วิธีใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word 2016 สำหรับ Mac

หากคุณต้องการส่งเอกสารชุดงานไปยังกลุ่มบุคคล เช่น การเชิญเข้าร่วมกิจกรรมหรือการประชุม คุณลักษณะ Microsoft Mail Merge เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการดำเนินการ ก่อนหน้านี้เราได้แสดงวิธีเตรียมเอกสารโดยใช้ฟีเจอร์ Mail Merge ใน Word 2016 สำหรับ Windowsแต่กระบวนการสำหรับผู้ใช้ Word 2016 สำหรับ Mac จะแตกต่างออกไปเล็กน้อย ในบทความนี้เราจะแสดงวิธีการทำงาน

การใช้คุณสมบัติ Mail Merge ใน Microsoft Word 2016 สำหรับ Mac

จดหมายเวียนไม่ได้มีไว้สำหรับเอกสารเท่านั้น คุณสามารถใช้เป็นโบรชัวร์ จดหมายข่าว หรือเอกสารสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก การตั้งค่าเอกสารสำหรับจดหมายเวียนเป็นกระบวนการสองส่วน ซึ่งรวมถึงเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลที่ประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ของบุคคลสำหรับแต่ละเอกสาร Word ใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลเพื่อรวมเข้าด้วยกันแล้วสร้างเอกสารสำหรับแต่ละรายการ

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลสำหรับผู้รับแต่ละคนที่เรียกว่า Field Name ชื่อฟิลด์ประกอบด้วยข้อมูล เช่น ชื่อ ที่อยู่ และคำทักทาย อีกส่วนที่สำคัญของการสร้างเอกสารจดหมายเวียนคือ ฟอร์ม ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ส่งไปยังผู้รับ จดหมายตัวอย่างด้านล่างประกอบด้วยรายการฟิลด์ที่ฉันจะรวมไว้ในเอกสารแต่ละฉบับ

สร้างรายชื่อผู้รับ

เปิด Microsoft Word จากนั้นเลือกแท็บการส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > สร้างรายการใหม่

หน้าต่างแหล่งข้อมูลจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ อย่างที่คุณเห็น ฟิลด์รายการนั้นเต็มไปด้วยชื่อที่คุณสามารถใช้ได้ เพื่อความปลอดภัย ฉันจะลบทั้งหมดและใช้ของคุณเองเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน เลือกแต่ละช่อง แล้วคลิกปุ่มลบเพื่อลบออก หลังจากล้างแต่ละฟิลด์แล้ว ให้ป้อนฟิลด์ของคุณเอง คุณสามารถจัดระเบียบแต่ละฟิลด์โดยใช้ลูกศรขึ้นและลง เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกสร้าง

ตั้งชื่อแหล่งข้อมูล จากนั้นคลิกบันทึก

เติมฟิลด์ด้วยชื่อและที่อยู่ของผู้รับแต่ละคน เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกตกลง หมายเหตุ หากต้องการเพิ่มหรือลบระเบียน ให้คลิกเครื่องหมายบวกหรือลบที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง

แทรกเขตข้อมูลผสานและเสร็จสิ้นการผสานเอกสาร

มาถึงส่วนที่ง่ายแล้ว การแทรกเขตข้อมูลผสานของคุณมาถึงแล้ว เลือกแท็บการส่งจดหมาย จากนั้นคลิกแทรกเขตข้อมูลผสานจากนั้นเลือกเขตข้อมูลผสานของคุณ ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อเติมเอกสารของคุณด้วยเขตข้อมูลผสานที่เหมาะสม

บันทึกแบบฟอร์มจดหมาย เลือกแท็บการส่งจดหมาย จากนั้นคลิกปุ่มเสร็จสิ้นและผสาน จากนั้นคลิกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ

จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบเอกสารของคุณหรือพิมพ์ออกมาได้

ผู้ใช้ Word 2016 สำหรับ Windows จะสังเกตเห็นความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างทั้งสองเวอร์ชัน Word 2016 for Mac ชวนให้นึกถึง Word 97 สำหรับ Windows อย่างแดกดัน ไม่ว่าทั้งคู่จะให้ผลลัพธ์ที่เหมือนกัน

สำหรับคำแนะนำและเคล็ดลับเพิ่มเติมในการใช้Microsoft Officeให้เรียกดูบทความ Office ที่เก็บถาวรทั้งหมดของเรา