LuckyTemplates Rapor Geliştirmede SharePoint Avantajları

SharePoint'in üç ana avantajından bahsetmek istiyorum. Üç kapsayıcı avantaj hakkında konuşacağız ve bu faydaların ne anlama geldiği ve SharePoint'in özelliklerinin bu faydaların ortaya çıkmasını nasıl sağladığı konusunda ayrıntılara gireceğiz. Bu eğitimin tam videosunu bu blogun alt kısmından izleyebilirsiniz.

İçindekiler

• SharePoint Avantajı 1: İçerik Yönetimi ve Teslimi
• Belge Kitaplıkları
• SharePoint Listeleri
• Ekip Sitesi
• SharePoint Avantajı 2: İş Süreci İş Akışları
• SharePoint ve Power Automate
• SharePoint ve Power Apps
• SharePoint ve LuckyTemplates
• SharePoint Avantajı 3: İşbirliği
• Çözüm

SharePoint Avantajı 1: İçerik Yönetimi ve Teslimi

SharePoint avantajlarından ilki, içerik yönetimi ve teslimi olarak adlandırmayı sevdiğim şeydir . Bu alan, dünyanın her yerindeki işyerlerinde her zaman önemli bir sorun olmuştur.

Zamanınızın yaklaşık %30'unun e-postaları ve verileri göndermek, yanıtlamak ve düzenlemek için harcandığı tahmin edilmektedir. SharePoint, çalışanlarınızın ve sizin o zamanın bir kısmını geri almanıza yardımcı olabilir.

Bu arada, SharePoint ile potansiyel olarak geri kazanabileceğiniz günde yaklaşık 2,6 ila 3 saat. Kişiler, belgeleri OneDrive için yaptıklarına benzer şekilde depolamak için SharePoint'i kullanır. Ancak belgelerinizi SharePoint ile depolamanın avantajı, her belgeye meta veri ekleyebilmenizdir .

Örneğin, tüm dosyalarınızı önce yıla göre, ardından asıl hesabın kendisine göre ayırdığınız bir muhasebe klasörünüz olduğunu varsayalım.

2017 çalışan vergi dosyasını bulmak için önce 2017 klasörünü, ardından çalışan vergilerini ve ardından vergilerini istediğiniz gerçek kişiyi bulmanız gerekir.

Bu çok karmaşık bir sistem, özellikle de belirli bir kişiye ait tüm dosyaları görmek istiyorsanız, değil mi? Belirli bir kişinin tüm dosyaları veya her yıla ait tüm vergi dosyaları farklı klasörlerde bulunur, bu nedenle bunu geleneksel OneDrive veya masaüstü biçiminde yapmak zordur.

Belge Kitaplıkları

Yani SharePoint'in yaptığı , tüm dosyalarınızın bir listede olduğu ve belgelerinize meta veriler ekleyebileceğiniz belge kitaplıkları oluşturmaktır.

Örneğimizde, Year adında bir meta verimiz , Account Type adında başka bir meta verimiz ve Person adında başka bir meta verimiz var .

Belirli bir kişi için tüm dosyalara bakmak isterseniz, o meta verilere gidip o kişiye göre filtre uygulayabilirsiniz. Tüm yılların tüm dosyalarını görürsünüz. Orijinal yola geri dönmek ve belirli bir yıla ait tüm dosyalara bakmak istiyorsanız, o meta verilere gider ve o yıla göre filtrelersiniz.

Meta veriler, belge kitaplığınız için bir sonraki organizasyon düzeyidir.

Daha fazla şirketin bunu yapmamasına çok şaşırdım. Bunu yaptıklarında, ihtiyaç duydukları belgeleri bulmada verimliliğin arttığını görüyorlar.

Bu aynı zamanda çok ölçeklenebilir. Örneğin, sözleşmeleriniz için bir belge kitaplığınız, muhasebeniz için başka bir belge kitaplığınız ve İK'nız için başka bir belge kitaplığınız olabilir. Ayrı ayrı tutulabilir, böylece İK'daki biri muhasebedeki belgeleri inceleyemez.

