Trong tất cả các phương pháp bạn có thể sử dụng để theo dõi dự án trong Excel, thiết lập biểu đồ Gantt là một trong những phương pháp hiệu quả nhất. Điều này là do đây là một trong những cách trình bày trực quan tốt nhất về trạng thái dự án và dòng thời gian tổng thể.
Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt, bạn có thể nhìn thấy ngay những nhiệm vụ nào hiện đang được ưu tiên cao nhất và bạn có thể dễ dàng xem ngày hoàn thành dự kiến của dự án.
Trừ khi bạn sử dụng mẫu biểu đồ Gantt, không có công cụ gốc nào cho phép bạn tạo một mẫu biểu đồ. Tuy nhiên, với một vài thủ thuật đơn giản, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt động trong Excel theo cách thủ công. Đây là cách thực hiện.
Trước tiên, hãy tạo bảng tính dòng thời gian cho dự án của bạn
Trước khi tạo biểu đồ Gantt cho dự án của bạn, bạn cần tạo bảng tính để hỗ trợ nó. Bảng tính này phải chứa Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Mô tả và Thời lượng cho mỗi nhiệm vụ.
Khi bạn đã vạch ra dự án của mình, đã đến lúc tạo biểu đồ Gantt.
Tạo biểu đồ Gantt trong Excel
Bạn có thể hiển thị biểu đồ Gantt trong một trang tính mới, nhưng hãy vẽ dữ liệu từ trang tính gốc nơi lưu trữ dòng thời gian dự án của bạn. Mở một bảng tính mới và chọn Chèn từ menu.
Chèn Ngày bắt đầu vào Biểu đồ Gantt
Trong phần Biểu đồ , chọn Biểu đồ Thanh . Từ menu thả xuống, hãy chọn biểu đồ Thanh xếp chồng .
Biểu đồ thanh này đóng vai trò là chỉ báo trực quan về thời lượng của mỗi nhiệm vụ.
Tiếp theo, bạn sẽ cần đặt chú giải dưới cùng của biểu đồ làm ngày bắt đầu cho mỗi nhiệm vụ. Nhấp chuột phải vào biểu đồ trống và chọn Chọn Dữ liệu . Trong trường Mục nhập Chú giải, hãy chọn nút Thêm .
Chọn trường Tên sê-ri và sau đó mở trang tính lưu trữ lịch trình dự án của bạn. Chọn tiêu đề Ngày bắt đầu. Tiếp theo, chọn trường Giá trị chuỗi và chọn toàn bộ phạm vi ngày bắt đầu cho các nhiệm vụ dự án của bạn.
Chọn OK khi bạn hoàn tất. Biểu đồ của bạn sẽ giống như những gì được hiển thị bên dưới.
Đây là một khởi đầu tốt, nhưng nó vẫn chưa phải là biểu đồ Gantt.
Thêm thời lượng vào biểu đồ Gantt của bạn
Bây giờ đã đến lúc thêm hình ảnh trực quan để thể hiện thời lượng của mỗi nhiệm vụ. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu .
Trong Mục nhập Chú giải, hãy chọn Thêm một lần nữa.
Lặp lại quy trình tương tự như trên, nhưng lần này chọn tiêu đề và dữ liệu từ trường Thời lượng.
Chọn OK khi bạn hoàn tất.
Bây giờ bạn sẽ nhận thấy rằng biểu đồ Gantt của bạn có một phần là biểu đồ thanh cho mỗi nhiệm vụ đại diện cho thời lượng của nhiệm vụ.
Nó bắt đầu khi nhiệm vụ cuối cùng kết thúc và kết thúc khi nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu.
Thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt
Bạn sẽ nhận thấy rằng thứ duy nhất còn thiếu trong biểu đồ Gantt của bạn là các mô tả nhiệm vụ. Thêm những thứ này cũng dễ dàng như ngày tháng và thời lượng. Nhưng lần này, bạn sẽ cần cập nhật các nhãn Axis.
Bấm chuột phải vào biểu đồ và chọn Chọn Dữ liệu . Trong Nhãn Trục Ngang , hãy chọn nút Chỉnh sửa .
Lần này, đối với phạm vi nhãn Axis , hãy chọn phạm vi ô chứa mô tả nhiệm vụ.
Chọn OK để hoàn tất và OK trên cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu. Bây giờ bạn sẽ nhận thấy rằng biểu đồ của bạn trông giống biểu đồ Gantt hơn rất nhiều. Tuy nhiên, phần màu xanh lam của các thanh trong biểu đồ không nên ở đó.
Đừng lo lắng, việc loại bỏ chúng rất dễ dàng.
Kết thúc các lần chạm trên biểu đồ Gantt của bạn
Nhấp chuột phải vào một trong các thanh màu xanh lam và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu.
Chọn biểu tượng Paint trên menu bên phải. Sau đó chọn Không tô trong Tô , và chọn Không dòng dưới Đường viền .
Bây giờ biểu đồ Gantt của bạn cuối cùng trông giống như biểu đồ Gantt. Vấn đề duy nhất là các nhiệm vụ dự án của bạn được liệt kê theo thứ tự ngược lại. Những gì bạn muốn là nhiệm vụ có ngày bắt đầu sớm hơn được liệt kê ở trên cùng, văn bản bên dưới nó, v.v.
Để khắc phục điều này, hãy nhấp chuột trái vào trục bên trái và chọn Định dạng trục.
Trong phần Tùy chọn Trục , chọn Danh mục theo thứ tự ngược lại .
Bây giờ bạn có thể thấy rằng biểu đồ Gantt liệt kê tất cả các nhiệm vụ dự án của bạn theo đúng thứ tự. Chỉ thời gian của nhiệm vụ đó mới hiển thị trong biểu đồ Gantt. Mọi thứ được căn chỉnh với phạm vi ngày chính xác khi nhiệm vụ đó được lên lịch để hoạt động.
Biểu đồ Gantt của bạn đã hoàn thành. Nhưng có một số điều bạn có thể làm để định dạng thêm biểu đồ và đánh bóng nó.
Đánh bóng biểu đồ Gantt của bạn
Bạn có thể nhận thấy rằng biểu đồ Gantt của bạn có rất nhiều khoảng trắng. Có một số điều bạn có thể làm để khắc phục điều này.
Chọn ngày phía trên thanh tác vụ. Sau đó nhấp chuột phải và chọn Định dạng Axis . Trong Tùy chọn trục, bên dưới Vòng tròn, hãy thử tăng các Giới hạn tối thiểu cho đến khi các nhiệm vụ đủ gần với trục tung của biểu đồ Gantt của bạn.
Nếu bạn tăng quá nhiều và các thanh di chuyển khỏi khu vực hiển thị, hãy nhấn nút Đặt lại để bắt đầu lại.
Bạn cũng có thể nhận thấy rằng các ngày được đẩy gần nhau ở đầu biểu đồ với rất ít khoảng trống giữa chúng. Có một số điều bạn có thể làm để khắc phục điều này.
Khi bạn hoàn thành, bạn có một biểu đồ Gantt cuối cùng cung cấp cho mọi người cái nhìn tổng quan nhanh chóng và dễ đọc về toàn bộ dự án của bạn.
Khi bạn thực hiện quá trình này với một vài dự án của mình, việc tạo biểu đồ Gantt sẽ trở thành bản chất thứ hai. Thật nhanh chóng và dễ dàng để tạo biểu đồ Gantt từ bảng tính dự án của bạn trong vòng chưa đầy 10 đến 15 phút.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
