วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel

จากวิธีการทั้งหมดที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามโครงการใน Excel การตั้งค่าแผนภูมิแกนต์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่ง เนื่องจากเป็นหนึ่งในการแสดงสถานะโครงการและไทม์ไลน์โดยรวมที่ดีที่สุด

เมื่อใช้แผนภูมิแกนต์ คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่างานใดมีความสำคัญสูงสุดในปัจจุบัน และคุณสามารถดูวันที่เสร็จสิ้นโดยประมาณของโครงการได้อย่างง่ายดาย

เว้นแต่คุณจะใช้เทมเพลตแผนภูมิแกนต์ ก็ไม่มีเครื่องมือพื้นฐานที่ให้คุณสร้างได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคนิคง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์แบบไดนามิกใน Excel ได้ด้วยตนเอง นี่คือวิธีการ

สร้างสเปรดชีตไทม์ไลน์โครงการของคุณก่อน

ก่อนสร้างแผนภูมิแกนต์ของโปรเจ็กต์ คุณจะต้องสร้างสเปรดชีตเพื่อรองรับ สเปรดชีตนี้ควรมีวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด คำอธิบาย และระยะเวลาสำหรับแต่ละงาน

เมื่อคุณวางโครงงานแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณ

สร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel

คุณสามารถให้แผนภูมิแกนต์แสดงในแผ่นงานใหม่ได้ แต่ให้ดึงข้อมูลจากแผ่นงานต้นฉบับที่จัดเก็บไทม์ไลน์ของโครงการ เปิดสเปรดชีตใหม่แล้วเลือกแทรกจากเมนู

แทรกวันที่เริ่มต้นลงในแผนภูมิแกนต์

ใน ส่วน แผนภูมิให้เลือกแผนภูมิแท่ง จากเมนูดร็อปดาวน์ ให้เลือกแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน

แผนภูมิแท่งนี้ทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ที่มองเห็นได้ของระยะเวลาของแต่ละงาน

ถัดไป คุณจะต้องตั้งค่าคำอธิบายด้านล่างของแผนภูมิเป็นวันที่เริ่มต้นสำหรับแต่ละงาน คลิกขวาที่แผนภูมิว่างแล้วเลือกSelect Data ภายใต้ฟิลด์ รายการคำอธิบาย ให้เลือกปุ่มเพิ่ม

เลือก ฟิลด์ ชื่อซีรี่ส์จากนั้นเปิดแผ่นงานที่เก็บกำหนดการโครงการของคุณ เลือกส่วนหัววันที่เริ่มต้น จากนั้นเลือก ฟิลด์ ค่าชุดข้อมูล และเลือกช่วงวันที่เริ่มต้นทั้งหมดสำหรับงานโครงการของคุณ

เลือกตกลงเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว แผนภูมิของคุณจะมีลักษณะเหมือนที่แสดงด้านล่าง

นี่เป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่ยังไม่ใช่แผนภูมิแกนต์

เพิ่มระยะเวลาในแผนภูมิแกนต์ของคุณ

ตอนนี้ได้เวลาเพิ่มการแสดงภาพเพื่อแสดงระยะเวลาของแต่ละงาน คลิกขวาที่แผนภูมิและเลือกเลือกข้อมูล

ภายใต้ รายการคำอธิบาย ให้เลือกเพิ่มอีกครั้ง

ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกับด้านบน แต่คราวนี้เลือกส่วนหัวและข้อมูลจากฟิลด์ Duration

เลือกตกลงเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าแผนภูมิแกนต์ของคุณมีส่วนของแผนภูมิแท่งสำหรับแต่ละงานที่แสดงถึงระยะเวลาของงาน

มันเริ่มต้นที่งานสุดท้ายจบลงและสิ้นสุดเมื่องานต่อไปเริ่มต้นขึ้น

เพิ่มคำอธิบายงานไปยังแผนภูมิแกนต์

คุณจะสังเกตเห็นว่าสิ่งเดียวที่ขาดหายไปจากแผนภูมิแกนต์คือคำอธิบายงาน การเพิ่มสิ่งเหล่านี้ทำได้ง่ายเหมือนกับวันที่และระยะเวลา แต่คราวนี้ คุณจะต้องอัปเดตป้ายกำกับ Axis

