Cách làm cho các email quan trọng trở nên nổi bật trong Outlook

Hầu hết mọi nhân viên văn phòng đều phải xử lý một hộp thư email khó sử dụng vào lúc này hay lúc khác. Rất may, người dùng Microsoft Outlook có thể tận dụng các tính năng khác nhau được thiết kế để làm nổi bật các email quan trọng.

Chúng bao gồm định dạng có điều kiện và danh mục màu sắc để thêm các phông chữ và màu sắc khác nhau vào email của bạn. Đây là cách sử dụng các tính năng này trong Outlook.

Sử dụng định dạng có điều kiện trong Outlook

Định dạng có điều kiện cho phép bạn đặt các quy tắc định dạng cho email Outlook. Bạn có thể đặt các màu, phông chữ và kiểu khác nhau cho email của mình khi chúng xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Để bắt đầu, bạn cần tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới.

Trong Outlook, bấm Dạng  xem> Cài đặt Dạng xem trong danh mục Dạng xem Hiện tại . Trong  cửa sổ Cài đặt Chế độ xem Nâng cao , bấm Định dạng có Điều kiện .

Tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới

Outlook đã sử dụng các quy tắc định dạng có điều kiện cho các tình huống cụ thể, như bạn sẽ thấy từ cửa sổ cài đặt Định dạng có Điều kiện . Ví dụ: các email chưa đọc sẽ xuất hiện với văn bản màu xanh lam bằng phông chữ Segoe UI.

Để thêm quy tắc định dạng có điều kiện của riêng bạn, hãy nhấp vào nút Thêm .

Đặt tên thích hợp cho quy tắc của bạn, sau đó nhấp vào  Phông chữ để đặt các tùy chọn định dạng như phông chữ, màu sắc và kích thước.

Bấm  OK  để xác nhận cài đặt phông chữ của bạn.

Khi kiểu đ��nh dạng cho quy tắc của bạn được đặt, hãy nhấp vào  nút Điều kiện .

Từ đây, bạn có thể đặt quy tắc để áp dụng tự động cho các email có chứa các từ khóa nhất định hoặc cho các email được gửi đến hoặc đi từ một số địa chỉ email nhất định.

Định dạng theo địa chỉ email

Để thêm quy tắc áp dụng cho email từ một người gửi cụ thể, hãy nhập địa chỉ email vào hộp Từ , phân tách nhiều địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy. Bạn có thể áp dụng điều này cho tất cả các email được gửi từ một trang web bằng cách nhập @ domain.com , thay domain.com bằng tên miền chính xác.

Bạn cũng có thể thực hiện việc này đối với các email bạn gửi thay vì nhận, bằng cách nhập địa chỉ email vào hộp Gửi Đến .

Định dạng theo Tìm kiếm Từ khoá

Để áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện của bạn cho các email có chứa từ, hãy nhập từ khóa (hoặc các từ khóa) vào hộp Tìm kiếm từ .

Chọn tùy chọn chỉ trường Chủ đề trong menu thả xuống bên dưới để chỉ tìm kiếm trường chủ đề cho các từ khóa bạn đã chọn hoặc tùy chọn trường Chủ đề và nội dung thư để tìm kiếm toàn bộ email.

Quy tắc định dạng có điều kiện nâng cao

Bạn có thể tạo các quy tắc định dạng phức tạp hơn nữa trong tab Lựa chọn khác và tab Nâng cao . Từ đây, bạn có thể áp dụng quy tắc mới của mình cho email theo trạng thái đã đọc, mức độ quan trọng, cờ theo dõi, kích thước và hơn thế nữa.

Ví dụ: để đặt quy tắc của bạn chỉ áp dụng cho các email chưa đọc, hãy nhấp vào hộp kiểm Chỉ các mục trong tab Lựa chọn khác , sau đó chọn tùy chọn Chưa đọc từ trình đơn thả xuống.

Trong  tab Nâng cao , bạn có thể tạo các tìm kiếm cụ thể cho quy tắc của mình bằng cách sử dụng hầu hết tất cả dữ liệu Outlook có sẵn. Nhấp vào tùy chọn Trường cung cấp cho bạn hàng trăm tùy chọn để lựa chọn. Các trường phổ biến nhất được liệt kê trong danh mục Trường thường dùng .

Nhấp vào  Thêm vào danh sách để thêm tiêu chí tìm kiếm nâng cao này vào quy tắc định dạng của bạn. Ví dụ bên dưới hiển thị tìm kiếm nâng cao cho tất cả các email có chứa “Ben” trong trường  Chủ đề .

Khi bạn hài lòng với quy tắc của mình, hãy nhấp vào  OK để xác nhận, sau đó  nhấp vào OK để đóng  cửa sổ cài đặt Định dạng có điều kiện .

