Excel 2016 - Ders 4: Elektronik tablolar nasıl saklanır ve paylaşılır

• Excel 2016 - Ders 3: Yeni e-tablolar nasıl oluşturulur ve mevcut e-tablolar nasıl açılır

Excel'de yeni bir e-tablo oluşturduğunuzda, daha sonra erişip düzenleyebilmeniz için onu nasıl kaydedeceğinizi bilmeniz gerekir. Tıpkı Excel'in önceki sürümlerinde olduğu gibi, dosyaları yerel olarak bilgisayarınıza kaydedebilirsiniz. Ancak önceki sürümlerden farklı olarak Excel 2016 , OneDrive'ı kullanarak bir e-tabloyu bulut sistemine kaydetmenize de olanak tanır . Ayrıca e-tablonuzu doğrudan Excel'den dışa aktarabilir ve başkalarıyla paylaşabilirsiniz.

Makalenin içindekiler tablosu

• Excel 2016 elektronik tablolarını saklayın ve paylaşın
  • Kaydet ve Farklı Kaydet
  • Excel elektronik tablosu nasıl kaydedilir
  • Yeni bir e-tabloya kaydetmek için Farklı Kaydet'i kullanın
  • Varsayılan Excel dosyası kaydetme konumu nasıl değiştirilir?
• Otomatik Kurtarma özelliği
  • Otomatik Kurtarma özelliğini kullanın
• Excel 2016 elektronik tablosunu dışa aktar
  • Bir e-tabloyu PDF dosyası olarak dışa aktarma
  • Bir e-tabloyu diğer dosya türlerine nasıl aktarabilirim?
• Excel 2016 elektronik tablolarını paylaşma
  • E-tablo paylaşma

Excel 2016 elektronik tablolarını saklayın ve paylaşın

Excel 2016'da elektronik tabloları saklama ve paylaşma hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoyu izleyin :

Bir e-tabloyu açtığınızda veya kaydettiğinizde, Microsoft hesabınıza dahil olan çevrimiçi dosya depolama hizmeti olan OneDrive'ı kullanma seçeneğine sahip olacaksınız. Bu seçeneği etkinleştirmek için Office'te oturum açmanız gerekir. Daha fazla bilgi edinmek için Excel 2016 Tam Kılavuzumuzu (Bölüm 2) ziyaret edin : OneDrive hakkında bilgi edinin makalesi .

Kaydet ve Farklı Kaydet

Excel 2016, dosyaları kaydetmenin iki yolunu sunar: Kaydet ve Farklı Kaydet . Bu seçenekler eski sürüme benzer şekilde çalışır ancak birkaç önemli fark vardır:

• Kaydet : Bir e-tablo oluştururken veya düzenlerken değişikliklerinizi kaydetmek için Kaydet komutunu kullanacaksınız . Bu komutu sıklıkla kullanacaksınız. Bir dosyayı kaydederken ilk kez yalnızca dosya adını seçmeniz ve kaydetme konumunu seçmeniz gerekir. Daha sonra aynı ad ve konumla kaydetmek için Kaydet komutunu tıklamanız yeterlidir .
• Farklı Kaydet : Orijinali korurken e-tablonun bir kopyasını oluşturmak için bu komutu kullanacaksınız. Farklı Kaydet seçeneğini kullanırken , kopyalanan sürüm için farklı bir ad ve/veya konum seçmeniz gerekecektir.

Excel elektronik tablosu nasıl kaydedilir

Yeni bir projeye başladığınızda veya mevcut bir planda değişiklik yaptığınızda e-tablonuzu kaydetmeniz önemlidir. Düzenli olarak kaydetmeniz iş verilerinizin kaybolmasını engelleyebilir. Daha sonra kolayca bulunabilmesi için e-tablonuzu nereye kaydettiğinize de dikkat etmeniz gerekir.

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda Kaydet komutunu bulun ve seçin .

2. Bu dosyayı ilk kez kaydediyorsanız, Backstage görünümünde Farklı Kaydet görünecektir .

3. Daha sonra dosyayı nereye kaydedeceğinizi seçmeniz ve ona bir ad vermeniz gerekecektir. Elektronik tabloyu bilgisayarınıza kaydetmek için Bilgisayar'ı seçin ve ardından Gözat'ı tıklayın . Alternatif olarak dosyaları OneDrive'a kaydetmek için OneDrive'a tıklayabilirsiniz .

4. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir. E-tabloyu nereye kaydetmek istediğinizi seçin.

5. Elektronik tablo için bir dosya adı girin ve ardından Kaydet'i tıklayın .

6. Elektronik tablo kaydedilecektir. Elektronik tabloyu değiştirirken değişiklikleri kaydetmek için Kaydet komutunu tıklayabilirsiniz . Ayrıca klavyede Ctrl + S tuşlarına basarak Kaydet komutuna da erişebilirsiniz .

Yeni bir e-tabloya kaydetmek için Farklı Kaydet'i kullanın

Orijinali korurken bir e-tablonun başka bir sürümünü kaydetmek istiyorsanız bir kopyasını oluşturabilirsiniz. Örneğin, Satış Verileri adında bir dosyanız varsa bunu Satış Verileri 2 olarak kaydedebilir, böylece yeni dosyayı düzenleyebilir ve orijinal sürüme referans vermeye devam edebilirsiniz.

Bunu yapmak için Backstage görünümünde Farklı Kaydet komutunu tıklatırsınız . Tıpkı bir dosyayı ilk kez kaydederken olduğu gibi, dosyayı nereye kaydedeceğinizi seçmeniz ve ona yeni bir dosya adı vermeniz gerekir.

Varsayılan Excel dosyası kaydetme konumu nasıl değiştirilir?

OneDrive'ı kullanmak istemiyorsanız, kaydederken varsayılan konum olarak OneDrive seçildiğinde kendinizi rahatsız hissediyorsanız veya her seferinde Bilgisayar'ı seçmek zorunda kalmayı sakıncalı buluyorsanız , varsayılan kaydetme konumunu değiştirerek bilgisayarınızın kaydedilmek üzere seçilmesini sağlayabilirsiniz. varsayılan olarak.

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın.

2. Seçenekler'e tıklayın . _

3. Excel'in Seçenekler iletişim kutusu görünecektir. Kaydet'i seçin , Varsayılan olarak Bilgisayara Kaydet'in yanındaki kutuyu işaretleyin ve ardından Tamam'ı tıklayın . Varsayılan kaydetme konumu değiştirilecektir.

Otomatik Kurtarma özelliği

Excel, elektronik tablolarınız üzerinde çalışırken otomatik olarak geçici bir klasöre kaydeder. Değişikliklerinizi kaydetmeyi unutursanız veya Excel çökerse, dosyaları Otomatik Kurtarma ile geri yükleyebilirsiniz .

Otomatik Kurtarma özelliğini kullanın

1. Excel'i açın . Dosyanın otomatik olarak kaydedilmiş bir sürümü bulunursa Belge Kurtarma bölmesi görünecektir.

2. Mevcut bir dosyayı açmak için tıklayın. E-tablo geri yüklenecek.

• Varsayılan olarak Excel her 10 dakikada bir otomatik olarak kaydeder . Bir çalışma kitabını 10 dakikadan daha kısa bir süredir düzenliyorsanız Excel otomatik olarak kaydedilen bir sürüm oluşturamaz.
• İhtiyacınız olan dosyayı göremiyorsanız, otomatik olarak kaydedilen tüm dosyalarınıza Backstage görünümünden göz atabilirsiniz . Dosya sekmesini seçin , Sürümleri Yönet'i tıklayın ve ardından Kaydedilmemiş Çalışma Kitaplarını Kurtar'ı seçin .

Excel 2016 elektronik tablosunu dışa aktar

Varsayılan olarak Excel elektronik tabloları .xlsx dosyasına kaydedilir . Ancak bazen PDF veya Excel 97-2003 elektronik tablosu gibi başka bir dosya türü kullanmanız gerekebilir . Elektronik tabloları Excel'den çeşitli dosya türlerine kolayca aktarabilirsiniz.

Bir e-tabloyu PDF dosyası olarak dışa aktarma

Bir e-tabloyu , genellikle PDF dosyası olarak bilinen Adobe Acrobat belgesi olarak dışa aktarmak , e-tabloyu Excel uygulaması yüklü olmayan biriyle paylaşıyorsanız özellikle yararlı olabilir. Bir PDF dosyası, kullanıcıların elektronik tablonun içeriğini görüntülemesine ancak düzenlemesine izin vermez.

