จะแชร์โฟลเดอร์ในช่อง Microsoft Teams ได้อย่างไร

นี่เป็นคำถามจากเอเลน่า:

ฉันทำงานเป็นผู้จัดการโครงการให้กับบริษัทรับก่อสร้าง และได้รับมอบหมายให้ดูแลโฟลเดอร์ขั้นตอนที่ใช้ร่วมกัน ความท้าทายคือการทำให้ผู้อื่นเข้าถึงเนื้อหาของบริษัทของเราได้ ไม่จำเป็นต้องทำงานให้กับบริษัทของเรา จนถึงตอนนี้ ฉันไม่สามารถแชร์โฟลเดอร์เอกสารกับผู้ใช้ภายนอกและสมาชิกในทีมของเรา ทางออกเดียวที่เราได้รับคือการใช้โฟลเดอร์ OneDrive มีแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการให้ผู้อื่นเข้าถึงโฟลเดอร์เอกสารที่แชร์ของเราและยังสามารถเข้าถึงได้ใน Microsoft Teams หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำถามของคุณ ด้านล่างนี้ เราจะขยายวิธีการสามวิธีที่คุณอาจใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการแบ่งปันไฟล์ของคุณกับทีม โพสต์นี้เขียนโดยใช้ Windows 10 แต่ส่วนใหญ่ใช้ได้กับ Windows 11 และ macOS อย่างสมบูรณ์

การแชร์โฟลเดอร์ใน Microsoft Teams

ใช้ไลบรารีเอกสาร SharePoint

ณ วันนี้ ไม่มีความสามารถของ Teams แบบง่ายที่อนุญาตให้แชร์โฟลเดอร์ในโครงสร้างโฟลเดอร์แชนเนลของคุณ เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์หรือโฟลเดอร์ไปยัง Teams แล้ว ไฟล์ของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในไลบรารี SharePoint ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย

• เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบเดสก์ท็อป Microsoft Teams (บน Windows หรือ macOS) หรือรุ่นทางเว็บ
• ค้นหาช่องทางที่เกี่ยวข้อง
• กด ไฟล์ และไปที่โครงสร้างโฟลเดอร์ช่องของคุณ จนกว่าคุณจะเห็นโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์กับพันธมิตรทางธุรกิจภายในหรือภายนอกของคุณ
• กดปุ่มเปิดใน SharePoint ดังที่แสดงด้านล่าง

• ไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่เกี่ยวข้องจะเปิดขึ้น
• กดเมนู Show Actions แล้วกด Share

• กล่องโต้ตอบส่งลิงก์จะเปิดขึ้น
• ใช้ To filed เพื่อป้อนชื่อและที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย

• เสร็จแล้วกดส่ง

แชร์โฟลเดอร์โดยใช้ OneDrive

อีกวิธีง่ายๆ ในการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์คือการใช้ OneDrive

• จากแชนเนล Teams ของคุณ ให้เปิดไลบรารีเอกสาร SharePoint ดังที่แสดงด้านบน
• กดเมนูแสดงการกระทำและเลือกเพิ่มทางลัดบน OneDrive
• จาก OneDrive ให้แชร์ลิงก์ตามที่แสดงในหัวข้อด้านบน

การเข้าถึงโฟลเดอร์ของทีมผ่าน DropBox, Google Drive หรือคลาวด์ไดรฟ์อื่นๆ

ในการแชร์กับคู่ค้าภายนอกที่ไม่ได้ใช้ OneDrive คุณสามารถใช้ตัวเลือกเพิ่มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ภายนอก

• จากแชนเนล Teams ของคุณ ให้นำทางไปยังโฟลเดอร์ของคุณ
• กดปุ่มเพิ่มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

• เลือกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คุณชื่นชอบ ในกรณีนี้คือ Dropbox
• ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านของคุณ
• อัปโหลดโฟลเดอร์ของคุณและระบุฝ่ายที่จำเป็นในที่เก็บข้อมูลบุคคลที่สาม

อนุญาตให้แขกเข้าถึงแชนเนล Teams

วิธีสุดท้ายที่เราจะกล่าวถึงคือการแชร์กับบุคคลภายนอกจากแชนเนล Teams ของคุณ สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องไปก่อน ไปและเพิ่มผู้ใช้ภายนอกเป็นผู้เยี่ยมชมใน Teams และช่องส่วนตัวที่เกี่ยวข้องของคุณตามต้องการ

ส่งโฟลเดอร์ผ่านการแชทของทีม

เพื่อความสมบูรณ์ เราต้องการพูดถึงความเป็นไปได้ในการส่งลิงก์ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะผ่านการแชทของ Teams และ Outlook

• ในแชนเนล Teams ของคุณ ให้เปิดแท็บ ไฟล์
• ค้นหาโฟลเดอร์ของคุณ กดปุ่ม Show Actions และกด Copy Link

• กดปุ่มคัดลอกและปิดกล่องโต้ตอบ
• ย้ายไปที่แท็บแชนเนลของคุณ
• วางลิงก์ตามต้องการในการสนทนาแชนเนลของคุณ
• หากต้องการแชร์ลิงก์ไปยังโฟลเดอร์กับบุคคลที่ต้องการในการแชทแบบ 1:1 ให้ใช้แอปพลิเคชันแชท

แชร์โฟลเดอร์ใน Outlook

หากต้องการส่งโฟลเดอร์ Teams ของเราผ่าน Outlook คุณสามารถรับลิงก์ดังที่แสดงไว้ในส่วนก่อนหน้า ถัดไป วางลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ Teams ของคุณในอีเมล Outlook แล้วส่งไปยังผู้รับของคุณ โปรดทราบว่าผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกจะต้องมีสิทธิ์อ่านแชนเนล Teams เพื่อเข้าถึงเนื้อหา

การเรียนรู้เพิ่มเติม

• การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ของ Teams ในการเชิญประชุม
• วิธีเข้าถึงโฟลเดอร์ Microsoft Teams ใน Windows File Explorer
• ตำแหน่งโฟลเดอร์บันทึกของ Microsoft Teams อยู่ที่ไหน