วิธีสร้างอีเมลจำนวนมากส่วนบุคคลโดยใช้ Mail Merge สำหรับ Gmail

คุณต้องส่งอีเมลเดียวกันถึงหลาย ๆ คนด้วยเนื้อหาที่เป็นส่วนตัวสำหรับแต่ละคนหรือไม่? บางทีคุณอาจต้องการทักทายผู้รับแต่ละคนด้วยชื่อ ใช้ที่อยู่ทางไปรษณีย์ หรือระบุหมายเลขสมาชิก

จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างสำเนาจดหมายและอีเมลหลายฉบับเพื่อส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณ จดหมายหรืออีเมลแต่ละฉบับสามารถมีเนื้อหาส่วนบุคคลทั้งแบบมาตรฐานและแบบกำหนดเองได้ ข้อมูลที่คุณใช้ในการปรับแต่งจดหมายหรืออีเมลแต่ละฉบับจะนำมาจากแหล่งข้อมูลของคุณ เช่น รายชื่อผู้ติดต่อ

หากคุณใช้ Gmail เป็นโปรแกรมรับส่งเมลหลัก จะไม่มีคุณลักษณะจดหมายเวียนในตัว อย่างไรก็ตาม มีโปรแกรมเสริมจดหมายเวียนสำหรับ Google ชีตที่เชื่อมโยงกับบัญชี Gmail ของคุณ เราจะแสดงวิธีใช้Mail Merge สำหรับ Gmail พร้อม Add-on ของไฟล์แนบ เพื่อปรับแต่งอีเมลชุดเดียวกันและส่งออกไป

ติดตั้ง Mail Merge สำหรับ Gmail ด้วย Add-on ของไฟล์แนบ

ก่อนติดตั้งและใช้งานโปรแกรมเสริม Mail Merge ให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ที่คุณต้องการใช้

จากนั้นติดตั้งโปรแกรมเสริม Mail Mergeสำหรับ Google ชีต

คลิกดำเนินการต่อใน กล่องโต้ตอบ มาเริ่ม กันเลย เพื่อให้สิทธิ์ Add-on ของ Mail Merge ทำงาน

สิทธิ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับส่วนเสริมนั้นแสดงอยู่ คลิกอนุญาตเพื่อให้สิทธิ์ Add-on ของ Mail Merge ในการเข้าถึงบัญชี Gmail ของคุณ

Mail Merge – คู่มือเริ่มต้นใช้งานจะปรากฏขึ้น คลิกXเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

สร้างเทมเพลตการผสาน

ส่วนเสริม Mail Merge จะเปิดสเปรดชีตไม่มีชื่อ ใหม่ ใน Google ชีตบนแท็บใหม่

ไปที่Add -on > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template

เทมเพลตจดหมายเวียนเปล่าจะถูกสร้างขึ้นในสเปรดชีตไม่มีชื่อซึ่งมีคอลัมน์บังคับ เช่นชื่อนามสกุลและที่อยู่อีเมล

นำเข้าหรือป้อนที่อยู่ติดต่อของคุณ

ตอนนี้ คุณต้องเพิ่มผู้ติดต่อที่คุณต้องการใช้ในสเปรดชีตนี้ ในการทำเช่นนั้น ไปที่Add-on > Mail Merge with Attachments > Import Google Contacts

การนำเข้าผู้ติดต่อของคุณเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเพิ่มผู้ติดต่อ แต่คุณยังสามารถป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับลงในสเปรดชีตได้ด้วยตนเอง

หากคุณมีกลุ่มผู้รับบางกลุ่ม คุณจะส่งอีเมลแบบกลุ่มไป คุณอาจต้องการสร้างกลุ่มใน Google Contacts ของคุณ

เลือกกลุ่มที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการใช้จากรายการแบบเลื่อนลง แล้วคลิก นำเข้า ที่อยู่ติดต่อ กล่องโต้ตอบไม่ปิดโดยอัตโนมัติ ดังนั้นให้คลิกXที่มุมบนขวาของกล่องโต้ตอบ

เพิ่มไฟล์แนบสำหรับผู้ติดต่อ

หนึ่งในรายการที่คุณปรับแต่งได้ในอีเมลแต่ละฉบับคือไฟล์แนบ คุณสามารถแนบไฟล์ที่แตกต่างกันในอีเมลแต่ละฉบับโดยใช้ลิงก์ไปยังไฟล์ในบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณ

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิดแท็บใหม่และลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์ จากนั้นอัปโหลดไฟล์ที่คุณต้องการแนบไปกับอีเมล คุณสามารถลากไฟล์ไปที่หน้าต่างเบราว์เซอร์เพื่ออัปโหลด

จากนั้น คลิกขวาที่ไฟล์ที่อัปโหลด แล้วคลิก รับ ลิงก์ที่แชร์ได้

ในกล่องโต้ตอบป๊อปอัป ตรวจสอบให้แน่ใจว่า แถบเลื่อน การแชร์ลิงก์เปิดอยู่ (สีเขียว)

หากเปิดการแชร์ลิงก์แล้ว URL จะถูกคัดลอกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก รับลิงก์ที่แชร์ได้ หากคุณไม่เห็นข้อความที่ระบุว่าลิงก์ถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด ให้เลือก URL บนกล่องโต้ตอบและคัดลอก

กลับไปที่สเปรดชีต Mail Merge แล้ววาง URL ลงใน คอลัมน์ ไฟล์แนบสำหรับคนที่คุณต้องการส่งไฟล์นี้ไปให้ คุณสามารถส่งไฟล์ที่แตกต่างกันไปยังผู้ติดต่อแต่ละรายในรายการของคุณได้

คุณยังสามารถรวม URL ไฟล์แนบได้หลายไฟล์ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

กำหนดวันและเวลาในการส่งอีเมล

คอลัมน์ข้อมูลตามกำหนดการช่วยให้คุณสามารถระบุวันที่และเวลาที่จะส่งอีเมล ซึ่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละคน

หากต้องการกำหนดเวลาอีเมล ให้ป้อนวันที่และเวลาที่ต้องการ โดยใช้รูปแบบ วว/ดด/ปปปป hh:mm ในคอลัมน์วันที่กำหนดสำหรับผู้ติดต่อที่ต้องการ

ปล่อยให้เซลล์ในคอลัมน์วันที่จัดกำหนดการว่างไว้เพื่อส่งอีเมลทันทีที่ตั้งค่าแล้ว

เพิ่มเนื้อหาที่กำหนดเอง

นอกจากฟิลด์มาตรฐานที่รวมอยู่ในเทมเพลตจดหมายเวียนแล้ว คุณสามารถเพิ่มฟิลด์แบบกำหนดเองอื่นๆ ได้ บางทีคุณอาจต้องการเพิ่มข้อมูล เช่น ที่อยู่อีเมลและหมายเลขสมาชิกของผู้รับแต่ละราย คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ในสเปรดชีตเพื่อจัดเก็บข้อมูลนั้นได้

ตัวอย่างเช่น เราจะเพิ่มอะไรง่ายๆ เราต้องการใช้นามสกุลของผู้รับในอีเมลแต่ละฉบับ นำหน้าด้วยตำแหน่ง (นาย นาง หรือ นาง) ดังนั้น เราจะเพิ่มคอลัมน์ชื่อ

เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ในสเปรดชีตจดหมายเวียน ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ส่วนหัวของคอลัมน์ของคอลัมน์ที่มีข้อมูลล่าสุด คลิกปุ่มลูกศรลงที่ปรากฏขึ้นแล้วคลิกแทรก 1 ทางขวา

คลิกในเซลล์ส่วนหัวสีน้ำเงินและเปลี่ยนชื่อคอลัมน์เป็นชื่อที่เหมาะสม คุณจะใช้ชื่อนี้ในฉบับร่างอีเมลใน Gmail เพื่อแทรกค่าลงในอีเมลแต่ละฉบับในภายหลัง

จากนั้น ป้อนค่าที่เหมาะสมสำหรับผู้ติดต่อแต่ละรายในเซลล์ด้านล่างชื่อคอลัมน์

สร้างอีเมลฉบับร่างใน Gmail

ตอนนี้ ได้เวลาสร้างฉบับร่างอีเมลที่คุณต้องการส่งไปยังผู้ติดต่อสเปรดชีตจดหมายเวียนของคุณ และใช้ฟิลด์ตัวแปรเพื่อปรับแต่งอีเมลแต่ละฉบับ

เปิดแท็บใหม่และลงชื่อเข้าใช้ที่อยู่ Gmail เดียวกับที่คุณใช้สำหรับสเปรดชีตจดหมายเวียน สร้างอีเมลใหม่และพิมพ์หัวเรื่องและเนื้อหาของข้อความอีเมล คุณยังสามารถเพิ่มการจัดรูปแบบ Rich Text และรูปภาพแบบอินไลน์ให้กับฉบับร่างอีเมลของคุณได้

