วิธีเพิ่มแผ่นงาน Excel และเอกสาร Word ลงในสไลด์ PowerPoint อย่างง่ายดาย

วิธีการแทรกข้อมูล Excel ลงใน PowerPoint

มีสามวิธีหลักในการนำข้อมูล Excel ลงในสไลด์ PowerPoint:

วางลิงค์

ซึ่งจะแทรกข้อมูลเป็นวัตถุ Excel แบบสดที่ยังคงเชื่อมโยงกับสเปรดชีตต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับไฟล์ Excel จะอัปเดตใน PowerPoint โดยอัตโนมัติ

วางค่า

วิธีนี้จะวางสำเนาข้อมูลแบบคงที่ลงใน PowerPoint โดยทำลายลิงก์ไปยัง Excel ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้หลังจากแทรกแล้ว

วางรูปภาพ

ซึ่งจะเป็นการวางส่วนที่เลือกของ Excel เป็นรูปภาพใน PowerPoint คุณสูญเสียความสามารถในการจัดรูปแบบแต่ได้รับตัวเลือกการแก้ไขรูปภาพ

การแทรกสเปรดชีต Excel ทั้งหมด

หากต้องการแทรกสเปรดชีตทั้งหมดเป็นวัตถุ Excel ที่แก้ไขได้ ให้ทำดังนี้

• ใน PowerPoint ให้ไปที่  แท็บ แทรก  แล้วคลิกที่วัตถุ
• ตอน นี้จาก  Object > Create from File
• เรียกดูและเลือกไฟล์ Excel
• ทำเครื่องหมายใน   ช่องลิงก์ไปยังไฟล์
• คลิก  ตกลง _

ซึ่งจะฝังสเปรดชีตเป็นวัตถุที่คุณสามารถปรับขนาดหรือดับเบิลคลิกเพื่อแก้ไขใน Excel ในภายหลังได้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำขึ้นจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

การเชื่อมโยงข้อมูล Excel บางส่วน

แทนที่จะแทรกทั้งสเปรดชีต คุณอาจต้องการลิงก์เฉพาะช่วงของเซลล์หรือแผนภูมิบางช่วง

วิธีลิงก์ส่วนหนึ่งของไฟล์ Excel:

• ใน Excel ให้คัดลอกช่วงหรือแผนภูมิที่คุณต้องการแทรก
• ใน PowerPoint ให้วางส่วนที่เลือก

• เลือก  วางลิงก์  และเลือก  วัตถุแผ่นงาน Microsoft Excel  หรือ  วัตถุแผนภูมิ Microsoft Excel  ในกล่องโต้ตอบ
• คลิก  ตกลง _

ตอนนี้เนื้อหานี้จะยังคงเชื่อมโยงกับไฟล์ Excel ต้นฉบับแบบไดนามิก

การแทรกข้อมูล Excel โดยไม่มีลิงก์

หากคุณไม่ต้องการการเชื่อมต่อแบบสด คุณสามารถฝังหรือวางข้อมูล Excel ลงใน PowerPoint ได้โดยไม่ต้องลิงก์:

• คัดลอกและวางค่าเพื่อลบสูตรและการจัดรูปแบบทั้งหมดเท่านั้น
• คัดลอกและวางเป็นรูปภาพเพื่อแทรกภาพหน้าจอของส่วนที่เลือก
• คัดลอกและวางโดยใช้ “เก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับ” เพื่อรักษาการจัดรูปแบบ Excel
• คลิกสองครั้งที่วัตถุที่เชื่อมโยงแล้วเลือก "หยุดลิงก์" เพื่อตัดการเชื่อมต่อกับ Excel

วิธีการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถนำข้อมูล Excel มาใช้ซ้ำได้โดยไม่ต้องอัปเดต ค่า การจัดรูปแบบ และภาพจะยังคงคงที่หลังจากการแทรก

