เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์การเพิ่มผลผลิตใน Outlook ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้

สำหรับมือใหม่หรือมืออาชีพ Microsoft Outlook มีฟีเจอร์มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญบางประการในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณโดยใช้ Outlook for Mac, Office 365 หรือเวอร์ชันบนเว็บ

ตั้งค่ากฎ

กฎสามารถช่วยให้คุณจัดการข้อความได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการบล็อกเมลขยะหรือย้ายข้อความเฉพาะไปยังโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถย้ายข้อความทั้งหมดจากหัวหน้าของคุณไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง ดังนั้นคุณจะไม่พลาดข้อความเหล่านั้น ด้วย Outlook เวอร์ชันเต็ม คุณสามารถสร้างกฎเกณฑ์ที่ค่อนข้างซับซ้อนได้

นี่เป็นกฎง่ายๆ ที่ฉันจะย้ายข้อความจากโฟลเดอร์ผู้รับ เลือกข้อความจากผู้รับ คลิก แท็บ หน้าแรกแล้วคลิกกฎ > สร้างกฎ

ทำเครื่องหมายที่ช่องจากผู้รับแล้วเลือกย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์” เลือกโฟลเดอร์ที่มีอยู่หรือสร้างใหม่ เลือกและคลิกตกลง คุณสามารถเรียกใช้กฎได้ทันทีหรือในภายหลัง คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อคุณได้รับอีเมลจากผู้รับรายใด  รายหนึ่ง หรือข้อความที่มีคำบางคำ ดูวิธีย้ายข้อความใหม่ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ

นอกจากนี้ยังมีการเพิ่มกฎขั้นสูงใน Outlook.comเมื่อสองสามปีก่อน

ใช้หมวดหมู่สีและธง

ใช้คุณสมบัติสีและหมวดหมู่เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญและเน้นสิ่งที่สำคัญ เลือกข้อความแล้วคลิกเมนูจัดหมวดหมู่ จากนั้นเลือกสีที่เหมาะสม คุณสามารถปรับแต่งสีเหล่านี้ให้มีความหมายเฉพาะได้ คลิกหมวดหมู่ > หมวดหมู่ทั้งหมด > เลือกสี แล้วเปลี่ยนชื่อ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดคำสั่งแป้นพิมพ์เพื่อให้คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อความได้อย่างรวดเร็ว

ธงติดตามผลยังสามารถช่วยให้คุณจดจำข้อความที่คุณต้องดูเมื่อคุณมีเวลา เมื่อคุณตั้งค่าสถานะข้อความอีเมล ข้อความนั้นจะปรากฏในรายการสิ่งที่ต้องทำและรายการงานของคุณ คุณจึงอย่าลืมเข้าร่วมข้อความนั้น

กำหนดเวลาโดยใช้การจัดส่งล่าช้า

Outlook ช่วยให้คุณส่งอีเมลไปยังช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของวันได้ ล่าช้า คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณรู้ว่าผู้รับจะไม่ได้รับข้อความของคุณจนกว่าจะถึงเวลาที่กำหนด หากคุณทราบว่าผู้ใช้เช็คอีเมลประมาณตี 3 ให้สร้างข้อความใหม่ จากนั้นคลิกปุ่มการหน่วงเวลา ใน ตัวเลือก ทำการปรับเปลี่ยนตัวเลือกการจัดส่งที่เหมาะสม เช่นห้ามส่งก่อนวันที่และเวลา

สร้างโฟลเดอร์การค้นหา

โฟลเดอร์การค้นหาเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการคัดแยกข้อความของคุณและนำความมีเหตุผลมาสู่กล่องจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับอีเมลที่คุณต้องการติดตามหรือตั้งค่าสถานะข้อความจากบุคคล กลุ่ม หรือรายการที่ต้องการ

คลิกแท็บโฟลเดอร์ คลิก โฟลเดอร์ค้นหาใหม่ แล้วเลือกประเภทของโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณต้องการสร้างจากภายในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เลือกโฟลเดอร์เมลแล้วคลิกตกลง โฟลเดอร์การค้นหาถ���กสร้างขึ้นในบานหน้าต่างนำทาง ข้อความใดๆ ที่ฉันเลือกติดตามจะพร้อมใช้งานเมื่อฉันต้องการ

ตั้งค่าระดับตัวกรองอีเมลขยะ

เมลขยะสามารถชะลอจำนวนอีเมลที่มีประสิทธิภาพที่คุณจะได้รับตลอดทั้งวัน เมื่อใช้ตัวกรองเมลขยะของ Outlook คุณสามารถลดผลกระทบได้ คลิกแท็บ หน้าแรก คลิกเมนูขยะ ในกลุ่ม ลบ แล้วคลิก ตัวเลือกอีเมลขยะ

ฉันขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าต่ำก่อนและดูว่าการทำงานของคุณเป็นอย่างไร หากข้อความขยะก้าวร้าวเกินไป คุณสามารถย้ายไปยังตัวเลือกที่สูงกว่าได้ ในกรณีที่ตัวกรองทำเครื่องหมายข้อความสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ ฉันจะยกเลิกการเลือกตัวเลือกลบอย่างถาวร

