เทมเพลตตารางกะทำงานพนักงานฟรีสำหรับ Excel พร้อมเครื่องคำนวณชั่วโมงอัตโนมัติ

ตารางกะการทำงานของพนักงานที่มีประโยชน์ที่สุดไม่ใช่แค่ตารางรายสัปดาห์ที่มีชื่อพนักงานเท่านั้น แต่ควรคำนวณชั่วโมงทำงานที่ได้รับค่าจ้างได้อย่างแม่นยำ จัดการกับกะกลางคืน แสดงผลรวมรายสัปดาห์แยกตามพนักงาน และทำให้เห็นชัดเจนว่าสเปรดชีตนี้ใช้สำหรับการวางแผนหรือการจ่ายเงินเดือน โครงสร้างแม่แบบด้านล่างนี้ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์เหล่านั้นโดยเฉพาะ

ระบบนี้เหมาะที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลางที่จัดตารางการทำงานของพนักงานตามกะ เช่น ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร คลินิก คลังสินค้า ธุรกิจบริการ ทีมสนับสนุน และการดำเนินงานที่คล้ายคลึงกัน แต่จะไม่เหมาะสมนักหากคุณต้องการข้อมูลการลงเวลาเข้างานแบบเรียลไทม์ กฎระเบียบของสหภาพแรงงานที่ซับซ้อน ค่าตอบแทนพิเศษหลายรายการ การปฏิบัติตามกฎระเบียบการทำงานแบบแบ่งกะ การคาดการณ์กำลังคนอัตโนมัติ หรือการบูรณาการระบบเงินเดือน ในกรณีเหล่านั้น ระบบบริหารจัดการกำลังคนเฉพาะทางมักจะเหมาะสมกว่า

ภาพรวมของเทมเพลต

หากต้องการให้เครื่องคำนวณชั่วโมงทำงานมีความแม่นยำ ให้ใช้หนึ่งแถวต่อหนึ่งกะแทนที่จะใช้หนึ่งช่องต่อวันทำงานของพนักงาน รูปแบบการจัดเรียงแบบแถวจะจัดการกับพนักงานที่ทำงานสองกะในหนึ่งวัน กะกลางคืน ระยะเวลาพักที่แตกต่างกัน และบทบาทที่หลากหลายได้ดีกว่าตารางปฏิทินแบบภาพเพียงอย่างเดียว

โครงสร้างนั้นถูกออกแบบมาให้เรียบง่ายโดยเจตนา คุณสามารถคัดลอกส่วนหัวเหล่านี้ไปวางใน Excel แปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง และปล่อยให้สูตรคำนวณโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มแถว เอกสารของ Microsoft ระบุว่าตารางใน Excel สามารถใช้การอ้างอิงแบบมีโครงสร้างและขยายคอลัมน์ที่คำนวณโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลในตารางเปลี่ยนแปลง โปรดดูคู่มือของ Microsoft เกี่ยวกับการอ้างอิงแบบมีโครงสร้างในตาราง Excel

สูตรคำนวณชั่วโมงที่จะใช้

หาก เวลา เริ่มต้น ของคุณ อยู่ใน D2 เวลาสิ้นสุดอยู่ใน E2 และเวลาพักที่ไม่ได้รับค่าจ้าง (นาที)อยู่ใน F2 สูตรนี้จะคำนวณชั่วโมงทำงานที่ได้รับค่าจ้างในรูปแบบทศนิยม และยังรองรับกะการทำงานที่เลยเที่ยงคืนด้วย:

=IF(OR(D2="",E2=""),"",MAX(0,MOD(E2-D2,1)*24-F2/60))

เหตุผลที่วิธีนี้ได้ผล: Excel เก็บเวลาเป็นเศษส่วนของวัน Microsoft แนะนำให้ใช้วิธีลบเวลาหนึ่งออกจากอีกเวลาหนึ่งเพื่อคำนวณเวลาที่ผ่านไป การคูณผลลัพธ์ด้วย 24 จะแปลงเศษส่วนนั้นเป็นชั่วโมงในรูปแบบทศนิยมMODเศษส่วนนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เวลาทำงานกะกลางคืน เช่น 22:00 น. ถึง 6:00 น. กลายเป็นเวลาติดลบ Microsoft ได้อธิบายวิธีการลบเวลาไว้ในเอกสาร " คำนวณความแตกต่างระหว่างสองเวลาใน Excel "

