วิธีแชร์และติดตามไซต์ SharePoint

ง่ายต่อการติดตามไซต์ SharePoint และรับการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นบนไซต์นั้น ด้วย SharePoint รุ่นล่าสุด ตัวเลือกนี้ทำได้ง่ายเพียงแค่คลิกไอคอนรูปดาวบนหน้าหลักของเว็บไซต์ SharePoint ดังที่แสดง

คลิกดาวบนไซต์ SharePoint เพื่อติดตามไซต์

ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint Mobile App ให้แตะรูปดาวดังที่แสดงในรูปต่อไปนี้

แตะดาวบน SharePoint Mobile App เพื่อติดตามไซต์

เมื่อคุณติดตามไซต์ SharePoint ไซต์นั้นจะแสดงขึ้นบนแดชบอร์ดหลักของ SharePoint ซึ่งเป็นแดชบอร์ดหลักที่คุณจะเห็นเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Office 365 และคลิกแอป SharePoint คุณสามารถกลับไปที่แดชบอร์ดได้ตลอดเวลาโดยคลิกเมนูแอป (ไอคอนวาฟเฟิลที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ) แล้วคลิก SharePoint

เมื่อคุณติดตามไซต์ คุณจะได้รับข่าวสาร การอัปเดต และกิจกรรมทั้งหมดบนแดชบอร์ดหลักของ SharePoint ในรูปต่อไปนี้ คุณจะเห็นว่าเรากำลังติดตามไซต์ SharePoint For LuckyTemplates และภายใต้ "ข่าวสารจากไซต์" เราจะเห็นบทความข่าวใหม่ถูกโพสต์

ข่าวสารและกิจกรรมจากไซต์ที่คุณติดตามจะปรากฏบนแดชบอร์ด SharePoint ของคุณ

หากคุณกำลังใช้ SharePoint Mobile App คุณจะเห็นแท็บข่าวสารบนหน้าจอหลัก แท็บนี้แสดงข่าวสารและกิจกรรมทั้งหมดจากเว็บไซต์ที่คุณกำลังติดตาม แท็บข่าวจะแสดงที่นี่

ข่าวสารและกิจกรรมจากไซต์ที่คุณติดตามจะปรากฏบนแท็บข่าวสารในแอป SharePoint Mobile

บทความข่าวเดียวกันที่แสดงในเว็บเบราว์เซอร์ก่อนหน้านี้ยังแสดงที่นี่ใน SharePoint Mobile App นี่เป็นธีมที่เกิดซ้ำ แอป SharePoint Mobile จะแสดงเนื้อหาเดียวกันกับที่คุณจะพบเมื่อใช้ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ เป็นเพียงรุ่นมือถือที่ออกแบบมาให้ใช้งานบนอุปกรณ์ขนาดเล็กได้ง่ายขึ้น

แดชบอร์ด Office 365 SharePoint จะพร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณใช้ SharePoint เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 หากคุณใช้ SharePoint On-Premises ให้ตรวจสอบกับแผนกไอทีของคุณเพื่อดูว่ามีไซต์ที่รวมไว้สำหรับการแจ้งเตือนและกิจกรรมหรือไม่

วิธีตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับ SharePoint

นอกจากการติดตามไซต์แล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับพื้นที่อื่นๆ ของ SharePoint ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น เอกสารจะถูกเก็บไว้ในแอปคอนเทนเนอร์ SharePoint พิเศษที่เรียกว่าไลบรารี ตัวอย่างแอปเอกสารที่แสดงขึ้นที่การนำทางด้านซ้ายของไซต์ทีมเริ่มต้นของคุณ การแจ้งเตือนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เพื่อนร่วมทีมของคุณทำกับเอกสารและรายการ

คุณต้องมีที่อยู่อีเมลที่กำหนดค่าไว้ในโปรไฟล์ SharePoint ของคุณเพื่อรับการแจ้งเตือน ถ้าเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณอยู่ในเครือข่ายของคุณ นั่นก็ไม่ใช่ปัญหา อย่างไรก็ตาม Office 365 อาจไม่สามารถรวมเข้ากับข้อมูลเครือข่ายและอีเมลของคุณได้ ในสถานการณ์เหล่านี้ ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถกำหนดค่าที่อยู่อีเมลของคุณด้วยตนเองหรือให้สิทธิ์คุณในการดำเนินการดังกล่าว

ในการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับเนื้อหาในแอปเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เปิดเว็บเบราว์เซอร์และนำทางคุณไปยังเว็บไซต์ของ Microsoft Office

