค้าที่ชาญฉลาด

11. ระบุภาษีขาย

ย้ายเคอร์เซอร์ไปที่กล่องรายการภาษี เปิดใช้งานเมนูดรอปดาวน์ แล้วเลือกภาษีขายที่ถูกต้อง

12. (ไม่บังคับ แต่เป็นความคิดที่ดีจริงๆ) เพิ่มบันทึกช่วยจำ

คุณสามารถใช้กล่องข้อความบันทึกเพื่อเพิ่มคำอธิบายบันทึกลงในใบลดหนี้ได้ คุณอาจใช้คำอธิบายนี้เพื่ออธิบายเหตุผลในการออกใบลดหนี้และเพื่ออ้างอิงข้ามใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้เดิม เป็นต้น โปรดทราบว่าฟิลด์ Memo จะพิมพ์อยู่ในใบแจ้งยอดของลูกค้า

13. หากคุณต้องการชะลอการพิมพ์ใบลดหนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย พิมพ์ภายหลัง

ฉันต้องการเลื่อนการพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่เลือกกล่องกาเครื่องหมายพิมพ์ภายหลัง จนกว่าฉันจะเสร็จสิ้นการสนทนาเกี่ยวกับการสร้างใบลดหนี้ ความครอบคลุมของการพิมพ์ใบแจ้งหนี้และใบลดหนี้จะปรากฏในส่วนหลัง

14. บันทึกใบลดหนี้

หากต้องการบันทึกใบลดหนี้ที่กรอกแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึก & ใหม่ หรือ บันทึก & ปิด QuickBooks จะแสดงกล่องโต้ตอบที่ถามว่าคุณต้องการทำอะไรกับใบลดหนี้: เก็บเครดิต คืนเงิน หรือใช้เครดิตกับใบแจ้งหนี้ เลือกตัวเลือกของคุณโดยคลิกที่ปุ่มที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการทำ หากคุณเลือกใช้กับใบแจ้งหนี้ QuickBooks จะขอข้อมูลเพิ่มเติม QuickBooks จะบันทึกใบลดหนี้ที่อยู่บนหน้าจอ และหากคุณคลิก บันทึก & สร้าง จะแสดงหน้าต่างสร้างใบลดหนี้/คืนเงินที่ว่างเปล่า เพื่อให้คุณสามารถสร้างใบลดหนี้ได้อีก (โปรดทราบว่าคุณสามารถเลื่อนหน้าไปมาผ่านใบลดหนี้ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้โดยคลิกปุ่มถัดไปและก่อนหน้า) เมื่อคุณสร้างใบลดหนี้เสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกปุ่มปิดของแบบฟอร์มใบลดหนี้ได้

หากคุณระบุว่าคุณต้องการพิมพ์เช็คคืนเงิน QuickBooks จะแสดงหน้าต่างเช็คเขียนและกรอกเช็คโดยอัตโนมัติ โดยลิงก์ไปยังบันทึกช่วยจำ