โปรแกรมติดตามเงินเดือนแบบรายสองสัปดาห์อย่างง่ายจะช่วยให้คุณตอบคำถามสามข้อนี้ได้อย่างรวดเร็ว: ใครได้รับเงินเดือน ชั่วโมงทำงานหรือจำนวนเงินที่ได้รับการอนุมัติใดบ้างที่เป็นของช่วงเวลาปัจจุบัน และยอดรวมตรงกับผลลัพธ์เงินเดือนที่คุณต้องการอนุมัติหรือไม่ สำหรับทีมขนาดเล็ก โปรแกรม Excel สามารถจัดการงานนี้ได้ดีหากจำกัดขอบเขตของเวิร์กบุ๊กให้แคบและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ
การจ่ายเงินรายสองสัปดาห์ หมายถึง ทุกๆ สองสัปดาห์ ไม่เหมือนกับการจ่ายเงินรายครึ่งเดือน ซึ่งหมายถึงสองครั้งต่อเดือน กระทรวงแรงงานสหรัฐฯ อธิบายว่า การจ่ายเงินรายสองสัปดาห์เกิดขึ้นทุกๆ สองสัปดาห์ โดยปกติแล้วจะมี 26 งวดการจ่ายเงินในหนึ่งปี อย่างไรก็ตาม การปรับปฏิทินอาจทำให้มี 27 วันจ่ายเงินในบางตาราง ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการสร้างสมุดงานที่สมมติว่าทุกปีปฏิทินจะมี 26 งวดการจ่ายเงินเสมอ โปรดดูคำจำกัดความของการจ่ายเงินรายสองสัปดาห์จากกระทรวงแรงงาน และคำอธิบายของสำนักงานบริหารงานบุคคลเกี่ยวกับการจ่ายเงิน 26 หรือ 27 วัน
สมุดงานที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้เป็นเครื่องมือติดตามและตรวจสอบความถูกต้อง ไม่ใช่ระบบคำนวณเงินเดือนที่สมบูรณ์แบบ มันสามารถจัดระเบียบชั่วโมงทำงาน วันที่ในแต่ละงวดการจ่ายเงิน ส่วนประกอบของเงินเดือนรวม การหักเงินที่คำนวณไว้แล้วในส่วนอื่น และตรวจสอบยอดรวม ไม่ควรนำไปใช้เป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับการหักภาษี การคำนวณค่าล่วงเวลา การอายัดเงินเดือน สวัสดิการ หรือข้อกำหนดในการยื่นภาษี เว้นแต่การคำนวณเหล่านั้นได้รับการตรวจสอบความถูกต้องแยกต่างหากสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว
โปรแกรมติดตามเงินเดือนที่ดีควรทำอะไรบ้าง
ก่อนที่จะสร้างอะไรก็ตาม ให้กำหนดผลลัพธ์ที่คุณต้องการก่อน สมุดงานที่มีประโยชน์ควรช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถยืนยันงวดการจ่ายเงินแต่ละงวดได้โดยไม่ต้องค้นหาผ่านไฟล์ที่กระจัดกระจายหลายไฟล์ อย่างน้อยที่สุด คุณควรจะสามารถตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้ได้:
วันเริ่มต้นงวดการจ่ายเงิน วันสิ้นสุดงวดการจ่ายเงิน และวันจ่ายเงิน
พนักงานกลุ่มใดบ้างที่อยู่ในช่วงเวลาดังกล่าว;
อนุมัติชั่วโมงทำงานปกติและชั่วโมงทำงานล่วงเวลาตามความเหมาะสม
แหล่งที่มาของเงินแต่ละงวด;
ผลรวมรายงวดสำหรับชั่วโมงทำงาน ค่าจ้างรวม การหักเงิน ภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย และค่าจ้างสุทธิ หากมีการติดตามค่าเหล่านั้น
ตรวจสอบว่าทุกแถวได้รับการตรวจสอบก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาหรือไม่
