Sharepoint Nedir? Başlıca Özellikler ve İşlevler

Bir e-posta denizinde, silinmiş belgelerde, klasörlerde ve Post-it notlarında önemli belgelerin izini kaybetmekten bıktınız mı?

Bazen patronunuzun üç hafta önce istediği dosyayı bulmak için GPS'e ihtiyacınız olduğunu düşünüyor musunuz? Korkma sevgili okuyucu, çünkü aramızda bir kahraman var: Microsoft SharePoint.

SharePoint, Microsoft tarafından geliştirilen ve kuruluşlara belgeler, takvimler, görevler ve daha fazlası gibi çeşitli içerik türlerini yönetmek, paylaşmak ve üzerinde işbirliği yapmak için merkezi bir alan sağlayan web tabanlı bir platformdur.

Platform, kullanıcıların erişimi kontrol etmek, bilgileri görüntülemek ve süreçleri kolaylaştırmak için özelleştirilebilir kullanıcı izinleri ve iş akışları ile farklı departmanlar, projeler veya ekipler için siteler oluşturmasına olanak tanır.

SharePoint'in güçlü özellikleri, kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde uyarlanabilir ve bu da onu üretkenliği ve işbirliğini artırmak için önemli bir araç haline getirir.

Ama bu buzdağının sadece görünen kısmı! Aşağıdaki bölümlerde, Microsoft SharePoint'in geçmişine, temel özelliklerine, kullanılabilir sürümlerine, Microsoft entegrasyonlarına ve olası kullanım durumlarına daha derinlemesine bakacağız.

O halde, dilediğiniz içeceğinizi alın, arkanıza yaslanın ve SharePoint'in harikalarını birlikte keşfedelim.

İçindekiler

• SharePoint Nedir?
• SharePoint'in Tarihi
  • Günümüz SharePoint'i
• SharePoint'in İlk 6 Temel Özelliği ve Yeteneği
  • 1. İşbirliği
  • 2. İçerik Yönetimi
  • 3. İş Akışlarının Otomasyonu
  • 4. Sosyal Özellikler
  • 4. İş Zekası
  • 5. Ara
• SharePoint Sürümleri ve Fiyatlandırma
  • SharePoint Çevrimiçi
  • SharePoint Sunucusu
  • SharePoint Vakfı ve SharePoint Tasarımcısı
• Microsoft Ekosistemi ile Entegrasyon
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft ekipleri
  • Güç Platformu
• Microsoft SharePoint Kullanım Örnekleri
• Alt çizgi

SharePoint Nedir?

Şunu hayal edin: iş gününüze başlarsınız ve dolup taşan bir gelen kutusu, hiç bitmeyen bir yapılacaklar listesi ve bir türlü bitmeyecek olan bir yığın çıktı ile karşılanırsınız. Kulağa ezici geliyor, değil mi? Microsoft SharePoint'in günü kurtarmak için devreye girdiği yer burasıdır!

Peki, SharePoint nedir? Basitçe ifade etmek gerekirse, Microsoft tarafından geliştirilen ve kuruluşların aşağıdakiler gibi web uygulamaları aracılığıyla çeşitli içerik ve görevleri yönetmesi, depolaması ve paylaşması için merkezi bir konum sağlayan bir platformdur:

• Belgeler : Word, Excel, PowerPoint, PDF'ler ve daha fazlası

• Paylaşılan takvimler : ekip programları, proje teslim tarihleri ​​ve toplantılar

• Görevler : yapılacaklar listeleri, iş akışları ve onaylar

• Modern listeler : kişiler, paylaşılan posta kutuları, envanter, meta veriler ve müşteri bilgileri

Microsoft SharePoint, kullanıcıların içerik üzerinde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmasına, güncellemeleri paylaşmasına ve tek bir yerden geri bildirim almasına olanak tanıyan güçlü işbirliği araçları içerir. Ayrıca, arama yetenekleriyle doğru belgeyi veya bilgiyi bulmak çocuk oyuncağı.

