Làm việc tại nhà có thể khiến một ngày trông có vẻ trống trải trên giấy tờ nhưng trong thực tế lại cảm thấy rời rạc. Một cuộc họp buổi sáng kéo dài, tin nhắn chat xuất hiện trong lúc đang làm việc tập trung, bữa trưa bị đẩy lùi, và danh sách công việc đơn giản cứ tiếp tục dài ra vì nó không bao giờ chỉ ra khi nào mỗi nhiệm vụ sẽ diễn ra.
Mẫu lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in giải quyết một phần cụ thể của vấn đề đó. Lập kế hoạch thời gian theo khối (Time blocking) có nghĩa là phân bổ một khoảng thời gian xác định trong ngày cho một nhiệm vụ cụ thể, loại nhiệm vụ, cuộc họp hoặc giờ nghỉ. Thay vì viết “hoàn thành đề xuất” vào danh sách và hy vọng sẽ làm xong, bạn có thể dành từ 9:00–10:30 sáng cho đề xuất và từ 10:30–10:45 sáng làm khoảng đệm trước cam kết tiếp theo.
Cách tiếp cận thân thiện với người mới này hữu ích cho các chuyên gia làm việc tại nhà vì nó kết hợp tính trực quan của lịch trình trên giấy với sự linh hoạt để sửa đổi ngày khi thực tế thay đổi. Đây không phải là lời hứa rằng mọi khối thời gian được lên kế hoạch sẽ diễn ra hoàn hảo. Mục tiêu là làm cho các sự đánh đổi trở nên rõ ràng trước khi ngày làm việc trở nên quá tải.
Như đã kiểm tra vào ngày 11 tháng 9 năm 2026, Google Calendar vẫn hỗ trợ các sự kiện Thời gian tập trung (Focus time) dành riêng cho các tài khoản công việc và trường học đủ điều kiện, bao gồm các tùy chọn tắt thông báo Chat và tự động từ chối các cuộc họp. Windows cũng bao gồm tính năng Focus có thể giảm thông báo trong một phiên tập trung. Các công cụ kỹ thuật số đó có thể bổ sung cho một kế hoạch in trên giấy, nhưng mẫu trên giấy có thể hoạt động độc lập với bất kỳ ứng dụng cụ thể nào. Xem Trợ giúp về Thời gian tập trung của Google Calendar và Hỗ trợ của Microsoft cho tính năng Focus trên Windows.
Sai lầm lớn nhất của người mới bắt đầu là coi mọi giờ trống đều là năng lực làm việc khả dụng. Một lịch trình làm việc tại nhà thực tế có nhiều loại thời gian khác nhau:
NIOSH khuyến nghị nghỉ ngơi thường xuyên khỏi việc sử dụng màn hình đối với những người làm việc tại nhà và khuyên nên thay đổi tư thế ngồi thay vì giữ nguyên một vị trí trong thời gian dài. Hướng dẫn hiện tại của họ về môi trường văn phòng cũng lưu ý rằng các giờ nghỉ ngắn hàng giờ có thể giảm sự khó chịu cho người dùng máy tính. Đó là lý do về sức khỏe và công thái học để không lấp đầy mọi dòng trong kế hoạch bằng công việc bàn giấy liên tục. Xem Hướng dẫn của NIOSH cho làm việc tại nhà và Hướng dẫn môi trường văn phòng của NIOSH.
Bạn không cần một hệ thống năng suất phức tạp. Chỉ thu thập những thông tin ràng buộc ngày làm việc của bạn:
Trước khi in, hãy sử dụng xem trước khi in và đảm bảo mẫu vừa vặn trên một trang mà không bị cắt các nhãn thời gian hoặc trường ghi chú. Nếu PDF được thiết kế cho US Letter, hãy giữ nguyên hướng gốc và chỉ chọn cài đặt vừa vặn nếu máy in của bạn sẽ cắt xén trang. Mục đích là khả năng đọc, không phải nhồi nhét càng nhiều thông tin càng tốt lên tờ giấy.
Bắt đầu bằng cách viết ngày, thời gian bắt đầu làm việc dự kiến và thời gian kết thúc dự kiến của bạn. Một thời gian kết thúc rõ ràng rất quan trọng đối với làm việc tại nhà vì công việc có thể mở rộng sang thời gian cá nhân chỉ vì bàn làm việc ở gần.
Tiếp theo, viết ra một đến ba ưu tiên hàng đầu của bạn. Một ưu tiên nên mô tả một kết quả thay vì một lĩnh vực công việc mơ hồ. “Gửi ngân sách đã sửa đổi cho khách hàng” có tính hành động cao hơn là “công việc khách hàng”. Nếu bạn có sáu hoặc bảy “ưu tiên hàng đầu”, chúng thực sự không phải là ưu tiên; hãy chuyển các mục có giá trị thấp hơn sang một danh sách tùy chọn.
