วิธีการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อจาก Salesforce ไปยังรูปแบบ Excel ที่สะอาดหมดจด

การส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อจาก Salesforce ไปยัง Excel นั้นทำได้ง่าย แต่การจะได้ เวิร์กบุ๊ก ที่สะอาดหมดจดนั้น จำเป็นต้องตัดสินใจที่สำคัญอย่างหนึ่งก่อนที่จะคลิกส่งออก นั่นคือ เลือกการส่งออกระดับรายละเอียดที่จะให้ Excel แสดงข้อมูลหนึ่งแถวต่อผู้ติดต่อหนึ่งราย จากนั้นควบคุมวิธีการที่ Excel ตีความค่าที่มีลักษณะคล้ายข้อความ เช่น รหัส Salesforce หมายเลขโทรศัพท์ และรหัสไปรษณีย์

เอกสารของ Salesforce ฉบับปัจจุบันที่ตรวจสอบในเดือนกันยายน 2026 ยังคงระบุความแตกต่างที่สำคัญที่สุดไว้เช่นเดิม นั่นคือรายงานแบบจัดรูปแบบ (Formatted Report)ออกแบบมาเพื่อรักษาการนำเสนอของรายงาน ในขณะที่ รายงาน แบบรายละเอียดเท่านั้น (Details Only)ออกแบบมาเพื่อแสดงข้อมูลแถวพื้นฐานสำหรับการคำนวณและการทำงานต่อในขั้นตอนต่อไป สำหรับรายชื่อผู้ติดต่อส่วนใหญ่ที่จะถูกกรอง ลบข้อมูลซ้ำ จัดเรียง หรือส่งต่อไปยังระบบอื่น รายงานแบบรายละเอียดเท่านั้น (Details Only) จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีกว่า โปรดดูเอกสารการส่งออกรายงานอย่างเป็นทางการ ของ Salesforce

คำตอบสั้นๆ คือ คุณควรเลือกรูปแบบการส่งออกแบบใด?

คำแนะนำ:หากเป้าหมายของคุณคือสมุดรายชื่อติดต่อทั่วไป ให้เริ่มต้นด้วยไฟล์ XLSX ที่แสดงเฉพาะรายละเอียด เปลี่ยนไปใช้ไฟล์ CSV ที่แสดงเฉพาะรายละเอียดเมื่อการรักษาข้อความให้ถูกต้องแม่นยำมีความสำคัญมากกว่าความสะดวกสบาย

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายงานข้อมูลผู้ติดต่อโดยเลือกเฉพาะข้อมูลและฟิลด์ที่คุณต้องการใช้งานจริงเท่านั้น

เริ่มต้นที่รายงานของ Salesforce ใช้ประเภทรายงานบัญชีและผู้ติดต่อที่แสดงผู้ติดต่อที่คุณต้องการ หรือใช้ประเภทรายงานแบบกำหนดเองหากองค์กรของคุณกำหนดค่าการรายงานแตกต่างออกไป ความพร้อมใช้งานของรายงาน การมองเห็นฟิลด์ และสิทธิ์การเข้าถึงอาจแตกต่างกันไปตามรุ่นของ Salesforce และการกำหนดค่าขององค์กร ดังนั้นชื่อประเภทรายงานจึงไม่เหมือนกันทั้งหมด Salesforce ระบุว่าประเภทรายงานมาตรฐานสามารถปรับแต่งได้ และผู้ดูแลระบบสามารถสร้างประเภทรายงานแบบกำหนดเองได้เมื่อตัวเลือกมาตรฐานไม่แสดงข้อมูลที่ต้องการ โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับประเภทรายงานมาตรฐานของ Salesforce

เพิ่มเฉพาะคอลัมน์ที่คุณต้องการเท่านั้น การส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อที่มีประโยชน์มักประกอบด้วย รหัสผู้ติดต่อ ชื่อ นามสกุล ชื่อบัญชี ตำแหน่ง อีเมล โทรศัพท์ มือถือ ที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย เมืองสำหรับส่งจดหมาย รัฐ/จังหวัดสำหรับส่งจดหมาย รหัสไปรษณีย์สำหรับส่งจดหมาย ประเทศสำหรับส่งจดหมาย เจ้าของ และฟิลด์สถานะหรือการแบ่งกลุ่มเฉพาะธุรกิจใดๆ

