Có tới 1.048.576 hàng và 16.384 cột trong Excel — đó là rất nhiều ô cần điền.
Vấn đề là, bạn càng đưa nhiều dữ liệu vào bảng tính của mình, thì tệp càng lớn. Nếu tệp Excel của bạn trở nên quá lớn, việc dễ dàng gửi email cho đồng nghiệp hoặc khách hàng có thể không thực tế. Nó cũng có thể làm chậm trong Excel và ngừng hoạt động bình thường.
Nếu bạn đang gặp phải vấn đề này, đây là một số mẹo hiệu quả về cách giảm kích thước tệp Excel.
Cách giảm kích thước tệp trong Excel bằng cách xóa trang tính
Sử dụng nhiều trang tính trong Excel giúp cấu trúc bảng tính của bạn dễ dàng hơn, nhưng bạn càng sử dụng nhiều trang tính, kích thước tệp của bạn sẽ càng lớn. Xóa các trang tính không cần thiết có thể giúp giảm kích thước tệp.
Để xóa trang tính trong Excel:
Trang tính sẽ bị xóa — lặp lại các bước cho bất kỳ trang tính nào khác mà bạn muốn xóa.
Xóa bộ nhớ đệm bảng Pivot
Bảng tổng hợp trong Excel là một cách tuyệt vời để phân tích dữ liệu của bạn, nhưng chúng có thể có tác động đáng kể đến kích thước tệp Excel của bạn. Đó là bởi vì, theo mặc định, Excel sẽ lưu bộ đệm dữ liệu nguồn bảng tổng hợp cùng với tệp của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này và làm mới bộ đệm dữ liệu khi mở bảng tính.
Để ngăn bộ đệm trục xoay lưu trong Excel:
Lưu công thức dưới dạng giá trị
Công thức Excel cho phép bạn thực hiện hầu hết mọi thứ bạn muốn trong Excel bằng cách sử dụng các hàm có sẵn. Tuy nhiên, công thức chiếm nhiều dung lượng hơn giá trị, vì vậy nếu bạn có nhiều công thức trong bảng tính của mình đã được tính toán, bạn có thể muốn xem xét chuyển đổi các công thức này thành giá trị.
Để lưu công thức dưới dạng giá trị trong Excel:
Công thức của bạn sẽ được thay thế bằng giá trị kết quả của nó.
Xóa hoặc nén ảnh
Hình ảnh không phải là thứ thường được sử dụng trong bảng tính Excel, nhưng nếu bạn đã sử dụng một số hình ảnh trong tài liệu của mình, thì những hình ảnh này sẽ làm tăng kích thước tệp của bạn. Bạn có thể xóa những hình ảnh này hoặc nén chúng lại.
Để nén ảnh trong Excel:
Giảm kích thước tệp Excel bằng cách lưu ở định dạng XLSB
Một cách khác để giảm kích thước tệp Excel của bạn là lưu nó ở định dạng nhị phân. Định dạng mặc định là XML, hoạt động tốt hơn với các ứng dụng khác, nhưng nếu bạn chỉ định sử dụng tệp của mình trong Excel, thì việc lưu nó dưới dạng tệp .XLSB có thể giúp giảm kích thước tệp.
Để lưu tệp Excel ở định dạng .XLSB:
Giải quyết các vấn đề về Excel
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để giảm kích thước tệp Excel, bạn thường có thể giải quyết sự cố bằng cách làm theo các bước ở trên.
Excel là một ứng dụng mạnh mẽ, nhưng khi xảy ra sự cố, việc sửa chữa có thể khiến bạn nản lòng. Nếu bạn đang gặp sự cố, bạn có thể muốn thử và ngăn Excel gặp sự cố . Nếu bạn nhận được thông báo về các lỗi tham chiếu vòng tròn , Excel có thể giúp bạn theo dõi chúng.
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