เข้าสู่ระบบหากคุณได้รับการร้องขอ

เลือกไซต์ SharePoint ของคุณเพื่อเปิดไซต์

เลือกแอปเอกสารที่ปรากฏในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย

ที่ด้านบนของแอปเอกสาร ให้คลิกจุดไข่ปลา จากนั้นคลิก แจ้งเตือนฉัน ดังที่แสดง
กล่องโต้ตอบ แจ้งเตือนฉันเมื่อรายการเปลี่ยนแปลง จะเปิดขึ้น

การเลือกตัวเลือกแจ้งเตือนฉันในแอปเอกสาร SharePoint

หากคุณกำลังใช้ SharePoint On-Premises และคุณไม่เห็นปุ่มแจ้งเตือนฉัน เป็นไปได้ว่าผู้ดูแลระบบของคุณไม่ได้กำหนดการตั้งค่าอีเมลขาออก หากไม่ได้กำหนดค่าการตั้งค่าอีเมลขาออกใน Central Administration ปุ่ม Alert Me ก็จะไม่ปรากฏต่อผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ SharePoint Online อีเมลขาออกได้รับการกำหนดค่าโดย Microsoft แล้ว และคุณพร้อมที่จะใช้งาน

ในกล่องข้อความชื่อการแจ้งเตือน ให้ป้อนชื่อสำหรับการแจ้งเตือน
เราแนะนำให้ตั้งชื่อให้มีความหมายสำหรับคุณในกล่องจดหมาย เช่น Documents Modified Today – Budget Team Site มิฉะนั้น คุณไม่มีวิธีที่มีความหมายในการบอกการแจ้งเตือนหนึ่งจากอีกการแจ้งเตือนหนึ่ง

ในกล่องข้อความ Send Alerts To ให้ป้อนชื่อของบุคคลนอกเหนือจากคุณที่ควรได้รับการแจ้งเตือน
ใช่แล้ว คุณสามารถสมัครรับการแจ้งเตือนจากผู้อื่นได้! คุณต้องมีสิทธิ์จัดการการแจ้งเตือน ซึ่งให้สิทธิ์โดยค่าเริ่มต้นแก่เจ้าของไซต์

องค์กรและเจ้าของไซต์อาจต้องการสมัครรับการแจ้งเตือนจากผู้ใช้หลายรายเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการอัปเดตที่สำคัญ รวมทั้งสนับสนุนให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระดานสนทนา บล็อก หรือวิกิ ผู้ใช้ยังคงเลือกไม่ใช้ได้โดยแก้ไขการตั้งค่าในการตั้งค่าการแจ้งเตือน

ในส่วนวิธีการจัดส่ง เลือกว่าจะรับการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือข้อความไปยังโทรศัพท์มือถือของคุณหรือไม่
การส่งข้อความต้องการให้ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณกำหนดค่าบริการนี้ผ่านบุคคลที่สาม ดังนั้นคุณอาจไม่สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังโทรศัพท์ของคุณ

ในส่วนประเภทการเปลี่ยนแปลง ให้เลือกตัวเลือกที่ตรงกับประเภทของการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับ เช่น การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด เพิ่มรายการใหม่ รายการที่มีอยู่ได้รับการแก้ไข หรือรายการถูกลบ
หากคุณรับผิดชอบในการจัดการแอพ เราขอแนะนำให้คุณรับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่รายการถูกลบ

ในส่วนส่งการแจ้งเตือนสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ให้เลือกเวลาที่จะได้รับการแจ้งเตือน
ตัวเลือกที่คุณเห็นที่นี่จะแตกต่างกันไปตามประเภทของแอพที่คุณใช้งาน ตัวอย่างเช่น แอป Tasks ช่วยให้คุณได้รับการแจ้งเตือนเมื่องานถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นหรือเมื่อใดก็ตามที่สถานะของงานที่มีลำดับความสำคัญสูงเปลี่ยนแปลงไป

ในส่วนเมื่อจะส่งการแจ้งเตือน ให้เลือกความถี่ในการส่งการแจ้งเตือนของคุณ
คุณสามารถรับได้ทันที วันละครั้ง หรือสัปดาห์ละครั้ง เราชอบที่จะได้รับสรุปรายวัน มิฉะนั้น เราได้รับอีเมลมากเกินไป

คลิกตกลงเพื่อสร้างการแจ้งเตือนของคุณดังที่แสดง

การสร้างการแจ้งเตือนใหม่สำหรับแอปเอกสาร SharePoint

คุณต้องมีสิทธิ์สร้างการแจ้งเตือนเพื่อสร้างการแจ้งเตือน โดยปกติ สิทธิ์นี้จะได้รับด้วยการกำหนดค่าเริ่มต้นของกลุ่ม SharePoint ของไซต์สมาชิก