Sử dụng danh mục email

Mặc dù có thể phân loại email Outlook bằng cách sử dụng các thư mục tìm kiếm , nhưng một cách khác để nhấn mạnh các email quan trọng của bạn là áp dụng một danh mục. Các danh mục có tên và thẻ màu riêng biệt, cho phép bạn xem chúng một cách riêng biệt.

Ví dụ: hệ thống màu xanh lá cây-vàng-đỏ có thể giúp bạn ưu tiên những email quan trọng nhất. Theo mặc định, Outlook cung cấp các danh mục màu xanh lam, xanh lục, cam, tím, đỏ và vàng. Bạn có thể chỉnh sửa chúng hoặc tạo của riêng bạn, sử dụng các màu và tên thay thế.

Tạo hoặc chỉnh sửa danh mục

Để tạo danh mục mới hoặc chỉnh sửa danh mục hiện có, hãy nhấp vào Trang chủ > Phân loại> Tất cả danh mục .

Nhấp vào  Mới để tạo một danh mục mới. Chọn màu danh mục của bạn từ menu thả xuống, đặt tên cho nó trong hộp Tên ở trên.

Bấm  OK để lưu danh mục của bạn.

Áp dụng thủ công một danh mục cho email Outlook

Để áp dụng thủ công một danh mục cho email Outlook, hãy chọn danh mục đó trong dạng xem thư mục Outlook. Nhấp vào Trang chủ> Phân loại , sau đó nhấp vào danh mục của bạn.

Danh mục của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng hình vuông có màu trong dạng xem thư mục Outlook mặc định, phía trên ngày và giờ nhận. Tên danh mục của bạn sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề email trong chế độ xem email.

Để xem email theo danh mục, hãy nhấp vào  Xem> Danh mục và cuộn đến phần thích hợp cho danh mục của bạn.

Tự động áp dụng danh mục Outlook

Bạn cũng có thể sử dụng các quy tắc Outlook để tự động áp dụng các danh mục cho một số email nhất định. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Tệp> Thông tin> Quản lý Quy tắc & Cảnh báo .

Trong  tab Quy tắc email của trình đơn Quy tắc và Cảnh báo  , hãy nhấp vào nút Quy tắc mới .

Chọn  Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi nhận được trước khi nhấp vào  Tiếp theo .

Chọn tiêu chí tìm kiếm cho quy tắc phân loại màu của bạn. Ví dụ: để áp dụng quy tắc cho email từ một địa chỉ email hoặc tên miền nhất định, hãy nhấp vào hộp kiểm Từ mọi người hoặc nhóm công khai .

Trong  khu vực Bước 2 bên dưới, hãy nhấp lại vào tiêu chí (gạch chân màu xanh lam). Bên cạnh  tùy chọn Từ ở dưới cùng, hãy nhập địa chỉ email hoặc tên miền của bạn.

Nếu Outlook có thể tìm thấy địa chỉ email trong hộp thư hiện có của bạn, hãy chọn địa chỉ đó từ danh sách xuất hiện, sau đó bấm  OK . Nếu không được, hãy nhấp vào  Hủy . Quy tắc sẽ được tạo bất kể. Nhấn  Next để tiếp tục.

Bạn có thể đặt hành động cho quy tắc của mình ở giai đoạn tiếp theo. Nhấp để bật tùy chọn “ Gán cho danh mục loại ” trong phần Bước 1 .

Chọn danh mục để gán cho quy tắc này bằng cách nhấp vào danh mục trong phần  Bước 2 bên dưới, trước khi nhấp vào OK , sau đó  nhấp vào Tiếp theo.

Giai đoạn tiếp theo cho phép bạn chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc này. Chọn các tùy chọn này như ở trên hoặc nhấp vào  Tiếp theo để tiếp tục.

Ở bước cuối cùng, đặt tên cho quy tắc danh mục màu của bạn, sau đó chọn  hộp kiểm Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong "Hộp thư đến" để áp dụng lại quy tắc này cho tất cả các email hiện có của bạn.

Nhấp vào  Kết thúc để tạo và chạy quy tắc. Danh mục màu sẽ được áp dụng cho email của bạn, theo tiêu chí bạn đã chọn.

Đừng bỏ lỡ các email Outlook quan trọng của bạn

Sử dụng danh mục màu và quy tắc định dạng có điều kiện là một cách tuyệt vời để làm nổi bật các email quan trọng mà bạn gửi và nhận trong Outlook. Đừng quên nâng cao năng suất Outlook của bạn hơn nữa bằng cách sử dụng các quy tắc bổ sung của Outlook và các cờ tiếp theo để theo dõi chuỗi email và các tác vụ quan trọng.

Bạn cũng có thể sử dụng Phần nhanh trong Outlook để nhanh chóng thêm các câu lệnh phổ biến vào thư trả lời email của mình.