5 lý do tại sao bạn có thể cần một máy chủ lưu trữ chia sẻ tệp riêng tư

Thật khó để tưởng tượng một thế giới hiện đại mà không có tính năng chia sẻ tệp. Chúng tôi trao đổi những cuốn sách thú vị, video từ các kỳ nghỉ mới nhất, tài liệu công việc và nhiều thứ khác. Để làm được điều đó, hầu hết chúng ta đang sử dụng dịch vụ lưu trữ chia sẻ tệp mà không nhận ra điều đó.

Nếu bạn đã gửi một liên kết đến báo cáo của mình trên Google drive hoặc tải xuống thứ gì đó từ Dropbox, bạn đã sử dụng tính năng lưu trữ chia sẻ tệp.

Các trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho lưu trữ chia sẻ tệp bao gồm nhưng không giới hạn:

• Kho lưu trữ phương tiện truyền thông cá nhân - đây là kho lưu trữ tự giải thích, vì tất cả chúng ta đều yêu thích nỗi nhớ đó khi xem lại những bức ảnh cũ
• Cộng tác - để chỉnh sửa các bài viết trong Google Tài liệu, suy nghĩ về các ý tưởng đồng thời điền vào các cột trong bảng tính.
• Lưu trữ sao lưu - để lưu dữ liệu web quan trọng bên ngoài trang web.
• Vi phạm bản quyền - đó là hành vi khó chịu được sử dụng để phân phối nội dung vi phạm bản quyền, vì vậy chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết về nó
• Đồng bộ hóa tệp - để sửa đổi tệp từ điện thoại và xem các thay đổi được phản ánh trên bất kỳ thiết bị nào khác.

Một số trường hợp trong số này có thể được thực hiện với các dịch vụ chia sẻ tệp công khai trong khi những trường hợp khác yêu cầu các giải pháp chia sẻ tệp riêng tư.

Hiểu cách thức hoạt động của máy chủ tệp sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn. Về cơ bản, máy chủ tệp là nơi lưu trữ trung tâm cho các tệp có thể được truy cập từ xa thông qua mạng. Điều này đảm bảo truy cập liền mạch và chia sẻ thông tin giữa nhiều thiết bị.

Trong trường hợp sử dụng các giải pháp công khai, tất cả mọi người trên internet đều có thể truy cập tệp mà không có khả năng hạn chế mạng này, trong khi các tùy chọn chia sẻ tệp riêng tư sẽ không khả dụng ở bất kỳ đâu ngoại trừ mạng riêng của bạn.

Tại sao bạn cần điều đó? Đây là 3 lý do chính:

1 - Quản lý tập trung

Sử dụng một dịch vụ công cộng, bạn không thể có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đang diễn ra trong không gian của bạn. Để chắc chắn, bạn có thể kiểm tra tất cả các tệp và thư mục riêng biệt để xem ai được phép truy cập chúng và ai đã thực hiện các thay đổi cuối cùng.

Các giải pháp chia sẻ tệp riêng tư cho phép bạn có một hệ thống quản lý tập trung để giám sát tất cả hoạt động trên tệp như mở, tải xuống, tải lên và thay đổi mà không cần phải kiểm tra từng tệp riêng biệt.

Hơn nữa, có thể tích hợp hệ thống quyền như Active Directory để mở hoặc hạn chế quyền truy cập tệp cho các nhóm người dùng, tiết kiệm thời gian mở tất cả quyền truy cập tệp cần thiết cho nhân viên mới và hạn chế khi họ rời đi.

2 - Cộng tác nhanh hơn

Các giải pháp được lưu trữ riêng cho phép đồng bộ hóa nhanh hơn giữa các tệp và cộng tác thuận tiện hơn . Mặc dù một số người có thể làm việc trên cùng một tệp ở nơi công cộng nhưng đôi khi họ có thể bị chậm (hãy nhớ khoảnh khắc đó khi bạn mở một bảng tính nặng, sửa đổi một ô và mất vĩnh viễn để hiển thị các thay đổi của bạn) và điều đó là không thể.

Với các giải pháp chia sẻ tệp riêng tư và hệ thống tệp phân tán, bản sao cục bộ được chỉnh sửa và sau đó các thay đổi được đồng bộ hóa với tệp chính để tăng tốc độ.

3 - Mã hóa dữ liệu

Thông thường, bạn không có quyền kiểm soát các tùy chọn mã hóa dữ liệu khi sử dụng các tùy chọn chia sẻ tệp công khai. Nó mang đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Với luật bảo vệ dữ liệu cá nhân như GDPR hoặc CCPA, mã hóa không đủ có thể gây ra nhiều rắc rối.

Với các giải pháp riêng tư, bạn quyết định mã hóa và các lớp bảo vệ bổ sung như liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu và phần mềm chống phần mềm độc hại để quét các tệp đến nhằm ngăn chặn vi-rút và những thứ không mong muốn khác, giống như có tất cả sức mạnh để bảo vệ PC của bạn nhưng ở quy mô lớn hơn .

Mặc dù vậy, khi nói đến bảo vệ máy chủ và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu tuân thủ đều được đáp ứng, bạn nên thuê một chuyên gia bảo mật để đảm bảo an toàn.

4 - Giá cả

Nói về không gian công cộng, họ cung cấp không đủ dung lượng lưu trữ miễn phí ( như 2 GB cho Dropbox và 15 GB cho Google Drive ). Đối với các doanh nghiệp lớn hoạt động trên khối lượng dữ liệu lớn, đây có thể là một vấn đề, vì họ sẽ liên tục cần mua thêm dung lượng đĩa hoặc các dịch vụ bổ sung để đối phó với dòng dữ liệu tràn vào. Cuối cùng, lựa chọn giải pháp máy chủ tệp được quản lý có vẻ rẻ hơn.   

5 - Nhu cầu tùy chỉnh 

Thông thường, các dịch vụ chia sẻ tệp công khai sẽ đi kèm với các tính năng ngoại vi không thể điều chỉnh cho các nhu cầu cụ thể của tổ chức, chẳng hạn như thiết lập sao lưu tự động bên ngoài, tải lên / tải xuống tệp từ xa với sự trợ giúp của API hoặc trao đổi các liên kết được bảo vệ bằng mật khẩu. Lợi ích chính đi kèm với máy chủ tệp riêng là bạn có thể cài đặt phần mềm quản lý tệp tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bạn và sửa đổi hệ thống theo ý muốn.

Đối với các mục đích liên quan đến công việc, lưu trữ chia sẻ tệp riêng tư dường như là cách duy nhất khả thi. Nhưng khi nói đến câu hỏi chính về điều gì tốt hơn - các dịch vụ miễn phí công cộng hay thiết lập máy chủ tệp của riêng bạn, thì không có câu trả lời chính xác.

Mặc dù thứ hai mang lại cho bạn khả năng bảo mật cao hơn khi làm việc với dữ liệu nhạy cảm, nhưng có thể không cần thiết để chia sẻ kho lưu trữ ảnh mèo vui nhộn. Các dịch vụ chia sẻ tệp công khai đơn giản hóa đáng kể cuộc sống của chúng ta và có thể đáp ứng đầy đủ các nhu cầu hàng ngày, vì vậy ở đây mọi thứ sẽ phụ thuộc vào tình huống sử dụng