วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word

หากคุณต้องการแทนที่ข้อความในเอกสาร Microsoft Wordคุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเอง เมื่อใช้คุณลักษณะ ค้นหาและแทนที่ คุณสามารถค้นหาและเปลี่ยนข้อความที่คุณต้องการได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง

ข้อดีของฟีเจอร์นี้คือคุณสามารถสร้างรายละเอียดได้ตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดให้ตรงกับตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับคำหรือวลีของคุณ และไม่ต้องสนใจเครื่องหมายวรรคตอน เช่น อะพอสทรอฟีหรือยัติภังค์ คุณยังสามารถให้เครื่องมือแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดของข้อความที่ตรงกันหรือเฉพาะบางข้อความเท่านั้น

ต่อไปนี้คือวิธีใช้การค้นหาและแทนที่ใน Word เพื่อประหยัดเวลาในการอัปเดตข้อความในเอกสารของคุณ

วิธีเปิดการค้นหาและแทนที่ใน Microsoft Word

เมื่อเปิดเอกสารใน Word ให้ไปที่แท็บหน้าแรก ที่ด้านขวาของ Ribbon ให้คลิกแทนที่ คุณยังสามารถเปิดเครื่องมือโดยใช้Find > Advanced Findแล้วเลือกแท็บReplace

ใช้การค้นหาและแทนที่อย่างง่าย

หากคุณต้องการค้นหาและเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว หน้าต่างก็พร้อมใช้งาน ป้อนสิ่งที่คุณต้องการค้นหาแล้วสิ่งที่คุณต้องการแทนที่ด้วย คลิกค้นหาถัดไปเพื่อดูแต่ละอินสแตนซ์ที่เน้นในเอกสารของคุณ แล้วคลิกแทนที่  เพื่อดูเฉพาะผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

หากต้องการแทนที่ทุกอินสแตนซ์ในคราวเดียว ให้คลิกแทนที่ทั้งหมด คุณจะไม่เห็นผลลัพธ์แต่ละรายการ มีเพียงข้อความเมื่อเปลี่ยนทั้งหมดแล้วเพื่อแจ้งให้คุณทราบจำนวนการเปลี่ยน

การใช้การค้นหาและแทนที่ขั้นสูง

เมื่อคำหรือวลีที่คุณต้องการค้นหาและแทนที่ต้องใช้เพิ่มเติมเล็กน้อย คุณสามารถใช้ตัวเลือกขั้นสูงได้ ในหน้าต่างค้นหาและแทนที่ คลิกเพิ่มเติมที่ด้านล่างซ้าย

จากนั้น คุณจะเห็นตัวเลือกการค้นหาเพิ่มเติมมากมายสำหรับการค้นหาข้อความของคุณ นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ที่แสดงให้เห็นว่าตัวเลือกเหล่านี้มีประโยชน์อย่างไร

Match case : ตัวเลือกนี้จะค้นหา ตัวพิมพ์เล็กและ ตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับคำหรือวลีของคุณ สมมติว่าคุณต้องการค้นหาและแทนที่คำว่า "Abbey" เท่านั้น แต่ไม่ใช่ "Abbey" เมื่อเลือกช่องนี้ เครื่องมือจะค้นหาเฉพาะกรณีของคำที่มีตัวพิมพ์ใหญ่ "A"

ค้นหาทั้งคำเท่านั้น : ตัวเลือกนี้จะค้นหาคำที่ตรงกันทั้งคำ ไม่ใช่บางส่วนของคำ สมมติว่าคุณต้องการหาคำว่า "เตียง" และแทนที่ด้วย "เตียง" แต่คุณยังมี “เวลานอน” ตลอดทั้งเอกสารของคุณ เมื่อทำเครื่องหมายที่ช่องนี้ เครื่องมือจะเน้นเฉพาะกรณีของ "เตียง" ที่มีอยู่เพียงอย่างเดียว มันจะไม่เน้น "เวลานอน"

เสียงเหมือน (อังกฤษ): ตัวเลือกนี้จะค้นหาคำที่ออกเสียงเหมือนกัน ดังนั้น หากคุณเลือกช่องนี้และค้นหา "Sally" เครื่องมือจะเน้นอินสแตนซ์ของคำว่า "Salli" "Sallie" และ "Sallee" ด้วย ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากคุณสะกดชื่อผิดหรือใช้คำผิด

ละเว้นเครื่องหมายวรรคตอน : ตัวเลือกนี้จะละเว้นเครื่องหมายวรรคตอนในคำหรือวลีที่คุณกำลังมองหา สมมติว่าคุณต้องการแทนที่ "คำหลัก" ด้วย "คำหลัก" แต่ยังมี "คำหลัก" ในเอกสารของคุณด้วย การทำเครื่องหมายที่ช่องนี้จะทำให้ไฮไลต์ทั้งสองรายการเนื่องจากไม่สนใจเครื่องหมายยัติภังค์ใน "คำหลัก"

นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ที่แสดงให้เห็นว่าตัวเลือกการค้นหาและแทนที่ขั้นสูงมีประโยชน์อย่างไรใน Word คุณสามารถใช้ตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ค้นหารูปแบบคำทั้งหมด ละเว้นช่องว่าง และการใช้สัญลักษณ์แทนตามความต้องการของคุณ

เมื่อคุณพบข้อความที่ต้องการแทนที่แล้ว ให้กดปุ่มแทนที่หรือแทนที่ทั้งหมดตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้

ประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

คุณลักษณะ ค้นหาและแทนที่ มีประโยชน์สำหรับเอกสารใดๆ แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่มีความยาวซึ่งคุณมีข้อความจำนวนมากที่ต้องตรวจทาน ดังนั้น หากคุณต้องการอัปเดตคำ วลี หรือชื่อ ให้ลองใช้คุณสมบัติที่สะดวกสบายนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูวิธีใช้การค้นหาและแทนที่เพื่ออัปเดตการจัดรูปแบบในเอกสาร Word หรือ Excel ของคุณ