สร้างการสำรองข้อมูลของไฟล์ PST

Outlook เป็นระบบและอาจล้มเหลวได้เช่นกัน การรักษาข้อมูลสำรองในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การกู้คืนเป็นไปอย่างราบรื่นในกรณีที่เกิดความเสียหาย ระบบล้มเหลว หรือปัญหาอื่นๆ ที่ไม่คาดฝัน

ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ที่สร้างโดยใช้ Outlook 2013 หรือ Outlook 2016 (หรือสูงกว่า) จะถูกบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในโฟลเดอร์Documents\Outlook Files ถ้าคุณอัปเกรดเป็น Outlook บนพีซีหรือ Mac ที่มีไฟล์ข้อมูลที่สร้างใน Outlook 2007 หรือเวอร์ชันก่อนหน้าแล้ว ไฟล์เหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งอื่นในโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ที่ C:\Users\user\AppData\Local\ Microsoft \Outlook

ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) จะถูกบันทึกไว้ที่ C:\Users\user\AppData\Local\ Microsoft \Outlook ข้อมูลส่วนใหญ่ยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ อย่างไรก็ตาม รายการใดๆ ที่บันทึกไว้ในเครื่องควรสำรองข้อมูลไว้ ตัวอย่างเช่น ปฏิทิน ที่ติดต่อ งาน และโฟลเดอร์ใดๆ ที่ทำเครื่องหมายเฉพาะในเครื่อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและสำรองข้อมูลโฟลเดอร์ PST โปรดดูบทความต่อไปนี้:

• วิธีสร้างโฟลเดอร์ PST ใน Outlook
• สร้างโฟลเดอร์ PST ใน Outlook 2013
• โฟลเดอร์ Outlook PST คืออะไรและใช้งานอย่างไร
• ซ่อมแซมโฟลเดอร์ PST ที่เสียหายใน Outlook

คุณอาจสนใจวิธีค้นหาโฟลเดอร์ OLK ชั่วคราวของ Outlook

ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ไม่ว่าคุณจะไม่อยู่ที่สำนักงานเกือบทั้งวันหรือลาพักร้อนเป็นเวลาหนึ่งเดือน การตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจะทำให้ผู้ติดต่อของคุณรู้ว่าคุณไม่ว่าง การใช้ ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่ สำนักงาน  จะช่วยลดเสียงรบกวนในกล่องจดหมายได้มากเมื่อพวกเขากำลังพยายามติดต่อคุณโดยไม่มีการตอบสนองในทันที นอกจากนี้ยังช่วยลดงานในการล้างกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณกลับมา คลิกไฟล์ > ข้อมูล > การตอบกลับอัตโนมัติ

เลือกกล่องตัวเลือก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ จากนั้นกำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการให้ส่งข้อความนี้โดยเฉพาะ คุณยังสามารถส่งข้อความนี้ไปยังเพื่อนร่วมงานภายในหรือภายนอกองค์กรได้

หากคุณกำลังใช้ Outlook สำหรับ iOS ให้แตะการตั้งค่า แตะ Exchange Server ของคุณ จากนั้นแตะการตอบกลับอัตโนมัติ สลับไปที่การตอบกลับอัตโนมัติและพิมพ์ข้อความส่วนบุคคล

การจัดการการแจ้งเตือน

การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook อาจทำให้คุณเสียสมาธิ ทางเลือกหนึ่งที่คุณมีคือปิดการใช้งาน หากต้องการปิดเสียง ให้คลิกขวาที่ไอคอน Outlook ในพื้นที่แจ้งเตือนของแถบงาน จากนั้นคลิกแสดงการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของเมลใหม่ สำหรับ Outlook เวอร์ชันเก่า โปรดดูบทความเกี่ยวกับวิธีปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook

เคล็ดลับ Outlook Mobile

หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถใช้เพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในขณะเดินทาง

สลับระหว่างปฏิทินส่วนตัวและปฏิทินงาน

แตะแท็บปฏิทิน จากนั้นแตะเมนูแฮมเบอร์เกอร์ จากนั้นแตะปฏิทินงานหรือส่วนตัวของคุณ

กำหนดเวลาการโทรผ่าน Skype ด้วย Outlook สำหรับ iOS

แตะปฏิทิน สร้างคู่ใหม่ จากนั้นป้อนชื่อสำหรับกิจกรรม แตะผู้คน จากนั้นเพิ่มคนที่คุณต้องการเชิญ ปัดลงและสลับบนการโทรผ่าน Skypeจากนั้นแตะลิงก์การโทรผ่าน Skype ป้อนคำอธิบาย จากนั้นแตะเสร็จสิ้น แตะบันทึกเพื่อให้เสร็จสิ้น

ส่งห้องว่าง

สร้างข้อความใหม่แล้วแตะกิจกรรมในปฏิทิน

แตะ ส่งความพร้อมใช้งาน เลือกเวลาที่เหมาะสม จากนั้น เสร็จสิ้น

ส่งข้อความของคุณ

การอัปเดตล่าสุดของ Outlook สำหรับ Windows หรือ Mac ได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่บางอย่าง อ่านบทความของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้คุณสมบัติใหม่เหล่านั้น ตรวจสอบบทความของเราพร้อม  รายการคำสั่งแป้นพิมพ์ Outlookสำหรับผู้ใช้ Mac