หากไฟล์นั้นจะต้องถูกนำไปเปรียบเทียบกับ Salesforce ในอนาคต โปรดระบุContact ID ด้วย Salesforce แนะนำอย่างชัดเจนให้ระบุ Record ID ในไฟล์ส่งออกที่ใช้สำหรับการนำเข้าในภายหลัง เนื่องจาก ID เหล่านั้นระบุเรคอร์ดแต่ละรายการได้อย่างเฉพาะเจาะจง และ Record ID ของ Salesforce นั้นต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก โปรดดูคำแนะนำอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับไฟล์ส่งออกสำหรับขั้นตอนการนำเข้า

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย:อีเมลไม่ใช่รหัสลับที่ปลอดภัยเสมอไป ผู้ติดต่อสองคนอาจใช้อีเมลเดียวกัน ผู้ติดต่อบางคนอาจไม่มีอีเมล และอีเมลอาจเปลี่ยนแปลงได้ รหัสผู้ติดต่อ (Contact ID) เป็นรหัสลับทางเทคนิคที่ปลอดภัยกว่าเมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบย้อนกลับข้อมูลในสเปรดชีตไปยัง Salesforce ได้

ขั้นตอน:เพิ่มรหัสผู้ติดต่อก่อนส่งออก แม้ว่าคุณจะวางแผนซ่อนคอลัมน์นั้นในสำเนาเอกสารฉบับสุดท้ายก็ตาม

ขั้นตอนที่ 2: ส่งออกรายงานโดยแสดงเฉพาะรายละเอียดเท่านั้น

เรียกใช้รายงาน เปิดเมนูการดำเนินการรายงาน และเลือกส่งออกใน Lightning Experience นั้น Salesforce มีมุมมองการส่งออกสองแบบให้เลือก:

• รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว:จะคงส่วนหัวของรายงาน การจัดกลุ่ม และรายละเอียดตัวกรองไว้ และส่งออกเป็นไฟล์ XLSX
• รายละเอียดเท่านั้น:ส่งออกเฉพาะแถวข้อมูลพื้นฐานโดยไม่มีการจัดรูปแบบรายงาน และมีจุดประสงค์เพื่อใช้ในการคำนวณในสเปรดชีตหรือการใช้งานต่อในขั้นตอนถัดไป

เพื่อให้ได้รายชื่อผู้ติดต่อใน Excel ที่สะอาดตา ให้เลือก"เฉพาะรายละเอียด " จากนั้นเลือกไฟล์ XLSX, XLS หรือ CSV ตามที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย: “รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว” ฟังดูดีกว่า ดังนั้นจึงต้องดีกว่าสำหรับ Excel ในทางปฏิบัติ การจัดรูปแบบการนำเสนอ มักทำให้การทำความสะอาดข้อมูลยากขึ้น เพราะมันนำโครงสร้างของรายงานเข้ามาในเวิร์กบุ๊ก บทความช่วยเหลือของ Salesforce เองระบุว่า ตัวเลือก “เฉพาะรายละเอียด” เป็นตัวเลือกที่ใช้เมื่อคุณต้องการทำการคำนวณในสเปรดชีต

นอกจากนี้ยังมีข้อยกเว้นที่สำคัญเกี่ยวกับช่องข้อความ Salesforce ได้เผยแพร่บทความสนับสนุนในเดือนพฤษภาคม 2026 ระบุว่า ช่องข้อความแบบยาว (Long Text Area) และช่องข้อความแบบสมบูรณ์ (Rich Text Area) สามารถถูกตัดให้เหลือ 255 ตัวอักษรในการส่งออกรายงานที่จัดรูปแบบแล้ว (Formatted Report) และในการส่งออกไฟล์ XLSX เฉพาะรายละเอียด (Details Only XLSX) บทความเดียวกันนี้ระบุว่า สามารถใช้ไฟล์ CSV หรือ XLS เฉพาะรายละเอียดได้เมื่อต้องการเนื้อหาช่องข้อความแบบเต็ม ดู คำแนะนำ เกี่ยวกับการส่งออกข้อความแบบยาวของ Salesforce