Một quy tắc hữu ích cho người mới bắt đầu là dành khoảng thời gian tinh thần minh mẫn nhất cho nhiệm vụ quan trọng nhất thực sự đòi hỏi sự tập trung. Bạn không cần ép buộc một thói quen buổi sáng sớm nếu năng lượng của bạn tốt hơn vào lúc khác. Mẫu kế hoạch nên phản ánh mô hình làm việc thực tế của bạn.
Chuyển các cuộc họp, phỏng vấn, cuộc hẹn, kiểm tra nhóm và các sự kiện không thể di chuyển khác từ lịch của bạn sang trang in trước tiên. Bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế của chúng thay vì làm tròn xuống để trang trông gọn gàng.
Sau đó, thêm bữa trưa và bất kỳ ràng buộc cá nhân nào thực sự ảnh hưởng đến ngày làm việc. Điều này ngăn chặn một lỗi lập kế hoạch phổ biến: lấp đầy ngày bằng các nhiệm vụ trước và sau đó phát hiện ra rằng lịch trình chồng chéo với các sự kiện mà bạn đã đồng ý tham dự.
Nếu một cuộc họp thường xuyên cần chuẩn bị hoặc theo dõi, hãy lập kế hoạch cho thời gian đó. Một cuộc họp 30 phút có thể tiêu tốn 45 hoặc 60 phút năng lực thực tế khi bạn bao gồm việc mở tài liệu, chuyển đổi ngữ cảnh, viết ghi chú và gửi một mục hành động sau đó.
Bây giờ lấp đầy không gian còn lại bằng công việc có thể di chuyển. Bắt đầu với nhiệm vụ tập trung ưu tiên cao nhất, sau đó thêm các công việc nhỏ hơn xung quanh nó. Tránh chia nhỏ mỗi 15 phút thành một hoạt động khác nhau trừ khi vai trò của bạn thực sự làm việc theo cách đó. Việc chuyển đổi thường xuyên có thể làm cho kế hoạch khó tuân theo hơn.
Đối với mẫu đầu tiên, hợp lý khi sử dụng một số ít loại khối:
| Loại khối | Ví dụ | Lưu ý cho người mới bắt đầu |
|---|---|---|
| Tập trung | 9:00–10:30: Soạn thảo đề xuất khách hàng | Bảo vệ một nhiệm vụ có ý nghĩa thay vì nhiều nhiệm vụ không liên quan |
| Hành chính | 10:45–11:15: Email và phê duyệt | Gộp các giao tiếp nhỏ thay vì kiểm tra liên tục |
| Cuộc họp | 11:30–12:00: Đồng bộ nhóm | Bao gồm thời gian thiết lập hoặc theo dõi nếu cần |
| Nghỉ ngơi | 12:00–12:15: Rời xa màn hình | Sử dụng giờ nghỉ như thời gian phục hồi thực sự, không phải một phiên hộp thư khác |
| Đệm | 2:45–3:15: Chưa phân công | Để trống cho đến khi có thứ gì đó thực sự cần không gian đó |
Nếu thông báo là lý do chính khiến một khối tập trung thất bại, hãy kết hợp lịch trình trên giấy với các điều khiển tập trung đã có sẵn trên thiết bị hoặc lịch công việc của bạn. Ví dụ, người dùng Google Workspace đủ điều kiện có thể tạo một sự kiện Thời gian tập trung với thời gian bắt đầu và kết thúc xác định, trong khi Focus trên Windows có thể bật Không làm phiền trong một phiên. Chỉ sử dụng các điều khiển này ở những nơi phù hợp với vai trò của bạn; một số công việc đòi hỏi khả năng sẵn sàng theo thời gian thực.
Có một ý tưởng nghiên cứu liên quan gọi là ý định thực hiện (implementation intention): một kế hoạch chỉ ra khi nào, ở đâu hoặc trong điều kiện nào một người sẽ thực hiện một hành động. Nghiên cứu về ý định thực hiện rộng hơn việc lập kế hoạch thời gian theo khối và không nên được coi là bằng chứng rằng một lịch trình trên giấy sẽ tự động nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nó hỗ trợ ý tưởng thực tế rằng các kế hoạch trở nên cụ thể hơn khi chúng kết nối một hành động dự định với một tình huống cụ thể. Xem tổng quan nghiên cứu được lập chỉ mục bởi PubMed.
Khi ngày bắt đầu, đừng coi các khối đã in như một hợp đồng. Hãy coi chúng là kế hoạch tốt nhất hiện tại của bạn. Nếu một cuộc gọi khách hàng thêm 30 phút, hãy đánh dấu thay đổi và di chuyển một thứ gì đó một cách có chủ ý. Đừng tiếp tục giả vờ rằng lịch trình ban đầu vẫn tồn tại.