Ama bekleyin, dahası var! Bir sonraki bölümde, temel ürün özelliklerine göz atmadan önce SharePoint'in yirmi yılı aşkın geçmişini inceleyeceğiz.

Kuruluşunuzun üretkenliğini bir üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, SharePoint'in tam potansiyelini keşfetmek için okumaya devam edin.

SharePoint'in Tarihi

Haydi hafıza şeridinde bir gezintiye çıkalım, flip telefonların çok revaçta olduğu, MySpace'in sosyal ağ olduğu ve SharePoint'in Microsoft'un gözünde sadece bir parıltı olduğu bir zamana geri dönelim.

Doğru, 2000'lerin başından, internetin henüz emekleme döneminde olduğu ve dünyanın işbirliği ve içerik yönetiminin önemini yeni yeni anlamaya başladığı bir dönemden bahsediyoruz.

Microsoft SharePoint ilk olarak 2001'de, dünya interneti yalnızca e-posta göndermek ve kedi videolarına göz atmak dışında kullanma fikrine henüz alışmaya başlamışken tanıtıldı.

Bu MS projesinin ilk sürümü, ekiplerin belgeleri paylaşmasına ve projeler üzerinde işbirliği yapmasına izin veren temel bir web uygulamasıydı. Tam olarak bir oyun değiştirici değildi, ama gelecek olanın temelini attı.

Yıllar geçtikçe, SharePoint platformu gelişmeye devam etti ve onu her büyüklükteki işletme ve kuruluş için vazgeçilmez bir araç haline getiren yeni özellikler ve yetenekler ekledi.

2003 yılında Microsoft , daha gelişmiş içerik yönetimi ve arama işlevlerine izin veren SharePoint Portal Server'ı yayımladı.

Ve 2006'da, sosyal özellikler ve iş zekası yetenekleri sunan Microsoft Office SharePoint Server 2007 piyasaya sürüldü.

Günümüz SharePoint'i

Platformun gerçekten ilgi görmeye başlaması, SharePoint Server 2010'un piyasaya sürülmesine kadar değildi.

Geliştirilmiş kullanıcı arabirimi ve belge birlikte yazma ve iş akışı otomasyonu gibi güçlü yeni özellikleriyle SharePoint 2010, kısa sürede işbirliği ve içerik yönetimi için başvurulacak platform haline geldi.

Bugün SharePoint, belge yönetimi ve iş kararlarından sosyal işbirliği ve arama işlevlerine kadar çok çeşitli özellikler ve yetenekler sunan bir güç merkezi platformudur.

Ancak her şey basit bir fikirle başladı: ekiplerin bilgi paylaşma ve projeler üzerinde işbirliği yapma ihtiyacı.

Bir sonraki bölümde, SharePoint'i işletmeler ve kuruluşlar için bu kadar güçlü bir araç yapan özelliklere daha yakından bakacağız.

SharePoint'in İlk 6 Temel Özelliği ve Yeteneği

Microsoft SharePoint sadece sıkıcı eski bir belge yönetim sistemi değildir. İşletmelerin ve kuruluşların işbirliği yapmasına, süreçleri otomatikleştirmesine ve hatta veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olabilecek özelliklerle dolu bir platformdur.

Bu bölümde, SharePoint'i dijital iş yeri için bu kadar güçlü bir araç yapan bazı temel özellik ve yeteneklere daha yakından bakacağız.

1. İşbirliği

İşbirliği ile başlayalım. Microsoft SharePoint, ekiplerin bir SharePoint ortamında bilgi paylaşmasına ve birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olacak çok çeşitli araçlar sunar.

Farklı departmanlar veya projeler için ekip siteleri oluşturabilir ve bunları belgeleri depolamak ve düzenlemek, görevleri izlemek ve güncellemeleri gerçek zamanlı olarak paylaşmak için kullanabilirsiniz.

Sürüm kontrolü ve birlikte yazma gibi özelliklerle , herkesin bir belgenin aynı sürümü üzerinde çalışmasını sağlayabilir ve sonsuz e-posta zincirlerinin baş ağrısından kurtulabilirsiniz.