ตัวอย่าง: กะทำงานปกติ

สมมติว่าจอร์แดนทำงานตั้งแต่ 9:00 น. ถึง 17:30 น. โดยมีเวลาพัก 30 นาทีโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

เวลาที่ใช้ทั้งหมดคือ 8.5 ชั่วโมง หักเวลาพัก 0.5 ชั่วโมงแล้ว จึงเหลือเวลาทำงานที่ได้รับค่าจ้าง 8.0 ชั่วโมง

ตัวอย่าง: กะกลางคืน

สมมติว่าเคซี่ย์ทำงานตั้งแต่ 22:00 น. ถึง 6:00 น. โดยมีเวลาพัก 30 นาทีที่ไม่ได้รับค่าจ้าง=(E2-D2)*24สูตรคำนวณแบบง่ายๆ อาจให้ผลลัพธ์ติดลบ เพราะเวลาเลิกงานปรากฏเร็วกว่าเวลาเริ่มงานบนนาฬิกา แต่MODสูตรคำนวณที่ถูกต้องจะนับเป็นช่วงเวลาทำงานกลางคืน 8 ชั่วโมงก่อนหักเวลาพัก ทำให้เหลือเวลาทำงานที่ได้รับค่าจ้าง 7.5 ชั่วโมง

เมื่อใดที่ไม่ควรใช้สูตร MOD

หากกะทำงานมีระยะเวลา 24 ชั่วโมงขึ้นไป หรือหากคุณกำหนดตารางงานที่ครอบคลุมหลายวันในปฏิทิน ให้บันทึกค่าวันที่และเวลาแบบเต็มแทนที่จะบันทึกเฉพาะเวลา จากนั้นใช้คำสั่งต่อไปนี้:

=IF(OR(D2="",E2=""),"",MAX(0,(E2-D2)*24-F2/60))

ในเวอร์ชันนั้น D2 อาจมีข้อมูล3/3/2025 10:00 PMและ E2 อาจมีข้อมูล นอกจากนี้3/4/2025 6:00 AMไมโครซอฟต์ยังแนะนำให้ใช้ วันที่และเวลาแบบเต็มเมื่อคำนวณเวลาที่ผ่านไปในแต่ละวัน วิธีการนี้ช่วยขจัดความคลุมเครือและเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยกว่าสำหรับการทำงานกะยาวหรือการทำงานหลายวัน

วิธีคำนวณชั่วโมงทำงานรวมของพนักงานแต่ละคนในแต่ละสัปดาห์

สมมติว่าข้อมูลตารางงานของคุณใช้คอลัมน์ A สำหรับวันที่ คอลัมน์ B สำหรับพนักงาน และคอลัมน์ G สำหรับชั่วโมงที่ได้รับค่าจ้าง ใส่ข้อมูลวันที่เริ่มต้นสัปดาห์ลงใน K1 และชื่อพนักงานลงใน K2 จากนั้นใช้คำสั่งต่อไปนี้:

=SUMIFS($G:$G,$B:$B,K2,$A:$A,">="&$K$1,$A:$A,"<"&$K$1+7)

ผลรวมนี้จะคำนวณเฉพาะจำนวนชั่วโมงทำงานที่ได้รับค่าจ้างที่ตรงกับพนักงานและอยู่ในช่วงเจ็ดวันเริ่มต้นใน K1 เท่านั้น Microsoft อธิบายSUMIFSว่าฟังก์ชัน SUMIFS เป็นฟังก์ชันสำหรับรวมค่าที่ตรงตามเกณฑ์หลายประการ ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับการคำนวณผลรวมรายสัปดาห์ของพนักงาน ดูคำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับ SUMIFSเพิ่มเติม

หากตารางงานของคุณมีระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์พอดี และพนักงานแต่ละคนใช้พื้นที่หนึ่งแถวในสรุปรายสัปดาห์แยกกัน คุณสามารถใช้SUMสูตรที่ง่ายกว่าได้ ไมโครซอฟต์ระบุว่าวิธีนี้SUMดีกว่าการเพิ่มการอ้างอิงเซลล์จำนวนมากด้วยตนเอง เพราะดูแลรักษาง่ายกว่าและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์น้อยกว่า ดูเอกสารประกอบฟังก์ชัน SUM ของไมโครซอฟต์เพิ่มเติมได้

บทสรุปประจำสัปดาห์ที่มีประโยชน์

สมุดงานที่ดีควรตอบคำถามสามข้อโดยไม่ต้องบังคับให้ผู้จัดการต้องตรวจสอบทุกแถว:

• พนักงานแต่ละคนมีกำหนดทำงานกี่ชั่วโมงในสัปดาห์นี้?
• มีการกำหนดชั่วโมงแรงงานทั้งหมดกี่ชั่วโมง?
• พนักงานคนใดบ้างที่มีคะแนนใกล้เคียงหรือสูงกว่าเกณฑ์ที่คุณใช้ในการประเมิน?

เอกสารสรุปอย่างง่ายอาจประกอบด้วย ข้อมูลพนักงาน ชั่วโมงทำงานที่กำหนดไว้ กลุ่มวางแผนชั่วโมงทำงานปกติ และชั่วโมงตรวจสอบการทำงานล่วงเวลา สำหรับทีมงานในสหรัฐอเมริกา สูตรการวางแผนอาจเป็นดังนี้:

Regular planning hours: =MIN(L2,40)
Over-40 review hours:   =MAX(L2-40,0)

สูตรเหล่านี้มีประโยชน์ในการใช้เป็นตัวบ่งชี้การจัดตารางเวลา แต่ไม่ควรนำมาใช้เป็นเครื่องมือตัดสินใจเรื่องค่าจ้าง ภายใต้กฎหมายมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรมของสหรัฐฯ พนักงานที่ไม่ได้รับการยกเว้นโดยทั่วไปจะได้รับค่าล่วงเวลาหลังจากทำงานเกิน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่ข้อยกเว้นและกฎอื่นๆ อาจนำมาใช้ได้ และกฎหมายของรัฐหรือท้องถิ่นอาจกำหนดข้อกำหนดเพิ่มเติม กระทรวงแรงงานสหรัฐฯ อธิบายถึงหลักเกณฑ์พื้นฐานของรัฐบาลกลางใน เอกสารข้อเท็จจริงหมายเลข 23 เกี่ยวกับการจ่าย ค่าล่วงเวลา

ที่สำคัญไม่แพ้กันคือ ชั่วโมงทำงานที่กำหนดไว้ไม่จำเป็นต้องตรงกับชั่วโมงทำงานจริงเสมอ ไป เอกสารข้อเท็จจริงหมายเลข 22ของกระทรวงแรงงาน เกี่ยวกับชั่วโมงทำงาน อธิบายว่า ค่าตอบแทนขึ้นอยู่กับเวลาทำงานจริงที่สามารถชดเชยได้ ใช้ตารางคำนวณเพื่อวางแผนกำลังคน และใช้กระบวนการบันทึกเวลาและจ่ายเงินเดือนที่ได้รับการอนุมัติเพื่อกำหนดชั่วโมงที่ต้องจ่าย

ผลลัพธ์ที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร

แม่แบบนี้ใช้งานได้ดีเมื่อตารางเวลาผ่านการตรวจสอบเชิงปฏิบัติบางประการแล้ว

ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้ก่อนที่จะนำตารางนี้ไปใช้ในตารางงานจริง ตารางงานที่ดูดีแต่คำนวณกะกลางคืนผิดพลาดนั้นแย่กว่าตารางงานที่ผ่านการทดสอบแล้วเสียอีก