คำแนะนำ:สำหรับข้อมูลติดต่อทั่วไป ให้ใช้ไฟล์ XLSX ที่มีเฉพาะรายละเอียด สำหรับช่องข้อมูลหมายเหตุ คำอธิบาย หรือช่องข้อมูลข้อความแบบ Rich Text ที่เนื้อหาทั้งหมดมีความสำคัญ ให้ใช้ไฟล์ CSV ที่มีเฉพาะรายละเอียดแทน

ขั้นตอนที่ 3: หากคุณส่งออกไฟล์เป็น CSV ให้ทำการนำเข้าไฟล์นั้นลงใน Excel แทนการดับเบิ้ลคลิก

ไฟล์ CSV ไม่ได้จัดเก็บชนิดข้อมูลของ Excel เมื่อ Excel เปิดไฟล์ดังกล่าวโดยตรง มันอาจคาดเดาว่าแต่ละคอลัมน์ "มีลักษณะอย่างไร" ซึ่งสะดวกสำหรับตัวเลขและวันที่ทั่วไป แต่มีความเสี่ยงสำหรับตัวระบุต่างๆ

เอกสารของ Microsoft ระบุถึงการแปลงอัตโนมัติหลายอย่างที่อาจเปลี่ยนแปลงค่าที่มีลักษณะคล้ายข้อความ เช่น การลบเลขศูนย์นำหน้า การแปลงสตริงตัวเลขยาวๆ หรือการสูญเสียความแม่นยำ การแปลงสตริงที่มีตัวอักษร “E” ให้เป็นสัญกรณ์วิทยาศาสตร์ และการแปลงสตริงที่มีลักษณะคล้ายวันที่ให้เป็นวันที่ โปรดดูคำแนะนำของ Microsoft เกี่ยวกับการรักษาเลขศูนย์นำหน้าและตัวเลขขนาดใหญ่

แทนที่จะดับเบิ้ลคลิกไฟล์ CSV ให้ใช้เส้นทางการนำเข้าของ Excel:

1. เปิดสมุดงานเปล่าขึ้นมา
2. เลือกข้อมูล → ดึงข้อมูล → จากไฟล์ → จากไฟล์ข้อความ/ CSV
3. เลือกไฟล์ CSV ของ Salesforce
4. เลือก"แปลงข้อมูล"เมื่อคุณต้องการควบคุมประเภทคอลัมน์ก่อนโหลดข้อมูล
5. ตั้งค่าคอลัมน์ต่างๆ เช่น รหัสผู้ติดต่อ รหัสบัญชี รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรศัพท์มือถือ และรหัสอื่นๆ ให้เป็นข้อความ
6. กำหนดค่าฟิลด์วันที่จริงเป็น วันที่ หรือ วันที่/เวลา เฉพาะเมื่อการตีความนั้นถูกต้องเท่านั้น
7. เลือกปิดและโหลด

เอกสารประกอบการใช้งาน Power Query ของ Microsoft ในปัจจุบันยืนยันว่าตัวเชื่อมต่อ Text/CSV ตรวจจับตัวคั่น ส่วนหัว และประเภทข้อมูล และช่วยให้คุณแปลงข้อมูลก่อนโหลดได้ ดูที่การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลด้วย Power Query

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย:หมายเลขโทรศัพท์ก็คือตัวเลข แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการทำความสะอาดข้อมูล โดยปกติแล้วหมายเลขโทรศัพท์ไม่ใช่ตัวเลข คุณไม่ได้ใช้มันในการคำนวณ และเครื่องหมายวรรคตอน รหัสประเทศ หมายเลขต่อ หรือเลขศูนย์นำหน้าอาจมีความหมาย การ treating หมายเลขโทรศัพท์เป็นข้อความโดยทั่วไปจึงปลอดภัยกว่า

