Microsoft Teams สำหรับ LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft Teams เป็นผลิตภัณฑ์ด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ได้รับการประกาศเมื่อไม่กี่ปีก่อน จากนั้นจึงกลายเป็นผลิตภัณฑ์ที่เติบโตเร็วที่สุดในประวัติศาสตร์ของ Microsoft ทีมสนับสนุนการสื่อสารแบบทันทีและแบบอะซิงโครนัสแทบทุกรูปแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งข้อความ โทรหาผู้อื่นโดยใช้เสียงและวิดีโอ และจัดการประชุมออนไลน์ได้ทั้งหมดภายใน Teams นอกจากนี้ คุณยังสามารถแชร์เนื้อหาดิจิทัลและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

©Round Pebble Design/Shutterstock.com

คิดว่า Microsoft Teams เป็นแดชบอร์ดในงานออนไลน์ของคุณ และแน่นอนว่า Teams ทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของMicrosoftอย่างใกล้ชิดเช่น SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote และ Outlook เป็นต้น

เริ่มต้นใช้งาน: วิธีใช้ Microsoft Teams

Microsoft Teams พร้อมใช้งานเป็นแอปแบบสแตนด์อโลนฟรีซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดได้จากอินเทอร์เน็ต หรือเป็นส่วนหนึ่งของชุดซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft 365 แอป Microsoft Teams แบบไม่มีค่าใช้จ่ายมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ข้อความไม่จำกัด และความสามารถในการค้นหา พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน 10GB ทั่วทั้งแอป และการโทรด้วยเสียงและวิดีโอระหว่างสมาชิก

Teams เวอร์ชันที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นผ่านการสมัครใช้งาน Microsoft 365 จะมอบฟีเจอร์เหล่านั้นทั้งหมดรวมถึงโฮสต์อื่นๆ ทั้งหมด รวมถึงที่เก็บข้อมูล 1TB ต่อองค์กร แลกเปลี่ยนอีเมลโฮสติ้ง; เข้าถึง OneDrive, SharePoint และบริการอื่นๆ ของ Microsoft 365 คุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูง และการสนับสนุนทางโทรศัพท์และเว็บตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ตลอดจนเครื่องมือการดูแลระบบอื่นๆ ได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างต่างๆรุ่นที่ทีมงาน

คุณสามารถติดตั้ง Teams บนระบบปฏิบัติการต่อไปนี้:

• Windows:เป็นไปได้มากว่าหากคุณใช้คอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows คุณน่าจะใช้ Windows 10 อย่างไรก็ตาม หากคุณอยู่ในองค์กรที่ใช้ Windows เวอร์ชันเก่า คุณยังคงสามารถติดตั้ง Teams ได้ ตั้งแต่เปิดตัว Teams ก็รองรับ Windows ทุกรุ่นตั้งแต่ Windows 7
• Mac: Teams พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์ MacOS และทำงานเหมือนกับ Microsoft Teams สำหรับ Windows ทุกประการ
• ลินุกซ์:นักพัฒนาซอฟต์แวร์และผู้ที่ชื่นชอบเทคโนโลยีจำนวนมากใช้โอเพ่นซอร์สและระบบปฏิบัติการฟรี ลินุกซ์. Microsoft Teams for Linux เป็นแอป Microsoft 365 แอปแรกที่พร้อมใช้งานบนเดสก์ท็อป Linux
• iOS:หากคุณมี iPhone หรือ iPad จะใช้ระบบปฏิบัติการ iOS คุณจะพบแอป Teams ใน Apple App Store
• Android:สมาร์ทโฟนส่วนใหญ่ทั้งหมดใช้ระบบปฏิบัติการ Android คุณจะพบแอป Teams ในร้านค้า Google Play
• เว็บเบราว์เซอร์:ถ้าคุณไม่สามารถติดตั้งไคลเอ็นต์ Teams บนอุปกรณ์ของคุณได้ คุณสามารถใช้เว็บเบราว์เซอร์และเข้าสู่ระบบ Teams ได้ตลอดเวลา Teams เวอร์ชันเว็บมีวิธีการเข้าถึง Teams จากคอมพิวเตอร์ที่คุณอาจใช้ที่ร้านกาแฟหรือที่บ้านเพื่อน อย่าลืมออกจากระบบและใช้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น!