โครงสร้างสมุดงานที่แนะนำ

แผ่นที่ 1: ตารางเวลา

คงตารางเวลาการทำงานแบบแถวไว้ที่นี่ เพิ่มตัวกรองเพื่อให้ผู้จัดการสามารถดูข้อมูลพนักงาน บทบาท แผนก หรือช่วงวันที่ที่ต้องการได้ แปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง Excel เพื่อให้แถวใหม่ได้รับสูตรและการจัดรูปแบบจากตารางเดิม

แผ่นที่ 2: สรุปรายสัปดาห์

ระบุรายชื่อพนักงานเพียงครั้งเดียว คำนวณชั่วโมงทำงานที่กำหนดไว้SUMIFSและเพิ่มเครื่องหมายตรวจสอบ (ถ้าต้องการ) เน้นการใช้เอกสารนี้เพื่อการตัดสินใจ ไม่ใช่การป้อนข้อมูล

แผ่นที่ 3: รายการ

จัดเก็บรายชื่อพนักงานที่ได้รับอนุมัติ บทบาท แผนก และป้ายกำกับกะไว้ในที่เดียว รายชื่อเหล่านี้สามารถช่วยตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งช่วยลดการสะกดคำที่แตกต่างกัน เช่น “Front Desk,” “Front desk,” และ “FrontDesk” ที่อาจทำให้สูตรสรุปข้อมูลผิดพลาดได้

เมื่อเทมเพลต Excel นี้เหมาะสม

ใช้แนวทางนี้เมื่อคุณมีจำนวนพนักงานที่จัดการได้ กำหนดตารางงานเป็นรายสัปดาห์ และต้องการเพียงแค่ภาพรวมและจำนวนชั่วโมงทำงานที่เชื่อถือได้ วิธีนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้จัดการที่ใช้ Excel อยู่แล้วและต้องการตรวจสอบข้อมูลโดยไม่ต้องเรียนรู้แพลตฟอร์มการกำหนดตารางงานใหม่

นอกจากนี้ยังเหมาะอย่างยิ่งเมื่อตารางเวลาเปลี่ยนแปลงบ้างเป็นครั้งคราว แต่ไม่บ่อยนัก ผู้จัดการสามารถแก้ไขได้เพียงแถวเดียว และสรุปชั่วโมงการทำงานจะอัปเดตทันที

เมื่อไหร่ควรเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่นนอกเหนือจาก Excel

ควรเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาหรือการบริหารกำลังคนเฉพาะทาง เมื่อสเปรดชีตกลายเป็นสาเหตุของข้อผิดพลาดซ้ำซากหรือการทำงานด้วยตนเอง สัญญาณเตือนที่ควรระวัง ได้แก่:

• มีหลายสาขา โดยผู้จัดการแต่ละคนมีหน้าที่แก้ไขสำเนาเอกสารที่แตกต่างกัน
• มีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการในนาทีสุดท้ายบ่อยครั้ง ซึ่งยากต่อการแก้ไขให้ลงตัว
• จำเป็นต้องมีการบังคับใช้กฎหมายแรงงานโดยอัตโนมัติ หรือการบังคับใช้การหยุดพักงาน
• พนักงานจำเป็นต้องมีระบบบริการตนเองในการตรวจสอบความพร้อมในการทำงานและการประมูลกะงาน
• คุณต้องการข้อมูลนาฬิกาลงเวลา ข้อมูลการส่งออกเงินเดือน หรือบันทึกการตรวจสอบ
• การจัดสรรบุคลากรต้องปรับให้เหมาะสมกับประมาณการความต้องการ
• คุณใช้เวลาในการดูแลรักษาโค้ดมากกว่าการจัดตารางเวลาคนเสียอีก

โปรแกรมสเปรดชีตควรทำให้การวางแผนตารางเวลาทำได้ง่ายขึ้น แต่เมื่อมันกลายเป็นระบบประสานงาน ระบบจ่ายเงินเดือน ระบบตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และเครื่องมือสื่อสารในเวลาเดียวกัน ความเรียบง่ายของมันก็มักจะหายไป