ทุกครั้งที่ผู้ใช้บอกว่าพวกเขาต้องการเวิร์กโฟลว์เพื่อรับการแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์โครงการ ให้ลองแจ้งเตือนก่อน คุณจะแปลกใจว่าการแจ้งเตือนมีตัวเลือกที่จำเป็นบ่อยเพียงใด

หากแอปของคุณมีมุมมองส่วนตัวหรือมุมมองสาธารณะที่มีตัวกรอง คุณสามารถสมัครรับข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเฉพาะมุมมองนั้นได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนทางข้อความเมื่อรายการในแอปติดตามปัญหามีการตั้งค่าลำดับความสำคัญเป็นสูง คุณจะสร้างมุมมองที่กรองแอปสำหรับปัญหาที่มีลำดับความสำคัญสูง เลือกมุมมองที่กรองแล้วในส่วนส่งการแจ้งเตือนสำหรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เมื่อคุณสร้างการแจ้งเตือน และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อรายการตรงตามเกณฑ์การกรอง

วิธีจัดการการแจ้งเตือนสำหรับไซต์ SharePoint

คุณสามารถย้อนกลับและปรับการแจ้งเตือนได้ตลอดเวลา เมื่อคุณคลิกที่จุดไข่ปลา (แสดงไว้ก่อนหน้าในรูปที่ 10-5) คุณสามารถเลือกจัดการการแจ้งเตือนและแก้ไขการแจ้งเตือนที่คุณสร้างไว้แล้วได้ ปุ่มนี้จะนำคุณไปยังหน้าเดียวแทนที่จะไปยังแต่ละแอพที่คุณตั้งการแจ้งเตือนไว้ รูปต่อไปนี้แสดงหน้าการแจ้งเตือนของฉัน

การจัดการการแจ้งเตือนของคุณสำหรับไซต์ SharePoint ทั้งหมด

ในการจัดการการแจ้งเตือนทั้งหมดที่คุณมีบนไซต์ที่กำหนด และปรับเปลี่ยนหรือลบการแจ้งเตือน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เรียกดูแอพที่คุณสมัครรับการแจ้งเตือน

ในรายการดรอปดาวน์จุดไข่ปลา ให้เลือกจัดการการแจ้งเตือนของฉัน
หน้าการแจ้งเตือนของฉันบนไซต์นี้จะปรากฏขึ้น

เลือกลิงค์ชื่อการแจ้งเตือนที่เหมาะสม
หน้าแก้ไขการแจ้งเตือนบนไซต์นี้ปรากฏขึ้นพร้อมกับตัวเลือกทั้งหมดที่คุณดูเมื่อคุณสร้างการแจ้งเตือนครั้งแรก เปลี่ยนการตั้งค่าตามต้องการ
ไม่ได้ตั้งค่าการแจ้งเตือนให้เริ่มต้นด้วย? คุณยังคงอ่านการตั้งค่าและเปลี่ยนตัวเลือกได้ (ดูขั้นตอนก่อนหน้า) การเปลี่ยนแปลงของคุณจะไม่ส่งผลต่อการตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับผู้อื่น หากสร้างการแจ้งเตือนสำหรับผู้ใช้หลายรายพร้อมกัน

คลิก ตกลง เพื่อแก้ไขการแจ้งเตือนด้วยการตั้งค่าใหม่ของคุณ หรือ ลบ เพื่อลบการแจ้งเตือน
การลบการแจ้งเตือนที่สร้างขึ้นสำหรับคุณจะไม่ลบการแจ้งเตือนจากผู้ใช้รายอื่นที่อยู่ในกลุ่มที่สร้างการแจ้งเตือน

หากคุณเป็นผู้ดูแลไซต์ คุณสามารถจัดการการแจ้งเตือนของทุกคนในไซต์ได้โดยคลิกลิงก์ การแจ้งเตือนผู้ใช้ ในส่วนการดูแลไซต์ของหน้าการตั้งค่าไซต์

เมื่อเหตุการณ์เกิดขึ้นซึ่งตรงกับการแจ้งเตือนของคุณ ตัวอย่างเช่น เวลาหรือตำแหน่งของการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมในปฏิทิน คุณจะได้รับอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณ การแจ้งเตือนทางอีเมลที่คุณได้รับจะขึ้นอยู่กับเทมเพลต ผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้ได้ เพื่อให้สามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้