ขั้นตอนการปฏิบัติ:ก่อนโหลดไฟล์ CSV ให้ตั้งค่าคอลัมน์ที่เป็นตัวระบุและคอลัมน์ที่มีลักษณะคล้ายรหัสทั้งหมดเป็นข้อความโดยชัดเจน

ขั้นตอนที่ 4: ทำความสะอาดตารางข้อมูลผู้ติดต่อโดยไม่ทำลายข้อมูลประจำตัวของระเบียน

เมื่อข้อมูลอยู่ใน Excel แล้ว ให้สร้างสำเนาข้อมูลดิบก่อนที่จะลบหรือปรับค่าใดๆ โครงสร้างเวิร์กบุ๊กแบบง่ายๆ จะมีประโยชน์:

• Raw_Export:ข้อมูลในแถว Salesforce ที่ไม่ได้ถูกแก้ไข
• Clean_Contacts:ตารางงานหลังจากทำการล้างข้อมูลแล้ว
• ข้อยกเว้น:แถวที่ไม่จำเป็นซึ่งต้องตรวจสอบด้วยตนเอง เช่น อีเมลที่หายไป หรือข้อมูลที่อาจซ้ำกัน

ลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออก

ลบหรือซ่อนฟิลด์ภายในที่ผู้รับไม่ต้องการ แต่ให้เก็บรหัสผู้ติดต่อไว้ในเวิร์กบุ๊กหากการตรวจสอบย้อนกลับมีความสำคัญ หากเวิร์กบุ๊กนี้จะถูกส่งออกไปนอกองค์กรของคุณ ให้ตรวจสอบว่าควรจะรวมข้อมูลความเป็นเจ้าของภายใน บันทึก หรือฟิลด์ที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ ไว้หรือไม่

ตัดช่องว่างที่ไม่จำเป็นออก

ช่องว่างนำหน้าหรือต่อท้ายอาจทำให้ค่าที่ดูเหมือนเหมือนกันถูกเปรียบเทียบเป็นค่าที่แตกต่างกันได้ ใน Power Query สามารถใช้การล้างข้อความได้อย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งคอลัมน์ เอกสารฟังก์ชัน Power Query ของ Microsoft อธิบายText.Trimว่าเป็นการลบอักขระนำหน้าและต่อท้าย โดยค่าเริ่มต้นจะลบช่องว่างออก ดูเอกสาร Text.Trim ของ Microsoftเพิ่มเติม ได้

จัดการกับเอกสารที่ซ้ำกันอย่างระมัดระวัง

อย่าลบที่อยู่อีเมลที่ซ้ำกันทั้งหมดในทันที ให้พิจารณาก่อนว่า "ซ้ำกัน" หมายถึงอะไรสำหรับธุรกิจของคุณ หากเป้าหมายของคุณคือการแสดงข้อมูลเพียงหนึ่งแถวต่อผู้ติดต่อใน Salesforce รหัสผู้ติดต่อควรเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน หากเป้าหมายของคุณคือการติดต่อได้เพียงหนึ่งคนต่อที่อยู่อีเมล อีเมลที่ซ้ำกันอาจสมควรได้รับการตรวจสอบมากกว่าการลบโดยอัตโนมัติ

Excel และ Power Query สามารถลบแถวที่ซ้ำกันโดยอิงจากคอลัมน์ที่เลือกได้ Microsoft ระบุว่าการลบแถวที่ซ้ำกันจะใช้คอลัมน์ที่คุณเลือกเป็นคีย์เปรียบเทียบ โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับการลบแถวที่ซ้ำกันใน Power Query ของ Microsoft

ขั้นตอน:ขั้นแรก ให้ไฮไลต์หรือแยกข้อมูลที่ซ้ำกันที่ต้องสงสัยออกก่อน ลบข้อมูลเหล่านั้นหลังจากที่คุณได้เลือกคีย์ธุรกิจที่ชัดเจน เช่น รหัสผู้ติดต่อ หรือชุดฟิลด์ที่กำหนดไว้อย่างรอบคอบแล้วเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้องของเวิร์กบุ๊ก จากนั้นบันทึกเป็นไฟล์ XLSX