Vào cuối ngày, xem xét ba điều:
Một hộp phản ánh nhỏ có thể hữu ích hơn một điểm hoàn hảo. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho bốn giờ làm việc chuyên sâu nhưng nhất quán hoàn thành hai, lịch trình của ngày mai có lẽ nên chứa gần hai giờ thực tế cộng với không gian cho công việc thực sự đã làm gián đoạn bạn.
| Thời gian | Khối | Mục đích |
|---|---|---|
| 8:30–9:00 | Lập kế hoạch và quét hộp thư | Xác nhận các thay đổi khẩn cấp trước công việc tập trung |
| 9:00–10:30 | Khối tập trung | Sản phẩm chính của dự án |
| 10:30–10:45 | Nghỉ ngơi | Vận động, nghỉ mắt, lấy nước |
| 10:45–11:15 | Hành chính | Email và phê duyệt |
| 11:30–12:00 | Cuộc họp nhóm | Cam kết lịch cố định |
| 12:00–1:00 | Bữa trưa | Bữa ăn và thời gian rời xa công việc |
| 1:00–2:15 | Công việc khách hàng | Sản phẩm quan trọng thứ hai |
| 2:15–2:30 | Nghỉ ngơi | Đặt lại ngắn |
| 2:30–3:00 | Đệm | Hấp thụ các phần vượt quá hoặc yêu cầu khẩn cấp |
| 3:00–4:00 | Cuộc gọi và cộng tác | Công việc tương tác ít tập trung hơn |
| 4:00–4:30 | Đóng hành chính | Tin nhắn, tệp, hành động tiếp theo |
| 4:30–4:45 | Xem xét ngày mai | Ghi lại công việc chưa hoàn thành và dừng lại một cách có chủ ý |
Ví dụ này không phải là lịch trình lý tưởng cho tất cả mọi người. Một chuyên viên hỗ trợ khách hàng, nhà phát triển, nhà quản lý, nhà thiết kế hoặc phụ huynh làm việc tại nhà có thể cần độ dài khối rất khác nhau. Hãy sử dụng cấu trúc, không phải các giờ cụ thể.
Nếu mỗi phút đều được phân công, cuộc gọi bất ngờ đầu tiên sẽ phá hủy kế hoạch. Hãy để lại ít nhất một số không gian linh hoạt, đặc biệt là vào những ngày nhiều cuộc họp.
“Làm việc cho dự án” không cung cấp điểm kết thúc. “Lập dàn ý các phần 1–3” hoặc “xem xét 20 hồ sơ khách hàng đầu tiên” dễ bắt đầu hơn và dễ đánh giá hơn.
Một giờ nghỉ dành để trả lời tin nhắn vẫn là công việc màn hình. Hướng dẫn của NIOSH đặc biệt khuyến khích nghỉ ngơi khỏi màn hình và thay đổi tư thế thường xuyên cho người làm việc tại nhà.
Các khối liên tiếp trông có vẻ hiệu quả nhưng thường bỏ qua việc thiết lập, đóng tệp, đi đến một phòng khác hoặc viết ra hành động tiếp theo. Một sự chuyển đổi năm hoặc mười phút có thể thực tế hơn là một sự chuyển đổi ngay lập tức.
Gạch chéo, mũi tên hoặc di chuyển khối. Một mẫu có thể in nên giảm nỗ lực lập kế hoạch, không tạo ra một công việc thứ hai để duy trì một lịch trình gọn gàng hoàn hảo.
Trước khi sử dụng PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày thường xuyên, hãy đảm bảo trang có đủ cấu trúc mà không trở nên chật chội:
Đừng đánh giá phương pháp bằng việc liệu mọi hộp kiểm có được hoàn thành hay không. Sau một tuần, hãy tìm kiếm các tín hiệu thực tế: bạn bắt đầu công việc quan trọng vào một thời gian có chủ ý hơn, ít nhiệm vụ bị quên giữa các cuộc họp, bạn có thể thấy khi nào ngày làm việc bị quá tải và công việc chưa hoàn thành được lên lịch lại một cách có chủ ý thay vì âm thầm chuyển sang ngày hôm sau.
Nếu mẫu tạo ra nhiều lo lắng hơn hoặc mất quá nhiều thời gian để duy trì, hãy đơn giản hóa nó. Sử dụng ít danh mục khối hơn, làm cho các khối dài hơn hoặc chỉ lập kế hoạch cho nửa đầu ngày. Nếu công việc của bạn thay đổi từng phút, một PDF chi tiết theo giờ có thể là công cụ sai; một danh sách ưu tiên ngắn cộng với các sự kiện lịch cố định có thể phục vụ bạn tốt hơn.
Mẫu lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày hữu ích nhất không phải là mẫu có nhiều hộp nhất. Đó là mẫu làm cho ngày làm việc đủ hiển thị để hỗ trợ các quyết định trong khi vẫn để đủ chỗ cho công việc thực tế, giờ nghỉ thực tế và những phần bất ngờ của việc làm việc tại nhà.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