ในการรวมฟิลด์ตัวแปรในอีเมล เช่นTitleและLast Nameให้ใส่ชื่อฟิลด์โดยใช้เครื่องหมาย{ {field name}} ตัวอย่างเช่น เราได้เพิ่ม{{Title}} {{Last Name}}ลงในอีเมลของเรา คุณยังสามารถเพิ่มฟิลด์ตัวแปรลงในหัวเรื่องได้อีกด้วย ถ้าคุณได้เพิ่ม URL ของไฟล์แนบในสเปรดชีตจดหมายเวียน คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มฟิลด์ตัวแปรนั้นในอีเมล พวกเขาจะรวมอยู่ในอีเมลโดยอัตโนมัติ

อย่าคลิกส่ง

กำหนดค่าจดหมายเวียน

กลับไปที่สเปรดชีตจดหมายเวียนและไปที่Add -on > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge

ป้อนข้อมูลสำหรับข้อความอีเมล เช่นชื่อเต็มของผู้ส่งที่อยู่ CCและที่อยู่ BCC หากที่อยู่อีเมลของผู้ส่งแตกต่างจากที่อยู่ Gmail ที่คุณเข้าสู่ระบบ ให้เลือกที่อยู่อีเมลจากรายการดรอปดาวน์ ที่อยู่อีเมลที่เข้าสู่ระบบยังใช้เป็นที่อยู่ตอบกลับแต่คุณสามารถเปลี่ยนได้

คลิก ดำเนิน การต่อ

ส่งอีเมลทดสอบ

เลือกใช้ข้อความร่าง Gmail ที่มีอยู่เป็นเทมเพลตจากรายการดรอปดาวน์รายการแรก จากนั้นเลือกฉบับร่างที่คุณต้องการใช้จาก รายการ ดรอปดาวน์Select Gmail Draft

เป็นความคิดที่ดีที่จะทดสอบจดหมายเวียนของคุณ ดังนั้นคลิกส่งอีเมลทดสอบ

คุณจะได้รับอีเมลทดสอบในบัญชีที่คุณลงชื่อเข้าใช้ในสเปรดชีตจดหมายเวียน มีการใช้ค่าฟิลด์ตัวแปรจากผู้ติดต่อรายแรกในรายการที่นำเข้าของคุณ URL ไฟล์แนบที่คุณเพิ่มจะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของข้อความ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์จากลิงก์หรือบันทึกไฟล์ไปยังบัญชี Google Drive ของคุณ

เรียกใช้ Mail Merge

กลับไปที่สเปรดชีตจดหมายเวียนแล้วคลิกเรียกใช้จดหมายเวียนเพื่อเริ่มส่งอีเมล หากคุณเพิ่มวันที่และเวลาลงใน คอลัมน์ วันที่ตามกำหนดการสำหรับผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งหรือทั้งหมด อีเมลจะถูกส่งไปในตอนนั้น อีเมลไปยังผู้ติดต่อที่ไม่มีกำหนดวันและเวลาจะถูกส่งทันที

เมื่อจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกเสร็จสิ้น

เปลี่ยนชื่อสเปรดชีตจดหมายเวียน

สเปรดชีตจดหมายเวียนจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเป็นชื่อเริ่มต้นที่ไม่มีชื่อสเปรดชีต ถ้าคุณต้องการใช้สเปรดชีตนี้อีกครั้ง คุณอาจต้องการตั้งชื่อที่ดีกว่านี้

หากต้องการเปลี่ยนชื่อของสเปรดชีตจดหมายเวียน ให้คลิกชื่อที่มุมซ้ายบนของสเปรดชีต

พิมพ์ชื่อใหม่ ชื่อใหม่นี้จะแสดงบนสเปรดชีต

ชื่อใหม่ที่คุณป้อนยังใช้เป็นชื่อไฟล์ในบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณด้วย ตอนนี้คุณสามารถใช้จดหมายเวียนนี้อีกครั้งและเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ

จดหมายเวียนยังเป็นคุณลักษณะที่มีอยู่แล้วภายในWord สำหรับ Windows , Word for MacและOutlook 2013 หรือ 2016 บน Windows

คุณใช้จดหมายเวียนหรือไม่? คุณพบวิธีอื่นๆ ในการทำจดหมายเวียนใน Gmail หรือวิธีการ รวม จดหมายในบริการอีเมลอื่น ๆ หรือไม่? แจ้งให้เราทราบประสบการณ์ของคุณในความคิดเห็น