SharePoint'in işbirliği özellikleri, birlikte yazmaya izin verir ve kullanıcıların SharePoint siteleri oluşturmasına, paylaşılan belgelere erişmesine, güncellemeleri hızla paylaşmasına ve geri bildirim sağlamasına olanak tanır.

Platform ayrıca, SharePoint sitenizdeki belirli belgelere kimin erişebileceğini kontrol edebilmeniz için özelleştirilebilir izin ayarları sunar.

2. İçerik Yönetimi

Bir SharePoint sitesiyle, kullanıcılar merkezi bir belge kitaplığında kolayca belge oluşturabilir, karşıya yükleyebilir ve depolayabilir. Kullanıcılar, iletişimi daha da geliştirmek için MS Teams ile entegrasyonları da kullanabilir.

Bir SharePoint ana sayfası ayrıca sürüm denetimi sunar, böylece değişiklikleri takip edebilir ve herkesin en güncel bilgilerle çalışmasını sağlayabilirsiniz.

3. İş Akışlarının Otomasyonu

Bir SharePoint sitesi, yalnızca bir belge yönetim sisteminden daha fazlası içindir. Ayrıca, iş akışlarını kolaylaştırmanıza ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmenize olanak tanıyan güçlü iş süreci otomasyonu yetenekleri sunar.

SharePoint iş akışları özelleştirilebilir ve görevleri otomatikleştirebilir ve süreçleri kolaylaştırabilir. Örneğin, belgeleri onaylamak, bildirimler göndermek, çalışanları işe almak veya geri bildirim toplamak için bir iş akışı ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca, Power Automate (eski adıyla Microsoft Flow) ile tümleştirmesi sayesinde, SharePoint sitenizin ötesinde ve farklı uygulama ve hizmetlerde süreçleri bile otomatikleştirebilirsiniz.

4. Sosyal Özellikler

SharePoint ayrıca iş arkadaşlarınızla bağlantı kurabileceğiniz ve kuruluşunuz genelinde bilgi paylaşabileceğiniz iletişim siteleri oluşturmak için sosyal özellikler sunar.

Çalışanların fikirleri ve en iyi uygulamaları paylaşabileceği ve projeler üzerinde işbirliği yapabileceği uygulama toplulukları işlevi gören SharePoint ortamları oluşturmak için sosyal araçları kullanabilirsiniz.

4. İş Zekası

Ve iş zekasını da unutmayalım! SharePoint ile birden çok sunucuda veriye dayalı kararlar almanıza yardımcı olacak güçlü panolar ve raporlar oluşturabilirsiniz.

Etkileşimli görselleştirmeler ve öngörüler oluşturmak için SharePoint'in yerleşik analitik ve raporlama araçlarını kullanabilir ve ayrıca proje sunucunuzu LuckyTemplates ile tümleştirebilirsiniz.

5. Ara

SharePoint'in güçlü arama yetenekleri, ister belirli bir belge, ister bir proje sitesi sayfası veya bir iş arkadaşının profili olsun, kullanıcıların ihtiyaç duydukları içeriği hızlı bir şekilde bulmalarına olanak tanır.

Bunlar, SharePoint'i modern işyerleri için önemli bir araç haline getiren temel özelliklerden yalnızca birkaçıdır. Ancak, her biri farklı yeteneklere sahip farklı SharePoint sürümleri olduğunu biliyor muydunuz?

Bir sonraki bölümde, kuruluşunuz için hangisinin doğru olduğunu keşfedebilmeniz için SharePoint Online'dan SharePoint Server'a kadar farklı SharePoint sürümlerini keşfedeceğiz.

SharePoint Sürümleri ve Fiyatlandırma

Bu bölüm, SharePoint'in farklı sürümlerini ve bunların çeşitli kurumsal ihtiyaçları nasıl karşıladıklarını kapsar.