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın .

2. Dışa Aktar'ı tıklayın ve ardından PDF/XPS Oluştur'u seçin .

3. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir . E-tabloyu dışa aktarmak istediğiniz yeri seçin, bir dosya adı girin ve ardından Yayınla'yı tıklayın .

• Varsayılan olarak Excel yalnızca etkin çalışma sayfasını dışa aktarır . Birden fazla e-tablonuz varsa ve hepsini aynı PDF dosyasına kaydetmek istiyorsanız, Farklı Kaydet iletişim kutusunda Seçenekler'i tıklayın . Seçenekler iletişim kutusu görünecektir. Tüm çalışma kitabını ( çalışma kitabının tamamı ) seçin ve ardından Tamam'ı tıklayın.

• Bir e-tabloyu PDF olarak dışa aktardığınızda, tıpkı bir e-tabloyu yazdırırken olduğu gibi, her PDF sayfasında görünecek e-tablo verilerini de dikkate almanız gerekir.

Bir e-tabloyu diğer dosya türlerine nasıl aktarabilirim?

Ayrıca , Excel'in eski sürümlerini kullanan kişilerle paylaşmanız gerekiyorsa e-tablonuzu Excel 97-2003 e- tablosu gibi diğer dosya türlerine veya düz metin sürümüne sahip bir e-tablo özüne ihtiyacınız varsa bir .CSV dosyasına aktarmayı da yararlı bulabilirsiniz .

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın.

2. Dışa Aktar'ı tıklayın ve ardından Dosya Türünü Değiştir'i seçin .

3. Ortak bir dosya türü seçin ve ardından Farklı Kaydet'i tıklayın .

4. Farklı Kaydet iletişim kutusu görünecektir. Elektronik tabloyu dışa aktarmak istediğiniz konumu seçin, bir dosya adı girin ve ardından Kaydet'i tıklayın .

• Elektronik tabloları çeşitli dosya türlerinde kaydetmek için Farklı Kaydet iletişim kutusundaki Farklı kaydet türü: açılır menüsünü de kullanabilirsiniz .

Excel 2016 elektronik tablolarını paylaşma

Excel, OneDrive'ı kullanırken e-tablolarda paylaşımda bulunmayı ve ortak çalışma yapmayı kolaylaştırır. Daha önce, bir dosyayı birisiyle paylaşmak istiyorsanız onu e-posta eki olarak gönderebiliyordunuz. Bu kullanışlı olmasına rağmen, aynı dosyanın birden fazla sürümünü de oluşturur ve bu da organize edilmesi zordur.

Excel'den bir e-tablo paylaştığınızda, aslında diğer kişilerin de aynı dosyaya erişmesine izin vermiş olursunuz. Bu, sizin ve paylaştığınız kişilerin, birden fazla sürümü takip etmenize gerek kalmadan aynı e-tabloyu düzenlemenize olanak tanır.

Not : Bir e-tabloyu paylaşmak için öncelikle OneDrive'ınıza kaydedilmesi gerekir.

E-tablo paylaşma

1. Backstage görünümüne erişmek için Dosya sekmesine tıklayın ve ardından Paylaş öğesine tıklayın .

2. Paylaş penceresi görünecektir. Elektronik tabloyu tamamlamadıysanız belgenizi OneDrive'a kaydetmeniz istenir.

• Kaydettikten sonra Paylaş penceresine geri dönmeniz gerekebileceğini unutmayın .

3. Belgeniz OneDrive'a kayıtlıysa Paylaş penceresinde Kişilerle Paylaş düğmesini tıklayın .

4. Excel normal görünüme dönecek ve pencerenin sağ tarafındaki Paylaş penceresini açacaktır. Burada kişileri belgenizi paylaşmaya davet edebilir, belgeye erişimi olan kişilerin listesini görebilir ve belgeyi düzenleyip düzenleyemeyeceklerini veya yalnızca görüntüleyip düzenleyemeyeceklerini ayarlayabilirsiniz.

Sonraki ders: Excel 2016 - Ders 5: Hücreler ve aralıklarla ilgili temel kavramlar

Eğlenmek!