Nếu bạn cần gửi hàng loạt tài liệu cho một nhóm cá nhân, chẳng hạn như lời mời tham gia một sự kiện hoặc cuộc họp, thì tính năng Microsoft Mail Merge là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện. Trước đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách chuẩn bị tài liệu bằng tính năng Kết hợp Thư trong Word 2016 cho Windows , nhưng quá trình này hơi khác một chút đối với người dùng Word 2016 cho Mac. Trong bài viết này, chúng tôi chỉ cho bạn cách hoạt động của nó.
Sử dụng Tính năng Kết hợp Thư trong Microsoft Word 2016 dành cho Mac
Trộn thư không chỉ dành cho tài liệu; bạn có thể sử dụng nó cho tài liệu quảng cáo, bản tin hoặc tài liệu để gửi thư hàng loạt. Thiết lập tài liệu để phối thư là một quá trình gồm hai phần, bao gồm tài liệu chính và nguồn dữ liệu bao gồm tên và địa chỉ của các cá nhân cho mỗi tài liệu. Word sử dụng thông tin được lưu trữ trong nguồn dữ liệu để kết hợp sau đó tạo tài liệu cho từng nguồn.
Hãy bắt đầu bằng cách thu thập thông tin cho từng người nhận được gọi là Tên trường. Tên trường chứa thông tin như tên, địa chỉ và cách chào. Một phần quan trọng khác của việc tạo tài liệu phối thư là Biểu mẫu, bao gồm thông tin được chuyển đến người nhận. Bức thư mẫu dưới đây chứa danh sách các trường tôi sẽ đưa vào mỗi tài liệu.
Tạo danh sách người nhận
Khởi chạy Microsoft Word, sau đó chọn tab Thư> Chọn Người nhận> Tạo Danh sách Mới .
Cửa sổ nguồn dữ liệu sẽ xuất hiện trên màn hình. Như bạn có thể thấy, Trường Danh sách đã được điền với những tên mà bạn có thể sử dụng. Để an toàn, tôi sẽ xóa tất cả chúng và sử dụng của riêng bạn để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Chọn từng trường, sau đó nhấp vào nút dấu trừ để xóa nó. Sau khi xóa từng trường, hãy nhập trường của riêng bạn. Bạn có thể sắp xếp từng trường bằng cách sử dụng mũi tên lên và xuống. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo.
Đặt tên cho nguồn dữ liệu, sau đó nhấp vào Lưu.
Điền vào các trường với tên và địa chỉ của từng người nhận; khi hoàn tất, bấm OK. Lưu ý, để thêm hoặc xóa bản ghi, hãy nhấp vào dấu cộng hoặc dấu trừ ở góc dưới bên trái của cửa sổ.
Chèn các trường hợp nhất và kết thúc tài liệu hợp nhất
Bây giờ đến phần dễ dàng, chèn các trường hợp nhất của bạn. Chọn tab Thư, sau đó bấm Chèn Trường Hợp nhất, sau đó chọn trường phối của bạn. Lặp lại các bước để điền tài liệu của bạn với các trường hợp nhất thích hợp.
Lưu mẫu thư, chọn tab Thư, sau đó bấm nút Kết thúc & Hợp nhất, sau đó bấm Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân.
Sau đó, bạn có thể xem lại tài liệu của mình hoặc in chúng.
Người dùng Word 2016 cho Windows sẽ nhận thấy có sự khác biệt nhỏ giữa cả hai phiên bản. Trớ trêu thay, Word 2016 cho Mac lại gợi nhớ đến Word 97 cho Windows. Bất kể, cả hai đều tạo ra kết quả như nhau.
Để biết thêm các mẹo và thủ thuật sử dụng Microsoft Office , hãy duyệt qua kho lưu trữ đầy đủ các bài viết về Office của chúng tôi .
Sử dụng mẫu danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện và ngân sách có thể in trong Word để theo dõi người phụ trách, thời hạn, chi phí, nhà cung cấp và mức độ sẵn sàng cho ngày diễn ra sự kiện với các bước kiểm tra chất lượng rõ ràng.
Khắc phục các công thức Excel không tự động tính toán theo ba bước: khôi phục chế độ tính toán, buộc tính toán lại và sửa các công thức bị định dạng dưới dạng văn bản.
Sử dụng lịch trình dọn dẹp hàng tuần có thể in này cho việc cho thuê Airbnb để tổ chức việc dọn dẹp giữa các kỳ nghỉ, dọn dẹp định kỳ, bổ sung đồ dùng, kiểm tra và chuyển đổi từ Word sang PDF.
Xây dựng bảng ghi chỉnh bảo trì thiết bị Excel thực tế cho quản lý xưởng với mã tài sản, lịch sử dịch vụ, ngày đến hạn, kiểm soát trạng thái, theo dõi thời gian ngừng hoạt động và danh sách kiểm tra cuối cùng.
Xây dựng bộ hồ sơ thuyết trình nhà đầu tư tối giản trên PowerPoint với cấu trúc 12 slide thực tế dành cho startup công nghệ, kèm hướng dẫn về bằng chứng, chỉ số, tuyên bố huy động vốn và mẫu .potx có thể tái sử dụng.
Xây dựng bài thuyết trình niêm yết bất động sản hiện đại trên PowerPoint với khung slide miễn phí, mẹo mẫu đã xác minh, cảnh báo về CMA, kiểm tra quyền hình ảnh và các biện pháp bảo vệ Nhà ở Công bằng.
So sánh HubSpot Free CRM và Zoho CRM cho môi giới bất động sản độc lập, bao gồm danh bạ, quy trình bán hàng, tự động hóa, tùy chỉnh, đặt lịch, giới hạn và thời điểm nâng cấp.
Khắc phục tình trạng ghi màn hình PowerPoint bị mất tiếng bằng cách kiểm tra điều khiển Âm thanh, quyền truy cập micro của Windows, thiết bị đầu vào đang hoạt động, kỳ vọng về âm thanh hệ thống và các bản cập nhật Office.
Sử dụng mẫu PDF lập kế hoạch thời gian theo khối hàng ngày có thể in để lên kế hoạch cho các giờ làm việc tập trung, cuộc họp, giờ nghỉ, công việc hành chính và các khoảng đệm thực tế khi làm việc tại nhà mà không nhồi nhét quá nhiều vào một ngày.
Xây dựng bài thuyết trình báo cáo trạng thái dự án Agile ngắn gọn với mục tiêu sprint, kết quả, rủi ro, tín hiệu chất lượng, quyết định và các bước tiếp theo—mà không biến bài thuyết trình thành một danh sách tồn đọng công việc.