SharePoint Listeleri

Güçlü içerik yönetimi teslimine izin veren bir başka özellik de SharePoint listeleridir . Bu örnekte, birisinin kendileriyle ilgili verileri tutmak için oluşturduğu özelleştirilmiş bir veritabanımız var.

Bu, etkinlik güzergahlarının bir listesidir. Buradaki her kayıt, o etkinlik seyahat planındaki belirli bir etkinliktir. Bir Kahvaltımız var ve karşılıyoruz Karşılama ve Tanışma vb.

Bu kişinin yaptığı, kendisiyle alakalı sütunlar oluşturmaktır. Yani her oturum için bir kodu, türü, açıklaması, konuşmacıları, başlangıç ​​zamanı ve bitiş zamanı vardır.

SharePoint listelerinin güçlü yanı, size güçlü bir veritabanının çok yönlülüğünü vermeleri ve bir çalışanın fiilen kullanmasının kolay olmasıdır. Kendi liste ve sütun türlerinizi oluşturmak çok kolaydır. Seçim sütunları (ör. Oturum türü) veya kullanıcı tabanlı sütunlar (ör. Konuşmacılar) gibi gelişmiş sütun türlerine sahip olabilirsiniz.

SharePoint listeniz oluşturulduktan sonra yapabileceğiniz birçok şey vardır. Aynı zamanda ölçeklenebilir çünkü birçok şey için bir tane oluşturabilirsiniz. Erişimi çok zor olan rastgele bir Excel dosyasında yapmak yerine giderler için bir tane oluşturabilirsiniz. Herkes erişebilir ve güncelleyebilir. Değişiklikler varsa, bu değişiklikler için onay isteyebilir ve küçük iş akışları ekleyebilirsiniz.

Bu listeler eklerle de değiştirilebilir. Örneğin, bu, her birinin gerçek bir dosya olduğu blog makalelerinin bir listesidir. Bu, belge kitaplıklarının ve SharePoint listelerinin bir karışımıdır; burada birisi, bir SharePoint listesinden meta veriler ve sütunlar içeren bir belge kitaplığı oluşturmuştur.

Böylece burada da pek çok mix and match yapabilirsiniz. Bu, verilerinizin rastgele bir depoda veya OneDrive'da veya e-postalarda olmasından çok daha iyidir.

SharePoint, ister bir belge kitaplığı ister bir SharePoint listesi olsun, tüm verileriniz için hepsi bir arada bir yerdir.

Ekip Sitesi

SharePoint'in son özelliği, bir ekip sitesi olmasıdır . Tüm çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları bilgilere erişebilecekleri dahili bir ekip sitesidir. Haberler, blog gönderileri, takvimler, hızlı bağlantılar ve çalışanlarınızın kullandığı dış kaynaklar gibi şeyler için tüm kuruluşunuz için bir ekip sitesine sahip olabilirsiniz.

Örneğin, İK politikalarımı bulmak istersem, İK personeline e-posta göndermem gerekmez. İhtiyacım olan tüm belgeleri bulmak için ekip sitesine gidebilir ve İK bölümünü bulabilirim.

SharePoint'e sahip olduğunuzda kuruluşunuzun ekip sitesinin ana sayfanız olması da gerçekten önemlidir. Böylece birisi Chrome veya Explorer'ı açar açmaz en son şirket haberlerini ve etkinliklerini görebilir.

Gruba özel ekip sitelerine de sahip olabilirsiniz. Tüm kuruluş için bir ekip sitesine ve ekibinize özel başka bir ekip sitesine sahip olabilirsiniz, böylece onlara yalnızca çalışanla ilgili bilgiler verilir.