Çeşitli sürümler mevcuttur, ancak aktif olarak geliştirilmekte olan ikisi çevrimiçi ve şirket içi sürümlerdir: SharePoint Online ve SharePoint Server.

SharePoint Çevrimiçi

SharePoint Online, platformun Microsoft Office 365 abonelik planlarına dahil olan ve SharePoint mobil uygulaması aracılığıyla erişilebilen bulut tabanlı sürümüdür.

Kendi SharePoint sunucularını yönetme zahmetine girmeden SharePoint'in avantajlarından yararlanmak isteyen kuruluşlar için mükemmeldir.

SharePoint Online ile kullanıcılar, internet bağlantısı ve web tarayıcısı olan herhangi bir cihazdan (mobil cihazlar dahil) SharePoint'in tüm özelliklerine erişebilir, bu da onu modern işyerleri için esnek ve kullanışlı bir seçenek haline getirir.

SharePoint Online'ın bazı avantajları şunları içerir:

• İnternet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişilebilir

• Kendi sunucularınızı veya web bölümlerinizi yönetmenize gerek yok

• Otomatik güncellemeler ve yeni özellikler

• Diğer Microsoft Office 365 uygulamalarıyla entegrasyon

SharePoint Online, Microsoft Office 365 aboneliğinin bir parçası olarak sunulmaktadır . Fiyat, seçtiğiniz abonelik planına göre değişir, ancak SharePoint Online, temel Microsoft Office 365 İş Temel planı dışındaki tüm planlara dahildir.

SharePoint Sunucusu

SharePoint Server, kuruluşunuzun sunucularına yüklenebilen şirket içi SharePoint sürümüdür.

SharePoint Online'ın tüm özelliklerinin yanı sıra ek özelleştirme seçenekleri ve veri depolama ve diğer güvenlik denetimleri üzerinde denetim sunar.

Şirket içi SharePoint kullanmak, SharePoint ortamları üzerinde tam denetime ihtiyaç duyan veya belirli güvenlik ve uyumluluk gereksinimleri olan web siteleri oluşturan kuruluşlar için idealdir.

SharePoint Server'ın bazı avantajları şunlardır:

• Veri depolama, belge kitaplıkları ve güvenlik üzerinde tam kontrol

• SharePoint siteleri için ek özelleştirme seçenekleri

• Diğer SharePoint şirket içi sistemleriyle entegrasyon

• Dağıtım seçeneklerinde daha fazla esneklik

SharePoint Server 2019, sunucu başına ve sunucuya erişen kullanıcı veya cihaz başına lisanslanır. Kullanılabilir iki lisanslama modeli vardır : Standart CAL (İstemci Erişim Lisansı) ve Kurumsal CAL.

Standard CAL, temel SharePoint özelliklerini sağlarken Enterprise CAL, iş zekası ve kurumsal arama gibi daha gelişmiş özellikler içerir.

SharePoint Vakfı ve SharePoint Tasarımcısı

Bu ikisi onurlu sözleri hak ediyor. Her ikisi de artık aktif geliştirme aşamasında olmayan ve hatta gelecekteki sürümlerde bulunan ürün özelliklerini devre dışı bırakabilecek ücretsiz araçlardır; ancak, bazı sürümler hala modern işletim sistemlerinde çalışmaktadır.

SharePoint Designer, genellikle SharePoint üzerinde özel iş akışları ve çözümler oluşturmak isteyen ileri düzey kullanıcılar veya geliştiriciler tarafından kullanılır.

Öte yandan SharePoint Foundation, temel, belge paylaşımı, yönetim ve işbirliği için kullanılabilen, SharePoint'in ücretsiz, giriş düzeyi bir sürümüdür.

SharePoint Online veya SharePoint Server'ın tüm özelliklerine ihtiyaç duymayan ancak yine de dosya paylaşımı gibi avantajlardan yararlanmak isteyen yeni başlayanlar ve küçük kuruluşlar için harika bir başlangıç ​​noktasıdır.