คลิกขวาที่แผนภูมิและเลือกเลือกข้อมูล

คราวนี้ สำหรับช่วงป้ายกำกับแกนให้เลือกช่วงของเซลล์ที่มีคำอธิบายงาน

เลือกตกลงเพื่อเสร็จสิ้นและตกลงในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล ตอนนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าแผนภูมิของคุณดูเหมือนแผนภูมิแกนต์มากขึ้น อย่างไรก็ตาม ส่วนสีน้ำเงินของแท่งในแผนภูมิไม่ควรอยู่ที่นั่น

ไม่ต้องกังวล การลบสิ่งเหล่านั้นทำได้ง่าย

เสร็จสิ้นการสัมผัสบนแผนภูมิแกนต์ของคุณ

คลิกขวาที่แถบสีน้ำเงินอันใดอันหนึ่งแล้วเลือกจัดรูปแบบชุดข้อมูล

เลือกไอคอน Paint ที่เมนูด้านขวา จากนั้นเลือกNo fillภายใต้FillและเลือกNo lineภายใต้Border

ตอนนี้แผนภูมิแกนต์ของคุณจะดูเหมือนแผนภูมิแกนต์ ปัญหาเดียวคืองานโครงการของคุณอยู่ในลำดับย้อนกลับที่ควรจะเป็น สิ่งที่คุณต้องการคืองานที่มีวันที่เริ่มต้นก่อนหน้านี้แสดงอยู่ที่ด้านบนสุด ข้อความด้านล่าง และอื่นๆ

ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้คลิกซ้ายบนแกนซ้ายและเลือกจัดรูปแบบแกน

ในส่วนตัวเลือกแกนให้เลือกหมวดหมู่ในลำดับที่กลับกัน

ตอนนี้คุณสามารถเห็นว่าแผนภูมิแกนต์ของคุณแสดงรายการงานโครงการทั้งหมดของคุณในลำดับที่ถูกต้อง เฉพาะระยะเวลาของงานนั้นเท่านั้นที่จะแสดงในแผนภูมิแกนต์ ทุกอย่างสอดคล้องกับช่วงวันที่ที่ถูกต้องเมื่องานนั้นถูกกำหนดให้เปิดใช้งาน

แผนภูมิแกนต์ของคุณเสร็จแล้ว แต่มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดรูปแบบแผนภูมิเพิ่มเติมและขัดเกลามัน

ขัดเกลาแผนภูมิแกนต์ของคุณ

คุณอาจสังเกตเห็นว่าแผนภูมิแกนต์ของคุณมีพื้นที่สีขาวจำนวนมาก มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้

เลือกวันที่เหนือแถบงาน จาก นั้นคลิกขวาและเลือกFormat Axis ในตัวเลือกแกน ภายใต้ขอบเขต ให้ลองเพิ่มขอบเขตขั้นต่ำจนกว่างานจะอยู่ใกล้แกนแนวตั้งของแผนภูมิแกนต์มากพอ

หากคุณเพิ่มมากเกินไปและแถบเลื่อนออกจากพื้นที่แสดงผล ให้กดปุ่มรีเซ็ตเพื่อเริ่มใหม่

คุณอาจสังเกตเห็นด้วยว่าวันที่จะถูกดึงมารวมกันที่ด้านบนสุดของแผนภูมิโดยแทบไม่มีช่องว่างระหว่างกัน มีสองสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อแก้ไขปัญหานี้

• ในเมนูแกนรูปแบบเดียวกันด้านบน คุณสามารถปรับแต่งตัวเลขหลักภายใต้หน่วยเพื่อลดช่องว่างระหว่างป้ายกำกับวันที่โดยการลดจำนวนลง วิชาเอกที่เพิ่มขึ้นจะเพิ่มพื้นที่
• หากโครงการของคุณเกิดขึ้นภายในหนึ่งปี คุณสามารถลบปีออกจากวันที่เริ่มต้นเพื่อใช้เฉพาะเดือนและวันได้ สิ่งนี้จะสร้างพื้นที่ป้ายกำกับมากขึ้นสำหรับแผนภูมิแกนต์ของคุณ

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะมีแผนภูมิแกนต์สุดท้ายที่จะให้ภาพรวมที่รวดเร็วและอ่านง่ายแก่ผู้คนในโปรเจ็กต์ทั้งหมดของคุณ

เมื่อคุณดำเนินการตามขั้นตอนนี้กับโปรเจ็กต์ของคุณแล้ว การสร้างแผนภูมิแกนต์จะกลายเป็นเรื่องปกติ การสร้างแผนภูมิแกนต์จากสเปรดชีตโครงการของคุณทำได้ง่ายและรวดเร็วภายในเวลาไม่ถึง 10 ถึง 15 นาที