ก่อนที่จะบอกว่าสมุดงาน "สะอาด" แล้ว ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องโดยย่อก่อน:

• เปรียบเทียบจำนวนแถวที่ส่งออกกับผลลัพธ์รายงาน Salesforce ที่คุณต้องการส่งออก
• โปรดยืนยันว่ารหัสผู้ติดต่อยังคงเป็นข้อความธรรมดาและไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ
• ตรวจสอบรหัสไปรษณีย์ที่ขึ้นต้นด้วยเลขศูนย์แบบสุ่ม
• ตรวจสอบหมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขต่อภายในสำหรับติดต่อต่างประเทศ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าว่างนั้นว่างเปล่าจริง ๆ ไม่ใช่ผลจากตัวกรองหรือการแปลงข้อมูลที่ล้มเหลว
• ตรวจสอบชื่อที่มีเครื่องหมายเน้นเสียงหรือชื่อที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษบางชื่อ เพื่อให้แน่ใจว่าการเข้ารหัสอักขระถูกต้อง
• หากคุณลบข้อมูลที่ซ้ำกัน โปรดบันทึกจำนวนแถวที่ถูกลบและคีย์ที่ใช้ในการลบด้วย

จากนั้นบันทึกไฟล์งานเป็นไฟล์ Excel Workbook (.xlsx)หากแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ CSV และคุณใช้ Power Query การเก็บไฟล์เวิร์กบุ๊กไว้จะช่วยให้คุณรักษาขั้นตอนการแปลงข้อมูลไว้ได้ Microsoft ระบุว่าแบบสอบถาม Power Query สามารถรีเฟรชได้และจะนำการแปลงข้อมูลไปใช้กับข้อมูลต้นฉบับที่อัปเดตแล้ว ซึ่งมีประโยชน์เมื่อการส่งออกนี้กลายเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นซ้ำทุกเดือนหรือทุกสัปดาห์

ขั้นตอนการดำเนินการ:เก็บไฟล์ส่งออก Salesforce ต้นฉบับไว้โดยไม่แก้ไข และบันทึกเวิร์กบุ๊กที่แก้ไขแล้วเป็นไฟล์ XLSX แยกต่างหาก โดยระบุวันที่หรือช่วงเวลาการรายงานในชื่อไฟล์ให้ชัดเจน

ควรใช้ Data Loader แทนการส่งออกรายงานเมื่อใด?

สำหรับสเปรดชีตข้อมูลติดต่อที่อ่านง่าย การสร้างรายงานมักจะง่ายกว่า เพราะคุณสามารถเลือกคอลัมน์และตัวกรองที่เหมาะสมกับธุรกิจใน Salesforce ก่อนส่งออกได้ Data Loader จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อข้อมูลที่ดึงออกมามีขนาดใหญ่มาก ต้องการการกรองแบบ SOQL มีฟิลด์ทางเทคนิค หรือต้องทำซ้ำในกระบวนการปฏิบัติงาน

Salesforce อธิบายว่า Data Loader เป็นแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์สำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูลจำนวนมาก โดยจะส่งออกเป็นไฟล์ CSV และรองรับไฟล์ที่มีข้อมูลได้สูงสุดถึง 5 ล้านรายการ ดูเอกสารอย่างเป็นทางการของ Salesforce Data Loader ได้ที่ นี่

สำหรับการสำรองข้อมูล ให้ใช้เครื่องมืออื่นอีกครั้ง บริการส่งออกข้อมูลของ Salesforce ออกแบบมาเพื่อส่งออกชุดข้อมูลองค์กรขนาดใหญ่ไปยังไฟล์ CSV เป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน บริการนี้มีประโยชน์สำหรับการสำรองข้อมูล แต่โดยทั่วไปแล้วจะมากเกินไปเมื่อผลลัพธ์ที่แท้จริงคือเวิร์กบุ๊กข้อมูลผู้ติดต่อที่คัดสรรมาอย่างดี โปรดดูเอกสารประกอบการส่งออกข้อมูลสำรองของ Salesforce

อะไรบ้างที่อาจแตกต่างกันไปตามองค์กรของ Salesforce?