SharePoint Foundation'ın bazı avantajları şunları içerir:

• kullanımı ücretsiz

• Temel belge yönetimi ve işbirliği yetenekleri

• Kurması ve kullanması kolay

Artık farklı sürümleri ve fiyatlandırma seçeneklerini ele aldığımıza göre, SharePoint'in başka bir önemli yönünü inceleyelim: diğer Microsoft ürünleriyle entegrasyonu.

SharePoint, Teams, OneDrive gibi ürünlerle entegre edilebilir ve Power Platform, işlevselliğini büyük ölçüde artırabilir.

Bir sonraki bölümde, SharePoint'in bu ürünlerle nasıl bütünleştiğine ve kuruluşunuzun üretkenliğini ve işbirliğini nasıl geliştirebileceğine daha yakından bakacağız. Öyleyse dalalım!

Microsoft Ekosistemi ile Entegrasyon

Diğer Microsoft ürünleriyle entegrasyon, sorunsuz işbirliği, kolaylaştırılmış iş akışları ve modern bir deneyim sağladığı için önemli bir avantajdır.

Bu bölümde, SharePoint ile entegre olan bazı önemli Microsoft ürünlerine daha yakından bakacağız.

Microsoft Office 365

Office 365 ekosisteminin bir parçası olarak SharePoint, Excel , Word ve PowerPoint gibi diğer üretkenlik araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşir . Bu, belgelere gerçek zamanlı olarak erişmenizi ve paylaşmanızı sağlayarak ekibinizin aynı sayfada kalmasını sağlar.

SharePoint'i Office 365 hizmet paketine dahil ederek, kuruluşunuzun iş kullanıcıları şunlardan yararlanabilir:

• Güvenli erişim kontrolü ile merkezileştirilmiş dosya depolama

• İşbirliğine dayalı ve kolaylaştırılmış ekip iletişimi

• Esnek ve özelleştirilebilir ekip sitesi tasarımı

Microsoft ekipleri

Microsoft Teams, ekiplerin gerçek zamanlı olarak sohbet etmesine, dosya paylaşmasına ve projeler üzerinde işbirliği yapmasına olanak tanıyan bir işbirliği platformudur. Teams, SharePoint ile bütünleşerek kullanıcıların SharePoint dosyalarına ve belgelerine doğrudan Teams arabiriminden erişmesini sağlar.

Microsoft Teams ile entegre olarak şunları yapabilirsiniz:

• Ekibinizle paylaşılan güncel belgelere kolayca erişin

• Diğer ekip üyeleriyle aynı anda belgeler üzerinde işbirliği yapın

• Düzeltmeleri izleyin ve sürüm geçmişini koruyun

Güç Platformu

SharePoint, Power Automate , Power Apps ve LuckyTemplates gibi Microsoft Power Platform araçlarıyla etkileşime girer . Power Platform özelliklerinden yararlanarak, SharePoint iletişim sitelerinize özel otomasyon, uygulama çözümleri ve veri görselleştirme ekleyebilirsiniz.

Power Platform entegrasyonu ile şunları yapabilirsiniz:

• SharePoint ile diğer uygulamalar ve hizmetler arasında otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturun

• SharePoint verilerini yönetmek ve görüntülemek için özel uygulamalar oluşturun

• LuckyTemplates ile güçlü veri görselleştirmeleri oluşturun

Microsoft ekosistemiyle entegrasyon, kuruluşunuz içinde işbirliği ve yenilik için sonsuz olasılıklar yaratarak SharePoint'in tüm potansiyelini ortaya çıkarmanıza olanak tanır.

Bir sonraki bölümde, SharePoint'in bazı olası gerçek dünya kullanım durumlarına daha yakından bakacağız. Hadi gidelim!

