Quá trình chuyển đổi từ PDF sang Word tốt nhất không phải là quá trình chỉ đơn thuần tạo ra một tệp .docx. Đó là quá trình cung cấp cho bạn văn bản có thể chỉnh sửa trong khi vẫn bảo toàn đủ cấu trúc gốc để bạn có thể làm việc bình thường mà không phải dành nhiều thời gian sửa chữa tài liệu hơn là chỉnh sửa nó.
Đối với một tệp PDF chủ yếu dựa trên văn bản, phương pháp đầu tiên nên thử là mở trực tiếp tệp PDF trong phiên bản Microsoft Word trên máy tính để bàn. Microsoft cho biết Word tạo một bản sao của tệp PDF, chuyển đổi nó thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa và cố gắng khớp với bố cục gốc. Microsoft cũng cảnh báo rằng các ngắt trang và ngắt dòng có thể bị dịch chuyển và các tệp PDF chứa nhiều đồ họa có thể chuyển đổi kém. Hạn chế này rất quan trọng: mục tiêu thực tế là độ trung thực cấu trúc cao, không phải là một bản sao giống hệt từng điểm ảnh được đảm bảo.
Nếu tệp PDF được quét, chủ yếu dựa trên hình ảnh hoặc có các cột phức tạp, biểu mẫu, bảng hoặc các yếu tố thiết kế chồng chéo, bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn bằng cách sử dụng OCR trước hoặc trong quá trình chuyển đổi. Adobe Acrobat hỗ trợ OCR cho các tài liệu được quét và có thể xuất sang DOCX, nhưng chất lượng OCR vẫn cần được con người xem xét lại.
Trước khi chuyển đổi, hãy xác định ý nghĩa của “không làm mất định dạng” đối với tệp của bạn. Một kết quả hữu ích nên bảo toàn thứ tự đọc của tài liệu và làm cho nội dung thực sự có thể chỉnh sửa. Đối với hầu hết các tài liệu kinh doanh, hãy kiểm tra năm điều sau:
Nếu các điều kiện đó được đáp ứng, những khác biệt nhỏ trong cách xuống dòng hoặc số lượng trang thường được chấp nhận. Nếu bạn cần tái tạo hình ảnh chính xác cho một biểu mẫu pháp lý, tờ rơi, danh mục hoặc bố cục sẵn sàng để in, Word có thể không phải là định dạng cuối cùng phù hợp.
Đây là cách đơn giản nhất khi tệp PDF ban đầu được tạo từ Word, một ứng dụng Office khác hoặc một hệ thống tài liệu nặng về văn bản. Trong Word trên máy tính để bàn, chọn Tệp > Mở, chọn tệp PDF và chấp nhận lời nhắc chuyển đổi. Word giữ nguyên tệp PDF gốc và làm việc từ một bản sao đã được chuyển đổi.
Theo hướng dẫn hỗ trợ của Microsoft về việc mở tệp PDF trong Word, cách này hoạt động tốt nhất cho các tệp chủ yếu là văn bản. Nếu một tệp PDF chứa chủ yếu là biểu đồ hoặc đồ họa, Word có thể coi toàn bộ trang là một hình ảnh, điều này có nghĩa là văn bản trên trang đó sẽ không thể chỉnh sửa được.
Nếu tài liệu là một bản quét và bạn không thể chọn văn bản, hãy chuyển sang phần OCR bên dưới thay vì mở lại nó nhiều lần trong Word.
Đừng bắt đầu viết lại ngay lập tức. Trước tiên, hãy so sánh tệp Word đã chuyển đổi với tệp PDF gốc. Điều này cung cấp cho bạn một cơ sở rõ ràng và cho thấy liệu phương pháp chuyển đổi có đủ tốt cho toàn bộ tài liệu hay không.
Microsoft lưu ý rõ ràng rằng các tài liệu đã chuyển đổi có thể không có sự tương ứng hoàn hảo từ trang này sang trang khác. Các dòng và trang có thể bị ngắt ở những vị trí khác nhau và một số yếu tố có thể không được phát hiện chính xác. Điều đó có nghĩa là chỉ riêng số lượng trang khác nhau không chứng minh rằng quá trình chuyển đổi đã thất bại. Điều quan trọng là liệu tài liệu có vẫn dễ hiểu, có thể chỉnh sửa và khá trung thực với bản gốc hay không.
So sánh ít nhất một trang đơn giản và một trang khó. Trên mỗi trang, hãy kiểm tra các tiêu đề, văn bản chính, danh sách, bảng, hình ảnh, đầu trang và chân trang, chú thích chân trang và ngắt trang. Sau đó thực hiện ba bài kiểm tra chỉnh sửa: thay đổi một từ, thêm một câu và xóa một đoạn văn ngắn. Nếu nội dung lân cận vẫn ổn định, tệp có khả năng thực tế để chỉnh sửa.
| Kiểm tra | Kết quả chấp nhận được | Dấu hiệu cảnh báo |
|---|---|---|
| Văn bản | Có thể chọn và chỉnh sửa | Toàn bộ trang hoạt động như một hình ảnh |
| Bảng | Các hàng và cột vẫn thẳng hàng | Các ô bị tách thành hộp văn bản hoặc đoạn văn |
| Hình ảnh | Vị trí gần với bản gốc | Hình ảnh biến mất, chồng chéo hoặc di chuyển xa |
| Luồng trang | Chỉ có sự sắp xếp lại nhỏ | Mỗi chỉnh sửa gây ra sự dịch chuyển dây chuyền lớn |
| Ký tự | Các từ và dấu câu chính xác | Các lỗi OCR lặp lại hoặc thiếu ký tự |
Nếu các trang đầu tiên trông ổn, hãy lưu tệp đã chuyển đổi dưới dạng tài liệu Word bằng cách sử dụng Tệp > Lưu dưới dạng và chọn Tài liệu Word (.docx). Giữ tệp PDF gốc riêng biệt. Điều này cung cấp cho bạn một bản sao tham chiếu nếu các chỉnh sửa sau này tiết lộ một vấn đề chuyển đổi mà bạn không nhận thấy ban đầu.