วิธีนำทาง Microsoft Teams

เมนูการนำทางของ Teams จะอยู่ที่ด้านซ้ายของหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปแบบเดิม และที่ด้านล่างของอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณสามารถเพิ่มรายการการนำทางใหม่ลงในรายการได้โดยการสร้างนโยบายหรือติดตั้งแอป ตามค่าเริ่มต้น ส่วนประกอบหลักของการนำทาง Teams ประกอบด้วย:

• กิจกรรม:ฟีดกิจกรรมเป็นที่ที่คุณจะพบการแจ้งเตือนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นรอบ ๆ Teams ตัวอย่างเช่น หากมีข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในช่องหรือมีคนส่งข้อความแชทถึงคุณ คุณจะเห็นข้อความนั้นปรากฏในฟีดกิจกรรมของคุณ คิดว่าเป็นร้านค้าครบวงจรสำหรับทุกอย่างที่เกิดขึ้นใน Teams ตั้งแต่คุณอยู่ที่นั่นครั้งล่าสุด
• แชท:พื้นที่แชทเป็นที่ที่คุณพบการแชทส่วนตัวและการแชทเป็นกลุ่ม มีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างการสนทนาในแชทและการสนทนาในแชนเนล คุณสามารถคิดว่าการแชทเป็นข้อความเฉพาะสำหรับบุคคลอื่นหรืออีกสองสามคน แชทมาและไปและเกิดขึ้นเองในขณะที่ช���องเป็นพื้นที่เฉพาะที่ยังคงมีอยู่และเป็นที่ที่ผู้คนสามารถสื่อสารเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะได้
• ทีม:ชื่อผลิตภัณฑ์เอง พื้นที่ Teams คือที่ที่คุณค้นหาทีมที่คุณตั้งไว้ คุณสามารถเรียกดูช่องทางสำหรับแต่ละทีมและส่งข้อความและดำเนินการประชุม คุณยังสามารถสร้างทีมใหม่และจัดการทีมที่มีอยู่ได้
• ปฏิทิน:พื้นที่ปฏิทินจะเน้นที่ปฏิทินกิจกรรมและการประชุมของคุณ ถ้าคุณเคยจัดกำหนดการการประชุมใน Microsoft Outlook คุณจะคุ้นเคยกับการทำงานกับปฏิทินของคุณใน Teams เป็นอย่างดี หมายเหตุ: ปฏิทินถูกรวมเข้ากับ Outlook อย่างใกล้ชิด ดังนั้น หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Outlook คุณจะไม่เห็นรายการปฏิทินในการนำทาง
• การโทร:พื้นที่การโทรเป็นที่ที่คุณดูข้อมูลเกี่ยวกับการโทรด้วยเสียงและวิดีโอของคุณ คุณสามารถเริ่มการโทรใหม่ ดูประวัติการโทร ตั้งค่ารายชื่อโทรด่วน และตรวจสอบข้อความเสียงของคุณ
• ไฟล์:พื้นที่ไฟล์เป็นที่ที่คุณสามารถบันทึกและแชร์ไฟล์ดิจิทัลได้ หากคุณเคยใช้ SharePoint หรือ OneDrive คุณจะยินดีที่จะเรียนรู้ว่าคุณนำหน้าเกมแล้ว Teams ใช้ SharePoint และ OneDrive เบื้องหลัง Teams และเมื่อใดก็ได้ คุณสามารถข้ามออกจาก Teams และเปิดไฟล์ในแอปพลิเคชัน SharePoint หรือ OneDrive ได้

Microsoft Teams การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการโทร

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นแนวคิดหลักใน Teams คุณสามารถส่งข้อความไปยังแชนเนลภายในทีม หรือคุณสามารถส่งข้อความเป็นการแชทไปยังบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป

เมื่อต้องการส่งข้อความไปยังแชนเนล ให้เลือก Teams จากบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย แล้วเลือกแชนเนล ช่องจะโหลด และคุณจะเห็นข้อความที่ผ่านมาในบานหน้าต่างตรงกลาง ในการส่งข้อความไปยังช่อง ให้พิมพ์ในกล่องข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอ แล้วเลือกไอคอนส่งข้อความ ซึ่งดูเหมือนเครื่องบินกระดาษ ทุกคนในช่องจะสามารถเห็นข้อความของคุณในครั้งต่อไปที่พวกเขาดูช่อง

ในการส่งข้อความไปยังบุคคลตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปในแชท ให้เลือก แชท จากบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย แล้วเลือกไอคอน แชทใหม่ ที่ด้านบนสุดของรายการข้อความแชท ไอคอนนี้ดูเหมือนดินสอเขียนอยู่บนแผ่นกระดาษ ป้อนชื่อหรือชื่อของบุคคลหรือบุคคลที่คุณต้องการส่งข้อความถึง จากนั้นพิมพ์ข้อความของคุณในกล่องข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอ หากต้องการส่งข้อความ ให้เลือกไอคอนส่งข้อความ ซึ่งดูเหมือนเครื่องบินกระดาษ

คุณยังสามารถโทรหาบุคคลอื่นโดยใช้ Teams ได้อีกด้วย หากบุคคลอื่นเป็นผู้ใช้ Teams คนอื่น คุณสามารถโทรออกโดยใช้วิดีโอได้เช่นกัน เมื่อต้องการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอไปยังผู้ใช้ Teams รายอื่น เพียงแค่มองหาชื่อของบุคคลนั้นภายใน Teams เมื่อคุณวางเมาส์เหนือชื่อ คุณจะเห็นไอคอนกล้องวิดีโอและไอคอนโทรศัพท์ เลือกไอคอนวิดีโอเพื่อเริ่มแฮงเอาท์วิดีโอ และเลือกไอคอนโทรศัพท์เพื่อเริ่มการโทรด้วยเสียง หากคุณต้องการกดหมายเลขโทรศัพท์ ให้เลือก โทร ในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้าย แล้วเลือกไอคอนเพื่อโทรออก

หากคุณไม่ได้ตั้งค่าเสียงในการสมัครใช้งาน Teams ของคุณ คุณจะไม่สามารถโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ได้ ในทำนองเดียวกัน หากคุณหรือคนที่คุณโทรหาไม่ได้ติดตั้งกล้องวิดีโอไว้ คุณจะไม่สามารถโทรวิดีโอได้

ศูนย์การจัดการ Microsoft Teams

ศูนย์การจัดการทีมเป็นที่ที่คุณจัดการทีม คุณใช้เว็บเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อเข้าสู่ทีม Admin Center เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว คุณจะพบเมนูนำทางที่ด้านซ้ายของเว็บไซต์ ส่วนประกอบหลักของการนำทาง Teams Admin Center ได้แก่:

• แดชบอร์ด:แดชบอร์ดคือหน้า Landing Page หลักของคุณสำหรับ Teams Admin Center ที่นี่คุณจะพบแผงข้อมูลที่มีข้อมูลเช่นกิจกรรมของผู้ใช้ ข้อมูลองค์กร และลิงก์ความช่วยเหลือและการฝึกอบรม
• ทีม:ใช้การตั้งค่าเหล่านี้เพื่อจัดการทีมและนโยบายของทีม คุณสามารถเพิ่มทีมใหม่และกำหนดค่าทีมที่มีอยู่ได้ คุณยังสามารถกำหนดนโยบายที่กำหนดคุณลักษณะและการตั้งค่าที่ทีมสามารถใช้ได้
• อุปกรณ์:การตั้งค่าเหล่านี้ใช้เพื่อตั้งค่าและจัดการอุปกรณ์ในเครือข่ายของคุณ คุณสามารถตั้งค่าไฟล์การกำหนดค่าที่ใช้สำหรับอุปกรณ์ที่คุณได้อนุมัติสำหรับองค์กรของคุณ
• ที่ตั้ง:ใช้การตั้งค่าเหล่านี้เพื่อตั้งค่าที่ตั้งทางภูมิศาสตร์จริงสำหรับใช้งานโดย Teams คุณสามารถตั้งค่าป้ายกำกับเพื่อให้รายงานเกี่ยวกับสำนักงานเฉพาะและตั้งค่าสถานที่ 911 แห่งที่บริการฉุกเฉินใช้ ตำแหน่งเหล่านี้สามารถใช้สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น ผู้ใช้ และสำหรับสำนักงานและอาคาร
• ผู้ใช้:ในส่วนนี้ คุณสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้ Teams และกำหนดค่าและกำหนดนโยบายสำหรับผู้ใช้แต่ละราย
• Meetings: These settings are used to configure meetings in Teams. Here you can set up and configure conference bridges, meeting policies, meeting settings, live event policies, and live event settings.
• Messaging policies: Here you can set which features are available in chat and channels. A default org-wide policy is set by default, and you can add others.
• Teams apps: These settings are used to set up policies and permissions for how Teams users can use apps. For example, Teams includes a default policy for people that have first contact with customers such as cashiers behind the checkout counter (often known as first-line workers). The Firstline Worker policy ensures that the Shifts app, which is used for tracking time for shift work, is pinned and available to everyone that has the policy assigned.
• Voice: Voice call settings are configured with these settings. Here you can set up voice features such as adding a phone number, configuring devices, and conference calling options.
• แพ็คเกจนโยบาย:ด้วยการตั้งค่าเหล่านี้ คุณสามารถจัดแพ็คเกจกลุ่มของนโยบายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและนำไปใช้กับกลุ่มผู้ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น สำหรับการใช้งานด้านการศึกษา มีแพ็คเกจนโยบายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับครูและแพ็คเกจนโยบายอื่นสำหรับนักเรียน
• การวิเคราะห์และรายงาน:คุณสามารถดูและดาวน์โหลดรายงานเกี่ยวกับการใช้งาน Teams ได้ที่นี่ คุณจะพบรายงานการใช้งานสำหรับแอป Teams อุปกรณ์ การถ่ายทอดสด ข้อความเสียงและข้อความ และผู้ใช้ที่ถูกบล็อก
• การตั้งค่าทั่วทั้งองค์กร:การตั้งค่าเหล่านี้มีผลกับทั้งองค์กรของคุณ คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าสำหรับการเข้าถึงภายนอกและการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมตลอดจนการตั้งค่า Teams ทั่วไป คุณยังสามารถกำหนดค่าวันหยุดและตั้งค่าบัญชีทรัพยากรที่ใช้สำหรับคุณสมบัติเสียง เช่น การต่อสายตรงอัตโนมัติ
• การวางแผน:นี่คือที่ที่คุณพบเครื่องมือที่จะช่วยวางแผนการปรับใช้ Teams ของคุณ คุณจะพบเครื่องมือที่ปรึกษาของ Teams และเครื่องมือวางแผนเครือข่าย