Microsoft SharePoint Kullanım Örnekleri

Artık bildiğiniz gibi SharePoint, farklı sektörlerde çok çeşitli kullanım durumlarına sahip çok yönlü bir platformdur ve pek çok kuruluşun favorisidir. Aşağıda, SharePoint'in en yaygın kullanım örneklerinden bazıları verilmiştir:

1. Doküman yönetimi : SharePoint'in doküman yönetim sistemi yetenekleri, en popüler özellikleri arasındadır. Kuruluşlar, farklı veri kaynaklarından gelen belgeleri depolamak, düzenlemek ve yönetmek için SharePoint'i kullanabilir ve ekip üyelerinin bir belgenin en son sürümüne kolayca erişmesini ve üzerinde işbirliği yapmasını sağlar. SharePoint'in sürüm kontrolü ve teslim etme/teslim alma özellikleri, çakışmaları önlemeye yardımcı olur ve ekip üyelerinin her zaman ister şirket içinde ister çevrimiçi olarak bir belgenin en son sürümüyle çalışmasını sağlar.

2. İntranet ve portallar : SharePoint, dahili iletişim, bilgi paylaşımı, modern web bölümleri ve işbirliği için bağımsız intranet siteleri ve portalları oluşturmak için de kullanılabilir. Intranet siteleri, haberler, etkinlikler, wiki'ler ve önemli duyuruların yanı sıra şirket politikalarını ve prosedürlerini içerecek şekilde özelleştirilebilir. Yerleşik arama özellikleri, bir son kullanıcının şirket içinde depolanan hassas bilgileri hızlı bir şekilde bulmasını kolaylaştırır.

3. Proje yönetimi: SharePoint'in proje yönetimi yetenekleri, ekiplerin projeleri baştan sona yönetmesine yardımcı olabilir. Ekipler, proje sitesi sayfaları oluşturmak, görevler atamak, ilerlemeyi izlemek, site yapısını değiştirmek ve tek bir sunucuda proje belgeleri üzerinde işbirliği yapmak için SharePoint'i kullanabilir. Diğer Office 365 ürünleri ve MS Teams ve Planner gibi Office uygulamalarıyla entegrasyonu da proje yönetimi yeteneklerini geliştirebilir.

4. İş süreci otomasyonu: SharePoint'in Power Automate (eski adıyla Microsoft Flow) ile entegrasyonu, kullanıcıların tekrarlayan görevleri ve süreçleri otomatikleştirmesini sağlar. Belge onay süreçleri gibi iş akışlarını büyük bir dosya desteğiyle otomatikleştirmek için Power Automate ile birlikte bir SharePoint grubu kullanabilirsiniz.

SharePoint'in çok çeşitli kullanım durumları vardır ve bunlar yalnızca birkaç örnektir. Kuruluşunuzun gereksinimleri ne olursa olsun, platform, SharePoint eklentileriyle birlikte üretkenliği ve hedef kitleyi geliştirmeye ve iş akışlarını kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

Alt çizgi

SharePoint, kuruluşların ve iş bağlantı hizmetlerinin üretkenliği artırmasına ve işbirliğini geliştirmesine yardımcı olan güçlü ve çok yönlü bir platformdur.

İntranet ve portal özellikleri, Office 365 uygulama entegrasyonları, proje yönetimi araçları, web bölümleri ve erişim hizmetleri ve iş süreci otomasyon yetenekleriyle, her boyuttan ve sektörden kuruluş için SharePoint tek duraklı çözüm mağazası.

Ayrıca, SharePoint'in diğer Office 365 ürünleri ve MS Teams, OneDrive, Outlook ve Power Automate gibi Office hizmetleriyle entegrasyonu, onu iş akışınızı geliştirmek için daha da değerli bir web uygulaması haline getirir.

Ayrıca, çeşitli fiyatlandırma seçenekleri ve mevcut dağıtım modelleri ile her kuruluşun ihtiyaçlarına ve bütçesine uyacak şekilde uyarlanabilir.

İster iş süreçlerini kolaylaştırmak isteyen küçük bir işletme, ister departmanlar ve konumlar arasında ekip çalışmasını, dahili iletişimi ve işbirliğini geliştirmek isteyen büyük bir kuruluş olun, SharePoint dikkate değer bir platformdur.

SharePoint'i bir web uygulaması olarak kullanmanın faydaları hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki öğreticiye göz atın: