แบบฟอร์มประเมินราคาค่าก่อสร้างที่สามารถพิมพ์ได้ในรูปแบบ Excel สำหรับผู้รับเหมาขนาดเล็ก

การประมาณราคาค่าก่อสร้างมีหน้าที่สองอย่าง คือ ช่วยให้คุณกำหนดราคาของงานได้อย่างแม่นยำ และทำให้ราคาที่เสนอเข้าใจง่ายสำหรับลูกค้า สำหรับผู้รับเหมาขนาดเล็ก โปรแกรม Excel มักจะเพียงพอที่จะทำทั้งสองอย่างได้—โดยมีเงื่อนไขว่าในเวิร์กบุ๊กจะต้องแยกรายละเอียดของงาน ค่าใช้จ่ายโดยตรง ค่าใช้จ่ายส่วนเกิน กำไร ภาษี และเงื่อนไขที่ลูกค้าต้องเข้าใจ แทนที่จะรวมทุกอย่างไว้ในตัวเลขเดียว

คู่มือเชิงปฏิบัติเล่มนี้แสดงวิธีการจัดโครงสร้างเทมเพลตประมาณการค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างที่สามารถพิมพ์ได้ใน Excel ช่องข้อมูลใดที่ควรเก็บไว้ สูตรใดที่ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ และสิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนพิมพ์หรือส่งประมาณการค่าใช้จ่าย ออกแบบมาสำหรับผู้รับเหมาปรับปรุงบ้านรายย่อย ช่างซ่อมบำรุง ช่างฝีมือเฉพาะทาง ผู้รับเหมาก่อสร้างบ้าน และเจ้าของกิจการที่ต้องการแผ่นประมาณการค่าใช้จ่ายที่ใช้งานง่าย แทนที่จะใช้แพลตฟอร์มการประมาณการแบบครบวงจร

ใบเสนอราคาก่อสร้างที่สามารถพิมพ์ได้ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

การประมาณราคาที่ดีควรมีรายละเอียดเพียงพอที่จะอธิบายราคาโดยไม่กลายเป็นเอกสารการบริหารโครงการ รูปแบบที่ง่ายที่สุดคือแผ่นงานเดียวที่มีส่วนหัวที่ชัดเจน ตารางต้นทุนโดยละเอียด สรุปราคา และส่วนเงื่อนไขโดยย่อ

โครงสร้างเวิร์กบุ๊ก Excel ที่แนะนำ

สำหรับงานขนาดเล็กมาก อาจใช้แผ่นงานเพียงแผ่นเดียวก็เพียงพอแล้ว แต่สำหรับการประเมินราคาซ้ำๆ การใช้สมุดงานสี่แผ่นจะดูแลรักษาง่ายกว่า:

• ประมาณการ:หน้าเว็บที่ดูสะอาดตาและแสดงผลให้ลูกค้าเห็น ซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้
• รายละเอียดค่าใช้จ่าย:เอกสารสรุปค่าใช้จ่ายของคุณสำหรับชั่วโมงแรงงาน อัตราค่าจ้างทีมงาน ปริมาณวัสดุ ใบเสนอราคาจากผู้รับเหมาช่วง อุปกรณ์ ใบอนุญาต การกำจัด และค่าใช้จ่ายโดยตรงอื่นๆ
• รายการราคา:อัตราค่าแรงที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หน่วยวัดทั่วไป ราคาจากผู้จำหน่าย และชื่อภารกิจมาตรฐาน
• การตั้งค่า:เปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายส่วนเกิน, อัตรากำไรขั้นต้นเริ่มต้น, อัตราภาษี (ถ้ามี), ข้อมูลธุรกิจ และหมายเหตุประกอบการประมาณการมาตรฐาน

ตารางใน Excel มีประโยชน์สำหรับส่วนรายละเอียด เนื่องจากสูตรและข้อมูลอ้างอิงสามารถขยายได้เมื่อมีการเพิ่มแถว เอกสารของ Microsoft ที่จัดรูปแบบตาราง Excel รองรับคอลัมน์คำนวณ แถวรวม การกรอง และข้อมูลอ้างอิงแบบมีโครงสร้าง ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่Microsoft Support: การสร้างและจัดรูปแบบตารางและMicrosoft Support: การใช้ข้อมูลอ้างอิงแบบมีโครงสร้างกับตาราง Excel

ใช้สูตรคำนวณแต่ละรายการแทนการพิมพ์ผลรวมด้วยตนเอง

การคำนวณยอดรวมด้วยตนเองเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้เกิดความไม่สอดคล้องกันเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงประมาณการ บรรทัดพื้นฐานสามารถคำนวณต้นทุนวัสดุและแรงงานเพิ่มเติมจากปริมาณและอัตราต่อหน่วยได้

ตัวอย่างเช่น หากแถวหนึ่งประกอบด้วยปริมาณ ต้นทุนต่อหน่วยของวัสดุ ชั่วโมงแรงงาน และอัตราค่าแรง ตรรกะที่ใช้ได้จะเป็นดังนี้:

หากตารางรายการมีชื่อว่าEstimateItemsการใช้สูตรที่มีโครงสร้างจะตรวจสอบได้ง่ายกว่าการใช้ที่อยู่เซลล์แบบตายตัว ตัวอย่างเช่น คอลัมน์คำนวณอาจใช้ปริมาณและราคาต่อหน่วยของแถวปัจจุบันแทนที่จะใช้สูตรที่ผูกกับหมายเลขแถวเฉพาะ การอ้างอิงที่มีโครงสร้างมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณเพิ่มหรือลบแถว เนื่องจากข้อมูลอ้างอิงตารางจะปรับเปลี่ยนไปพร้อมกับตาราง

แยกค่าใช้จ่ายคงที่ออกจากส่วนเพิ่มราคาและกำไร

ผู้รับเหมาขนาดเล็กบางครั้งอาจเข้าใจผิดว่าส่วนต่างราคา ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และกำไรเป็นสิ่งเดียวกัน แต่ความจริงแล้วไม่ใช่เช่นนั้น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานคือต้นทุนในการดำเนินธุรกิจซึ่งอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น ค่าใช้จ่ายสำนักงาน ซอฟต์แวร์ ประกันภัย ค่าจ้างฝ่ายบริหาร และค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับยานพาหนะหรือโรงงาน กำไรคือส่วนที่เหลือหลังจากหักค่าใช้จ่ายแล้ว ส่วนส่วนต่างราคาเป็นวิธีการกำหนดราคาที่ใช้เพื่อเพิ่มต้นทุนให้สูงกว่าราคาขาย

สำนักงานบริหารธุรกิจขนาดเล็กของสหรัฐฯ (SBA) จำแนกต้นทุนคงที่ ต้นทุนผันแปร และต้นทุนกึ่งผันแปร ในคำแนะนำการวางแผน และระบุว่าการทำความเข้าใจต้นทุนเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนและกำไร ประเภทต้นทุนที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามผู้รับเหมา โปรดดู คำ แนะนำการวางแผนธุรกิจของ SBA

ข้อควรปฏิบัติ:ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าอัตราค่าแรงและราคาสินค้าแต่ละรายการรวมค่าใช้จ่ายอะไรบ้างแล้ว ก่อนที่จะเพิ่มค่าใช้จ่ายส่วนเกินหรืออัตรากำไร มิเช่นนั้น คุณอาจนับค่าใช้จ่ายซ้ำโดยไม่ตั้งใจ หรืออาจละเว้นค่าใช้จ่ายนั้นไปทั้งหมดก็ได้

Markup ไม่เหมือนกับ Margin

ถ้าหากต้นทุนงานอยู่ที่ 8,000 ดอลลาร์ และคุณตั้งราคาขายเพิ่ม 25% ราคาขายจริงจะเป็น 10,000 ดอลลาร์ กำไรขั้นต้นในตัวอย่างง่ายๆ นี้คือ 2,000 ดอลลาร์ ซึ่งคิดเป็น 20% ของราคาขาย 10,000 ดอลลาร์ ดังนั้น การตั้งราคาขายเพิ่ม 25% จึงไม่ได้ทำให้ได้อัตรากำไร 25% เสมอไป

การดำเนินการ:ตั้งชื่อฟิลด์ในเวิร์กบุ๊กให้ถูกต้อง หากชีตใช้สูตรคำนวณกำไรจากต้นทุน ให้ตั้งชื่อว่า “เปอร์เซ็นต์กำไร” (Markup %) ไม่ใช่ “เปอร์เซ็นต์อัตรากำไร (Margin %)”

ควรจัดวางเงินสำรองและเงินค่าขนมให้เห็นได้ชัดเจน

ส่วนลดมีประโยชน์เมื่อลูกค้ายังไม่ได้เลือกผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ตัวอย่างเช่น กระเบื้อง อุปกรณ์ติดตั้ง เครื่องใช้ไฟฟ้า หรือวัสดุตกแต่งพิเศษ อย่าซ่อนส่วนลดไว้ในรหัสวัสดุที่กว้างเกินไป ให้ระบุส่วนลดไว้ในบรรทัดแยกต่างหาก พร้อมคำอธิบายสั้นๆ และจำนวนเงิน

ตัวเลือกอื่น ๆ ควรแยกไว้ต่างหาก ตัวอย่างเช่น “ตัวเลือก A: เปลี่ยนหน้าต่างเพิ่มอีกสามบาน” ไม่ควรรวมอยู่ในราคารวมพื้นฐาน เว้นแต่ลูกค้าจะเลือกตัวเลือกนี้

การดำเนินการ:เพิ่มช่อง "รวมอยู่ในราคาพื้นฐานหรือไม่?" หรือจัดเก็บตัวเลือกอื่นไว้ในส่วนแยกต่างหากด้านล่างราคาประเมินพื้นฐาน เพื่อป้องกันไม่ให้ยอดรวมที่พิมพ์ออกมาเกิดความคลุมเครือ

ใช้รายการแบบดรอปดาวน์สำหรับรายการที่ต้องการทำซ้ำ

รายการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสามารถลดการพิมพ์ที่ไม่สอดคล้องกันสำหรับฟิลด์ต่างๆ เช่น หน่วย รหัสต้นทุน การค้า สถานะการเสียภาษี หรือหมวดหมู่รายการสินค้า คำแนะนำปัจจุบันของ Microsoft เกี่ยวกับ Excel อธิบายวิธีการเชื่อมโยงรายการแบบดรอปดาวน์กับรายการ และสามารถอัปเดตได้เมื่อรายการต้นทางถูกจัดเก็บในตาราง Excel ดูได้ที่ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: สร้างรายการแบบดรอปดาวน์

ตัวอย่างรายการหมวดหมู่แบบง่ายๆ อาจได้แก่:

• การรื้อถอน
• งานก่อสร้าง
• คอนกรีต
• กรอบ
• ไฟฟ้า
• ประปา
• ระบบปรับอากาศ
• ผนังเบา
• พื้น
• ตู้และงานไม้
• จิตรกรรม
• การทำความสะอาดและการกำจัด

ข้อควรปฏิบัติ:ควรจัดทำรายการให้สั้นพอที่ผู้ประเมินจะสามารถเลือกหมวดหมู่ได้อย่างรวดเร็ว หากบริษัทของคุณใช้รหัสต้นทุนที่เป็นทางการ ให้ใช้รหัสเหล่านั้นแทนรายการทั่วไป

อย่ากำหนดค่าภาษีตายตัวโดยไม่ตรวจสอบงานก่อน

การคำนวณภาษีขายสำหรับค่าแรงงานก่อสร้าง วัสดุ การปรับปรุง และงานซ่อมแซมนั้นแตกต่างกันไปตามแต่ละรัฐและท้องถิ่น ฐานภาษีที่ถูกต้องก็อาจแตกต่างกันไปตามประเภทของโครงการด้วย ดังนั้น แบบฟอร์มควรระบุอัตราภาษีและจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีอย่างชัดเจน แทนที่จะสันนิษฐานว่าทุกรายการเสียภาษีในลักษณะเดียวกัน

การดำเนินการ:สร้างช่องข้อมูลแยกต่างหากสำหรับ “จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี” และ “อัตราภาษี” และตรวจสอบวิธีการคำนวณที่ถูกต้องกับหน่วยงานภาษีของรัฐหรือท้องถิ่นที่เกี่ยวข้อง หรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของคุณ ห้ามนำการตั้งค่าภาษีจากเขตอำนาจศาลอื่นมาใช้ซ้ำโดยไม่ตรวจสอบให้แน่ใจก่อน

จงตั้งใจทำให้ใบเสนอราคาสามารถพิมพ์ได้

ตารางคำนวณที่ใช้งานได้ดีบนจอภาพขนาดใหญ่ อาจพิมพ์ออกมาได้ไม่ดี ควรทดสอบใบเสนอราคาที่แสดงให้ลูกค้าเห็นในโหมดแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ก่อนที่จะนำไปใช้เป็นแม่แบบมาตรฐาน

ไมโครซอฟต์ยืนยันว่า Excel สามารถพิมพ์เฉพาะพื้นที่ที่เลือก บันทึกพื้นที่พิมพ์ที่กำหนดไว้พร้อมกับสมุดงาน ทำซ้ำแถวหัวเรื่องในหน้าถัดไป และปรับขนาดแผ่นงานสำหรับการพิมพ์ได้ เอกสารอ้างอิงที่เป็นประโยชน์ ได้แก่Microsoft Support: ตั้งค่าหรือล้างพื้นที่พิมพ์ Microsoft Support: ทำซ้ำแถวหรือคอลัมน์เฉพาะในทุกหน้าที่พิมพ์และMicrosoft Support: พิมพ์แผ่นงานหรือสมุดงาน

รายการตรวจสอบการประเมินราคาที่สามารถพิมพ์ได้

• ตั้งค่าพื้นที่การพิมพ์เพื่อให้ไม่รวมตารางอัตราดอกเบี้ยภายใน
• ใช้การจัดวางแนวตั้งสำหรับการประมาณการที่กะทัดรัด และใช้การจัดวางแนวนอนเฉพาะเมื่อตารางรายการต้องการความกว้างจริงๆ
• หากตารางรายการสินค้าครอบคลุมหลายหน้า ให้ทำซ้ำหัวข้อคอลัมน์อีกครั้ง
• ตรวจสอบการแบ่งหน้าเพื่อให้ส่วนผลรวมย่อยหรือข้อกำหนดไม่ถูกแยกออกจากหัวข้ออย่างไม่เหมาะสม
• ใช้รูปแบบตัวเลขที่อ่านง่ายสำหรับสกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ ปริมาณ และวันที่
• แสดงตัวอย่างเป็นขาวดำหากลูกค้าต้องการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ขาวดำ
• สำหรับใบเสนอราคาหลายหน้า ให้ระบุหมายเลขใบเสนอราคาและหมายเลขหน้าไว้ในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของเอกสาร
• ส่งออกหรือพิมพ์เป็นไฟล์ PDF หลังจากตรวจสอบยอดรวมสุดท้ายและหมายเหตุขอบเขตงานเรียบร้อยแล้วเท่านั้น

ควรใส่ข้อมูลอะไรในส่วนข้อกำหนดและเงื่อนไข

ส่วนข้อกำหนดควรมีความกระชับ ไม่ใช่สิ่งที่จะมาแทนที่สัญญา แต่ควรระบุข้อสมมติฐานที่ส่งผลโดยตรงต่อการประเมินราคา รายการทั่วไปได้แก่ ระยะเวลาที่การประเมินราคามีผลบังคับใช้ ข้อจำกัดหลักๆ ผู้จัดหาวัสดุที่เจ้าของเลือก ข้อสมมติฐานเกี่ยวกับใบอนุญาต ข้อสมมติฐานเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงาน การกำจัด การจำกัดการเข้าถึง และวิธีการกำหนดราคาสำหรับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน

ข้อความแจ้งการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อที่ใช้ได้จริงอาจอธิบายว่างานที่อยู่นอกเหนือขอบเขตที่ระบุไว้ต้องได้รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร และอาจเปลี่ยนแปลงทั้งราคาและกำหนดการ ถ้อยคำทางกฎหมายที่ถูกต้องควรสอดคล้องกับเขตอำนาจศาลและกระบวนการทำสัญญาของคุณ

คำแนะนำ:ควรหลีกเลี่ยงการใช้แบบฟอร์มใบเสนอราคาเป็นสัญญาทางกฎหมาย เว้นแต่ว่าแบบฟอร์มดังกล่าวได้รับการออกแบบและตรวจสอบแล้วเพื่อวัตถุประสงค์นั้นโดยเฉพาะ

เก็บใบเสนอราคาไว้ควบคู่กับเอกสารของคุณ

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารแสดงราคา แต่ตัวเลขที่อยู่เบื้องหลังควรตรวจสอบย้อนกลับได้จากใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์ การคาดการณ์ค่าจ้าง การเสนอราคาของผู้รับเหมาช่วง ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และบันทึกงาน กรมสรรพากรระบุว่าบันทึกทางธุรกิจควรครบถ้วนและถูกต้อง และบันทึกอิเล็กทรอนิกส์อยู่ภายใต้ข้อกำหนดการเก็บรักษาบันทึกเช่นเดียวกับบันทึกที่เป็นเอกสารกระดาษ นอกจากนี้ยังระบุว่าใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบเรียกเก็บเงินที่ชำระแล้ว และเอกสารประกอบอื่นๆ เป็นบันทึกที่ธุรกิจควรเก็บรักษาไว้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ กรมสรรพากร: ฉันควรบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจอย่างไร?และกรมสรรพากร: ฉันควรเก็บรักษาบันทึกประเภทใด ?

การดำเนินการ:ระบุหมายเลขประมาณการลงในใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาของผู้รับเหมาช่วง และแฟ้มงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบต้นทุนที่ประมาณการไว้กับต้นทุนจริงได้ในภายหลัง

แบบจำลองสูตรขนาดกะทัดรัดสำหรับกล่องสรุป

สำหรับคู่มือของช่างรับเหมาขนาดเล็ก บทสรุปสามารถคงไว้แบบง่ายๆ ได้:

1. ต้นทุนทางตรงรวมย่อย = วัสดุ + ค่าแรง + ผู้รับเหมาช่วง + อุปกรณ์ + ต้นทุนทางตรงอื่นๆ
2. การจัดสรรค่าใช้จ่ายทางอ้อม = ผลรวมย่อยของต้นทุนทางตรง × อัตราค่าใช้จ่ายทางอ้อม หากคุณใช้วิธีการจัดสรรแบบเปอร์เซ็นต์
3. ราคาก่อนหักภาษี = ต้นทุนทางตรงรวม + การจัดสรรค่าใช้จ่ายส่วนเกิน + ส่วนเพิ่ม/การปรับกำไร + ตัวเลือกอื่นที่เลือก − ส่วนลด
4. ภาษี = จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี × อัตราภาษีที่ใช้บังคับ
5. ราคารวมโดยประมาณ = ราคาก่อนหักภาษี + ภาษี

นี่เป็นเพียงโครงสร้างแม่แบบ ไม่ใช่สูตรการกำหนดราคาที่เป็นสากล ผู้รับเหมาใช้ระบบต้นทุนที่แตกต่างกัน และบางรายรวมค่าใช้จ่ายส่วนเกินและกำไรไว้ในค่าแรงหรือราคาต่อหน่วย แทนที่จะบวกเป็นเปอร์เซ็นต์แยกต่างหากในตอนท้าย

ตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนส่งใบเสนอราคาค่าก่อสร้าง

สรุปแล้ว

เทมเพลตประมาณการงานก่อสร้างที่พิมพ์ได้ดีที่สุดใน Excel ไม่ใช่เทมเพลตที่มีช่องกรอกข้อมูลมากที่สุด แต่เป็นเทมเพลตที่ช่วยให้ผู้รับเหมาขนาดเล็กสามารถอัปเดตปริมาณและอัตราค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว เห็นต้นทุนที่แท้จริงเบื้องหลังราคา อธิบายขอบเขตงานได้อย่างชัดเจน และสร้างหน้าเว็บที่ดูเรียบร้อยสำหรับลูกค้าโดยไม่ต้องพิมพ์ยอดรวมซ้ำ

เริ่มต้นด้วยตารางรายการที่มีโครงสร้างชัดเจน ระบุค่าใช้จ่ายส่วนเกินและตรรกะการบวกราคาให้ชัดเจน แยกสมมติฐานและค่าเผื่อต่างๆ และสร้างการตั้งค่าการพิมพ์ลงในเวิร์กบุ๊กแทนที่จะแก้ไขทุกครั้ง จากนั้นเก็บรักษาประมาณการที่ออกแต่ละครั้งเป็นบันทึกที่มีวันที่กำกับไว้ วิธีนี้จะเปลี่ยนสเปรดชีตธรรมดาให้กลายเป็นกระบวนการประมาณการที่ทำซ้ำได้ แทนที่จะเป็นการคำนวณเพียงครั้งเดียว