วิธีขยายทีมด้วยแอพ

คุณสามารถขยาย Teams ได้โดยการติดตั้งแอปจาก Microsoft และบริษัทซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น แอปมีห้าประเภทหลักที่คุณสามารถติดตั้งใน Teams ได้ เหล่านี้คือ:

• แอปส่วนบุคคล: แอปเหล่านี้เป็นเครื่องมือสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล เช่น OneNote สำหรับการจัดการเนื้อหาและ GitHub สำหรับเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา
• บอท:บอทได้รับการติดตั้งลงในแชนเนล และสามารถโพสต์ข้อความไปยังแชนเนลสำหรับสิ่งที่คุณต้องการให้คนในช่องได้รับข้อมูลล่าสุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการติดตั้งบอท SurveyMonkey ที่ส่งข้อความเกี่ยวกับแบบสำรวจไปยังแชนเนล คุณยังสามารถโต้ตอบกับบอทได้ด้วยการส่งข้อความในช่อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งข้อความไปยังบอท Flow และเริ่มต้นงานซ้ำๆ ที่คุณได้พัฒนาขึ้นใน Flow
• แท็บ:แท็บจะแสดงที่ด้านบนของช่องในทีม ตัวอย่างเช่น แท็บโพสต์จะรวมข้อความทั้งหมดที่ผู้คนส่งถึงช่อง คุณสามารถเพิ่มแท็บเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้คนในช่องสามารถเลือกดูข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น หากองค์กรของคุณใช้ FlipGrid ในการเรียนรู้ คุณอาจติดตั้งแอป FlipGrid และเพิ่มแท็บ FlipGrid สำหรับหนึ่งในตารางการเรียนรู้ของคุณ
• ตัวเชื่อมต่อ:ใช้ตัวเชื่อมต่อเพื่ออนุญาตให้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และบริการอื่นๆ ส่งข้อความไปยังช่องทาง Teams โดยตรง ตัวอย่างเช่น หากใช้ Zendesk สำหรับตั๋วสนับสนุนของคุณ คุณสามารถให้ Zendesk ส่งข้อความเกี่ยวกับตั๋วใหม่ไปยังช่องของคุณได้โดยตรง
• การรับส่งข้อความ:แอปบางแอปขยายและปรับปรุงประสบการณ์การรับส่งข้อความใน Teams ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Zoom เพื่อจับภาพและแชร์วิดีโอ คุณอาจต้องการเพิ่มวิดีโอนั้นเป็นแอปเพื่อให้ทุกคนสามารถดูและโต้ตอบกับวิดีโอ Zoom ได้โดยตรงในข้อความในช่อง