Kendi SharePoint sitelerinizi ve SharePoint listelerinizi oluşturabilirsiniz. Herhangi bir kodlama içermediğinden ve tamamen sürükle ve bırak yöntemiyle yapıldığından, herkesin bunu oluşturması çok kolaydır.

SharePoint Avantajı 2: İş Süreci İş Akışları

Önemli SharePoint avantajlarından biri, iş süreci iş akışlarıyla ilgilidir . Bu, bir kuruluş için çok basit bir iş süreci iş akışı örneğidir.

İnceleyenlere yönlendirilen bir e-posta gelen kutusuna bir belge parçası gelir. Daha sonra gözden geçirenlerin birden fazla aşamasından geçer. Kabul ederlerse kabul edilir; değilse, reddedilir.

Bu işlem birkaç e-posta içerir, değil mi? Gerçek gelen kutusuna gelen bir e-postanız var. Ardından, incelemeleri için Anna ve Sean'a bir e-posta gönderilmelidir. Anna ve Sean muhtemelen incelemek için birbirlerine e-posta gönderecekler. Ve son olarak, onayladığınızı veya onaylamadığınızı belirtmek için başka bir e-posta.

Şimdi, kullanılan veriler aslında SharePoint içindeyse, bu iş akışı otomatikleştirilebilir. Örneğin, tüm bu belgeleri içeren bir SharePoint listesi oluşturabiliriz. Belge gelir ve kabul edilmeden önce Sean veya Anna tarafından incelenmesi gerekir.

E-posta işlemi yerine, onayı isteyen kişi bunu bir SharePoint listesine veya belge kitaplığına yükleyebilir ve ardından Sean ve Anna'ya otomatik olarak bir e-posta bildirimi gönderir. Bu, Power Automate veya SharePoint'in dahili iş akışı sistemi aracılığıyla yapılabilir .

E-posta, SharePoint belge kitaplığındaki SharePoint belgesine bir bağlantı da içerebilir, bu nedenle Anna, bir kişinin yeni bir belge yüklediğini bildiren bir e-posta alır. Anna daha sonra belgeyi inceler ve yalnızca Onayla veya onaylama'yı tıklar .

Aynı şey Sean için de geçerli; ve her ikisi de Onayla'yı tıklarsa , asıl gönderene Sean ve Anna'nın her ikisinin de onayladığını belirten başka bir e-posta gönderilir. Ardından, o belgenin durumunu otomatik olarak Onayla olarak günceller ve bu durum izlemenin tamamı SharePoint içinde yapılır.

SharePoint ve Power Automate

Power Automate'i SharePoint ile bu sistemi otomatikleştirmek için nasıl kullanacağımız hakkında konuştuğumuz YouTube serimizde aslında bir gider onay sistemi yaptık.

İşte daha önce yaklaşık 7 veya 8 e-posta alan ve çok fazla sorunlu noktası olan bir kuruluş için yaptığım basit bir harcama onayı. Önceden, masrafları bildiren çalışan döngünün dışında tutuluyordu ve sonrasında her şeyi organize etmenin bir yolu yoktu.

SharePoint ve Power Automate gibi bir iş akışı sistemi bunu gerçekten düzeltebilir. Verilerinize, işlemlerinize ve SharePoint'e sahip olduğunuzda, diğer uygulamaların gelip bu süreci iyileştirmesi çok kolaydır.

SharePoint ve Power Apps

İş süreci iş akışlarını otomatikleştirmek için SharePoint ve Power Automate'in nasıl kullanılabileceği hakkında konuştuk. Ancak aynı şey SharePoint ve Power Apps için de söylenebilir. Diyelim ki Sean ve Anna'nın SharePoint'e erişmesini hiç istemiyorsunuz.

Sean ve Anna için, tek tek incelemeleri gereken sözleşmeleri gösteren bir web sitesine girebilecekleri bir uygulama oluşturabilirsiniz. Herhangi bir e-posta almazlar, sadece uygulamada oturum açarlar. Ve yine, Power Apps ile ilgili en iyi şey, kod olmamasıdır.

SharePoint ve LuckyTemplates

SharePoint ayrıca LuckyTemplates ile çok güçlüdür. Örneğin, harcama onay sisteminizin SharePoint'te olduğunu varsayalım. Bu aynı zamanda o süreç için tüm verileri takip ettiğiniz anlamına gelir. Harcamaları kimin gönderdiğini, ne kadar olduğunu ve her şeyi gözden geçirmenin ne kadar sürdüğünü takip ediyorsunuz. bir rapor ve pano oluşturmak için kullanabilmenizdir .

SharePoint iş akışlarını etkinleştirir, ancak onu diğer Power Platform uygulamalarıyla tümleştirmek onu gerçekten bir sonraki seviyeye taşır.

SharePoint Avantajı 3: İşbirliği

SharePoint avantajlarının üçüncüsü işbirliğidir. Bu, çoğu kuruluşun üretkenliklerini artırmak için SharePoint satın almayı haklı çıkarmasının nedenlerinden biridir. İşbirliğine dayalı bir ortam sağlayan birçok SharePoint avantajı ve özelliği vardır. Her birini çok hızlı bir şekilde inceleyeceğim.

Sürüm kontrolü, belgelerinizin güncel olduğundan emin olmanızı sağlar ve belgelerde herhangi bir değişiklik yapılırsa her zaman önceki sürüme geri dönebilirsiniz.

Onaylama ve gözden geçirme, iş süreci iş akışlarında bahsettiğimiz gibidir. Birinin bir belge gönderdiği ve başka birinin bu belgeyi onaylaması veya reddetmesi gereken bir belge kitaplığı sistemi kurabilirsiniz.

Hepsi bir arada banka, kuruluşunuzun tüm bilgilerinin tek bir yerde olması gereken bir felsefedir. Bu nedenle, onu bulması gereken herkes için tekrarlanabilir ve kolayca bulunabilir olmamalıdır.

Uzantılar, SharePoint içinde oluşturulabilir ve işbirliğinizi geliştirmek için içe aktarılabilir. Görev izleyici, pencere öğeleri ve Kanban panoları gibi şeyler, işbirliğini geliştirmek için SharePoint sayfalarında yoğun olarak kullanılan şeylerdir.

İzinler, bilgilere erişmek için belirli insan gruplarını seçmenize izin verir. Bazen şirketler aşırı bilgi yüklemesinden muzdariptir. Herkesin her şeye erişmesini istemezsiniz ve çok hassas verileriniz varsa, onu yalnızca görmek istediğiniz kişilerin gerçekten gördüğünden emin olmanız gerekir.

Ölçeklenebilirlik başka bir büyük avantajdır. Şirket içinde SharePoint yapmıyorsanız ancak bulutta SharePoint yapıyorsanız, ölçeği bir Microsoft sunucusunda 10 kişiden bir milyon kişiye kadar artırabilirsiniz. Çalıştırması çok kolaydır ve yalnızca kişi başına sabit bir ücret oynamanız gerekir.

Sosyal özellikler, blog gönderileri ve sayfalar aracılığıyla da kullanılabilir. Ayrıca yorum yapabilir, beğenebilir ve paylaşabilirsiniz. İzniniz varsa belirli öğe listelerini de paylaşabilirsiniz.

Aynı ana şirket olan Microsoft tarafından yapıldığı için Office 365 ile güçlü entegrasyon da mevcuttur. Excel , Word veya PowerPoint'te dosyalarınız varsa , onları indirip düzenlemek yerine aslında çevrimiçi olarak SharePoint'te düzenleyebilirsiniz.

Çözüm

Bu gönderide, üç önemli SharePoint avantajını ele aldık. SharePoint'in içerik yönetimi , iş süreci iş akışları ve işbirliği konularında ne kadar iyi olduğundan bahsettik .

Henry