การปรับปรุงเล็กน้อยที่ทำให้เทมเพลตปลอดภัยยิ่งขึ้น

• ใช้ค่าเวลาจริงจาก Excelป้อน ค่าเวลาเป็น . 9:00 AMไม่ใช่ข้อความ เช่น9am shift.
• เวลาพักของร้านค้าจะแบ่งเป็นหน่วยละหนึ่งนาที ผู้จัดการสามารถป้อนค่าได้ง่าย โดยใช้สูตรหารด้วย 60
• ล็อกคอลัมน์สูตรหากมีการแชร์เวิร์กบุ๊กอย่างกว้างขวาง ให้ป้องกันการแก้ไขสูตรชั่วโมงทำงานที่ได้รับค่าจ้างและสูตรสรุปโดยไม่ตั้งใจ
• ใช้การสะกดคำของพนักงานคนเดียวกันการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหรือรหัสพนักงานจะช่วยลดความผิดพลาดของผลรวม
• ควรแยกเวลาทำงานที่กำหนดไว้กับเวลาทำงานจริงออกจากกันอย่าเขียนทับตารางเวลาด้วยข้อมูลเงินเดือน เว้นแต่จะเป็นขั้นตอนการทำงานที่ตั้งใจไว้
• ทดสอบการทำงานข้ามคืนอย่างชัดเจนนี่เป็นหนึ่งในจุดที่สเปรดชีตบันทึกเวลาทำงานผิดพลาดได้ง่ายที่สุด
• เก็บสำเนาต้นฉบับที่สะอาดไว้ทำสำเนาสำเนาต้นฉบับสำหรับแต่ละช่วงเวลาการกำหนดตารางเวลา แทนที่จะแก้ไขสัปดาห์เก่าซ้ำๆ ซึ่งเต็มไปด้วยข้อสันนิษฐานที่ซ่อนอยู่

ตัวอย่างสุดท้าย

ลองนึกภาพทีมสนับสนุนห้าคน อเล็กซ์ทำงาน 8:00 น. – 16:30 น. โดยมีพัก 30 นาที วันจันทร์ถึงวันศุกร์ เครื่องคำนวณจะแสดงเวลาทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน และ 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ มอร์แกนทำงานสองกะ ตั้งแต่ 12:00 น. – 20:00 น. สองกะ ตั้งแต่ 14:00 น. – 22:00 น. และหนึ่งกะ ตั้งแต่ 22:00 น. – 6:00 น. โดยแต่ละกะมีเวลาพัก 30 นาทีโดยไม่ได้รับค่าจ้าง แม่แบบแบบแถวเดียวกันนี้สามารถคำนวณเวลาทำงานของทุกกะได้อย่างสม่ำเสมอ รวมถึงกะกลางคืน ในขณะที่สรุปรายสัปดาห์จะรวมผลลัพธ์เป็นเวลาทำงานรวมของพนักงานคนเดียว

นั่นคือข้อได้เปรียบหลักของการออกแบบนี้: ตารางเวลายังคงอ่านง่าย แต่ชั่วโมงจะคำนวณจากค่าเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด และเวลาพัก แทนที่จะพิมพ์ผลรวมด้วยตนเอง คุณสามารถเห็นทั้งแผนการจัดกำลังคนและวิธีการคำนวณเบื้องหลังได้

เอกสารอ้างอิงอย่างเป็นทางการ

• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: คำนวณความแตกต่างระหว่างสองเวลาใน Excel
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: การใช้การอ้างอิงแบบมีโครงสร้างกับตาราง Excel
• ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: การรวมค่าตามเงื่อนไขหลายประการ
• กระทรวงแรงงานสหรัฐฯ: เอกสารข้อเท็จจริงฉบับที่ 22 ชั่วโมงการทำงานภายใต้กฎหมาย FLSA
• กระทรวงแรงงานสหรัฐฯ: เอกสารข้อเท็จจริงฉบับที่ 23 ข้อกำหนดเกี่ยวกับการจ่ายค่าล่วงเวลา