Đối với các tài liệu ban đầu đến từ Microsoft Office, giải pháp chất lượng tốt nhất có thể là tìm tệp Office gốc. Microsoft khuyến nghị chỉnh sửa tài liệu nguồn Office và xuất một tệp PDF mới khi có sẵn nguồn. Điều này tránh việc phải dịch ngược một tệp PDF có bố cục cố định sang Word.
Thay đổi phương pháp khi công việc sửa chữa trở nên có hệ thống thay vì thỉnh thoảng. Một vài hình ảnh bị dịch chuyển hoặc ngắt dòng là bình thường. Các vấn đề lặp lại trên mọi trang thường có nghĩa là tệp PDF nguồn không phải là ứng viên tốt cho việc chuyển đổi trực tiếp sang Word.
Sử dụng quy trình làm việc có khả năng OCR khi tệp PDF là một bản quét hoặc chứa các trang chỉ có hình ảnh. Adobe giải thích rằng các tệp PDF được quét ban đầu chứa dữ liệu hình ảnh thay vì văn bản có thể tìm kiếm; các công cụ OCR của chúng tạo ra một lớp văn bản có thể tìm kiếm. Adobe cũng khuyến nghị xem xét lại kết quả OCR sau đó vì có thể xảy ra lỗi nhận dạng.
Đối với Acrobat, hãy xem hướng dẫn OCR chính thức của Adobe và hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Word chính thức của Adobe. Trong dịch vụ Xuất PDF của Acrobat Reader, Adobe cũng khuyên bạn nên đặt ngôn ngữ tài liệu chính xác khi xuất một bản quét hoặc hình ảnh để OCR có thể diễn giải văn bản chính xác hơn.
Sau khi quá trình chuyển đổi đủ tốt, hãy thực hiện các chỉnh sửa cấu trúc nhỏ nhất trước. Sửa kích thước trang và lề trước khi điều chỉnh khoảng cách đoạn văn; sửa bảng trước khi tinh chỉnh kiểu phông chữ; và sửa các ngắt phần trước khi di chuyển thủ công các dòng riêng lẻ. Điều này ngăn bạn đánh bóng các yếu tố có thể di chuyển lại sau này.
Đối với các tiêu đề, hãy áp dụng các kiểu tiêu đề của Word thay vì chỉ thay đổi kích thước phông chữ. Đối với bảng, hãy sử dụng các hàng và cột bảng thực tế thay vì khoảng trắng hoặc tab. Nếu một hình ảnh trôi nổi không thể đoán trước, hãy xem xét tùy chọn bọc văn bản của nó. Những thay đổi này làm cho tài liệu dễ chỉnh sửa hơn sau này và giảm sự trôi dạt bố cục.
Trước khi coi tệp Word là hoàn tất, hãy so sánh nó với tệp PDF một lần nữa. Kiểm tra trang đầu tiên, một trang ở giữa, trang cuối cùng và bất kỳ trang nào có bảng, hình ảnh, chú thích chân trang hoặc bố cục phức tạp. Tìm kiếm một cụm từ đặc biệt để xác nhận rằng văn bản có thể tìm kiếm được. Thay đổi một giá trị hoặc câu và xác nhận rằng chỉnh sửa hoạt động bình thường.
Một kết quả mạnh mẽ không cần phải giống hệt về mặt hình ảnh xuống đến từng ngắt dòng. Nó nên bảo toàn ý nghĩa, thứ tự đọc, cấu trúc hình ảnh chính và khả năng chỉnh sửa của bản gốc trong khi chỉ yêu cầu dọn dẹp hạn chế. Nếu tài liệu vẫn phụ thuộc vào văn bản chỉ có hình ảnh, thứ tự đọc bị hỏng hoặc việc định vị lại thủ công mở rộng, quá trình chuyển đổi chưa đạt chất lượng cao—hãy chuyển sang OCR, một công cụ chuyển đổi khác hoặc tệp nguồn gốc nếu có.
Bắt đầu với Word cho một tệp PDF chủ yếu dựa trên văn bản vì nó nhanh và thường đủ tốt. Đánh giá kết quả trước khi chỉnh sửa nặng. Sử dụng OCR hoặc Acrobat khi tệp PDF được quét hoặc phức tạp về mặt cấu trúc. Giữ tệp PDF gốc và đo lường thành công bằng khả năng chỉnh sửa và độ trung thực cấu trúc thay vì bằng lời hứa về định dạng hoàn hảo. Cách tiếp cận đó tạo ra một tài liệu Word mà bạn thực sự có thể duy trì thay vì một tệp chỉ trông đúng ở cái nhìn đầu tiên.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