ข้อควรพิจารณาในการจัดรูปแบบ

เมื่อแทรกข้อมูล Excel ลงใน PowerPoint คุณสามารถเลือกที่จะเก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับจาก Excel หรือใช้การจัดรูปแบบธีม PowerPoint ได้:

• หากต้องการทำให้เนื้อหาที่แทรกผสมผสานกับธีม PowerPoint และการออกแบบสไลด์ของคุณ ให้วางโดยใช้ "ใช้ธีมปลายทาง" หรือจัดรูปแบบหลังจากแทรกแล้ว
• หากต้องการคงการจัดรูปแบบ Excel ทั้งหมด เช่น สี แบบอักษร เส้นขอบ ให้วางด้วย “เก็บการจัดรูปแบบต้นฉบับ”

พิจารณาว่าตัวเลือกใดที่ทำให้ข้อมูล Excel ผสานรวมเข้ากับงานนำเสนอของคุณได้อย่างราบรื่นที่สุด

การแก้ไขแผนภูมิ Excel หลังจากการแทรก

หากคุณต้องการปรับส่วนประกอบของแผนภูมิ Excel ภายใน PowerPoint ให้คลิกขวาที่แผนภูมิที่แทรกแล้วเลือก  แก้ไขข้อมูล  เพื่อเปิดสเปรดชีต Excel จากที่นี่ คุณสามารถ:

• เปลี่ยนแหล่งข้อมูลและเลือกเซลล์อีกครั้ง
• สลับข้อมูลแถวหรือคอลัมน์ที่ใช้สำหรับแกนแผนภูมิ
• แก้ไขป้ายกำกับ คำอธิบาย และองค์ประกอบแผนภูมิอื่นๆ
• อัพเดตสี การเติม และสไตล์

หลังจากแก้ไข ให้บันทึกไฟล์ Excel เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ในสไลด์ PowerPoint ของคุณ

การปรับขนาดและการวางตำแหน่ง

เมื่อแทรกลงในสไลด์แล้ว คุณสามารถปรับขนาด หมุน หรือเปลี่ยนตำแหน่งวัตถุ Excel ได้เหมือนกับองค์ประกอบ PowerPoint อื่นๆ

• หยิบที่จับสำหรับปรับขนาดมุมเพื่อให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลง
• คลิกและลากเพื่อย้ายตำแหน่ง
• หมุนวัตถุโดยคลิกวงกลมสีเขียวด้านบนแล้วลาก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตารางข้อมูลและแผนภูมิมีขนาดเหมาะสมเพื่อให้ผู้ชมสามารถตีความข้อมูลได้อย่างชัดเจน

การแก้ไขปัญหาการรวม Excel

หากลิงก์เสียหายหรือนำเข้าข้อมูล Excel ไม่ถูกต้อง ให้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้

• ตรวจสอบว่าไฟล์ Excel ต้นทางไม่ได้เปิดอยู่ในแอปอื่นเช่น Excel ปิดอินสแตนซ์ที่เปิดอยู่
• สำหรับลิงก์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตต้นฉบับได้รับการบันทึกหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้การอัปเดตปรากฏใน PowerPoint
• ตรวจสอบว่าการอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อไม่มีการเปลี่ยนแปลงในสมุดงาน Excel เชื่อมต่อใหม่หากจำเป็น
• ลองคัดลอกและวางค่าเพื่อลบการจัดรูปแบบและสูตร Excel ที่ซับซ้อนเท่านั้น
• หากวางชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ให้เปลี่ยนไปใช้ตาราง Excel เพื่อรักษาการอ้างอิงเซลล์

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณสามารถรวมข้อมูล Excel เข้ากับงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณได้อย่างเชี่ยวชาญ การนำเข้าตัวเลข ค่า และตารางจาก Excel ทำให้ง่ายต่อการแสดงภาพข้อมูลสำคัญจากสเปรดชีตในสไลด์ของคุณ