หากการตรวจสอบเหล่านั้นใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีและยอดรวมตรงกับรายงานเงินเดือนที่ได้รับการอนุมัติของคุณ แสดงว่าโปรแกรมติดตามทำงานได้ถูกต้อง แต่หากคุณต้องเสียเวลามากในการแก้ไขสูตร แก้ไขสำเนาที่ขัดแย้งกัน หรือตีความกฎการจ่ายเงินที่ซับซ้อนด้วยตนเอง แสดงว่าโปรแกรมดังกล่าวอาจไม่เหมาะสมกับบทบาทที่ออกแบบมาแล้ว
ก่อนเปิดโปรแกรม Excel: เตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้พร้อม
เริ่มต้นด้วยข้อมูลต้นฉบับแทนที่จะใช้สูตร สำหรับพนักงานแต่ละคน ให้รวบรวมรหัสพนักงานภายใน ชื่อ สถานะการจ้างงาน ประเภทการจ่ายเงิน และอัตราที่ได้รับอนุญาตหรือจำนวนเงินเดือนพื้นฐานที่ได้รับอนุมัติซึ่งระบบติดตามสามารถจัดเก็บได้ สำหรับแต่ละงวดการจ่ายเงิน ให้รวบรวมบันทึกเวลาที่ได้รับอนุมัติ วันที่ของงวดการจ่ายเงิน การปรับปรุงเงินเดือน และรายงานเงินเดือนฉบับสุดท้ายที่คุณจะใช้สำหรับการกระทบยอด
อย่าใส่ข้อมูลระบุตัวตนที่ละเอียดอ่อนลงในระบบติดตามข้อมูลที่ใช้ร่วมกันแบบไม่เป็นทางการ เพียงเพราะว่าบันทึกเงินเดือนอาจต้องการข้อมูลเหล่านั้นในส่วนอื่น สำหรับนายจ้างในสหรัฐอเมริกาที่อยู่ภายใต้พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (Fair Labor Standards Act) กระทรวงแรงงานได้ระบุบันทึกที่จำเป็น ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลระบุตัวตน ชั่วโมงการทำงาน ฐานค่าจ้าง การเพิ่มหรือหัก และค่าจ้างที่จ่ายไป เก็บรักษาบันทึกข้อมูลประจำตัวและภาษีที่กฎหมายกำหนดไว้ในระบบรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม และใช้รหัสพนักงานภายในในระบบติดตามข้อมูลการทำงานเมื่อเป็นไปได้ ตรวจสอบ เอกสารข้อเท็จจริง เกี่ยวกับการเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนของกระทรวงแรงงาน
สำหรับเอกสารภาษีเงินเดือนของสหรัฐฯ ปัจจุบันกรมสรรพากร (IRS) ระบุว่านายจ้างควรเก็บรักษาเอกสารภาษีเงินเดือนไว้อย่างน้อยสี่ปี ระยะเวลาการเก็บรักษาที่แน่นอนสำหรับเอกสารเงินเดือนอื่นๆ อาจขึ้นอยู่กับเอกสารและเขตอำนาจศาล ดังนั้นนโยบายการเก็บรักษาเอกสารของคุณควรเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการบัญชีของคุณมากกว่าที่จะใช้กฎแม่แบบทั่วไป โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับการเก็บรักษาเอกสารภาษีเงินเดือนของ IRS
ขั้นตอนที่ 1: สร้างแบบฝึกหัดง่ายๆ สี่แผ่น
สมุดงานที่เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อแยกข้อมูลหลัก การตั้งค่าช่วงเวลา รายการธุรกรรม และยอดรวมการตรวจสอบออกจากกัน สร้างชีตทั้งสี่นี้:
แผ่น วัตถุประสงค์ สาขาทั่วไป
การตั้งค่า สถานที่หนึ่งสำหรับงวดการจ่ายเงินปัจจุบัน วันเริ่มต้นงวด, วันสิ้นสุดงวด, วันที่จ่ายเงิน, ผู้จัดทำ, สถานะการตรวจสอบ
พนักงาน รายการหลักขนาดเล็ก รหัสพนักงาน, ชื่อ, ประเภทการจ่ายเงิน, อัตราที่ได้รับอนุมัติ หรือจำนวนเงินอ้างอิง, สถานะ
เงินเดือน หนึ่งแถวต่อพนักงานต่อรอบการจ่ายเงิน วันที่, รหัสพนักงาน, ชั่วโมงทำงาน, ส่วนประกอบของค่าจ้าง, ค่าจ้างรวม, การหักเงิน, ค่าจ้างสุทธิ, สถานะ, หมายเหตุ
