Cách bảo vệ tài liệu PDF bằng mật khẩu

Các tệp PDF (định dạng tài liệu di động) được chia sẻ nhanh chóng và dễ dàng qua email và web. Nhưng mặt trái của sự tiện lợi này là chúng có thể dễ dàng phát triển vượt quá đối tượng dự kiến ​​của chúng. Để giảm thiểu rủi ro này, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho các tệp PDF của mình. Khi bạn mã hóa các tệp PDF, mật khẩu được yêu cầu để xem nội dung của chúng. Điều này tương tự như hướng dẫn trước đây của chúng tôi về  bảo vệ tệp Microsoft Office , nhưng nó áp dụng cho các tệp PDF. Định dạng tài liệu có thể được xem nguyên bản trong cả Windows và macOS, nhưng bạn sẽ cần thực hiện thêm một số bước để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu tùy thuộc vào phần mềm bạn có.

Mật khẩu bảo vệ tệp PDF trong Windows và macOS

Phương pháp 1: Sử dụng Microsoft Office để tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Khi bạn mã hóa và bảo vệ mật khẩu tài liệu bạn đã tạo bằng chương trình Microsoft Office (ví dụ: Excel, Word, PowerPoint), bạn có thể lưu tài liệu đó dưới dạng PDF cũng được bảo vệ bằng mật khẩu.

1. Mở tệp Microsoft Office của bạn trong ứng dụng tương ứng.
2. Nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng… 
3. Sau đó , hộp danh sách Save as type , sau đó chọn PDF.
4. Nhấp vào nút Tùy chọn , sau đó chọn tùy chọn Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu .

   

5. Vui lòng nhập mật khẩu của bạn, sau đó xác nhận nó. Tiếp theo, chọn mật khẩu bạn không thường sử dụng nếu bạn định chia sẻ tài liệu với người khác.

Đó là nó! Khi bạn mở tài liệu trong trình xem PDF, bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu.

Nếu bạn chưa cài đặt Microsoft Office, bạn có thể sử dụng phương pháp này với Microsoft 365 (Trước đây là Office 365) .

Phương pháp 2: Bảo vệ bằng mật khẩu PDF bằng Adobe Acrobat

Nếu tài liệu bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu đã là PDF, bạn có thể sử dụng Adobe Acrobat để thêm mật khẩu. Nếu bạn chưa mua giấy phép cho Adobe Acrobat, bạn có thể tải xuống bản dùng thử 30 ngày của Adobe Acrobat .

1. Khởi chạy Adobe Acrobat và mở tệp PDF bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.
2. Bấm Tệp> Thuộc tính, sau đó chọn tab Bảo mật .
3. Bấm vào hộp danh sách Phương pháp bảo mật , sau đó chọn Bảo mật bằng mật khẩu .

   

4. Chọn mức độ tương thích bạn muốn. Tùy thuộc vào phiên bản, bạn có thể bật hỗ trợ như Adobe Acrobat 3.0. Nếu người dùng mà bạn đang gửi tệp PDF của mình đến không có phiên bản Adobe tương thích, họ sẽ không thể giải mã và mở tệp đó.
5. Đánh dấu vào mục Yêu cầu mật khẩu để m�� tài liệu, sau đó nhập mật khẩu của bạn. Adobe Acrobat sẽ cung cấp cho bạn dấu hiệu về mức độ an toàn của mật khẩu. Bạn cũng có thể hạn chế chỉnh sửa bằng mật khẩu nếu muốn.
6. Bấm OK để xác nhận các thay đổi.

   

Phương pháp 3: Mật khẩu Bảo vệ tệp PDF trên máy Mac bằng bản xem trước

Nếu sở hữu máy Mac, bạn có thể bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu nguyên bản trong macOS.

1. Mở tệp PDF của bạn trong ứng dụng Xem trước bằng cách nhấp đúp vào tệp.
2. Nhấp vào Tệp > Lưu .
3. Chọn hộp Mã hóa , sau đó nhập mật khẩu của bạn và xác minh.
4. Nhấp vào  Lưu .

Và bạn đã có nó: ba cách để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu. Đầu tiên, các tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu được mã hóa, có nghĩa là không có cách nào để “qua mặt” PDF để xem nội dung. Thứ hai, tệp PDF phải được giải mã để có thể xem được. Đây là định dạng PDF tiêu chuẩn được tích hợp sẵn và nó hoạt động giống nhau bất kể chương trình nào đã tạo PDF và chương trình nào đang được sử dụng để xem PDF.

Một lời nhắc cuối cùng: hãy đảm bảo rằng bạn chọn một mật khẩu mạnh không thể đoán hoặc bẻ khóa được. Hãy xem bài viết của chúng tôi về  cách tạo mật khẩu mạnh  để biết chi tiết về cách thực hiện điều đó.