บางส่วนของขั้นตอนการทำงานนี้เป็นพฤติกรรมที่ได้รับการยืนยันจากแพลตฟอร์มแล้ว ส่วนอื่นๆ ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ:

• พฤติกรรมของแพลตฟอร์มที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว: Salesforce รองรับการส่งออกรายงาน แยกความแตกต่างระหว่างรายงานที่มีรูปแบบเฉพาะกับรายงานที่มีรายละเอียดเท่านั้น และรองรับรูปแบบการส่งออกที่เน้นสเปรดชีตใน Lightning Experience
• ขึ้นอยู่กับองค์กร:ประเภทรายงานที่คุณสามารถดูได้ ฟิลด์ที่แสดงในรายงานเหล่านั้น การรักษาความปลอดภัยระดับฟิลด์ การมองเห็นระเบียน และสิทธิ์ในการส่งออกรายงานของคุณ
• ขึ้นอยู่กับข้อมูล:อีเมลมีความเป็นเอกลักษณ์เพียงพอสำหรับการกำจัดข้อมูลซ้ำหรือไม่ รหัสไปรษณีย์จำเป็นต้องมีเลขศูนย์นำหน้าหรือไม่ และช่องข้อความยาวจำเป็นต้องใช้ไฟล์ CSV แทน XLSX หรือไม่

หากไม่พบตัวเลือกการส่งออก (Export) เอกสารช่วยเหลือของ Salesforce แนะนำให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ Salesforce ของคุณ อย่าคิดว่าการไม่มีปุ่มหมายความว่าฟีเจอร์นั้นถูกลบออกไปแล้ว สิทธิ์การเข้าถึงเป็นสาเหตุที่พบบ่อยอย่างหนึ่ง

รายการตรวจสอบผลลัพธ์ที่สะอาดหมดจด

• ใช้รายงานที่กรองเฉพาะรายชื่อติดต่อที่คุณต้องการ
• ระบุรหัสผู้ติดต่อเพื่อตรวจสอบย้อนกลับได้
• เลือก "รายละเอียดเท่านั้น" แทน "รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว" เพื่อให้ได้ข้อมูลที่พร้อมสำหรับการวิเคราะห์
• ใช้ไฟล์ XLSX สำหรับข้อมูลติดต่อทั่วไป และใช้ไฟล์ CSV เมื่อต้องการรักษาข้อความยาวหรือควบคุมประเภทการนำเข้า
• นำเข้าไฟล์ CSV ผ่าน Power Query แทนการเปิดไฟล์โดยตรงโดยไม่ดูข้อมูลอะไรเลย
• เก็บรหัสประจำตัว รหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ และค่าที่มีลักษณะคล้ายรหัสไว้ในรูปแบบข้อความ
• รักษาวัตถุดิบส่งออกที่ไม่ผ่านการแปรรูปไว้
• กำหนดคีย์การลบข้อมูลซ้ำก่อนลบแถว
• ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนแถวและค่าตัวอย่าง
• บันทึกไฟล์ที่แก้ไขแล้วเป็นไฟล์ XLSX แยกต่างหาก

หลักการสำคัญนั้นง่ายมาก: Salesforce ควรเป็นผู้ตัดสินใจว่าระเบียนและฟิลด์ใดควรอยู่ในส่วนที่ดึงข้อมูลออกมา ส่วน Excel ควรเป็นผู้รับผิดชอบในการพิมพ์ การตรวจสอบความถูกต้อง การตรวจสอบ และการนำเสนอ การแยกความรับผิดชอบเหล่านี้ออกจากกันจะทำให้ได้เวิร์กบุ๊กที่ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ปลอดภัยกว่าในการอัปเดต และมีโอกาสน้อยที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลโดยไม่รู้ตัว