สรุป การตรวจสอบการอนุมัติล่วงหน้า จำนวนพนักงาน, จำนวนชั่วโมงทั้งหมด, ค่าจ้างรวม, ยอดหักทั้งหมด, ค่าจ้างสุทธิ, รายการยกเว้น
บันทึกวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวันที่จ่ายเงินเดือนไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้ข้อมูลเงินเดือนทุกแถวเชื่อมโยงกับช่วงเวลาเดียวกัน
การใช้ช่วงวันที่แทนโครงสร้างแบบตายตัว “งวดที่ 1 ถึง งวดที่ 26” จะทำให้เวิร์กบุ๊กมีความปลอดภัยมากขึ้นเมื่อข้ามขอบเขตปีและปฏิทินการจ่ายเงินเดือนที่ไม่ปกติ หากบริษัทของคุณมีตารางเวลาที่แน่นอน คุณสามารถนำช่วงเวลาก่อนหน้ามาใช้ซ้ำและเลื่อนวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดไปข้างหน้า 14 วัน แต่ควรตรวจสอบวันที่จ่ายเงินจริงอีกครั้ง เนื่องจากวันหยุดธนาคารหรือนโยบายของบริษัทอาจทำให้วันจ่ายเงินเปลี่ยนแปลงได้
ขั้นตอนที่ 2: สร้างเอกสารรายชื่อพนักงานที่สะอาดและเป็นระเบียบ
ชีตพนักงานควรเก็บค่าที่มีการเปลี่ยนแปลงน้อยกว่ารายการจ่ายเงินเดือน ใช้รหัสภายในเป็นคีย์หลัก ชื่ออาจเปลี่ยนแปลงได้ และพนักงานสองคนอาจมีชื่อเดียวกัน ดังนั้นสูตรและการค้นหาข้อมูลจะมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่ออิงตามรหัสพนักงาน
มีเอกสารข้อมูลพนักงานแยกต่างหาก เพื่อเก็บข้อมูลหลักแยกจากรายการธุรกรรมการจ่ายเงินเดือน ชื่อและอัตราที่แสดงในที่นี้เป็นเพียงค่าตัวอย่างเท่านั้น
สำหรับทีมที่จ่ายค่าจ้างรายชั่วโมงทั้งหมด การตั้งค่าขั้นพื้นฐานอาจรวมถึงรหัสพนักงาน ชื่อพนักงาน อัตราค่าจ้างรายชั่วโมง และสถานะ หากคุณมีพนักงานที่จ่ายค่าจ้างรายเดือนด้วย ให้เพิ่มคอลัมน์ ประเภทการจ่ายเงิน และบันทึกจำนวนเงินที่ได้รับอนุญาตซึ่งกระบวนการจ่ายเงินเดือนของคุณใช้จริง หลีกเลี่ยงการหารเงินเดือนประจำปีด้วย 26 โดยไม่พิจารณา เพราะบางตารางอาจทำให้มีวันจ่ายเงินเดือนวันที่ 27 และเนื่องจากการจัดการเงินเดือนอาจขึ้นอยู่กับกฎการจ่ายเงินเดือนของนายจ้าง
หากมีหลายคนแก้ไขเวิร์กบุ๊ก ให้ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel สำหรับฟิลด์ต่างๆ เช่น สถานะ หรือ ประเภทการจ่ายเงิน เพื่อให้ข้อมูลที่ป้อนมีความสอดคล้องกัน Microsoft ระบุว่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นวิธีหนึ่งในการจำกัดประเภทหรือค่าที่ผู้ใช้สามารถป้อนได้ โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ของ Microsoft
ขั้นตอนที่ 3: แปลงช่วงเงินเดือนให้เป็นตารางในโปรแกรม Excel
ในชีตเงินเดือน ให้ป้อนส่วนหัวและแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง Excel ในเวอร์ชันเดสก์ท็อปของ Excel ปัจจุบัน ให้เลือกเซลล์ในช่วงข้อมูลแล้วใช้หน้าแรก > จัดรูปแบบเป็นตาราง เลือกรูปแบบ ยืนยันช่วงข้อมูล และระบุว่าตารางมีส่วนหัว เอกสารของ Microsoft อธิบายขั้นตอนการทำงานเดียวกันนี้สำหรับ Microsoft 365 และเวอร์ชันถาวรล่าสุด ดูที่การสร้างและจัดรูปแบบตารางใน Excel
ชุดเสาที่ใช้งานได้จริงมีดังนี้:
เริ่มรอบการจ่ายเงิน
สิ้นสุดรอบการจ่ายเงิน
วันที่จ่ายเงิน
รหัสพนักงาน
ชื่อพนักงาน
เวลาทำการปกติ
ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา
อัตราค่าบริการรายชั่วโมง
อัตราค่าล่วงเวลา
เงินเดือนปกติ
ค่าจ้างล่วงเวลา
รายได้อื่นๆ
เงินเดือนขั้นต้น
การหักลดหย่อนก่อนหักภาษี
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
การหักลดหย่อนอื่นๆ
เงินเดือนสุทธิ
สถานะการตรวจสอบ
หมายเหตุ
ตัวอย่างรูปแบบบันทึกการจ่ายเงินเดือน ให้ถือว่าจำนวนเงินที่แสดงเป็นตัวอย่างรายการสำหรับการกระทบยอด ให้ใช้ผลลัพธ์การจ่ายเงินเดือนที่ได้รับอนุญาตหรือสูตรการจ่ายเงินที่ผ่านการตรวจสอบแล้วของคุณ
ตารางมีประโยชน์เพราะสูตรสามารถใช้การอ้างอิงแบบมีโครงสร้าง ได้ ซึ่งหมายความว่าสูตรจะอ้างอิงถึงชื่อคอลัมน์แทนที่จะเป็นพิกัดเซลล์ที่ไม่แน่นอน ไมโครซอฟต์ระบุว่าการอ้างอิงแบบมีโครงสร้างจะปรับเปลี่ยนเมื่อมีการเพิ่มหรือลบแถวในตาราง โปรดดูคู่มือการอ้างอิงแบบมีโครงสร้างของไมโครซอฟต์
ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเฉพาะสูตรที่คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้
สำหรับการติดตามค่าจ้างรายชั่วโมงแบบง่ายๆ สูตรเพียงไม่กี่สูตรก็สามารถลดการคำนวณด้วยตนเองได้ สมมติว่าตาราง Excel ของคุณชื่อPayroll คอลัมน์ Total Hours สามารถใช้สูตรดังนี้:
=SUM([@[Regular Hours]],[@[Overtime Hours]])
หากอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงและอัตราค่าล่วงเวลาในสมุดงานเป็นข้อมูลที่ได้รับอนุญาตแล้ว สามารถคำนวณค่าจ้างปกติและค่าจ้างล่วงเวลาได้ดังนี้:
=[@[Regular Hours]]*[@[Hourly Rate]]
=[@[Overtime Hours]]*[@[Overtime Rate]]
จากนั้น เงินเดือนขั้นต้นสามารถใช้:
=SUM([@[Regular Pay]],[@[Overtime Pay]],[@[Other Earnings]])
เอกสารประกอบการใช้งานฟังก์ชัน SUM ของ Microsoft ยืนยันว่าฟังก์ชัน SUM สามารถบวกค่าแต่ละค่า การอ้างอิง หรือช่วงข้อมูลได้ ในตาราง ฟังก์ชันเดียวกันนี้ยังสามารถทำงานกับการอ้างอิงที่มีโครงสร้างได้อีกด้วย
อย่าใช้แม่แบบนี้เพื่อสร้างกฎการทำงานล่วงเวลาขึ้นมาเอง โปรแกรมติดตามควรได้รับอัตราการทำงานล่วงเวลาที่ถูกต้องจากนโยบายการจ่ายเงินเดือนหรือระบบการจ่ายเงินเดือนที่ได้รับการอนุมัติของคุณ เช่นเดียวกัน สูตรการกระทบยอดเงินเดือนสุทธิแบบง่ายๆ เช่นนี้=[@[Gross Pay]]-SUM([@[Pre-Tax Deductions]],[@[Taxes Withheld]],[@[Other Deductions]])เป็นเพียงการคำนวณทางคณิตศาสตร์เท่านั้น มันไม่ได้คำนวณภาษีหรือตรวจสอบว่าการหักเงินนั้นได้รับอนุญาตตามกฎหมายหรือไม่
หากผู้ให้บริการด้านการจ่ายเงินเดือนของคุณคำนวณเงินเดือนรวมและเงินเดือนสุทธิอยู่แล้ว ขั้นตอนการทำงานที่ปลอดภัยกว่ามักจะเป็นการนำเข้าหรือพิมพ์ผลลัพธ์ที่ได้รับการอนุมัติเหล่านั้น และใช้ Excel เพียงเพื่อเปรียบเทียบกับชั่วโมง การปรับปรุง และยอดรวมที่คาดการณ์ไว้
ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มการตรวจสอบระดับงวดก่อนที่จะทำเครื่องหมายว่าการจ่ายเงินเดือนเสร็จสมบูรณ์
แผ่นสรุปควรสั้นพอที่จะตรวจสอบได้ในหน้าจอเดียว ข้อมูลรวมที่เป็นประโยชน์ ได้แก่ จำนวนพนักงานที่ปฏิบัติงานจริง จำนวนชั่วโมงทำงานปกติทั้งหมด จำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลาทั้งหมด ค่าจ้างรวมก่อนหักภาษีทั้งหมด และค่าจ้างสุทธิทั้งหมด ตัวอย่างเช่น:
=SUM(Payroll[Regular Hours])
=SUM(Payroll[Overtime Hours])
=SUM(Payroll[Gross Pay])
สรุปข้อมูลอย่างกระชับช่วยให้เปรียบเทียบจำนวนพนักงาน ชั่วโมงทำงาน และค่าจ้างรวมกับรายงานเงินเดือนที่อนุมัติก่อนปิดงวดได้ง่ายขึ้น
เพิ่มการตรวจสอบข้อยกเว้นอย่างน้อยหนึ่งรายการสำหรับข้อมูลซ้ำ หากพนักงานแต่ละคนควรปรากฏเพียงครั้งเดียวต่อรอบการจ่ายเงิน สามารถใช้คอลัมน์ช่วยได้ดังนี้:
=COUNTIFS(Payroll[Pay Period End],[@[Pay Period End]],Payroll[Employee ID],[@[Employee ID]])>1
ผลลัพธ์ที่เป็น TRUE หมายความว่ารหัสพนักงานเดียวกันปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้งสำหรับวันสิ้นสุดของช่วงเวลาดังกล่าว และจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบ คุณยังสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นรหัสพนักงานที่ว่างเปล่า ชั่วโมงติดลบ หรือสถานะการตรวจสอบที่ไม่เสร็จสมบูรณ์ได้ Microsoft อธิบายว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะใช้กฎตามค่าในเซลล์เพื่อให้เห็นข้อยกเว้นได้ง่ายขึ้นในคู่มือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ บริษัท
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
ใช้สมุดงานเป็นบันทึกเงินเดือนเพียงฉบับเดียว
โปรแกรมติดตามเวลาทำงานสามารถช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องได้ แต่ข้อมูลอาจไม่ได้ครอบคลุมทุกรายการที่จำเป็นสำหรับการจ่ายเงินเดือน ค่าแรง ภาษี หรือการตรวจสอบบัญชี ควรเก็บเอกสารเวลาทำงาน ภาษี และเงินเดือนอย่างเป็นทางการไว้ในระบบและสถานที่จัดเก็บที่ธุรกิจของคุณกำหนดไว้
การผนวกกฎหมายเข้าไปในสูตรโดยตรงโดยไม่ต้องมีกรรมสิทธิ์
การคำนวณค่าล่วงเวลา อัตราค่าล่วงเวลา การหักภาษี การจ่ายเงินก่อนหักภาษี วันลาพักผ่อน ค่าคอมมิชชั่น โบนัส และการหักเงินเดือน อาจมีกฎเกณฑ์ที่แบบฟอร์มทั่วไปไม่สามารถคำนวณได้อย่างปลอดภัย ควรดำเนินการคำนวณเหล่านี้ในกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่ได้รับอนุญาต และให้ Excel ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่ได้
การพิมพ์ชื่อพนักงานแทนการใช้รหัสประจำตัว
ชื่อนั้นอ่านง่าย แต่ไม่เหมาะสำหรับใช้เป็นรหัสเฉพาะ ควรใช้รหัสพนักงานในการค้นหาและตรวจสอบข้อมูลซ้ำ จากนั้นจึงแสดงชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการอ่าน
เก็บแผ่นกระดาษขนาดใหญ่แผ่นหนึ่งไว้ตลอดไป
การใช้เอกสารแผ่นเดียวที่ผสมผสานข้อมูลหลักของพนักงาน ข้อมูลของงวดปัจจุบัน ข้อมูลของงวดก่อนหน้า ข้อสมมติฐาน และผลรวม จะทำให้การตรวจสอบทำได้ยาก ควรแยกเวิร์กบุ๊กตามวัตถุประสงค์และจัดเก็บงวดที่ปิดไปแล้วอย่างสม่ำเสมอ
การกำหนดค่าจ้างแบบตายตัว 26 งวดลงในสูตรคำนวณเงินเดือน
โดยปกติแล้วตารางการจ่ายเงินรายสองสัปดาห์จะเกี่ยวข้องกับ 26 งวด แต่ปฏิทินบางฉบับอาจมีวันจ่ายเงิน 27 วัน ควรใช้ข้อมูลวันที่จริงและปฏิทินการจ่ายเงินที่ได้รับการอนุมัติเป็นฐานในการติดตามงวดการจ่ายเงิน แทนที่จะสันนิษฐานว่าจำนวนงวดจะเท่ากันทุกปี
เมื่อใดที่ Excel ยังคงเหมาะสม — และเมื่อใดควรเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่น
วิธีการนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อทีมมีขนาดเล็กพอที่คนคนเดียวจะสามารถตรวจสอบตารางเงินเดือนทีละแถวได้ กฎการจ่ายเงินนั้นง่าย และมีกระบวนการจ่ายเงินเดือนที่เป็นทางการอยู่นอกเหนือจากสเปรดชีตสำหรับการเสียภาษีและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โปรแกรม Excel มีประโยชน์อย่างยิ่งในการใช้เป็นรายการตรวจสอบแบบง่ายๆ เอกสารเตรียมการก่อนจ่ายเงินเดือน หรือไฟล์ตรวจสอบความถูกต้องหลังจ่ายเงินเดือน
ควรพิจารณาเปลี่ยนไปใช้ระบบจ่ายเงินเดือนหรือระบบบันทึกเวลาทำงานโดยเฉพาะ เมื่อคุณมีเขตอำนาจการจ่ายเงินหลายแห่ง อัตราค่าจ้างหลายอัตราต่อพนักงานหนึ่งคน การปรับค่าจ้างย้อนหลังบ่อยครั้ง ค่าคอมมิชชั่นที่ซับซ้อน ค่าทิป การหักเงินเดือน สวัสดิการ การสะสมวันลา มีผู้แก้ไขข้อมูลพร้อมกันหลายคน หรือมีความต้องการการเข้าถึงตามบทบาทและประวัติการตรวจสอบที่เพิ่มขึ้น ไม่มีจำนวนพนักงานที่ตายตัว ความซับซ้อนและข้อกำหนดด้านการควบคุมมีความสำคัญมากกว่าจำนวนพนักงาน
รายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนการจ่ายเงินเดือน
ยืนยันวันเริ่มต้น วันสิ้นสุด และวันที่จ่ายเงินของรอบการจ่ายเงิน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนที่คาดว่าจะมาทำงานมาครบ และไม่รวมพนักงานที่ไม่ได้มาทำงาน
ตรวจสอบเวลาทำงานปกติและเวลาทำงานล่วงเวลาให้ตรงกับบันทึกเวลาที่ได้รับอนุมัติ
ตรวจสอบอัตราและผลตอบแทนพิเศษกับแหล่งข้อมูลที่ได้รับอนุญาต
เปรียบเทียบค่าจ้างก่อนหักภาษีและค่าจ้างสุทธิกับข้อมูลจากผู้ให้บริการด้านการจ่ายเงินเดือนหรือรายงานการจ่ายเงินเดือนที่ได้รับอนุมัติ
แก้ไขปัญหาแถวซ้ำ ช่องว่าง ค่าลบ และการปรับเปลี่ยนที่ไม่สามารถอธิบายได้
ระบุช่วงเวลาที่ตรวจสอบแล้ว และบันทึกเวอร์ชันที่ได้รับการอนุมัติตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของคุณ
สำหรับทีมขนาดเล็ก โปรแกรมติดตามเงินเดือนที่ดีที่สุดไม่ใช่โปรแกรมที่มีสูตรคำนวณมากที่สุด แต่เป็นโปรแกรมที่ทำให้รอบการจ่ายเงินเดือนเข้าใจง่าย ตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย และยากที่จะเข้าใจผิด
แหล่งข้อมูลและเอกสารอ่านเพิ่มเติม