Cách giảm kích thước tệp Excel

Có tới 1.048.576 hàng và 16.384 cột trong Excel — đó là rất nhiều ô cần điền.

Vấn đề là, bạn càng đưa nhiều dữ liệu vào bảng tính của mình, thì tệp càng lớn. Nếu tệp Excel của bạn trở nên quá lớn, việc dễ dàng gửi email cho đồng nghiệp hoặc khách hàng có thể không thực tế. Nó cũng có thể làm chậm trong Excel và ngừng hoạt động bình thường.

Nếu bạn đang gặp phải vấn đề này, đây là một số mẹo hiệu quả về cách giảm kích thước tệp Excel.

Cách giảm kích thước tệp trong Excel bằng cách xóa trang tính

Sử dụng nhiều trang tính trong Excel giúp cấu trúc bảng tính của bạn dễ dàng hơn, nhưng bạn càng sử dụng nhiều trang tính, kích thước tệp của bạn sẽ càng lớn. Xóa các trang tính không cần thiết có thể giúp giảm kích thước tệp.

Để xóa trang tính trong Excel:

1. Đảm bảo rằng trang tính bạn định xóa không chứa bất kỳ dữ liệu nào cần thiết hoặc được tham chiếu bởi các trang tính khác.
2. Nhấp chuột phải vào tab trang tính ở cuối màn hình.
   
3. Chọn Xóa .
   

Trang tính sẽ bị xóa — lặp lại các bước cho bất kỳ trang tính nào khác mà bạn muốn xóa.

Xóa bộ nhớ đệm bảng Pivot

Bảng tổng hợp trong Excel là một cách tuyệt vời để phân tích dữ liệu của bạn, nhưng chúng có thể có tác động đáng kể đến kích thước tệp Excel của bạn. Đó là bởi vì, theo mặc định, Excel sẽ lưu bộ đệm dữ liệu nguồn bảng tổng hợp cùng với tệp của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này và làm mới bộ đệm dữ liệu khi mở bảng tính.

Để ngăn bộ đệm trục xoay lưu trong Excel:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng tổng hợp của bạn.
2. Mở menu Pivot Table Analyze .
   
3. Chọn Tùy chọn .
   
4. Chọn tab Dữ liệu .
   
5. Đảm bảo rằng Lưu dữ liệu nguồn với tệp được bỏ chọn.
   
6. Nhấn OK để xác nhận.

Lưu công thức dưới dạng giá trị

Công thức Excel cho phép bạn thực hiện hầu hết mọi thứ bạn muốn trong Excel bằng cách sử dụng các hàm có sẵn. Tuy nhiên, công thức chiếm nhiều dung lượng hơn giá trị, vì vậy nếu bạn có nhiều công thức trong bảng tính của mình đã được tính toán, bạn có thể muốn xem xét chuyển đổi các công thức này thành giá trị.

Để lưu công thức dưới dạng giá trị trong Excel:

1. Chọn công thức chứa công thức của bạn.
2. Sử dụng phím tắt Ctrl + C trên Windows hoặc Cmd + C trên Mac để sao chép ô. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào nó và chọn Copy .
   
3. Bấm chuột phải vào ô và chọn Dán Đặc biệt >  Giá trị .
   

Công thức của bạn sẽ được thay thế bằng giá trị kết quả của nó.

Xóa hoặc nén ảnh

Hình ảnh không phải là thứ thường được sử dụng trong bảng tính Excel, nhưng nếu bạn đã sử dụng một số hình ảnh trong tài liệu của mình, thì những hình ảnh này sẽ làm tăng kích thước tệp của bạn. Bạn có thể xóa những hình ảnh này hoặc nén chúng lại.

Để nén ảnh trong Excel:

1. Chọn hình ảnh trong bảng tính của bạn.
2. Tab Định dạng Ảnh sẽ xuất hiện trong ruy-băng — hãy chọn menu này .
   
3. Nhấn biểu tượng Nén ảnh .
   
4. Chọn độ phân giải — độ phân giải càng thấp, kích thước tệp Excel của bạn sẽ càng nhỏ.
   
5. Đảm bảo rằng Xóa các Vùng đã Cắt của Ảnh được chọn.
   
6. Nếu bạn muốn áp dụng cùng một nén cho tất cả các ảnh của mình, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Chỉ Áp dụng cho Ảnh này không được chọn.
   
7. Bấm OK để nén ảnh của bạn.

Giảm kích thước tệp Excel bằng cách lưu ở định dạng XLSB

Một cách khác để giảm kích thước tệp Excel của bạn là lưu nó ở định dạng nhị phân. Định dạng mặc định là XML, hoạt động tốt hơn với các ứng dụng khác, nhưng nếu bạn chỉ định sử dụng tệp của mình trong Excel, thì việc lưu nó dưới dạng tệp .XLSB có thể giúp giảm kích thước tệp.

Để lưu tệp Excel ở định dạng .XLSB:

1. Nhấn Tệp> Lưu dưới dạng .
2. Chọn một vị trí để lưu tệp của bạn.
3. Từ danh sách các định dạng tệp, hãy chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel .
   
4. Nhấn Lưu để xác nhận.

Giải quyết các vấn đề về Excel

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để giảm kích thước tệp Excel, bạn thường có thể giải quyết sự cố bằng cách làm theo các bước ở trên.

Excel là một ứng dụng mạnh mẽ, nhưng khi xảy ra sự cố, việc sửa chữa có thể khiến bạn nản lòng. Nếu bạn đang gặp sự cố, bạn có thể muốn thử và ngăn Excel gặp sự cố . Nếu bạn nhận được thông báo về các lỗi tham chiếu vòng tròn , Excel có thể giúp bạn theo dõi chúng.